Jak prawidłowo przeprowadzić proces modernizacji systemu ERP?

Z niedawno opublikowanego badania przeprowadzonego przez teknowlogy|PAC we współpracy z proALPHA wynika, że firmy nadal nie mają sprecyzowanej strategii. 42% ankietowanych przyznało, że planuje rozbudowę posiadanego już systemu ERP, 34% chce przejść na system ERP innego dostawcy, a 31% chce dostosować do aktualnych potrzeb swój obecny system ERP.

 

Jakie aspekty powinny wziąć pod uwagę firmy poszukujące możliwości modernizacji systemu ERP?

Znalezienie właściwej drogi do cyfrowej transformacji

Istnieją trzy różne sposoby na przeprowadzenie migracji systemu ERP:

Jeden do jednego – bez „jeśli” i „ale”

W przypadku tej opcji wszystkie funkcje i indywidualne dostosowania są przyjmowane w nowej wersji na zasadzie jeden do jednego. Jest to dobry wybór, jeśli firma decyduje się na wykonanie aktualizacji oprogramowania do kolejnej wersji. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w tej opcji migrowane są wszystkie funkcjonalności systemu ERP, niezależnie od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Takie podejście jest zalecane tylko tym firmom, które są absolutnie pewne, że stosowane przez nich procesy są aktualne, zgodne z nowymi technologiami i procesami zarządzania dokumentacją.

Migracja filtrowana

W przypadku migracji filtrowanej cały projekt służy do sprawdzenia wydajności własnych procesów. Trzeba bowiem pamiętać, że czas pomiędzy kolejnymi wydaniami systemów ERP często wynosi pięć lub nawet więcej lat. Z tego względu racjonalnym podejściem jest dokładne przeanalizowanie poprzednich modyfikacji i podjęcie decyzji o ich przyjęciu lub zastąpieniu ‒ w zależności od przypadku. W ten sposób firmy mogą korzystać z procesów zoptymalizowanych dzięki kompetencjom branżowym, a koszty przyszłych aktualizacji ulegają znacznej redukcji.

Wszystko albo nic

Firmy, które chcą pójść o krok dalej, mogą zdecydować się na przetestowanie wszystkich procesów – nawet jeśli nie są one bezpośrednio uwzględnione w standardowej wersji ERP. Rozwiązanie to jest polecane szczególnie tym przedsiębiorstwom, które działają na rynku o silnych wahaniach. W ten sposób podstawowe procesy zostają zidentyfikowane oraz dokładnie sprawdzone i na tej podstawie można określić, jakich modyfikacji wymaga firma przy kolejnej wersji ERP. Za pomocą narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi, jakim jest BIC Cloud firmy GBTEC oferowany przez proALPHA, procesy można odwzorować bezpośrednio w dokumentacji procesowej. Szablony i prototypy uwzględniające specyfikę branży często przyspieszają optymalizację procesów, a tym samym wdrożenie systemu ERP.

Identyfikacja przeszkód i pokonywanie ich

W modernizacji systemu ERP równie ważne są następujące kwestie:

Koncentracja na celu

Planując aktualizację systemu ERP, nie można tracić z oczu podstaw. Procesy i ich optymalizacja powinny być zawsze w centrum każdej modernizacji ERP. Trzeba przy tym pamiętać, że jakość danych przyczynia się również znacząco do wydajności procesów, ponieważ jest nierozerwalnie związana z cyfryzacją. Ważne jest zatem zadbanie o jakość posiadanych danych i używanie do ich filtracji odpowiedniego programu.

Zachowanie spójności

Oprócz jakości danych, w procesie cyfryzacji kluczowe znaczenie ma spójność procesów. Szczególnie kontrola eksportu lub zarządzanie jakością wymagają specjalnych aplikacji. Aby stworzyć płynne przejścia, należy sprawdzić, czy dostawca ERP oferuje integrację kluczowych dla nas zewnętrznych aplikacji. Równie ważna dla branży produkcyjnej jest możliwość łączenia maszyn i urządzeń mobilnych w celu promowania przemysłowego internetu rzeczy. modernizacja systemu erp

Dystrybucja zasobów

Aby projekt modernizacji ERP zakończył się sukcesem, potrzebne są do tego odpowiednie środki – zarówno finansowe, jak i osobowe. Trzeba zatem mieć na uwadze fakt, że kierownik projektu ERP, który modernizuje system ERP w uzupełnieniu do swoich codziennych obowiązków, nie odniesie takiego samego sukcesu jak ktoś, kto koncentruje całą swoją energię na projekcie. Z tego względu przedsiębiorstwo, które nie ma możliwości zapewnienia wystarczających zasobów na czas trwania procesu modernizacji lub wdrożenia systemu ERP, powinno zatrudnić zewnętrznego kierownika projektu. Zapewni on efektywność całego przedsięwzięcia i wykonanie go zgodnie z przyjętym harmonogramem.

Weryfikacja dostawców

Inne ważne aspekty, które należy sprawdzić przed rozpoczęciem projektu modernizacji systemu ERP, dotyczą siły roboczej dostawcy, reprezentowanej przez niego filozofii działania oraz lokalizacji działu rozwoju. Ważnym czynnikiem jest również wiedza branżowa i doświadczenie z innych projektów. Dostawcy ERP, tacy jak proALPHA, zapewniają wysoką jakość przez cały okres trwania projektu, oferując zarazem oprogramowanie, jak i wdrożenie.

Źródło: www.proalpha.com/polski/