Technogaja usprawnia procesy biznesowe w nowym systemie Epicor ERP

 

Przebieg projektu

Znaczący rozwój firmy doprowadził do sytuacji, w której stosowany dotychczas system zarządza-nia okazał się niewystarczający. Żeby nie ograniczać swoich możliwości i mocniej akcentować po-zycję na rynku, Technogaja wyznaczyła sobie za cel opracowanie i wdrożenie nowego systemu. Po stworzeniu listy wymagań zostały one przekazane do firmy Mindbox, która była głównym konsul-tantem i wykonawcą projektu. Na podstawie określonych przez Technogaję potrzeb Mindbox zaproponował wdrożenie systemu Epicor ERP. Poprawił on jakość obsługi i otworzył nowe możliwości współpracy z klientami.

System Epicor ERP zautomatyzował firmowe procesy, od zamówień po zaplanowanie produkcji. Wcześniej, ze względu na dużą ilość oferowanych przez Technogaję produktów (około 30 tys. ko-dów), określenie dokładnej konfiguracji zamówienia zajmowało dużo czasu – praktycznie wszyst-kie właściwości mogły zostać zmodyfikowane. Robili to pracownicy działu handlowego, którzy w bieżącej rozmowie z kontrahentem zmieniali ustawienia tak, żeby odpowiadały jego potrzebom. Prowadziło to jednak do okresowych blokad całego działu oraz przyczyniało się do mniejszej niż możliwa ilości zamówień. Handlowcy byli zajęci ręcznym wprowadzaniem pożądanej przez klienta konfiguracji, więc nie mogli przyjmować nowych zamówień. Problem ten został rozwiązany po-przez wprowadzenie prostego i intuicyjnego w obsłudze konfiguratora, dzięki któremu klient może dostosować zamówienie do swoich potrzeb, a pracownicy działu handlowego nie muszą ręcznie wprowadzać danych, więc mogą skupić się na innych zadaniach. Po określeniu oczekiwanej konfi-guracji urządzenia konfigurator automatycznie zleca jego produkcję.

Zautomatyzowanie planowania produkcji przełożyło się na większą oszczędność czasu – produkcja po wdrożeniu przebiega 25% szybciej niż wcześniej. Możliwe stało się także dokładne oszacowa-nie kosztów i zysków z transakcji. Przed wdrożeniem Epicor ERP Technogaja nie miała możliwości prowadzenia dokładnych wyliczeń, więc niejednokrotnie niektóre zlecenia nie przynosiły oczekiwa-nych dochodów. Od momentu rozpoczęcia pracy na nowym systemie firma może precyzyjnie okre-ślić koszty i ustalić marże, co przekłada się na lepszą sytuację finansową. Klienci z kolei zyskali szybszą obsługę, dokładną wycenę oraz krótszy czas realizacji zamówienia, co przyczynia się do wzrostu zadowolenia.

Nie udałoby się tego osiągnąć, gdyby nie ścisła i bardzo dobrze skoordynowana współpraca po-między obiema firmami. Pracownicy Minbox dostosowali Epicor ERP do wymagań Technogai, a samo wdrożenie przebiegało bezproblemowo dzięki stworzeniu dedykowanego zespołu projekto-wego oraz zaangażowaniu kierownictwa i dyrektora generalnego Technogaja.

Najważniejsze czynniki sukcesu projektu

Wdrożenie zmodyfikowanego na potrzeby litewskiej firmy systemu zarządzania Epicor ERP nie należało do najłatwiejszych zadań. Co było najistotniejsze w osiągnięciu sukcesu?

Zwiększenie potencjału

Stary system zarządzania uniemożliwiał wykorzystanie wszystkich możliwości rynkowych i produk-cyjnych. Optymalizacja procesów zamawiania, planowania i produkcji za sprawą Epicor ERP po-prawiła rynkowy potencjał Technogai. Firma zdecydowała się na instalację wszystkich modułów systemu poza serwisowym, gdyż zależało jej na udoskonaleniu działalności i skróceniu czasu po-trzebnego do realizacji zadań.

Dostosowanie do potrzeb i ujednolicenie

Wdrożenie projektu było bardziej skomplikowane niż w innych wypadkach, gdyż Technogaja potrzebowała mocno skastomizowanego systemu dopasowanego do określonych potrzeb oraz połączenia go z już istniejącymi modułami. Wiązało się to z większym nakładem pra-cy ze strony Mindbox, a także dłuższym czasem realizacji.

W ramach projektu, poza dostosowaniem Epicor ERP do specyficznych wymagań litewskiego przedsiębiorstwa, przeprowadzono również jego integrację z modułami dotychczas wykorzysty-wanymi w codziennej pracy firmy. Jednym z zadań, które wykonano w ramach ujednolicenia, było połączenie Epicor ERP z systemem używanym przez jedną z największych firm kurierskich w kra-jach bałtyckich. Odpowiada on za organizację przesyłek i automatycznie przesyła wszystkie dane transportowe. Po wykonaniu tego zadania pracownicy Technogai zyskali możliwość zamówienia transportu oraz dostępu do wszystkich dokumentów i rachunków w ramach systemu ERP. Interfejs systemu działa w czasie rzeczywistym i pozwala na bezpośrednią komunikację z systemem logi-stycznym i ewentualne wprowadzenie poprawek do zlecenia.

Szybki czas realizacji

Pracownicy Mindbox potrzebowali zaledwie ośmiu miesięcy na realizację całego projektu. W tym czasie zaprojektowano system dostosowany do potrzeb Technogai i przeprowadzono jego wdro-żenie w samej firmie. Ze względu na dużą ilość spersonalizowanych wymagań litewskiego przed-siębiorstwa, można uznać ten czas za rekordowo szybki.

Międzynarodowy sukces w czasie pandemii

Wdrożenie Epicor ERP odbywało się w cieniu pandemii COVID-19, co wymagało od obu stron większej elastyczności i bieżącego reagowania na zmieniającą się rzeczywistość. Ograniczenia w poruszaniu się, zwłaszcza pomiędzy krajami, lockdowny i konieczność ograniczania kontaktów były głównymi powodami całkowicie zdalnej realizacji projektu. Firmy spotkały się ze sobą w 2019 ro-ku, żeby omówić wstępne szczegóły i w lutym 2020, żeby drobiazgowo przeanalizować wymaga-nia Technogai. Wybuch pandemii i wprowadzone ograniczenia sprawiły, że podpisanie umowy odbyło się zdalnie, w kwietniu 2020. Utworzony na potrzeby projektu zespół konsultantów z Polski, Rumunii i Indii cały czas pracował nad wdrożeniem projektu, a rozwój sytuacji pandemicznej sprawił, że niemożliwe były testy na miejscu, więc wszystkie prace odbywały się w sposób zdalny. Nie przeszkodziło to w osiągnięciu pełnego sukcesu, a specjaliści z Mindbox pokazali, że potrafią pracować na najwyższych obrotach w każdej sytuacji.

Źródło: www.mindbox.pl