Jak system ERP może usprawnić oceny pracownicze?

 

Oceny pracownicze – czym są i kiedy się je wystawia?

Oceny pracownicze to okresowo powtarzany proces, mający na celu podsumowanie osiągnięć pracownika i przedstawienie obserwacji, dotyczących jego pracy. Są jednym z podstawowych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Pozwalają na monitorowanie i kontrolowanie pracy osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie, jednocześnie pełniąc funkcję informacyjną, motywacyjną i rozwojową.

Innymi słowy, firmy wykorzystują oceny pracownicze, żeby dostarczyć pracownikom kompleksową informację zwrotną na temat ich pracy oraz stopnia, w jakim zrealizowali stawiane przed nimi cele lub wskazówki co zrobić, żeby je osiągnąć.

Ponieważ organizacje mają ograniczony zasób funduszy, z których wypłacane są premie, okresowe oceny pracownicze służą do pokazania, którzy pracownicy najbardziej się przyczynili się do osiągnięcia wyniku firmy. To więc sposób, aby uzasadnić podwyżki, premie, a nawet decyzje o rozwiązaniu umów o pracę.

Ocena pracownika może być przeprowadzona w dowolnym momencie. Jednak w większości organizacji takie ewaluacje są przeprowadzane cyklicznie, na przykład co roku lub co kwartał. Najczęściej stosuje się następuje rodzaje ocen pracowniczych:

• samoocena pracownicza – poszczególne osoby same oceniają swoją pracę,
• okresowa ocena pracownika 90 stopni – pracownik jest oceniany wyłącznie przez przełożonego;
• menedżer przedstawia swoją ocenę pracownika, analizując jego kompetencje, zaangażowanie oraz skuteczność realizowanych przez niego zadań;
• oceniany nie ma w tym procesie żadnego wkładu, ocena 360 stopni – ocena pracownika jest dokonywana nie tylko przez szefa, ale także przez współpracowników;
• co istotne sam oceniany także może ocenić swoją pracę.

ERP a oceny pracownicze – jak wykorzystać do tego oprogramowanie?

Wyzwania związane z procesem ocen pracowniczych w firmie

Wiesz już, że okresowe oceny pracownicze są ważnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi. Jednocześnie jednak warto sobie uświadomić, że ich przeprowadzanie bez dobrze zaprojektowanego procesu i bez wsparcia technologii wiąże się z ryzykiem i może spowodować szereg następujących problemów.

Błędy skutkujące kosztami dla firmy

W efekcie ocen pracowniczych często przyznawane są premie lub podwyżki wynagrodzenia. Informacje o nich musi otrzymać nie tylko pracownik i jego menedżer, ale także dział kadr. Otrzymanie przez dział kadr błędnych informacji może się przyczynić do wygenerowania kosztów i niekorzystnie odbić się na wynikach firmy.

Brak dostępu do danych lub dostęp do nich przez osoby niepowołane

Ewaluacje pracownicze, podobnie jak wszystkie inne dane, dotyczące pracowników należy przechowywać i archiwizować w taki sposób, żeby łatwy dostęp do nich miały uprawnione osoby. Powinno się je także chronić przed dostępem osób niepowołanych. Ochrona danych pracowniczych jest jednym z obowiązków pracodawców.

Trudności z analizą danych

Jak wspomnieliśmy efektem ocen pracowniczych powinna być identyfikacja talentów, ale także osób, które potrzebują dodatkowego wsparcia lub szkoleń, żeby poprawić jakość swojej pracy. Ręczna analiza dużej liczby ocen przez osoby z działów HR jest bardzo czasochłonna, co wiąże się z wysokimi kosztami dla organizacji.

W jaki sposób system ERP usprawnia proces przeprowadzania ocen pracowniczych w firmie?

Wszystkie wspomniane wyżej problemy można łatwo wyeliminować, korzystając z systemu ERP, który w procesie ocen pracowniczych automatyzuje wiele czynności. Niesie to ze sobą liczne korzyści, zarówno dla firmy, jak i dla pracowników. Niektóre z tych korzyści wymieniamy poniżej.

Standaryzacja kryteriów, według których są oceniani pracownicy

Choć ocenianie pracowników wymaga spersonalizowanego podejścia i kryteria mogą być inne na każdym stanowisku. Można jednak wyłonić uniwersalne zasady, według których oceniani są pracownicy. Zalicza się do nich wykonywanie zadań na czas, dobrą organizację pracy, przestrzeganie zasad etyki, znajomość przepisów, wiedzę stanowiskową, komunikatywność, samodzielność i wiele innych. Jeżeli wszyscy pracownicy będą oceniani w możliwie podobny sposób, to taka ocena będzie sprawiedliwa.

Podejmowanie decyzji w oparciu o dane

Systemy ERP posiadają jedną centralną bazę danych, która przechowuje wszystkie dane pracownicze, w tym wyniki ocen pracowniczych. Osoby z działów HR i menedżerowie mogą w każdej chwili zyskać wgląd w te dane z dowolnego miejsca oraz uzyskać informacje o trendach, silnych stronach pracowników czy ich słabościach. Mogą także trafnie i szybko zidentyfikować pracowników o określonych umiejętnościach, czy takich, którym należy się awans.

Automatyzacja niektórych procesów, które składają się na oceny pracownicze.

Przykłady procesów, które można zautomatyzować dzięki wdrożeniu systemu ERP to między innymi przepływ informacji między poszczególnymi działami firmy czy powiadamianie uczestników procesu, że mają zadanie do wykonania. Dla przykładu, w ocenie 360 stopni – można wskazać w systemie oceniających z różnych działów i przesłać im formularz oceny. Po jej zakończeniu osoba zlecająca ocenę, oceniany pracownik czy jego menedżer mogą otrzymać zagregowany wynik.

Elektroniczny obieg dokumentów a oceny pracownicze

Kiedy wybierzesz już metodę przeprowadzania ocen pracowniczych, kolejnym krokiem będzie zmapowanie całego procesu. Jego kompleksowość zależeć będzie od metody, którą wybierzesz. Przykładowo, bardziej pracochłonna od innych będzie ocena 360 stopni, ponieważ ocena każdego pracownika, będzie wymagała zaangażowania wielu osób.

Jak każdy proces, który składa się z wielu etapów, jest realizowany przez wielu uczestników i prowadzony według zestawu reguł, także przeprowadzanie ocen pracowniczych można usprawnić korzystając z narzędzi Workflow.

Dzięki ich wykorzystaniu dokumenty i informacje, powiązane z tym procesem mogą być automatycznie przekazywane od jednego uczestnika procesu, do następnego, a system informatyczny może informować osoby decyzyjne, że żeby zakończyć proces potrzebne jest ich działanie. Oczywiście wszystkie dokumenty zapisywane są automatycznie w bazie danych, a uprawnione osoby mogą łatwo monitorować w cały proces.

Jak system ERP enova365 wspiera przeprowadzanie ocen pracowniczych?

Moduł Kadry Płace systemu ERP enova365 ma funkcje, które wspierają proces przeprowadzania ocen pracowniczych.

Po pierwsze, możesz zdefiniować, jak ma przebiegać cały proces ewaluacji pracowników w Twojej firmie. Możesz wybrać osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie oceny, osoby oceniane, datę, kiedy proces oceny ma zostać zakończony, a także kryteria oceny.

Od Ciebie zależy także rodzaj przeprowadzanej ewaluacji pracownika – czy będzie to samoocena, czy też ocena przez przełożonego, współpracowników, klientów, czy jeszcze inna. System enova365 cechuje się dużą elastycznością i można go dostosować do potrzeb każdej organizacji.

W systemie możesz zamieszczać arkusze ocen pracowników, ale także filtrować je według etapu, na którym znajduje się dany arkusz: przygotowywany, wypełniany lub wypełniony.

Arkusz oceny pracownika może także zostać przekazany kolejnemu uczestnikowi procesu czyli do kolejnego etapu realizacji. Przyciski: Przekaż do wypełnienia, Wypełniony, Przywróć pozwalają uruchomić proces wypełniania ocen przez wskazane osoby, zakończyć go albo wznowić.

Kiedy arkusze są już wypełnione, system daje możliwość graficznej wizualizacji oceny pracownika.

Ocena okresowa pracownika – przykład procesu z zastosowaniem systemu ERP

Jednym z przykładów zastosowania oprogramowania enova365 do obsługi przeprowadzania ocen pracowniczych jest wdrożenie systemu w firmie dr Irena Eris. W ramach projektu wdrożeniowego firma Alt-One – Autoryzowany Partner enova365 – skonfigurowała tam obsługę procesu okresowych rozmów pracowniczych w oparciu o enova365 Workflow. Rozwiązanie obsługuje rozbudowany proces – od zdefiniowania celów dla poszczególnych pracowników, przez ścieżkę oceny pracownika aż po etap, w czasie którego wynik oceny przekłada się na wynagrodzenie pracownika. Oprócz modułu Workflow wykorzystuje także Pulpit Pracownika i Kierownika.

Okresowe rozmowy pracownicze zaczynają się od zdefiniowania celów – menedżerowie wpisują cele dla swoich podwładnych. Robią to poprzez Pulpit Kierownika. Kiedy są już wypełnione, arkusz oceny wysyłany jest przez moduł Workflow do potwierdzenia do pracownika, który ma do niego dostęp poprzez Pulpit Pracownika. Po rozmowie kierownika z pracownikiem istnieje możliwość modyfikacji celów lub uzupełnienia ich o cele dodatkowe. Automatycznie generowany jest też mail do pracownika, potwierdzający ustalone cele. Na etapie weryfikacji, określany jest procent realizacji każdego celu, a na koniec wynik procentowy zakończonej oceny zostaje przeniesiony do danych kadrowych, do składnika płacowego.

W efekcie wdrożenia, każdy proces rozmów z pracownikami jest zgodny z wewnętrznymi regulacjami firmy, a proces zmiany warunków zatrudnienia jest wystandaryzowany. Dane związane z ocenami okresowymi są automatycznie zapisywane w systemie kadrowo-płacowym, a o zmianach warunków zatrudnienia powiadamiani są pracownicy wybranych działów. Wyeliminowane zostało ryzyko, związane z nadużyciami, w zakresie zmian warunków zatrudnienia pracowników w organizacji.

Źródło: www.enova.pl