Firmy szkoleniowe – jak korzystają z ERP?

 

 

Szkolenia i szeroko pojęta edukacja to branża, której czynnik ludzki jest jednym z najsłabszych ogniw. Wysokie koszty obsługi klienta, ryzyko niepełnego obłożenia grafiku, sezonowość, to tylko kilka punktów zapalnych. Aby zwiększyć kontrolę nad budżetem oraz usprawnić organizację, warto aktywności, które nie wymagają większej uwagi człowieka, zautomatyzować. Wyższą efektywność pracy można osiągnąć dzięki wprowadzeniu systemu ERP, zaawansowanego oprogramowania dla firm, które uwzględnia potrzeby firm szkoleniowych. Nadrzędnym celem systemów ERP jest porządkowanie i automatyzacja wielu procesów. Zmniejsza tym samym nakłady pracy związane z organizacją oraz ułatwia dostosowanie procesów do zmian w prawie.



Główny widok modułu Szkolenia w oprogramowaniu ERP enova365. Wszystkie dane oraz procesy firmy szkoleniowej znajdują się w jednym miejscu. Moduł Szkolenia dotyczy m.in. organizacji zajęć, dostępności sal szkoleniowych, listy wykładowców oraz grup szkoleniowych.

Jak oprogramowanie ERP pomaga firmom szkoleniowym?

Przedsiębiorstwa zajmujące się kształceniem i szkoleniami są często organizacjami o skomplikowanej strukturze. Przykładem mogą być uczelnie, które podlegają przepisom prawnym, sprawiającym, że nawet rozliczenie wynagrodzeń bywa niełatwym i nieoczywistym zadaniem. System ERP obejmuje całościowe działanie takich podmiotów, upraszczając obieg dokumentów, czy automatyzując niektóre procesy. Zmniejsza to nakład pracy i koszty z tym związane.



W enova365 znajduje się sekcja poświęcona wykładowcom. Firma szkoleniowa/placówka edukacyjna wprowadza dane o wykładowcach, z uwzględnieniem m.in. tytułu naukowego, uprawnień do przeprowadzania egzaminów, harmonogramu zajęć oraz kalendarza prowadzonych zajęć.

enova365 jest oceniana jako intuicyjne oraz przejrzyste rozwiązanie.



Widok kartoteki szkoleniowca/nauczyciela w enova365, w której znajdują się informacje na temat uprawnień oraz dodatkowych certyfikatów, które potwierdzają kwalifikacje do prowadzenia szkoleń z danego przedmiotu.

Dzięki wdrożeniu enova365 zmieniające się prawo nie zaskoczy użytkowników. Modyfikacje legislacyjne na bieżąco dopasowuje się do działania oprogramowania, dzięki czemu wszystkie zmiany są uwzględniane od razu w rozliczeniach.

Niewątpliwą zaletą, dostrzeganą przez firmy szkoleniowe, jest możliwość tworzenia elektronicznych dokumentów i ich sprawny obieg w systemie, a także szansa na wystawianie certyfikatów odbytych szkoleń. Możliwe jest ponadto efektywne planowanie kursów czy zajęć z uwzględnieniem wszystkich zmiennych, wpływających na ten proces.

Jak enova365 wspiera firmy szkoleniowe?

Obsługa każdego przedsiębiorstwa to niemałe wyzwanie pod względem organizacyjnym. Podobnie jest w przypadku firm szkoleniowych i edukacyjnych. System ERP enova365 umożliwia między innymi:

• organizację planu szkoleń, z uwzględnieniem dostępności sal, czasu wykładowców oraz innych elementów niezbędnych do tworzenia ramowych planów;
• zarządzanie zespołem wykładowców, a także rozliczanie ich oraz pozostałych pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, często odmiennymi dla różnych grup;
• tworzenie elektronicznych dokumentów finansowych i ich obieg;
• wysyłanie wiadomości do określonych grup pracowników;
• planowanie projektów i ich rozliczenie w systemie;
• przydzielanie pracy poszczególnym pracownikom w ramach projektów czy kampanii;
• dostęp do kartotek pracowników i wszystkich informacji ich dotyczących, a pracownikom elektroniczne składanie wniosków i przejrzyste informacje o działaniach związanych z HR.

Sekcja w module Kadry i Płace dedykowane szkoleniom.

To sposób na całościowy nadzór i organizację pracy firmy. Pozwala na usprawnienie jej funkcjonowania, oszczędza czas oraz umożliwia uniknięcie błędów ludzkich. Zapewnia skuteczną komunikację oraz właściwe działanie całego przedsiębiorstwa.



Organizacja zajęć na uczelni z poziomu enova365. Kartoteka zajęć, w której są wprowadzane informacje o przedmiocie, liczbie godzin, wykładowcy czy sali. Jeśli zajęcia są elementem sesji egzaminacyjnej, do kartoteki są dodawani członkowie komisji egaminacyjnej oraz lista studentów podchodzących do egzaminu.
B Kto w firmach szkoleniowych najbardziej skorzysta na funkcjonalnościach systemu?

W działalności szkoleniowo-edukacyjnej z funkcjonalności narzędzia może korzystać dział księgowości, HR, a także pracownicy.

Księgowość, wykorzystując odpowiednie moduły, sprawnie rozliczy pracowników. Zrobi to zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami, różnymi dla określonych grup. Jeśli przepisy te zmienią się, system zostanie odpowiednio zaktualizowany, co pozwoli na uniknięcie błędów.

Pracownicy działu HR z kolei zaplanują wszelkie działania, wykorzystując jednocześnie elektroniczny obieg dokumentów i informacji, co znacznie przyspieszy działalność w tym obszarze.



Widok ekranu DMS w enova365 – obieg dokumentu w placówce edukacyjnej

System DMS w obszarze Workflow wspiera czynności przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu.

Największe możliwości system enova365 daje w zakresie zarządzania i organizacji całego przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu modułu Business Intelligence umożliwia dodatkowo tworzenie rozbudowanych, ale przejrzystych raportów i analiz. Dostęp do wszystkich danych, będących ważnymi zasobami firmy oraz możliwość tworzenia zestawień na ich podstawie, gwarantuje sprawne podejmowanie decyzji biznesowych.

Automatyzacja prostych procesów oraz nadzór nad poszczególnymi projektami dzięki ERP skutecznie usprawnia pracę.

Jak ERP zmienia firmy szkoleniowe?

Ważnym elementem usprawniającym zarządzanie są panele pracownicze. Pozwalają na elektroniczne składnie wniosków i podgląd wszystkich danych, dotyczących pracowników – przez nich samych, jak i upoważnione osoby. Dostęp do tych elementów jest prosty i intuicyjny oraz możliwy z urządzeń mobilnych. Wszystko to sprawia, że można wykonywać wiele czynności zdalnie z dowolnego miejsca na świecie, całościowo nadzorując w tym samym czasie pracę w firmie.

Warto dodać, że enova365 jest dostępna z wesji dekstopowej (okienkowej), webowej (przed przeglądarkę) oraz przez aplikację mobilną (Android i iOS)

Więcej na temat możliwości enova365 znajdziesz w sekcji oprogramowanie dla firm szkoleniowych. Możesz również zobaczyć jak moduł Szkolenia wygląda w praktyce – załóż konto w demo enova365.

Źródło: www.enova.pl