Pięć największych błędów przy wdrażaniu systemów ERP

 

Klasyczne błędy prowadzą do trudności na etapie uruchomienia, a w ekstremalnych przypadkach nawet do całkowitego przestoju w bieżącej działalności firmy. abas Business Solutions Poland w niniejszym artykule pokazuje, jak od samego początku unikać problemów przez uwzględnienie pięciu ważnych kwestii.

Cele projektów często nie są w pełni osiągane

Na szczęście przypadki, w których wdrożenie systemu ERP jest całkowicie nieudane, zdarzają się w firmach średniej wielkości bardzo rzadko. Doświadczeni menedżerowie zajmujący się systemami ERP potwierdzają jednak, że projekty często znacznie przekraczają zaplanowane ramy czasowe i finansowe. Pojawiają się też sytuacje, w których wdrożone rozwiązanie ERP spełnia tylko część pierwotnie założonych wymagań funkcjonalnych. Z czego to wynika?

Oprócz ogólnie nieefektywnego zarządzania projektem do niepowodzenia prowadzą przede wszystkim błędy na etapie przygotowań. Specjaliści abas Business Solutions Poland, jednego z czołowych dostawców systemów klasy ERP, poniżej przedstawiają szczegółowo, na czym one polegają.

Błąd nr 1: niewystarczające uwzględnienie procesów

Podstawą solidnego wdrożenia systemu ERP zawsze powinna być kompleksowa analiza istniejących procesów biznesowych. Dlatego należy bezwzględnie przygotować systematyczne zestawienie wszystkich procesów i w jego ramach określić, które procesy mają być optymalizowane w przyszłości. W zadanie to zawsze trzeba zaangażować pracowników z poszczególnych działów.

Według abas Business Solutions Poland sprawdzonym narzędziem pomocniczym jest np. wizualizacja za pomocą schematów blokowych. Jeśli firma nie zna dobrze swoich procesów docelowych, dużo trudniej będzie jej wybrać odpowiednie oprogramowanie ERP. Istnieje też ryzyko, że zdecyduje się na system, który nie obsługuje wszystkich istotnych procesów. Okazuje się to często dopiero w trakcie wdrożenia systemu ERP. Należy pamiętać, że system musi być w maksymalnym stopniu dostosowany do procesów. W przeciwnym razie rozwiązanie ERP spowoduje nieplanowane zmiany organizacyjne w przedsiębiorstwie, czego zdecydowanie trzeba unikać.

Błąd nr 2: wybór niewłaściwego dostawcy systemu ERP

Przypadki, w których całe wdrożenie systemu ERP jest nieudane, wiążą się często z nieodpowiednim procesem wyboru dostawcy. Aby ocenić dostawcę, niezbędna jest kompletna specyfikacja wymagań. Jej podstawą jest z kolei wspomniana wcześniej definicja procesów docelowych. Nieodpowiednie postępowanie na tym etapie może doprowadzić do wyboru niewłaściwego systemu. Należy tu dokonać rozróżnienia między dwoma przypadkami: system może nie pokrywać wszystkich wymagań lub wybór padnie na zbyt obszerne rozwiązanie ERP, które przytłoczy przedsiębiorstwo z uwagi na wysokie koszty i pracochłonność konfiguracji.

Trzeba też wziąć pod uwagę elastyczność oprogramowania w przyszłości. Jeśli nie będzie można go odpowiednio dopasować do zmieniających się okoliczności, będą powstawać nowe odseparowane rozwiązania. Firma osiągnie wówczas dokładnie ten efekt, którego chciała uniknąć przez wdrożenie systemu ERP.

Dlatego proces wyboru trzeba przeprowadzić skrupulatnie. Decyzji w żadnym wypadku nie można podejmować na podstawie powierzchownej prezentacji dostawcy. Należy szczegółowo sprawdzić, czy potencjalne rozwiązanie spełnia wszystkie wymagania. Pomocne może tu być włączenie w podejmowanie decyzji użytkowników lub kluczowych użytkowników z poszczególnych działów.

Aby wdrożenie systemu ERP nie rozsadziło wyznaczonego budżetu, ważne jest też wcześniejsze możliwie realistyczne oszacowanie całkowitych kosztów związanych z potencjalnymi systemami. Przy analizach tych należy uwzględnić nie tylko koszty licencji, lecz także nakłady na konkretne modyfikacje i migrację danych.

Błąd nr 3: błędy w zarządzaniu projektem

Doświadczeni menedżerowie zajmujący się systemami ERP wiedzą, jak ważne dla sukcesu wdrożenia systemu ERP jest profesjonalne zarządzanie projektem. Zasadniczym błędem jest tu umiejscowienie projektu zbyt nisko w hierarchii. W firmach średniej wielkości warto stworzyć „sztab” obejmujący przedstawicieli kierownictwa firmy, którzy przejmą odpowiedzialność. Menedżerowie tego szczebla mają wystarczające kompetencje decyzyjne w zakresie budżetów, harmonogramów i definiowania celów.

Zasoby i terminy dla projektu ERP trzeba zaplanować jak najbardziej realistycznie. Kluczowe stanowiska w projekcie należy obsadzić konsekwentnie i pozostawić członkom zespołu wystarczającą swobodę.

Często zaniedbywane są też banalne sprawy, takie jak określanie kamieni milowych. Może przez to powstać wrażenie, że wdrożenie systemu ERP odbywa się w obrębie wyznaczonego budżetu i harmonogramu, choć wcale nie osiągnięto istotnych celów cząstkowych. Zasadniczo przed rozpoczęciem należy więc zadbać o to, aby w przedsiębiorstwie dostępne były osoby odpowiednio wykwalifikowane w zakresie zarządzania projektem.

Błąd nr 4: niewystarczające zaangażowanie personelu w projekt

Wdrożenie systemu ERP prowadzi do sukcesu tylko wtedy, gdy nowe rozwiązanie spotka się z akceptacją personelu. Nadchodzące zmiany prowadzą oczywiście do niepewności, a nawet obaw o utratę pracy, dlatego niezbędna jest transparentna polityka informacyjna. Użytkowników należy na wczesnym etapie zaangażować w planowanie i pokazać im, co się zmieni przez wprowadzenie nowego rozwiązania ERP. Gdy użytkownicy z poszczególnych działów mają prawo głosu odnośnie struktury systemu, dodatkowo wzrasta akceptacja.

W trakcie projektu należy ciągle udostępniać informacje dotyczące postępów w jego realizacji. Nie wystarczy tu duży, grupowy mailing obejmujący zarząd, radę zakładową i pracowników. Lepiej jest regularnie organizować spotkania dotyczące statusu i zebrania informacyjne. Do transparentnego „marketingu projektowego” można też wykorzystać takie media jak intranet czy biuletyn pracowniczy.

W żadnym wypadku nie należy też zaniedbywać szkolenia użytkowników. Godne polecenia są w szczególności szkolenia praktyczne, ukierunkowane na rzeczywiste zadania wykonywane w przedsiębiorstwie. Należy przy tym pamiętać, że wdrożenie systemu ERP wymaga ukierunkowanego na procesy myślenia ponad granicami poszczególnych działów. W zależności od wielkości firmy przydatne może być też przeszkolenie kluczowych użytkowników. Pełnią oni później funkcję ekspertów i osób kontaktowych w swoich działach.

Błąd nr 5: niepełne wykorzystanie funkcji nowego systemu

Wdrożenie systemu ERP uznaje się za zakończone, gdy zrealizowane zostaną wszystkie wymagania projektu i odwzorowane zostaną zdefiniowane procesy docelowe. Po osiągnięciu tych celów przedsiębiorstwa często ignorują dalsze możliwości optymalizacji, choć nowy system udostępnia im do tego stosowne narzędzia. Najlepsze pomysły pojawiają się jednak w trakcie pracy. Dlatego bezpośrednio po zakończeniu projektu warto wprowadzić procedury, które pozwolą w uporządkowany sposób gromadzić i oceniać propozycje udoskonaleń. Można je potem stopniowo realizować samodzielnie, we współpracy z zewnętrznym doradcą lub dostawcą systemu ERP.

Podsumowanie: niepowodzenie wdrożeń systemów ERP tkwi często w fazie przygotowań

Wdrożenia systemów ERP nie udają się zwykle z tych samych przyczyn. Częstym źródłem niepowodzenia są błędy na etapie przygotowań. Jak podkreśla abas Business Solutions Poland kluczowy jest tu m.in. sposób myślenia. Uruchomienie nowego systemu ERP należy traktować nie jak proces czysto informatyczny, lecz organizacyjny. Firma nie tylko wdraża narzędzia, lecz także wprowadza szeroko zakrojone zmiany w strukturze i organizacji procesów. Konsekwentne ukierunkowanie na procesy stanowi więc istotne kryterium sukcesu.

Trzeba także pamiętać, że na kierownictwo i pracowników czeka nie tylko nowy interfejs użytkownika. Pracownicy będą musieli się nauczyć myślenia ponad granicami własnych działów i uświadomić sobie swoją rolę w złożonej strukturze firmy. Jeśli w przedsiębiorstwie poszczególne działy funkcjonują w izolacji, trzeba przełamać ten model działania. W przeciwnym razie zagrożony będzie główny cel wdrożenia systemu ERP, jakim jest wypracowanie optymalnych przepływów pracy i łańcuchów procesów ponad granicami poszczególnych działów.

Źródło: www.abas-poland.com