Jak policzyć czy opłaca się zainwestować w system ERP?

REKLAMA

Co to jest ROI?

Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest zwrot z inwestycji (return on investment), czyli ROI. Jest to wskaźnik służący do oceny efektywności inwestycji. Mierzy kwotę zwrotu z określonej inwestycji w stosunku do nakładów na tą inwestycję (kosztów). Aby obliczyć ROI, zysk z danej inwestycji dzielimy przez jej koszt. ROI wyrażony jest w procentach.

ROI = Zysk z inwestycji/Koszt inwestycji x 100%

Wskaźnik ROI możesz wykorzystać do oceny efektywności jakiejkolwiek inwestycji. Może być więc narzędziem, które ułatwi podjęcie decyzji o wyborze jednego z kilku sposobów inwestowania.

Warto także wiedzieć, że jeżeli inwestycja jest mało opłacalna, ROI może być ujemny. Oczywiście, im wyższe ROI, tym inwestycja bardziej rentowna.

Dlaczego warto policzyć ROI dla inwestycji w system ERP?

Wdrożenie systemów ERP przynosi firmom wiele korzyści. Ich głównym źródłem jest możliwość integracji różnych działań, dzięki temu, że produkcja, magazyn, sprzedaż, e-commerce czy finanse korzystają z jednej wspólnej bazy danych. Mając dobry wgląd we wszystkie obszary biznesu można szybciej podejmować lepsze decyzje. Dodatkowo, systemy ERP pozwalają na automatyzację wielu rutynowych procesów, co zwiększa wydajność pracy i prowadzi do redukcji kosztów. Ale jaką realną korzyść to wszystko przynosi? Oszacowanie tego jest niewątpliwie ważne przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu.

Co więcej, analiza, która prowadzi do obliczenia ROI z wdrożenia systemu ERP w firmie, pomaga określić, w jaki sposób takie wdrożenie wpłynie na organizację i często umożliwia podjęcie lepszych decyzji jeszcze w trakcie wdrożenia.

Z drugiej jednak strony, ponieważ system ERP wpływa na wiele aspektów funkcjonowania biznesu, określenie, jakie jest ROI tej inwestycji jest skomplikowane. W tym artykule rozłożymy na czynniki pierwsze korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie i wyjaśnimy jak obliczyć ROI.

ROI ERP – co wpływa na obliczenia?

Zanim przejdziesz do obliczenia ROI inwestycji w system ERP, zwróć uwagę, że na wynik obliczeń duży wpływ będą miały poniższe aspekty.

• Wdrożenie systemu ERP w wersji on-premise (licencja na własność), a licencja na wynajem
  
  Wybór licencji systemu ERP wpływa na ROI. Przy licencji na własność, płacisz za nią z góry, płacisz też za sprzęt komputerowy i oprogramowanie, potrzebne do wdrożenia systemu ERP. Z drugiej strony, jeżeli wybierzesz licencję na wynajem ponosisz miesięczne lub roczne opłaty.
  
  
• Wymierne i niewymierne korzyści z wdrożenia
  Wymiernym korzyściom z wdrożenia systemu ERP można przypisać konkretną wartość finansową. Może to więc być na przykład wzrost przychodów lub redukcja kosztów, bezpośrednio związana z wdrożeniem systemu ERP. Niewymierne korzyści to, na przykład, wzrost morale pracowników i ich większe zadowolenie z pracy albo wizerunek nowoczesnej firmy, która korzysta ze sprytnych rozwiązań. Choć oba aspekty mogą mieć pozytywny wpływ na rozwój firmy, wartość tych drugich bardzo trudno jest oszacować.
  
  
• Świeże wdrożenie a trwający już proces
  Oceniając korzyści z wdrożenia warto zwrócić uwagę, że zaraz po wdrożeniu systemu ERP, korzyści z jego implementacji mogą nie być jeszcze tak znaczne, jak na późniejszym etapie, kiedy pracownicy zostali już dobrze przeszkoleni. Kiedy znają już dobrze sposób działania nowego systemu, korzystanie z niego może przynosić więcej korzyści, niż w fazie startowej.

Jak obliczyć ROI – zwrot z inwestycji w system ERP?

Obliczanie ROI inwestycji w system ERP to po prostu szacowanie kosztów i korzyści wdrożenia nowego systemu oraz porównanie tych wartości. Jak to zrobić?

1. Szacowanie kosztów związanych z wdrożeniem systemu ERP
Na koszt inwestycji w system ERP składają się zarówno koszty samego wdrożenia systemu, jak i jego późniejszego utrzymania.

Koszty inwestycji w system ERP to, między innymi:

• koszty infrastruktury IT, koszty oprogramowania ERP – zakup licencji bezterminowej lub licencji na wynajem,
• koszt wdrożenia systemu ERP, w tym analiza przedwdrożeniowa, opłaty za doradztwo, migrację danych i testowanie nowego rozwiązania,
• edukacja i szkolenie użytkowników,
• koszty osobowe związane z wdrożeniem systemu ERP – na które składają się czas i wynagrodzenia pracowników, bezpośrednio związane z wdrożeniem.

2. Szacowanie korzyści związanych z wdrożeniem systemu ERP

Podczas gdy szacowanie kosztów wdrożenia systemu ERP jest stosunkowo łatwe i podobne dla większości firm, znacznie trudniej jest policzyć korzyści z wdrożenia tego oprogramowania. Co więcej, skala tych korzyści może być bardzo różna w różnych firmach. Jak wspomnieliśmy wyżej, wdrożenie systemu ERP przyniesie zarówno wymierne korzyści, jak i niewymierne. Oba ich rodzaje są istotne i potrzebne z punktu widzenia firmy. Te drugie są jednak znacznie trudniejsze do oszacowania. Poniżej znajdziesz przykłady wymiernych i niewymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP.

Przykłady wymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP

• Wzrost wydajności
  System ERP zwiększa wydajność biznesu – to znaczy, że korzystając z tych samych zasobów wyprodukujesz więcej produktów, albo obsłużysz więcej klientów.
  
  
• Lepsze zarządzanie danymi
  To, że dane z wszystkich obszarów firmy znajdują się w jednej bazie danych, sprawia, że każdy, kto potrzebuje i ma do tego uprawnienia, ma do nich szybki dostęp. Dostępność danych przekłada się, na przykład, na lepsze zarządzanie zapasami, co prowadzi do niższych kosztów przechowywania, mniejszej liczby odpadów czy umożliwia skorelowanie poziomu zapasów z popytem. Co więcej, dział zakupów może używać danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym, żeby zawrzeć korzystniejsze cenowo umowy z dostawcami. Wszystkie te czynniki prowadzą do oszczędności finansowych i wyższej zyskowności.
  
  
• Niższe koszty wynagrodzeń
  Zastąpienie wielu niezintegrowanych ze sobą systemów informatycznych jednym systemem ERP sprawi, że oszczędzisz na wynagrodzeniach osób, które zajmowały się utrzymaniem tych programów. Co więcej, automatyzacja procesów uwolni czas pracowników różnych działów w firmie. Możesz obliczyć wartość tych oszczędności.
  
  
• Oszczędności wynikające z lepszego zarządzania finansami
  Mniej błędów, dzięki automatyzacji manualnych działań, skuteczniejsza kontrola finansowa i trafniejsze budżetowanie przyczyniają się do redukcji kosztów.
  
  
• Wzrost sprzedaży
  Dzięki szybszemu przetwarzaniu zamówień, lepszej obsłudze klienta i związanym z nimi wyższym wskaźnikiem utrzymania klientów, możesz zarejestrować wyższą sprzedaż. Wszystkie wymienione wyżej korzyści, które może odnieść firma, wdrażająca system ERP, są wymierne. Oznacza to, że ​​można je wyrazić w liczbach.

Przykłady niewymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP

Wartość niewymiernych korzyści z wdrożenia systemu ERP jest bardzo trudna do oszacowania – czasem przypisanie do nich materialnej wartości jest wręcz niemożliwe. Niewymierne korzyści z wdrożenia nie są tak oczywiste i nie zawsze występują. Oto kilka przykładów:

• Większe zadowolenie klientów
  Systemy ERP pomagają ponieść poziom obsługi klienta, dzięki szybszemu przetwarzaniu zamówień. To może prowadzić do powtórnych zakupów i większej lojalności klientów, które bezpośrednio wpłyną na przychody.
  
  
• Zadowoleni pracownicy
  Usprawnienie procesów, komunikacji i zarządzania zasobami ludzkimi sprawi, że pracownicy będą bardziej zadowoleni z pracy. To może skutkować nie tylko wyższą wydajnością, ale także większą lojalnością pracowników.
  
  
• Zgodność z przepisami
  Systemy ERP pomagają działać zgodnie z przepisami, co zmniejsza ryzyko otrzymania kary za nieprzestrzeganie regulacji. Mniejsze ryzyko popełnienia błędów przez pracowników Systemy ERP automatyzują procesy, co zmniejsza ryzyko popełnienia ludzkiego błędu. Ponieważ błędy często wiążą się z kosztami, minimalizując ryzyko ich popełnienia, oszczędzasz.
  
  
• Lepsze decyzje
  Dodatkowo, raporty czy analizy, które generujesz z systemu są bardziej godne zaufania, co skutkuje lepszymi decyzjami, podjętymi na ich podstawie. Możliwość szybszej adaptacji do zmieniających się trendów Możliwość korzystania z danych w czasie rzeczywistym pozwala na szybszą adaptację do zmieniającej się sytuacji rynkowej, w tym szybsze wprowadzania na rynek nowych produktów lub usług. Może to pomóc zwiększyć udział w rynku.

3. Obliczanie ROI

Jeżeli udało Ci się już oszacować koszty i korzyści wdrożenia systemu ERP, wykorzystaj podany wyżej wzór na obliczanie ROI.

ROI – jak obliczyć dla wdrożenia systemu ERP? Przykład

Sposób obliczania ROI z wdrożenia systemu ERP przedstawiamy na przykładzie hipotetycznej firmy Wyobraźmy sobie, że prowadziła ona sklep stacjonarny i początkowo, jedynym wykorzystywanym przez nią systemem był program finansowo-księgowy. Kiedy założono sklep internetowy, konieczne stało się korzystanie z programu dla e-commerce i utrzymywanie magazynu, do zarządzania którym potrzebny był także dedykowany program. Ponieważ te 3 programy nie były ze sobą zintegrowane, pracownicy musieli wykonywać wiele działań ręcznie. Było to czasochłonne i sprzyjało popełnianiu błędów. Agregowanie danych w celu prowadzenia analiz było pracochłonne – dane nie były spójne, a czasem niezbyt aktualne. W efekcie, wiele decyzji podejmowano w oparciu o intuicję. Firma postanowiła wdrożyć wybrane moduły systemu ERP, takie jak Handel i magazyn, Księga handlowa i Business Intelligence enova365.

Za wdrożeniem przemawiały:

• możliwość podejmowania decyzji w oparciu o dane – dane z wszystkich modułów byłyby spójne i łatwo dostępne,
• automatyzacja – aktualizowanie stanów magazynowych czy pobieranie zamówień ze sklepów internetowych odbywałoby się automatycznie, sprawniej przebiegałaby także ich wysyłka,
• możliwość skalowania biznesu – mimo rosnącej liczby zamówień w sklepie internetowym nie trzeba byłoby zatrudniać dodatkowych osób.

Obliczenia ROI ERP