System ERP – ile kosztuje i co składa się na jego cenę?

 

Koszt wdrożenia systemu ERP

Pytanie „Ile to będzie kosztować?” zwykle pojawia się już na początku rozmowy z potencjalnym Klientem. Nic dziwnego – przedstawiciel firmy chce wiedzieć, ile będzie musiał zainwestować w nowe rozwiązanie. Odpowiedź, jakiej na tym etapie można udzielić, brzmi: to zależy. Zazwyczaj koszt wdrożenia ERP zaczyna się od 320 do 350 tysięcy złotych, ale górna granica w zasadzie nie istnieje i jest zależna od skali projektu i potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Na ostateczną cenę składa się zatem wiele czynników. Jakich? W dalszej części artykułu poznasz więcej szczegółów na temat elementów składających się na koszt wdrożenia ERP.

System gotowy a dedykowany

Upraszczając systemy ERP można podzielić na dedykowane i gotowe. Te pierwsze to rozwiązania otwarte na zmiany, a ich wdrożenie wiąże się z koniecznością poświęcenia większych nakładów czasu i pieniędzy. Warto natomiast wiedzieć, że inwestycja zwraca się w konkretnych efektach biznesowych. W przypadku dedykowanego systemu ERP dokładnie wiesz, za co płacisz i masz wpływ na zakres produktu, który otrzymasz. Kolejnym argumentem przemawiającym za wyborem tej opcji jest to, że jeśli dostawca „uszył dla Ciebie na miarę” rozwiązanie, w które inwestujesz, to może się ono doskonale wpisać w wieloletnią strategię rozwoju organizacji. Taki system będzie w stanie rosnąć z Twoją firmą i wspierać ją bez względu na skalę jej działań.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku gotowego ERP. Co prawda taki system wyróżnia się krótkim czasem wdrożenia i niższą ceną. Jego wadą jest natomiast brak możliwości dostosowania narzędzia do potrzeb konkretnej firmy. Z tego powodu dostajesz „gotowca”, tzw. rozwiązanie pudełkowe. Taki system może być pełen elementów, których Twoje przedsiębiorstwo zupełnie nie potrzebuje, a przecież za nie zapłacisz. Może w nim też brakować funkcji kluczowych dla Twojego biznesu, których nie da się później „doprojektować”. Jeżeli procesy organizacji są niestandardowe i potrzebujesz dopasować do nich któryś moduł – raczej nie będziesz mieć takiej możliwości.

Jeżeli rozważasz, które z tych rozwiązań będzie lepsze dla Twojego przedsiębiorstwa, warto zacząć od odpowiedzi na kluczowe pytanie: Czy celem wdrożenia oprogramowania jest zwiększenie efektywności i optymalizacja działań, czy obsługa podstawowych procesów? Jeśli jest to ten pierwszy przypadek, to warto rozważyć narzędzie dopasowane do potrzeb. W innym przypadku prawdopodobnie wystarczy rozwiązanie gotowe.

Moduły składające się na system ERP

System ERP, który stanowi układ nerwowy całego przedsiębiorstwa, może objąć tak wiele obszarów funkcjonowania Twojej organizacji, jak tylko potrzebujesz. Rozwiązanie składa się z modułów, z których każdy posiada funkcje dotyczące pracy konkretnych zespołów, czy działań. Koszt systemu zależy tym samym od poziomu złożoności procesów w Twoim przedsiębiorstwie. Narzędzie może składać się z modułu do zarządzania zasobami, księgowością, produkcją, sprzedażą i posiadać zaawansowany Workflow.

Jeśli natomiast firma zajmuje się wyłącznie sprzedażą i posiada zewnętrzną księgowość, być może wystarczy dużo mniej złożone rozwiązanie z modułem do obsługi procesu zakupów, działań handlowych i zarządzania personelem. Wszystko, a tym samym ostateczny koszt, zależy od indywidualnej sytuacji i potrzeb Twojej organizacji.

Model dostępu

Kolejną istotną kwestią, mającą wpływ na cenę ERP, jest wybór jednego z modeli dostępu:

SaaS (Software as a Service) – system jest udostępniany za pomocą chmury. Serwery, na których przechowywane są dane należą do dostawcy, więc Klient ma do nich dostęp jedynie na zasadzie wynajmu, ale jednocześnie nie musi inwestować w rozbudowę własnej infrastruktury technicznej. Ogromnym plusem tego rozwiązania jest możliwość uzyskania dostępu do zasobów i informacji z każdego miejsca na ziemi i brak konieczności ponoszenia kosztów związanych z rozbudową zaplecza informatycznego.

On-premise – system jest instalowany na infrastrukturze informatycznej należącej do Klienta. Ponadto licencja na użytkowanie oprogramowania jest nabywana bezterminowo, a samo oprogramowanie staje się własnością kupującego. Jednym z podtypów tego modelu jest najem systemu. Jak prezentują się zasady jego użytkowania? Fizycznie wygląda łudząco podobnie do modelu on-premise (firma musi posiadać własny serwer, to na nim przechowywane są wszystkie dane itd.), ale z punktu widzenia płatności przypomina model SaaS. To ciekawy wariant dla tych, którzy chcą obniżyć koszty projektu (brak konieczności uiszczania opłaty za licencje bazowe i stanowiskowe w pełnej kwocie), ale chcą skorzystać z części zalet modelu on-premise.

Zastanawiając się, na który z tych modeli się zdecydować, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, co jest dla Ciebie większą wartością – niezbywalne prawo własności i przechowywanie danych na własnym serwerze, czy elastyczny dostęp z każdego miejsca i o każdej porze? To decyzja, którą można porównać do tematyki nieruchomości – wynajmować, czy kupować? Nie ma jednej właściwej odpowiedzi na to pytanie, wszystko zależy od celów wdrożenia, aktualnych potrzeb Twojej firmy, przyszłych perspektyw rozwoju.

Liczba i warunki licencji

Liczba licencji to inaczej liczba dostępów dla użytkowników, którzy będą korzystać z oprogramowania. Warto mieć też na uwadze prognozę zatrudnienia na przyszłość. Jeżeli planujesz istotnie rozszerzać kadrę w perspektywie kilku miesięcy, czy najbliższych lat, warto uwzględnić to w początkowych estymacjach. Zastanów się, ilu pracowników regularnie będzie korzystać z nowego systemu (czyli będzie potrzebować jednej licencji na jednego pracownika), a ilu z nich będzie to robić raz na jakiś czas. W drugim wypadku być może dwóch pracowników może współdzielić jedną licencję, jeśli czas ich pracy się nie nakłada. Zwróć też uwagę na to, z jakim modelem licencjonowania masz do czynienia. Dlaczego to ważne? Licencje dzielą się na bazowe (dotyczące funkcjonalności systemu) oraz stanowiskowe. Wśród tych drugich można natomiast wyróżnić imienne i standardowe (dotyczące liczby jednoczesnych użytkowników systemu). W przypadku tych pierwszych możliwość korzystania z niej będzie miał tylko konkretny (nazwany) użytkownik. Sposób licencjonowania oczywiście również ma wpływ na koszt wdrożenia.

Koszt rozbudowy infrastruktury informatycznej

Istotnym kosztem, który należy uwzględnić decydując się na omówiony wcześniej model on-premise, jest kwota, jaką należy zapłacić za uzupełnienie lub zakup infrastruktury sprzętowej. Komputery, serwery, drukarki – wszystkie urządzenia, za pomocą których będziesz korzystać z nowego systemu. Zwykle dostawca oferuje też możliwość dostarczenia całego niezbędnego sprzętu (np. w ramach współpracy z partnerem, dlatego w takiej sytuacji możesz liczyć na rabat, preferencyjną cenę itd.). Możesz też oczywiście zdecydować się na zakup we własnym zakresie. To kolejny istotny koszt, który składa się na cenę wdrożenia, dlatego warto wziąć go pod uwagę przymierzając się do takiego projektu.

Kosz samego systemu i wdrożenia

Sam proces projektowania systemu (bez względu na to, czy już zostało to zrobione wcześniej, bo kupujesz rozwiązanie gotowe, czy oprogramowanie będzie musiało zostać dopasowane do Twoich potrzeb, bo decydujesz się na narzędzie dedykowane) to jedno. Na cenę wpływ ma natomiast też wiele innych działań, które odbywają się wokół wdrożenia.

Cały projekt, w zależności od tego, czy wybierzesz dostawcę, który pracuje za pomocą metodyki zwinnej, czy klasycznej, rozpocznie się kluczowym etapem: sprintem analitycznym lub analizą przedwdrożeniową.

Gdy etap ten już się odbył, a po nim miały miejsce prace programistyczne, czas na uruchomienie systemu i instalację baz danych. To kolejny koszt, a nie można zapominać również o zarządzaniu projektem, czy szkoleniu pracowników. To tematy, które warto poruszyć z dostawcą oprogramowania już na początku współpracy, by nie być później zaskoczonym, co faktycznie składa się na ostateczną cenę.

A może subskrypcja?

ERP w modelu subskrypcyjnym to rozwiązanie, które obecnie zdobywa coraz większą popularność. Tradycyjne wdrożenia wiążą się z wysokimi kosztami początkowymi, co bywa istotną barierą dla wielu firm.

W przypadku modelu subskrypcyjnego firma (poza niewielką, ustaloną wcześniej kwotą początkową), płaci regularne, zazwyczaj miesięczne, opłaty za korzystanie z oprogramowania. Takie podejście pozwala dopasować się do bieżącej sytuacji organizacji i skroić na miarę nie tylko zawartość samego narzędzia, ale i sposób finansowania projektu.

Ile kosztuje wdrożenie ERP? – podsumowanie

Jak widzisz, na koszt wdrożenia ERP składa się bardzo wiele czynników i to, co wybierzesz w ramach każdego z nich będzie mieć wpływ na ostateczną cenę. Jak wygląda to w praktyce? Chociaż znacznie mniej będzie kosztować gotowe rozwiązanie z niewielką liczbą modułów dostępny w chmurze, niż dedykowane kompleksowe oprogramowanie zakupione w modelu on-premise, to może on ograniczyć rozwój Twojej firmy. Dlatego skala i rodzaj rozwiązania, na które się zdecydujesz, to decyzja strategicznie istotna.

Jak już wiesz, koszt wdrożenia systemu ERP w modelu tradycyjnym zaczyna się od 320 do 350 tysięcy złotych, ale ciężko mówić o górnej granicy. Wszystko zależy od objętości rozwiązania, modułów, które się na niego składają itd. Niemniej jednak to zawsze spora inwestycja, która zwraca się natomiast w licznych korzyściach, jakie może odnieść Twoje przedsiębiorstwo z mądrego i przemyślanego zakupu. Rozważając wdrożenie ERP warto pomyśleć o modelu subskrypcyjnym, który obniża barierę wejścia i pozwala rozpocząć korzystanie z systemu bez dokonywania ogromnej inwestycji początkowej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, ile kosztowałoby subskrypcyjne wdrożenie systemu w Twojej firmie, wypełnij kalkulator systemu