Dzięki systemom ERP (Enterprise Resource Planning) mamy pełną kontrolę nad kluczowymi dla naszej działalności obszarami oraz możliwość sprawnego zarządzania procesami biznesowymi. Oczywiście pod warunkiem, że wybraliśmy system zgodny z naszymi potrzebami. Na rynku dostępnych jest dziś bowiem wiele rozwiązań, a kluczowe różnice nie zawsze są od razu uchwytne. Jak zatem wybrać odpowiedniego dostawcę systemu ERP i sprawnie przeprowadzić wdrożenie? Oto kilka kluczowych kroków, które pozwolą odnaleźć się w tym procesie.
| REKLAMA |
 |
Krok 1. Stwórz strategię wdrożenia i powołaj dedykowany zespół
Przed rozpoczęciem poszukiwania dostawcy nowego oprogramowania warto wypracować jasną wizję celów wdrożenia oraz opracować listę procesów, które nowe rozwiązanie ma usprawnić. Przygotowana strategia powinna zawierać określony zakres funkcjonalny, organizacyjny czy geograficzny, szacunki kosztowe i korzyści, harmonogram, a także analizę ograniczeń, takich jak np. technologia, infrastruktura informatyczna czy niezbędne kompetencje pracowników.
Ważnym aspektem jest również powołanie dedykowanego zespołu projektowego składającego się z osób, które pomogą w zmapowaniu potrzeb różnych zespołów. Zespół wspierający wdrożenie to gwarancja większego zaangażowania pracowników w proces, co przełoży się także na dobranie narzędzi odpowiadających na realne potrzeby użytkowników oraz sprawny wybór kilku preferowanych dostawców rozwiązań.
Krok 2. Odpowiednia dokumentacja to podstawa
Proces wyboru nowego systemu jest bardzo złożony i wymaga zwrócenia uwagi na wiele aspektów. Dlatego warto na początku drogi przygotować dokumentację, która szczegółowo zdefiniuje przedmiot zakupu i pomoże w wyborze najlepszego dostawcy. Zdefiniowane cele biznesowe dla wdrożenia nowego rozwiązania, czy informacje o szczególnych procesach zachodzących w firmie będą natomiast cennymi wskazówkami dla dostawcy, które pomogą mu przygotować indywidualnie dobraną propozycję. Przygotowanie listy wymagań dla nowego systemu ERP i weryfikacja dostawców, oferowanej przez nich jakości i ich wiarygodności to z kolei ważne zabezpieczenie dla firmy, która poszukuje nowego rozwiązania. Istotnym elementem dokumentacji jest również harmonogram wdrożenia projektu. Warto też zwrócić uwagę na elastyczność systemu, która w przyszłości pozwoli na wprowadzanie zmian, w miarę pojawiających się potrzeb.
Krok 3. Scenariusz prezentacji
Wybór kilku potencjalnych dostawców systemu ERP (od dwóch do czterech) pozwoli nam na organizację indywidualnych spotkań z ich przedstawicielami, lepsze poznanie ofert oraz ich porównanie. Warto przygotować scenariusz takich prezentacji, skupiając się na najważniejszych z naszego punktu widzenia obszarach i funkcjonalnościach. Jeden, wspólny dla wszystkich dostawców scenariusz, ułatwi porównanie różnic poszczególnych systemów, ogólną strukturę rozwiązania i łatwość jego użytkowania.
Krok 4. Bez referencji systemu i kompetentnego zespołu ani rusz
Dostawcy systemów ERP w dużej mierze działają na rynku od lat i mają grono stałych klientów. Wybierając nowy system i dostawcę, warto poprosić o dostępne referencje i kontakty do klientów, którzy je wystawili, a następnie zweryfikować je i zorganizować wizytę referencyjną. Ocena rozwiązania to jednak nie wszystko. Na każdym etapie wyboru oprogramowania należy pamiętać również o ocenie kompetencji dostawcy usług wdrożeniowych. Niepoprawnie wdrożony system, nawet bogaty w funkcjonalności, spowoduje więcej problemów niż mniej rozbudowane, ale poprawnie wdrożone rozwiązanie. Sprawdzenie kompetencji i doświadczenia członków zespołu wdrożeniowego to krok, którego z pewnością nie można pominąć.
Krok 5. Podpisanie odpowiednich umów handlowych
Ostateczny wybór jednego dostawcy wiąże się ze sfinalizowaniem umowy wdrożeniowej. Warto skorzystać z pomocy prawnika, który zweryfikuje, czy umowa ramowa odpowiednio zabezpiecza nasze interesy, włączając w to procedury akceptacyjne, prawa autorskie, poufność, odpowiedzialność, gwarancje i rozstrzyganie sporów. Oprócz ogólnych warunków współpracy należy także zadbać o umowę licencyjną, utrzymaniową czy serwisową. Istotnym elementem jest również zdefiniowanie prac wdrożeniowych. Jeśli definicja wymaga sprecyzowania, można poprosić dostawcę o wykonanie analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli na jednoznaczne opisanie zakresu i produktów wdrożenia nowego systemu.
Źródło: www.sage.com.pl
Przed rozpoczęciem poszukiwania dostawcy nowego oprogramowania warto wypracować jasną wizję celów wdrożenia oraz opracować listę procesów, które nowe rozwiązanie ma usprawnić. Przygotowana strategia powinna zawierać określony zakres funkcjonalny, organizacyjny czy geograficzny, szacunki kosztowe i korzyści, harmonogram, a także analizę ograniczeń, takich jak np. technologia, infrastruktura informatyczna czy niezbędne kompetencje pracowników.
Ważnym aspektem jest również powołanie dedykowanego zespołu projektowego składającego się z osób, które pomogą w zmapowaniu potrzeb różnych zespołów. Zespół wspierający wdrożenie to gwarancja większego zaangażowania pracowników w proces, co przełoży się także na dobranie narzędzi odpowiadających na realne potrzeby użytkowników oraz sprawny wybór kilku preferowanych dostawców rozwiązań.
Krok 2. Odpowiednia dokumentacja to podstawa
Proces wyboru nowego systemu jest bardzo złożony i wymaga zwrócenia uwagi na wiele aspektów. Dlatego warto na początku drogi przygotować dokumentację, która szczegółowo zdefiniuje przedmiot zakupu i pomoże w wyborze najlepszego dostawcy. Zdefiniowane cele biznesowe dla wdrożenia nowego rozwiązania, czy informacje o szczególnych procesach zachodzących w firmie będą natomiast cennymi wskazówkami dla dostawcy, które pomogą mu przygotować indywidualnie dobraną propozycję. Przygotowanie listy wymagań dla nowego systemu ERP i weryfikacja dostawców, oferowanej przez nich jakości i ich wiarygodności to z kolei ważne zabezpieczenie dla firmy, która poszukuje nowego rozwiązania. Istotnym elementem dokumentacji jest również harmonogram wdrożenia projektu. Warto też zwrócić uwagę na elastyczność systemu, która w przyszłości pozwoli na wprowadzanie zmian, w miarę pojawiających się potrzeb.
Krok 3. Scenariusz prezentacji
Wybór kilku potencjalnych dostawców systemu ERP (od dwóch do czterech) pozwoli nam na organizację indywidualnych spotkań z ich przedstawicielami, lepsze poznanie ofert oraz ich porównanie. Warto przygotować scenariusz takich prezentacji, skupiając się na najważniejszych z naszego punktu widzenia obszarach i funkcjonalnościach. Jeden, wspólny dla wszystkich dostawców scenariusz, ułatwi porównanie różnic poszczególnych systemów, ogólną strukturę rozwiązania i łatwość jego użytkowania.
Krok 4. Bez referencji systemu i kompetentnego zespołu ani rusz
Dostawcy systemów ERP w dużej mierze działają na rynku od lat i mają grono stałych klientów. Wybierając nowy system i dostawcę, warto poprosić o dostępne referencje i kontakty do klientów, którzy je wystawili, a następnie zweryfikować je i zorganizować wizytę referencyjną. Ocena rozwiązania to jednak nie wszystko. Na każdym etapie wyboru oprogramowania należy pamiętać również o ocenie kompetencji dostawcy usług wdrożeniowych. Niepoprawnie wdrożony system, nawet bogaty w funkcjonalności, spowoduje więcej problemów niż mniej rozbudowane, ale poprawnie wdrożone rozwiązanie. Sprawdzenie kompetencji i doświadczenia członków zespołu wdrożeniowego to krok, którego z pewnością nie można pominąć.
Krok 5. Podpisanie odpowiednich umów handlowych
Ostateczny wybór jednego dostawcy wiąże się ze sfinalizowaniem umowy wdrożeniowej. Warto skorzystać z pomocy prawnika, który zweryfikuje, czy umowa ramowa odpowiednio zabezpiecza nasze interesy, włączając w to procedury akceptacyjne, prawa autorskie, poufność, odpowiedzialność, gwarancje i rozstrzyganie sporów. Oprócz ogólnych warunków współpracy należy także zadbać o umowę licencyjną, utrzymaniową czy serwisową. Istotnym elementem jest również zdefiniowanie prac wdrożeniowych. Jeśli definicja wymaga sprecyzowania, można poprosić dostawcę o wykonanie analizy przedwdrożeniowej, która pozwoli na jednoznaczne opisanie zakresu i produktów wdrożenia nowego systemu.
Źródło: www.sage.com.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i s… / Czytaj więcej
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób dział… / Czytaj więcej
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowa… / Czytaj więcej
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój… / Czytaj więcej
Menedżer cyfrowej transformacji 2026: lider, który łączy AI, ERP i ludzi
Zbliżając się do końca 2025 roku widać wyraźnie, że w 2026 menedżer cyfrowej transformacji nie będz… / Czytaj więcej
Jaki system ERP wybrać dla firmy handlowo-dystrybucyjnej?
Dla firmy handlowo-dystrybucyjnej najlepszy system ERP to taki, który wiernie odzwierciedla jej spo… / Czytaj więcej
