Sage | Enterprise Management – korzyści biznesowe i oszczędności w firmach produkcyjnych

 

Przedsiębiorstwa stoją dziś przed wieloma nowymi wyzwaniami związanymi z cyfryzacją gospodarki i koniecznością reorganizacji modelu działania wymuszaną zmianami rynkowymi. Aby temu sprostać, przede wszystkim muszą posiadać efektywne rozwiązania informatyczne, ponieważ działanie w oparciu o przestarzałe oprogramowanie wpływa hamująco na ich rozwój. Przedsiębiorcy poszukują więc nowych systemów: skalowalnych, wyposażonych w możliwości analityczne, mobilnych i łatwych w obsłudze. Jednocześnie wciąż mają obawy związane z wydatkami ponoszonymi na same rozwiązania i ich wdrożenia. Sponsorzy projektów obawiają się przekroczenia budżetu wdrożeniowego i późniejszych kosztów utrzymania oprogramowania (ang. TCO).

Obawy te rozwiewa badanie przeprowadzone przez firmę konsultingową Forrester na zlecenie Sage. Jego wyniki opublikowano w raporcie “The Total Economic Impact of S|EM for Manufacturing. Cost Savings and Business Benefits”, w którym pokazano wymierne i niebagatelne korzyści z inwestycji w system ERP Sage | Enterprise Management na przykładzie sektora produkcyjnego.

W celu szczegółowego wyliczenia korzyści z wdrożenia systemu do zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym, Forrester stworzył wzorzec organizacji na podstawie charakterystyki ankietowanych klientów. Modelowa firma to organizacja produkcyjna średniej wielkości, ale o globalnym zasięgu – prowadząca działalność w Europie, Ameryce Północnej oraz Afryce. Oprogramowanie, jakiego dotychczas używała, było nieefektywne i osłabiało potencjał jej wzrostu, dlatego potrzebowała nowego systemu, który pozwoliłby jej osiągnąć spójność procesów w różnych obszarach, a jednocześnie jego wdrożenie nie przekraczałoby dostępnego budżetu. Ważne było również, by system konsolidował dane z różnych biznesowych rozwiązań informatycznych i ułatwiał ewentualne przyszłe operacje w zakresie fuzji i przejęć. Takie warunki spełniał system Sage | Enterprise Management, który firma wybrała spośród innych ofert.

Jak wyliczył Forrester, po trzech latach, przy 50 użytkownikach systemu, wdrożenie przyniosło modelowemu przedsiębiorstwu korzyści rzędu dwóch milionów dolarów (1,97 mln USD). Po odjęciu kosztów uzyskania wartość netto projektu wyniosła 1,35 mln USD. Co ważne, zwrot z inwestycji w rozwiązanie nastąpił już po 4 miesiącach!

Jeśli chodzi o koszty poniesione na wdrożenie i utrzymanie systemu, różniły się one nieco w zależności od sposobu implementacji. Dla wdrożenia w chmurze wyniosły 620 tys. USD, a dla wdrożenia on-premise były wyższe – 697 tys. USD (w tym uwzględniono dodatkowe koszty wynikające z konieczności zakupu sprzętu i bazy danych – 24 tys. USD oraz wydatki na licencje na oprogramowanie w wysokości 63 tys. USD).

Do wyliczeń Forrester zastosował metodę TEI (ang. Total Economic Impact), czyli ocenę całkowitego wpływu ekonomicznego, pozwalającą obliczyć łączną wartość inicjatyw informatycznych z uwzględnieniem ryzyka.

Kluczowe wnioski z badania

W przeprowadzonym badaniu Forrester dokładnie skalkulował składowe korzyści wycenione na ogólnym poziomie ok. 2 mln USD. Oszczędności uzyskane dzięki optymalizacji poszczególnych procesów w firmie produkcyjnej kształtowały się następująco:

• 149 tys. USD w obszarze zarządzania finansami – dzięki zmniejszeniu kosztów pracy związanych ze sprawozdawczością;
• 355 tys. USD w obszarze zakupów materiałów oraz wynikających ze zwiększenia produktywności działu zakupów;
• 492 tys. USD w obszarze sprzedaży, gdzie podkreślono silny wpływ elastycznej polityki rabatowej na uzyskane oszczędności;
• 348 tys. USD w obszarze magazynowania – dzięki zmniejszeniu poziomu zapasów i lepszemu zarządzaniu przepływem informacji między sprzedażą a produkcją;
• 126 tys. USD w obszarze obsługi klienta, dzięki zwiększeniu wydajności działu; 
• 302 tys. USD w obszarze produkcji, dzięki obniżeniu kosztów produkcji;
• 199 tys. USD uzyskane dzięki nowym funkcjonalnościom dostępnym w systemie S|EM wspomagającym obszary: produkcji oraz zarządzania łańcuchem dostaw i finansami.

Autorzy badania podkreślili, że wdrożenie S|EM pozwala uzyskać zwrot z inwestycji w zaledwie 4 miesiące, przy stopie zwrotu na poziomie 218% po trzech latach.

Oprócz wymiernych korzyści biznesowych modelowa firma uzyskała również inne ważne, choć niewymierne profity:

• automatyzacja przepływu pracy wraz z możliwością zastosowania systemu różnego rodzaju powiadomień przyspieszyła procesy biznesowe – automatyczne alarmy powiadamiają w odpowiednim momencie właściwych pracowników o konieczności podjęcia przez nich działania, dzięki czemu procesy akceptacji i zatwierdzania decyzji (w tym zamówień) przebiegają płynniej i szybciej; 
• zarządzanie dokumentami pozwala na ich cyfryzację i rejestrację; każda faktura jest skanowana do pliku PDF, przesyłana i włączana do bazy systemu zarządzania dokumentami; • po wdrożeniu każdy z uprawnionych użytkowników (np. pracownicy zajmujący się zakupami, przeładunkiem czy płatnościami) uzyskuje dostęp do potrzebnych mu dokumentów i danych w formie elektronicznej.

Optymalizacja procesów generuje korzyści

Zidentyfikowane w badaniu korzyści mają związek z wszechstronnością i elastycznością systemu, jego możliwościami analitycznymi, a także z dużym stopniem automatyzacji powtarzalnych operacji. Modelowa firma uzyskała oszczędności w każdym obszarze wspieranym przez poszczególne moduły systemu S|EM – zarówno w obszarach back-office, jak i w działalności operacyjnej na styku firmy z jej otoczeniem.

•  Zarządzanie produkcją – dzięki automatyzacji procesów koszty produkcji zmniejszyły się o 15%. Inwestycja w S|EM pozwoliła organizacji zautomatyzować procesy wytwarzania oraz wprowadzić dokładne raportowanie, co obniżyło ogólne koszty produkcji.
• Zarządzanie finansami – firma zmniejszyła o 8% koszty sprawozdawczości, dzięki optymalizacji nakładów pracy niezbędnych do przygotowywania raportów. Gdyby nadal używała przestarzałego rozwiązania IT, do generowania raportów musiałaby zatrudniać na pełny etat analityka. Roczny koszt utrzymania takiego pracownika wyniósłby 60 tys. USD.
• Zakupy – dzięki dopasowaniu poziomu zakupów do planów oraz regulacji cen, w tym obszarze firma zredukowała koszty o 18%. Dzięki S|EM przedsiębiorstwo ma obecnie możliwość standaryzacji procesu zakupów we wszystkich lokalizacjach, co umożliwia wdrożenie pożądanej polityki cenowej oraz zastosowanie odpowiednio elastycznego systemu rabatowania sprzedaży. Ponadto S|EM usprawnił pracochłonny proces zakupowy, co pozwoliło organizacji zaoszczędzić rocznie na etatach 88 tys. USD.
• Zarządzanie sprzedażą – optymalizacja polityki rabatowej przyniosła oszczędności w procesie sprzedaży na poziomie 25% dotychczasowych kosztów. Dzięki nowemu rozwiązaniu firma ustandaryzowała procesy sprzedaży na całym świecie. Teraz może także monitorować aktywność wszystkich klientów oraz dostosowywać do ich potrzeb poziomy rabatów.
• Zarządzanie zapasami – całkowite oszczędności w zarządzaniu zapasami wyniosły 18% wartości ogółu kosztów. Średnio udało się zmniejszyć poziom zapasów o 10%.
• Obsługa klienta – dział obsługi klienta zaoszczędził 6% kosztów, zwiększając przy tym wydajność, co oznacza możliwość obsługi takiej samej liczby operacji w krótszym czasie. Każdy z 10 pracowników działu oszczędza dziennie pół godziny.
• Nowe funkcjonalności i możliwości – dostęp do nowych funkcjonalności systemu S|EM pozwolił organizacji zwiększyć wydajność o 10% w obszarach produkcji, łańcucha dostaw i sprawozdawczości finansowej – m.in. dzięki automatyzacji operacji.

System dobrze dobrany pod względem funkcjonalności i potrzeb biznesowych jest dla firmy krytycznym czynnikiem umożliwiającym dalszy jej rozwój. Możliwość automatyzacji powtarzalnych zadań, narzędzia analityczne, cyfryzacja obiegu dokumentów i integracja wszystkich danych w ramach jednego środowiska informatycznego pozwala przedsiębiorstwu utrzymać pozycję rynkową. Choć wzorcowa firma Forrestera była organizacją z sektora produkcji, to korzyści z wdrożenia S|EM może odnieść każde średnie i duże przedsiębiorstwo, niezależnie od branży i rodzaju działalności.

Źródło: www.sage.com.pl