Najważniejsze trendy w ECM na 2019

 

Zalewający nas potop danych – zarówno ustrukturyzowanych, jak i nieustrukturyzowanych – jest obecnie nieunikniony, dlatego podstawą efektywnie działających firm jest wykorzystanie zintegrowanych systemów do zarządzania treścią, aby sprawnie funkcjonować na co dzień, koncentrując się na kluczowych obszarach działania przedsiębiorstwa. Z pomocą przychodzą coraz lepiej przygotowane do tego nowoczesne systemy ECM, takie jak Doxis4, wyposażone w najnowsze rozwiązania technologiczne. Jakie trendy dominują w 2019 roku i jak zmienia się branża ECM? Firma SER GROUP, jeden z liderów rynku, przygotowała prognozę na najbliższe miesiące.

Zastosowanie AI do automatycznej klasyfikacji treści

Jednym z najważniejszych trendów w 2019 roku jest zastosowanie w ECM sztucznej inteli-gencji. Nie jest to jedynie odległa wizja, ale rozwiązanie, które już teraz skutecznie wdrażane jest w przedsiębiorstwach i przenosi ECM na wyższy poziom. Według PwC 53% polskich prezesów wskazuje sztuczną inteligencję jako priorytet inwestycyjny w perspektywie najbliższych 3 lat. Jakie są tego powody? Zastosowanie AI nie tylko usprawnia pracę firmy, ale również pozwala wygenerować spore oszczędności. Dzięki zaawansowanym algorytmom sztuczna inteligencja jest w stanie zastąpić człowieka w zadaniach związanych z przetwarzaniem dużych ilości danych. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza, jeśli chodzi o dane nieustrukturyzowane, czyli dark data, które stanowią ok. 90% wszystkich treści w Internecie. Mogą to być zdjęcia, wideo, prezentacje, notatki czy cała korespondencja e-mail prowadzona z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi.

Możliwość uczenia maszynowego pozwala „nauczyć” sztuczną inteligencję automatycznego klasyfikowania treści. Wyobraźmy sobie dużą firmę, która posiada skrzynkę mailową do ob-sługi klientów. Opcja rozpoznawania treści po kontekście (określone słowa, wyrażenia, for-mat dokumentu) pozwala je posortować, zorganizować i przekazywać do odpowiedniej oso-by, skracając czas reakcji na wiadomość nadawcy. Ponadto sztuczna inteligencja potrafi nie tylko przetwarzać dane, ale też podejmować coraz bardziej złożone decyzje. Odpowiednio zaprogramowana może wydobyć wartość z nieustrukturyzowanych danych i odpowiednio je wykorzystać do celów biznesowych. Ponadto jest w stanie wykryć poufne informacje, np. pozwalające na zidentyfikowanie osób, oraz je zabezpieczyć. Rozwiązanie klasy ECM może być uzupełnione tego typu mechaniką poprzez integrację z wyspecjalizowanymi narzędziami biometrycznymi.

Federacja usług zarządzania treścią (Federated Content Services)

Przewrotem Kopernikańskim na rynku ECM jest przejście z myślenia o tworzeniu jednego, pełnego zbioru danych przedsiębiorstwa, do wykorzystania narzędzia, które umożliwia prze-szukanie już istniejących, ale rozproszonych zasobów – federacji treści. Takie nowatorskie podejście pozwala zrezygnować z budowania od początku jednego czasochłonnego i kosz-townego systemu, którego wdrożenie może okazać się skomplikowanym przedsięwzięciem, wymagającym ponownych wysiłków związanych z absorbcją nowego rozwiązania przez pracowników. Obecnie za pomocą jednej wyszukiwarki federacyjnej systemy ECM pozwalają odnaleźć treści znajdujące się w różnych źródłach. Nie trzeba więc migrować dokumentów do nowego miejsca, co stanowi dla firmy dużą oszczędność i nie wymaga przeorganizowania całej dotychczasowej pracy.

Takie podejście ma kluczowe znaczenie w kontekście digital workspace, czyli tworzenia cy-frowej przestrzeni roboczej i dostępu do informacji czy dokumentów niezbędnych do wyko-nywania codziennej pracy z dowolnego miejsca. Pracownicy, niezależnie od tego, gdzie się aktualnie znajdują, powinni mieć równy dostęp do danych. System ECM pozwala zarządzać tożsamością federacyjną i – ze wsparciem poprzez integrację z systemami uwierzytelniania – ułatwia autoryzowany i kontrolowany dostęp do treści. Dostęp do poszczególnych danych może być przypisany do poszczególnych osób, zwłaszcza jeśli chodzi o dane wrażliwe, co pozwala je chronić.

Autor: Marcin Somla, Dyrektor SER GROUP Polska
Źródło: www.ser-solutions.pl