Eliminacja wydruków, oszczędność czasu i sprawniejsze procesowanie dokumentów – to tylko kilka z korzyści uruchomienia aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów, jakie zauważają pracownicy Banku Spółdzielczego Duszniki. System Comarch DMS zapewnia obsługę elektronicznego obiegu faktur kosztowych, umów z kontrahentami oraz teczek kredytowych klientów banku.
| REKLAMA |
 |
Program do digitalizacji dokumentów wykorzystywany jest w Banku Spółdzielczym Duszniki jako element systemu Comarch ERP XL, w ramach którego użytkowane są również moduły: księgowość, środki trwałe, kadry i płace, Business Intelligence oraz aplikacja Comarch HRM (Human Resources Management). Z narzędzi informatycznych korzystają wszyscy pracownicy instytucji, czyli ponad 160 osób pracujących na co dzień w centrali i trzynastu placówkach handlowych banku.
Czas na (r)ewolucję
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
Źródło: www.comach.pl
Czas na (r)ewolucję
Na początku 2020 roku podjęliśmy decyzję o konieczności uruchomienia systemu informatycznego, który zapewni nam wsparcie w digitalizacji instytucji oraz pozwoli na odejście od realizowania obiegu w formie papierowej, a także zastąpi narzędzie, które spełniało dotychczas głównie funkcję archiwum dokumentów - mówi Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki. Zapoznaliśmy się z ofertą poszczególnych dostawców IT i systemem, który najbardziej odpowiadał na nasze potrzeby był Comarch DMS. Po kolejnych analizach zauważyliśmy, że najbardziej optymalnym rozwiązaniem zarówno pod kątem informatyzacji banku, jak i kosztów z tym związanych będzie kompleksowa rozbudowa środowiska IT. Dlatego zdecydowaliśmy się również na wdrożenie wielomodułowego systemu Comarch ERP XL do obsługi obszarów księgowości, kadr i płac oraz środków trwałych, co pozwoliło zastąpić szereg innych używanych wcześniej programów.
Prace wdrożeniowe ruszyły w miesiącach, kiedy zaczęły obowiązywać obostrzenia sanitarne związane z pandemią COVID-19 oraz wprowadzany był lockdown w kolejnych branżach gospodarki, więc było to dla nas duże wyzwanie. Decyzje, które wtedy podjęliśmy były trudne, ale czas pokazał, że konieczne i bardzo trafione, ponieważ teraz dysponujemy kompleksowym środowiskiem informatycznym i doskonale odnajdujemy się w nowych warunkach pracy oraz kontaktach z klientami – dodaje Arkadiusz Kulig, Wiceprezes Zarządu BS Duszniki.
Dużo się zmieniło
Głównym obszarem, który uporządkował system Comarch DMS były „teczki kredytowe”, a więc szereg dokumentów, które są niezbędne do przeprocesowania i podpisania umowy. Po podpisaniu umowy tradycyjne teczki kredytowe są archiwizowane, jednak bardzo często zachodzi potrzeba ponownego do nich sięgnięcia w celu odczytu, wykonania kopii lub uzupełnienia dokumentów i zaświadczeń. W przypadku tradycyjnych teczek papierowych pracownik banku musiał wtedy udać się do archiwum, pobrać teczkę zgodnie z procedurami bankowymi, wykonać kopię dokumentów, a następnie zwrócić teczkę do archiwum. Proces ten angażował innych pracowników – pracownik archiwum wyszukiwał teczkę, a następnie – po jej zwrocie – umieszczał ją ponownie we właściwym miejscu w archiwum. W elektronicznym repozytorium dostęp do wszystkich dokumentów kredytowych jest możliwy w czasie rzeczywistym dla pracowników różnych komórek zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Dodatkowo elektroniczne repozytorium daje możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania teczek kredytowych i/lub poszczególnych dokumentów. Bank wcześniej dysponował już elektronicznym repozytorium dokumentów, jednak system ten miał ograniczone możliwości wyszukiwania dokumentów i nie dawał możliwości budowania procesów elektronicznych obiegów dokumentów.
Ponadto planując wdrożenie systemu Comarch DMS postawiliśmy sobie za cel także usprawnienie tego obszaru i przemodelowanie procesu zbierania dokumentów. Utworzyliśmy obieg o nazwie „teczka kredytowa”. Każda z nich ma indywidualny numer i zawiera dokumenty i zaświadczenia niezbędne przy składaniu wniosku kredytowego. Dokumenty raz wprowadzone do systemu, mogą być wykorzystywane przy kolejnych umowach – opisuje Arkadiusz Kulig.
Teraz pracownik przy uruchamianiu procesu kredytowego i zakładaniu „teczki kredytowej” ma możliwość sprawdzenia w systemie, czy dany klient korzysta już z usług banku i zweryfikowania, czy wszystkie wymagane dokumenty są zgodne z wymogami. Jeśli są aktualne, może je wykorzystać przy procesowaniu wniosku i wpiąć do nowej „teczki kredytowej”.
Dodatkowo wdrożenie Comarch DMS ograniczyło nam liczbę wydruków. Pracownicy mają dostęp do elektronicznych teczek niezależnie od miejsca przechowywania ich papierowej wersji oraz możliwość pracy zdalnej na dokumentach – podkreśla Michał Słabicki, Kierownik Zespołu Informatyki. Aktualnie system utrzymuje kilka tysięcy „teczek kredytowych”, czyli ponad 300 tysięcy aktywnych dokumentów – dodaje.
Comarch DMS weryfikuje również dokumenty w przypadku zamykania konkretnej umowy kredytowej. Sprawdza, czy są one wykorzystane przy innym produkcie. Jeśli nie, automatycznie przesyłane są one do archiwum. Eliminuje to problem dokumentów nieprzypisanych do żadnej sprawy.
E-Faktury
W ramach wdrożenia programu Comarch DMS został utworzony także obieg faktur. Do banku trafiają one w formie papierowej, jak i elektronicznej - drogą mailową. Faktury papierowe są skanowane i przesyłane do systemu Comarch OCR, który wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków wprowadza je do obiegu dokumentów. Do tego samego systemu trafiają też maile bezpośrednio z programu pocztowego dzięki wbudowanej w Comarch DMS funkcji pozwalającej na połączenie tych systemów.
W kolejnym etapie do dokumentu są przypisywane kategorie finansowe oraz centra, w których koszt powstaje. Następnie faktura przekazywana jest do osoby, która ją opisuje i dalej do osób akceptujących koszty (występuje kilka poziomów akceptacji), by na koniec wrócić do działu księgowości, gdzie tzw. jednym kliknięciem faktura jest księgowana.
Uruchomienie elektronicznego obiegu faktur znacznie usprawniło procesowanie dokumentów, poprawiło terminowość płatności oraz ograniczyło liczbę papierowej korespondencji. W tej chwili nawet 95 procent kontrahentów przesyła nam faktury elektronicznie ¬– mówi Anna Nawrot, Kierownik Zespołu Finansowo - Księgowego. Dodatkowo mamy czytelny podgląd kosztów generowanych przez poszczególne oddziały banku czy też opłat za usługi, z których korzystamy. Jesteśmy w stanie wykryć, gdzie są one za wysokie i dzięki temu podjąć właściwe działania.
Dodatkowe możliwości wykorzystania Comarch DMS: elektroniczne teczki z umowami
Dusznicki Bank, jak każda firma, podpisuje umowy z dostawcami usług czy też produktów. Repozytorium umów zostało również przeniesione do systemu Comarch DMS, gdzie utworzono dwa obiegi: jeden dla umów a drugi dla aneksów z opcją ich łączenia.
System daje możliwość sprawdzenia, czy dana umowa była uzupełniana o aneksy oraz sprawdzenia ich treści. Jeżeli dokument był podpisany wiele lat temu i pojawi się konieczność sporządzenia nowego dokumentu - aneksu, to nowsza jego wersja zostanie zamieszczona w tym samym katalogu, aby zachować ciągłość historii danego kontraktu. To jest bardzo duże uproszczenie dla działów administracyjnych, które później zarządzają takimi dokumentami – zaznacza Michał Słabicki.
Wdrożone i uruchomione funkcjonalności sprawdzają się, co często podkreślają pracownicy banku. Dlatego planujemy rozbudowę elektronicznego obiegu dokumentów i testujemy kolejne obszary digitalizacji, które powinny usprawnić komunikację między placówkami oraz przyspieszyć weryfikację wniosków kredytowych, a docelowo podnieść konkurencyjność banku – podsumowuje Anna Krawczyk, Prezes Zarządu Banku Spółdzielczego Duszniki.
Źródło: www.comach.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Mniej klikania, więcej kontroli – jak wprowadzić automatyzację do obiegu dokumentów?
Cyfrowa transformacja finansów i księgowości wchodzi w nowy etap. To nie tylko obowiązki związane z… / Czytaj więcej
Comarch usprawni zarządzanie dokumentacją w znanych łódzkich instytucjach
Krakowska firma Comarch podpisała dwie umowy na wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania do… / Czytaj więcej
Planujesz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ale nie wiesz od czego zacząć?
Masz już dość szukania dokumentów po mailach i pytania, „kto to zatwierdził”? Czas na system, który… / Czytaj więcej
Polacy rewolucjonizują przetwarzanie firmowych dokumentów
Średni czas przeznaczany przez pracowników biurowych na poszukiwanie dokumentów i zawartych w nich… / Czytaj więcej
Obieg dokumentów pracowniczych – dobre praktyki
Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w firmie to wbrew pozorom bardzo ważna spr… / Czytaj więcej
