Warto zapoznać się z EDI, czyli elektroniczną wymianą danych, ponieważ firmy, które korzystają z tej funkcjonalności, czerpią rzeczywiste korzyści. Wdrożenie EDI umożliwia szybsze przetwarzanie dokumentów, zmniejszenie kosztów, ograniczenie liczby błędów oraz poprawę relacji z partnerami biznesowymi - to tylko niektóre z zalet.

 

EDI – co to jest?

Elektroniczna wymiana danych, czyli EDI, to proces przekazywania dokumentów między firmami lub instytucjami w postaci plików o ustandaryzowanej strukturze. Dzięki temu, obie strony mogą korzystać z różnych systemów informatycznych, byleby te systemy obsługiwały komunikaty EDI. Najczęściej, EDI stosuje się do wymiany dokumentów między dostawcami a odbiorcami, ale można go również wykorzystać w innych branżach, np. w biurach rachunkowych.

Wymiana dokumentów za pomocą EDI polega na automatycznym przesyłaniu dokumentów między firmami, np. zamówień, potwierdzeń zamówień czy faktur, w postaci komunikatów EDI. Jednym z przykładów zastosowania EDI jest automatyczne przyjmowanie zamówień i wystawianie faktur w sieci handlowej. Ponadto, EDI może być wykorzystane do wymiany dokumentów związanych z wysyłką towarów.

Jak działa EDI?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) między komputerami zastępuje nie tylko pocztę, ale także e-mail. Dlaczego to takie ważne? Chociaż e-mail również pozwala na swego rodzaju elektroniczną wymianę danych, dokumenty wymieniane za pośrednictwem poczty elektronicznej nadal muszą być obsługiwane przez ludzi, a nie wyłącznie przez komputery. Stanowi to problem o tyle, że zaangażowanie ludzi spowalnia przetwarzanie dokumentów, jest bardziej kosztowne, w porównaniu do elektronicznej wymiany danych, a także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.

Żeby uświadomić sobie, jak dużą liczbę ludzi angażuje typowy manualny proces wymiany dokumentów, przyjrzyj się poniższemu schematowi, który pokazuje, jak taki proces przebiega.



Z drugiej strony, przy wymianie komputer-komputer dokumenty mogą przepływać bezpośrednio do odpowiedniej aplikacji na komputerze odbiorcy. W efekcie, ich przetwarzanie może się rozpocząć natychmiast po dotarciu do firmy. Jak działa EDI pokazuje poniższy schemat.



Dla zrozumienia procesu elektronicznej wymiany danych istotne jest także to, że dokument wyeksportowany przez firmę A staje się przy tym innym rodzajem dokumentu w firmie B. Przykładowo, faktura sprzedaży wystawiona przez firmę A będzie przez firmę B zaimportowana, jako faktura zakupu. Widać to na poniższym schemacie.

 

Format dokumentów w systemie EDI

Ponieważ dokumenty wymieniane w ramach elektronicznej wymiany danych muszą być przetwarzane przez komputery, a nie przez ludzi, muszą mieć one standardowy format. W przeciwnym razie, gdyby wysyłano dokumenty w formacie specyficznym dla danej firmy, systemy komputerowe nie mogłyby precyzyjnie odczytać informacji, zawartych w dokumentach.

W systemie enova365 obsługiwane są komunikaty EDI w postaci plików XML.

Elektroniczna wymiana danych w enova365 – najważniejsze funkcje

Wiesz już na czym polega elektroniczna wymiana danych, ale jakie dokładnie funkcje ma system EDI enova365? Przede wszystkim umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów między podmiotami posługującymi się różnymi systemami informatycznymi. Pozwala więc na:

1. tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),
2. tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu,
3. zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.

To podstawowe funkcje niezbędne do tego, żeby system EDI mógł sprawnie działać. Jednak tym, co wyróżnia moduł enova365 EDI jest fakt, że struktura komunikatów oraz ich zawartość jest całkowicie definiowalna.

W enova365 można, między innymi:

• zdefiniować strukturę komunikatów, korzystając przy tym z wzorców według specyfikacji ECOD i EDINet, jak również komunikatów niezwiązanych z żadnym wzorcem,
• tworzyć wiele różnych wariantów definicji komunikatu tego samego rodzaju, np. ORDER,
• przypisywać warianty komunikatów poszczególnych rodzajów do kontrahentów i rodzaje komunikatów do definicji dokumentu – osobno dla eksportu i importu.

Do dyspozycji klientów enova365 oddaje także 6 gotowych definicji komunikatów, które można modyfikować: INVOICE, ORDER, DESADV, z których każdy dostępny jest w 2 wariantach, odpowiadających standardom ECOD i EDINet.

W każdym z systemów informatycznych, między którymi zachodzi elektroniczna wymiana danych, może wystąpić różne kodowanie towarów i kontrahentów. Z tego powodu, podstawowym założeniem EDI w enova365 jest identyfikacja towarów po kodzie EAN oraz kontrahentów po kodzie GLN, który jest odpowiednikiem EAN dla lokalizacji, czyli adresu.

 

Dlaczego warto zainwestować w elektroniczną wymianę danych?

Najważniejszą zaletą elektronicznej wymiany danych jest to, że po jej wdrożeniu dokumenty przepływają do i z systemu ERP z niewielką interwencją człowieka, lub całkiem bez niej. Przyspiesza to przetwarzanie zamówień i zmniejsza koszty zarządzania łańcuchem dostaw oraz podnosi wydajność na kilka innych sposobów. Wyeliminowane jest nie tylko ręczne wklepywanie danych do systemu, co w 100% eliminuje błędy, jakie mogłyby powstać przy tej czynności, ale także wysyłka pocztą czy kurierem, sortowanie, drukowanie czy archiwizowanie dokumentów. Usprawniona zostaje także obsługa klientów, bo przetwarzanie dokumentów przebiega szybciej i jest obarczone mniejszą liczbą błędów.

Ile można tym sposobem zaoszczędzić? Jak często bywa skala oszczędności w firmie, jaka może być następstwem wprowadzenia elektronicznej wymiany dokumentów między kontrahentami zależy od wielu czynników, na przykład – liczby partnerów biznesowych oraz liczby i rodzaju dokumentów przetwarzanych w firmie.

Case study z wdrożeń enova365 pokazują, jednak, że w wielu wypadkach, przejście na elektroniczną wymianę danych może całkowicie zrewolucjonizować przetwarzanie dokumentów w firmie. Tak było na przykład w biurze rachunkowym „Rachunkowość dla firm”, w którym firma Agemit – Autoryzowany Partner enova365 – wdrożyła moduł enova365 EDI i skróciła czas potrzebny na wprowadzanie faktur do systemu o 340 godzin miesięcznie, czyli o 94%.

Źródło: www.enova.pl