Warto zapoznać się z EDI, czyli elektroniczną wymianą danych, ponieważ firmy, które korzystają z tej funkcjonalności, czerpią rzeczywiste korzyści. Wdrożenie EDI umożliwia szybsze przetwarzanie dokumentów, zmniejszenie kosztów, ograniczenie liczby błędów oraz poprawę relacji z partnerami biznesowymi - to tylko niektóre z zalet.
| REKLAMA |
 |
EDI – co to jest?
Elektroniczna wymiana danych, czyli EDI, to proces przekazywania dokumentów między firmami lub instytucjami w postaci plików o ustandaryzowanej strukturze. Dzięki temu, obie strony mogą korzystać z różnych systemów informatycznych, byleby te systemy obsługiwały komunikaty EDI. Najczęściej, EDI stosuje się do wymiany dokumentów między dostawcami a odbiorcami, ale można go również wykorzystać w innych branżach, np. w biurach rachunkowych.
Wymiana dokumentów za pomocą EDI polega na automatycznym przesyłaniu dokumentów między firmami, np. zamówień, potwierdzeń zamówień czy faktur, w postaci komunikatów EDI. Jednym z przykładów zastosowania EDI jest automatyczne przyjmowanie zamówień i wystawianie faktur w sieci handlowej. Ponadto, EDI może być wykorzystane do wymiany dokumentów związanych z wysyłką towarów.
Jak działa EDI?
Elektroniczna wymiana danych (EDI) między komputerami zastępuje nie tylko pocztę, ale także e-mail. Dlaczego to takie ważne? Chociaż e-mail również pozwala na swego rodzaju elektroniczną wymianę danych, dokumenty wymieniane za pośrednictwem poczty elektronicznej nadal muszą być obsługiwane przez ludzi, a nie wyłącznie przez komputery. Stanowi to problem o tyle, że zaangażowanie ludzi spowalnia przetwarzanie dokumentów, jest bardziej kosztowne, w porównaniu do elektronicznej wymiany danych, a także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.
Żeby uświadomić sobie, jak dużą liczbę ludzi angażuje typowy manualny proces wymiany dokumentów, przyjrzyj się poniższemu schematowi, który pokazuje, jak taki proces przebiega.
Z drugiej strony, przy wymianie komputer-komputer dokumenty mogą przepływać bezpośrednio do odpowiedniej aplikacji na komputerze odbiorcy. W efekcie, ich przetwarzanie może się rozpocząć natychmiast po dotarciu do firmy. Jak działa EDI pokazuje poniższy schemat.
Dla zrozumienia procesu elektronicznej wymiany danych istotne jest także to, że dokument wyeksportowany przez firmę A staje się przy tym innym rodzajem dokumentu w firmie B. Przykładowo, faktura sprzedaży wystawiona przez firmę A będzie przez firmę B zaimportowana, jako faktura zakupu. Widać to na poniższym schemacie.
Format dokumentów w systemie EDI
Ponieważ dokumenty wymieniane w ramach elektronicznej wymiany danych muszą być przetwarzane przez komputery, a nie przez ludzi, muszą mieć one standardowy format. W przeciwnym razie, gdyby wysyłano dokumenty w formacie specyficznym dla danej firmy, systemy komputerowe nie mogłyby precyzyjnie odczytać informacji, zawartych w dokumentach.
W systemie enova365 obsługiwane są komunikaty EDI w postaci plików XML.
Elektroniczna wymiana danych w enova365 – najważniejsze funkcje
Wiesz już na czym polega elektroniczna wymiana danych, ale jakie dokładnie funkcje ma system EDI enova365? Przede wszystkim umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów między podmiotami posługującymi się różnymi systemami informatycznymi. Pozwala więc na:
- tworzenie komunikatu z dokumentu handlowego (eksport dokumentu),
- tworzenie dokumentu poprzez import komunikatu,
- zapisywanie wygenerowanych i zaimportowanych komunikatów w bazie danych i ich podgląd z poziomu dokumentu.
W enova365 można, między innymi:
- zdefiniować strukturę komunikatów, korzystając przy tym z wzorców według specyfikacji ECOD i EDINet, jak również komunikatów niezwiązanych z żadnym wzorcem,
- tworzyć wiele różnych wariantów definicji komunikatu tego samego rodzaju, np. ORDER,
- przypisywać warianty komunikatów poszczególnych rodzajów do kontrahentów i rodzaje komunikatów do definicji dokumentu – osobno dla eksportu i importu.
Do dyspozycji klientów enova365 oddaje także 6 gotowych definicji komunikatów, które można modyfikować: INVOICE, ORDER, DESADV, z których każdy dostępny jest w 2 wariantach, odpowiadających standardom ECOD i EDINet.
W każdym z systemów informatycznych, między którymi zachodzi elektroniczna wymiana danych, może wystąpić różne kodowanie towarów i kontrahentów. Z tego powodu, podstawowym założeniem EDI w enova365 jest identyfikacja towarów po kodzie EAN oraz kontrahentów po kodzie GLN, który jest odpowiednikiem EAN dla lokalizacji, czyli adresu.
Dlaczego warto zainwestować w elektroniczną wymianę danych?
Najważniejszą zaletą elektronicznej wymiany danych jest to, że po jej wdrożeniu dokumenty przepływają do i z systemu ERP z niewielką interwencją człowieka, lub całkiem bez niej. Przyspiesza to przetwarzanie zamówień i zmniejsza koszty zarządzania łańcuchem dostaw oraz podnosi wydajność na kilka innych sposobów. Wyeliminowane jest nie tylko ręczne wklepywanie danych do systemu, co w 100% eliminuje błędy, jakie mogłyby powstać przy tej czynności, ale także wysyłka pocztą czy kurierem, sortowanie, drukowanie czy archiwizowanie dokumentów. Usprawniona zostaje także obsługa klientów, bo przetwarzanie dokumentów przebiega szybciej i jest obarczone mniejszą liczbą błędów.
Ile można tym sposobem zaoszczędzić? Jak często bywa skala oszczędności w firmie, jaka może być następstwem wprowadzenia elektronicznej wymiany dokumentów między kontrahentami zależy od wielu czynników, na przykład – liczby partnerów biznesowych oraz liczby i rodzaju dokumentów przetwarzanych w firmie.
Case study z wdrożeń enova365 pokazują, jednak, że w wielu wypadkach, przejście na elektroniczną wymianę danych może całkowicie zrewolucjonizować przetwarzanie dokumentów w firmie. Tak było na przykład w biurze rachunkowym „Rachunkowość dla firm”, w którym firma Agemit – Autoryzowany Partner enova365 – wdrożyła moduł enova365 EDI i skróciła czas potrzebny na wprowadzanie faktur do systemu o 340 godzin miesięcznie, czyli o 94%.
Źródło: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Jak zarządzanie zmianą decyduje o sukcesie transformacji ERP i AI?
Zarządzanie zmianą decyduje dziś o tym, czy transformacja ERP lub wdrożenie AI przyniesie realną wa… / Czytaj więcej
Niezastąpiony partner w IT: rola Delivery Managementu w projektach outsourcingowych
W świecie, w którym technologia i stawki dostawców IT coraz częściej się wyrównują, prawdziwą przew… / Czytaj więcej
Cyfrowa autonomia w praktyce: nowy mandat CIO od rady nadzorczej
W raporcie McKinsey suwerenność technologiczna jest opisana jako zdolność do rozwijania i kont… / Czytaj więcej
Strategiczna przewaga czy kosztowny mit? Kto wygrywa dzięki chmurze?
Chmura miała być odpowiedzią na wyzwania sektora finansowego: przestarzałą infrastrukturę, rozprosz… / Czytaj więcej
Jak zminimalizować ryzyko strat w biznesie i zwiększyć rentowność klientów?
Prowadzenie biznesu w dynamicznie zmieniającym się środowisku gospodarczym wiąże się z wieloma wyzw… / Czytaj więcej
Nowe narzędzie, nowe możliwości – Adrian Guzy z CTDI o innowacyjności, kulturze pracy z danymi i analityce w Microsoft Fabric
W nowej siedzibie CTDI w Sękocinie Starym pod Warszawą tafle szkła odbijają poranne słońce, a wnętr… / Czytaj więcej
