Czego unikać przy wdrożeniu ERP: 10 kluczowych błędów

 

1. Biznes nie na pierwszym miejscu

Jeśli projekt ERP jest prowadzony przez dział IT, oznacza to, że realizacja nie przebiega prawidłowo. Często menedżerowie IT mogą forsować aktualizację systemu ERP, ponieważ obecna wersja nie jest już wspierana przez dostawcę, albo dążą do przejścia na model SaaS, aby zmniejszyć wydatki kapitałowe i ograniczyć zasoby potrzebne do zarządzania infrastrukturą lokalną. Mimo to, projekt ERP nie powinien być w całości zarządzany przez IT – liderem musi być biznes.

Głównym celem strategicznym wdrożenia ERP jest wspieranie innowacji, które otwierają nowe możliwości generowania przychodów. Dlatego tak ważne jest, aby liderzy biznesowi byli zaangażowani już od samego początku projektu. Powinni identyfikować problemy, wskazywać kluczowe obszary wymagające optymalizacji oraz tworzyć listy życzeń na przyszłość. Technologia ERP nie spełni wszystkich tych oczekiwań, ale może odpowiedzieć na wiele potrzeb.

Błędem jest zakładanie, że projekt ERP to kolejna inicjatywa IT. Najbardziej udane wdrożenia ERP są integralną częścią szeroko zakrojonych zmian w firmie.

2. Zbyt mało czasu poświęconego na etap planowania

Przeniesienie nieefektywnych i skomplikowanych procesów biznesowych na nową platformę, czy to lokalnie, czy w chmurze, byłoby poważnym błędem. Projekt ERP to nie tylko zmiana technologii, ale także optymalizacja, automatyzacja i uproszczenie procesów biznesowych.

Firmy powinny wykorzystać ten moment, aby dokładnie przeanalizować swoją architekturę biznesową od początku do końca i zaprojektować procesy na nowo, tworząc spójne i płynne połączenie między obsługą klienta a zapleczem operacyjnym.

Nowy system ERP może wpłynąć na sposób funkcjonowania powiązanych procesów, dlatego kluczowe jest zrozumienie tych zmian z wyprzedzeniem. Nie chcesz przecież zakończyć projektu ERP i spotkać się z narzekaniami użytkowników, że system wygląda inaczej, dane są przedstawiane w niezrozumiały sposób, a produktywność spadła.

3. Nadmierne przeciąganie etapu planowania

Liz Herbert, analityczka z firmy Forrester, sugeruje, że w przypadku projektów ERP lepiej postawić na „szybkość, a nie perfekcję”. Często spotyka się firmy, które tworzą szczegółowe listy funkcji i spędzają zbyt wiele czasu na poszukiwaniu rozwiązania spełniającego wszystkie ich oczekiwania.

Choć planowanie jest kluczowe, warto pamiętać, że sytuacja rynkowa może szybko się zmieniać, a nie da się przewidzieć każdego scenariusza. Przeciąganie fazy planowania może zahamować postępy projektu. Zbyt długi czas poświęcony na ten etap powoduje, że firma traci korzyści, jakie mogłaby przynieść aktualizacja ERP, podczas gdy konkurencja zyskuje przewagę.

4. Zaniechanie podejścia best-of-bread - najlepszy w swojej klasie

Przy wysyłaniu zapytań ofertowych (RFP) dotyczących nowego systemu ERP, można się spodziewać, że każdy dostawca będzie twierdził, że posiada moduły obejmujące praktycznie każdą funkcję, o której kiedykolwiek myślałeś, a nawet takie, o których nie przyszło Ci do głowy. To może prowadzić do pokusy, by zrezygnować z istniejących rozwiązań punktowych, które działają efektywnie. Jeśli dostawca ERP twierdzi, że jego system obsługuje również funkcje CRM, może pojawić się chęć zastąpienia obecnego oprogramowania CRM w celu konsolidacji na jednej platformie i obniżenia kosztów.

Jednak byłoby to błędem. Każda platforma ERP ma swoje mocne i słabe strony w zakresie poszczególnych modułów. Należy zachować dystans przed dostawcami, którzy próbują zaoferować rozwiązanie „dla każdego”.

Problem polega na tym, że nowe moduły ERP mogą nie zapewniać wszystkich funkcjonalności, których oczekujesz. Istnieje powód, dla którego firmy kupują dedykowane narzędzia. Organizacje powinny przeprowadzić szczegółową analizę funkcji oferowanych przez dostawcę i stosowały podejście best-of-breed, wybierając najlepsze rozwiązania z różnych kategorii.

5. Brak kompleksowej strategii danych

Aby projekt ERP zakończył się sukcesem, organizacja musi przeprowadzić analizę sposobu, w jaki przechowywane są dane z systemów legacy, oraz określić, jak te dane mogą zostać zebrane, uwolnione i zintegrowane z nowym systemem ERP. Konieczne jest również zaplanowanie, jak dane z systemów ERP, CRM i innych źródeł zostaną połączone, aby uzyskać pełen obraz procesów biznesowych.

Dane odgrywają także kluczową rolę w fazie testowania i wdrożenia. Zasada „śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu” ma tu zastosowanie – firmy muszą oczyścić i uporządkować swoje dane, aby podczas testowania, dostrajania i optymalizacji systemu korzystać z rzeczywistych danych, takich jak otwarte zlecenia pracy czy salda.

Często system ERP jest postrzegany jako zamknięty zbiór danych, bez głębszej analizy, jak te dane mogą być wykorzystane do wspierania rozwoju firmy. Ważne jest nie tylko to, jakie dane są gromadzone, ale także w jaki sposób są prezentowane pracownikom. Należy rozważyć, jak przekształcić dane w łatwe do zrozumienia formaty, wykorzystując technologie wizualizacji oraz narzędzia analityki biznesowej (BI).

6. Przesadne obietnice dotyczące analizy danych

Jednym z kluczowych atutów modernizacji systemu ERP jest zdolność do wykorzystywania analizy danych za pomocą systemów sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, aby uzyskać istotne wnioski dla rozwoju biznesu. Jednak przez lata możliwości AI były często przeceniane, dlatego ważne jest, aby firmy miały realistyczne oczekiwania co do tego, co sztuczna inteligencja może dostarczyć, a czego nie.

Uczenie maszynowe jest skuteczne w reagowaniu na stopniowe zmiany w otoczeniu operacyjnym, jednak w przypadku nagłych i dużych zakłóceń, jak na przykład przerwy w łańcuchach dostaw, które miały miejsce na początku pandemii, jego zastosowanie jest ograniczone.

W niektórych branżach warto rozważyć wdrożenie technologii cyfrowego bliźniaka, która pozwala na symulacje i testowanie różnych scenariuszy, co może być pomocne w opracowywaniu alternatywnych działań w przypadku poważnych zakłóceń biznesowych.

7. Brak opracowanej strategii chmurowej

Chmura bez wątpienia stanowi przyszłość systemów ERP, dlatego cykl aktualizacji to idealny moment, aby rozważyć migrację aplikacji do chmury lub przeniesienie wybranych funkcji do modelu SaaS.

Z uwagi na liczne korzyści płynące z technologii chmurowych, dla większości firm byłoby błędem nie rozważyć odejścia od tradycyjnych rozwiązań lokalnych lub dedykowanego hostingu. Warto rozważyć przeniesienie istniejącego oprogramowania lokalnego na publiczną infrastrukturę chmurową lub specjalistyczne rozwiązania typu community cloud. Taka strategia pozwala na realizację podejścia „cloud first” oraz maksymalizację korzyści związanych z elastycznością, bezpieczeństwem, wydajnością i redukcją kosztów.

Jednak proste przeniesienie dotychczasowych aplikacji do chmury, bez ich optymalizacji, to zmarnowany potencjał. W dzisiejszym środowisku hybrydowym, w którym procesy biznesowe działają w różnych lokalizacjach, konieczne jest dokładne przeanalizowanie posiadanych aplikacji. Firmy powinny zidentyfikować, które aplikacje warto przeprojektować pod kątem chmury, które przenieść do SaaS, a które zachować w infrastrukturze lokalnej ze względu na wymogi bezpieczeństwa, regulacje prawne lub inne specyficzne potrzeby.

8. Brak identyfikacji obszarów wymagających dostosowania

Obecny trend w systemach ERP wyraźnie zmierza w kierunku standaryzacji zamiast personalizacji. Organizacje, które osiągną około 80% standaryzacji, pozostawiają nadal 20% procesów biznesowych, które mogą wymagać dostosowania. W tym momencie firmy muszą podejmować trudne decyzje: czy wprowadzać kosztowną personalizację, czy zmienić procesy biznesowe? Takie punkty decyzyjne muszą być jasno zidentyfikowane i odpowiednio rozważone.

To wyzwanie, zwane „luką dopasowania”, polega na tym, że zawsze istnieją różnice między tym, co oferuje dostawca, a rzeczywistymi potrzebami organizacji. Zrozumienie tych luk pozwala firmom podejmować bardziej świadome decyzje zakupowe i uniknąć rozczarowań na dalszym etapie.

Zaleca się, aby w pierwszej kolejności rozważyć dostosowanie procesów biznesowych zamiast personalizowania systemu, jeśli jest to możliwe.

9. Pomijanie użytkowników końcowych

Zaangażowanie liderów biznesowych w proces planowania jest kluczowe, ale równie ważne jest informowanie całej firmy o nadchodzącej aktualizacji ERP i jej potencjalnym wpływie na codzienną pracę.

Nie chcesz, aby na etapie wdrożenia pojawiły się pytania typu: „Dlaczego to robimy?”, „Dlaczego muszę uczyć się nowego systemu?” lub „Czy to spowolni moją pracę i utrudni życie?”. Tego typu zaskoczenia można łatwo uniknąć poprzez odpowiednią komunikację z użytkownikami końcowymi na każdym etapie projektu.

Projekt ERP to nie tylko okazja do informowania, ale także szansa na poprawę interakcji pracowników z procesami biznesowymi. Warto rozważyć włączenie w projekt narzędzi typu no-code, które pozwalają pracownikom samodzielnie tworzyć swoje przepływy pracy. To może zwiększyć zaangażowanie i zmniejszyć opór przed zmianą.

Dodatkowo, zastosowanie nowoczesnych technologii, takich jak rzeczywistość rozszerzona (AR) lub wirtualna (VR), które umożliwiają pracę bez użycia rąk, albo komendy głosowe zamiast tradycyjnego wpisywania danych, może znacznie poprawić doświadczenia użytkowników. Organizacje nie powinny obawiać się wdrażania tych nowych rozwiązań, gdyż oferują one szerokie możliwości poprawy efektywności.

10. Niewłaściwe planowanie budżetu projektu

Wdrożenie systemu ERP, podobnie jak inne projekty IT, często okazuje się droższe niż pierwotnie zakładano. Z tego powodu kluczowe jest, aby liderzy biznesowi zapewnili odpowiednie środki finansowe na realizację projektu i byli przygotowani na możliwość, że dział IT może potrzebować dodatkowych funduszy w trakcie wdrożenia.

Częstym błędem jest niedoszacowanie kosztów migracji do chmury, szczególnie w zakresie zwiększonych opłat za łączność oraz nieoczekiwanych kosztów związanych z przenoszeniem danych między chmurą a lokalnymi centrami danych.

Kolejnym wyzwaniem są szkolenia i zasoby kadrowe potrzebne do obsługi rozbudowanego systemu ERP. Firmy często odkrywają, że nie dysponują wewnętrznymi ekspertami, aby skutecznie przeprowadzić taki projekt, co prowadzi do współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług IT, którzy pomagają we wdrożeniu i optymalizacji systemu. W wielu przypadkach współpraca z zewnętrznym partnerem staje się stała, a dostawca IT przejmuje odpowiedzialność za monitorowanie i utrzymanie systemu, co generuje dodatkowe, bieżące koszty dla firmy.