Kluczowi użytkownicy jako kryterium sukcesu wdrożenia oprogramowania ERP

„Kluczowy użytkownik” (ang. key user) to główny lub decydujący użytkownik. Chodzi tu o pracowników reprezentujących fachowe interesy swoich obszarów lub działów w ramach projektu ERP. Zaczynają oni odgrywać swoją rolę już na etapie analizy, podczas której określane są procesy i wymagania stawiane nowemu systemowi.

W dalszym przebiegu projektu kluczowi użytkownicy dbają o prawidłowość realizacji wymagań fachowych z technicznego punktu widzenia. Przeprowadzają testy, projektują koncepcje szkoleń, realizują je i uczestniczą w uruchomieniu systemu. Często już w trakcie eksploatacji nowego oprogramowania są też pierwszymi osobami, do których kierowane są pytania i którym zgłaszane są problemy. Kluczowi użytkownicy gromadzą także propozycje udoskonaleń, znacznie przyczyniając się w ten sposób do dalszego rozwoju oprogramowania ERP.

Jak podkreśla abas Business Solutions Poland, nie można zapominać, że kluczowi użytkownicy na każdym etapie projektu promują nowe rozwiązania. Włączając w przedsięwzięcie użytkowników końcowych, dbają np. o uwzględnienie wymagań fachowych, co zwiększa stopień akceptacji. Na spotkaniach informacyjnych i szkoleniach rozwiewają wątpliwości i zapewniają swoim kolegom poczucie bezpieczeństwa.

Zadania kluczowych użytkowników nie są więc w żadnym wypadku trywialne. Do ich optymalnego wykonywania potrzebne są określone kompetencje fachowe i cechy osobowościowe. W dalszej części artykułu powiemy dokładniej, czym powinni się charakteryzować odpowiedni kandydaci.

Wybór odpowiednich kluczowych użytkowników

Jak wygląda idealny kluczowy użytkownik na potrzeby wdrożenia systemu ERP? W skrócie: musi mieć duże kompetencje fachowe, dokładnie rozumieć procesy w swoim dziale i w sąsiednich obszarach, wykazywać się pewnym obeznaniem w kwestiach informatycznych oraz umieć dobrze porozumiewać się z ludźmi.

Przedsiębiorstwa często myślą tutaj o kadrze kierowniczej, np. o szefach działów. Tymczasem, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, często nie orientują się oni w szczegółach codziennej działalności. Optymalny kluczowy użytkownik może wprawdzie zajmować stanowisko kierownicze, zwykle jest jednak kimś zupełnie innym.

Przy wyborze kluczowych użytkowników dla projektu ERP nie warto się więc kierować hierarchią organizacyjną — lepiej postawić na profil wymagań. Trzeba tu rozróżnić cechy fachowe i osobowe, którymi zajmiemy się poniżej.

Wymagania fachowe stawiane kluczowym użytkownikom

Kluczowi użytkownicy muszą oczywiście znakomicie znać zadania i procesy biznesowe w swoim dziale, dlatego odpowiednimi kandydatami będą zwłaszcza ci pracownicy, którzy niejako przynależą do zakładu i są cenieni w swoim dziale jako źródła wiedzy. Brak wiedzy specjalistycznej może doprowadzić do poważnych błędów decyzyjnych już przy wyborze oprogramowania ERP.

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie wyboru kluczowego użytkownika z działu magazynowania. Pracownik, który zarządza wyłącznie procesami przyjmowania produktów na magazyn i ich wydawania, a nie interesuje się innymi zadaniami w swoim dziale, nie jest dobrym kandydatem. Idealna byłaby osoba, która zna wszystkie ruchy magazynowe i ich znaczenie, uczestniczyła w inwentaryzacjach i potrafi ocenić istotność wskaźników magazynowych pod kątem funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Kandydat powinien też wiedzieć, jak wygląda interakcja między obszarem gospodarki materiałowej a sąsiednimi działami, takimi jak działy zakupów, produkcji i sprzedaży, a więc jak funkcjonują ważne punkty styku w obrębie procesów obejmujących różne działy. Krótko mówiąc, kluczowi użytkownicy muszą być osobami, które interesują się powiązaniami całościowymi i nie ograniczają się wyłącznie do własnego środowiska pracy.

Wymagania osobowościowe stawiane kluczowym użytkownikom

Kluczowy użytkownik musi się cechować przede wszystkim motywacją w związku z wdrożeniem systemu ERP. Oprócz ogólnej otwartości na nowości liczy się tu pojętność i szybkość uczenia się nowych programów.

Przydatne jest też analityczne i abstrakcyjne myślenie oraz doświadczenie w rozwiązywaniu problemów. Zbyt konserwatywne nastawienie będzie nieproduktywne, ponieważ przy wdrażaniu systemu ERP będą się pojawiać również niekonwencjonalne pomysły, których nie należy tłumić w zarodku.

Oprócz tego kluczowi użytkownicy muszą być osobami akceptowanymi przez przełożonych i kolegów. Powinni konsekwentnie reprezentować swój punkt widzenia w projekcie ERP nawet w utrudnionych warunkach, lecz zawsze prowadzić dyskusję w sposób dyplomatyczny i uczciwy.

Jeśli chodzi o metodykę, kluczowi użytkownicy nie muszą być absolwentami kursów w dziedzinie zarządzania projektami. Do osiągnięcia sukcesu niezbędne będą jednak zmysł organizacyjny i uporządkowane podejście. Pracownicy, którzy nadmiernie skupiają się na szczegółach i tracą z oczu nadrzędne cele, nie są więc najlepszymi kandydatami.

Przydatne są również zdolności komunikacyjne i dydaktyczne. Kluczowi użytkownicy muszą być w stanie w zrozumiały sposób przedstawić nawet złożone zagadnienia. Ta cecha liczy się zarówno w kontaktach z dostawcami oprogramowania i konsultantami, jak i podczas wspierania i szkolenia użytkowników końcowych. Ogólnie, ważne są pewność siebie i spokojne usposobienie.

Kandydat musi być także zaangażowany i odporny, ponieważ wdrożenie systemu ERP zawsze wiąże się z dodatkowym wysiłkiem, nadgodzinami i napięciem.

Optymalne warunki ramowe dla kluczowych użytkowników

Nawet idealny kluczowy użytkownik nie będzie w stanie wykorzystać swoich pozytywnych cech, jeśli nie stworzy mu się pewnych warunków ramowych. Klasycznym błędem jest np. niezapewnienie wyznaczonemu pracownikowi odpowiedniej swobody przy realizacji jego nowego zadania.

Przełożeni zbyt często zapominają, że świeżo upieczony kluczowy użytkownik w dużej mierze zniknie im z oczu i niekiedy całe dnie będzie spędzał na testach, rozmowach, szkoleniach i warsztatach. Jeszcze przed rozpoczęciem projektu trzeba więc zadbać o jego odciążenie, aby mógł się skupić na wdrożeniu systemu ERP.

W następnej kolejności chodzi o zbudowanie kompetencji w dziedzinie ERP. Kluczowi użytkownicy często po raz pierwszy w życiu mają do czynienia z oprogramowaniem tego typu. Jeszcze w ramach wyboru systemu ERP odpowiedni pracownicy powinni otrzymać możliwość dokładnego zapoznania się ze standardowymi funkcjami potencjalnych rozwiązań. Tylko w ten sposób będą w stanie oszacować, czy procesy ich działów rzeczywiście są obsługiwane przez dany system.

Po wyborze dostawcy, kluczowi użytkownicy muszą też zostać przeszkoleni zgodnie ze swoimi potrzebami. Godne polecenia są szkolenia, które zapewniają zarówno całościowy przegląd rozwiązania, jak i szczegółowy wgląd w funkcje specjalistyczne. Zawsze trzeba tu pamiętać, że wybrani pracownicy będą później przekazywać zdobytą wiedzę i umiejętności w gronie kolegów.

Podsumowanie

Zasadniczo można stwierdzić, że kluczowi użytkownicy mają duży wpływ na sukces wdrożenia systemu ERP. W prawie każdym przedsiębiorstwie po dokładniejszej analizie można znaleźć pracowników, którzy nadają się do pełnienia tej odpowiedzialnej funkcji. Jeśli wybrane osoby otrzymają pełne wsparcie ze strony przedsiębiorstwa, sytuacja wyjściowa będzie optymalna.

Źródło: www.abas-erp.com/pl