Nie ma wątpliwości, że raportowanie ma kluczowa znaczenie w biznesie – umożliwia kadrze zarządzającej dostęp do rzetelnych informacji na temat działań realizowanych w firmie. Ale jak zyskać pewność, że raporty są opracowane prawidłowo? Warto to sprawdzić. W końcu to na ich podstawie podejmowane są strategiczne decyzje!
| REKLAMA |
 |
10 najefektywniejszych praktyk raportowania według ekspertów
1. Sprawdź, czego potrzebuję odbiorcy raportu
Aktualny dostęp do danych z wielu obszarów działalności ma kluczowe znaczenie w strategicznym zarządzaniu finansami firmy. Dzięki klarowności i atrakcyjniejszemu widokowi informacji dotyczących działań sprzedażowych, dział produkcji ma możliwość monitorowania wskaźników.
Przygotowując się do sporządzania raportu, miej pewność, że znasz wymagania i oczekiwania jego odbiorców. W rozmowie z użytkownikami końcowymi dowiesz się, jakie znaczenie ma raport w ich codziennej pracy.
Możesz być zaskoczony. Zadanie odpowiednich pytań pozwoli Ci na dokładniejsze zrozumienie ich celów i potrzeb. Jeśli będziesz pracował nad nową wersją stworzonego już raportu, sprawdź co można poprawić, aby usprawnić pracę z danymi. Dowiedz się, w jaki sposób użytkownik pracuje interaktywnie z raportem, a następnie dopracuj interfejs w taki sposób, aby przepływ pracy był efektywniejszy.
2. Stwórz szablon swojego raportu
Wszystko ma gdzieś swój początek, tak samo jest z raportami. Proces ich sporządzania rozpoczyna etap projektowania. Przydatne jest stworzenie szablonu raportu o podstawowym układzie graficznym. Można to zrobić na wiele sposobów, ręcznie od zera lub skorzystać z podstawowych funkcji tworzenia raportów w programie Excel. Podobnie jest w przypadku artysty malarza, który tworzy wstępny szkic przed nałożeniem farby na płótno, osoba pracująca na prostym szablonie raportu może korzystać z opcji ulepszania i modyfikowania projektu bez ograniczeń, które mogą dotyczyć ostatecznej wersji raportu.
Stworzenie szablonu raportu od podstaw umożliwi Ci rozmieszczenie najistotniejszych komponentów logicznie i funkcjonalnie z możliwością wstępnego podglądu. Projektując układ raportu, zwróć uwagę na potrzeby i wymagania użytkowników końcowych. Miej na uwadze uwzględnienie w nim takich elementów jak wykresy czy filtry, które będą pomocne w codziennej pracy. Na koniec warto wspólnie przejrzeć dokument, upewniając się, że format dokumentu spełnia oczekiwania.
3. Stosuj intuicyjne nazwy raportów
Zastosowanie spójnych zasad nazewnictwa, pozwana na szybkie i sprawne wyszukiwanie wybranego raportu. Ułatwieniem może być również stworzenie nagłówka raportu zawierającego nazwę, datę i godzinę utworzenia raportu, logo firmowe oraz dostępne opcje dokumentu. Dane te pozwolą na sprawniejszą identyfikację oraz dalsze zarządzanie dokumentem.
Korzystanie z fragmentatorów i wykresów wpłynie na wydajniejsze przetwarzanie i analizę danych. Chcąc ułatwić tworzenie odsyłaczy pomiędzy raportami, warto zachować jednolite nazewnictwo we wszystkich generowanych dokumentach.
4. Aktywuj funkcję grupowania raportów
Nie trudno się zgubić w ogromie informacji. Myśl o potrzebie przetworzenia ogromnych ilości danych może przyprawić o ból głowy.
Raporty, dostarczając obszerne ilości precyzyjnych danych, mają charakter bardziej analityczny. Jednocześnie, pozwalają użytkownikom na możliwość ogólniejszego i całościowego przeglądu informacji. Dzięki opcji grupowania, szczegółowe dane można wyświetlić na żądanie, w zależności od aktualnych potrzeb, bez „zaśmiecania” dokumentu zbędnymi informacjami.
5. Używaj narzędzi do analizy i wizualizacji danych
Ogromnym ułatwieniem dla użytkownika jest szereg narzędzi wspierających interaktywną obsługę raportów, wprowadzony w ostatnich wersjach programu Excel.
Funkcja tabel przestawnych pozwala na pracę w trybie interaktywnym, dzięki nim na własną rękę użytkownik może tworzyć dynamiczne raporty, a także sprawnie analizować i konsolidować duże zbiory danych.
6. Korzystaj z trybu interaktywnego
Pozwól użytkownikom na wybór zakresu danych, które chcieliby zawrzeć w swoim raporcie. Fragmentator to interaktywna funkcja filtrowania danych w tabeli przestawnej w Microsoft Excel. Umożliwia to monitorowanie bieżącego stanu filtrowania, zapewniając większą klarowność widoku wyświetlania.
7. Popraw widoczność dzięki efektywnemu użyciu kolorów
Wprowadzając dane potrzebne do stworzenia raportu, nie ograniczaj się do koloru czarnego. Prawidłowe zastosowanie wielu kolorów czcionki sprawi, że raport będzie bardziej przejrzysty i atrakcyjniejszy. Miejmy jednak na uwadze, że użycie zbyt wielu kolorów może przynieść odwrotny efekt i rozpraszać. Wyróżniając najważniejsze dane, skorzystaj z opcji formatowania oraz formatowania warunkowego programu Excel. Z kolei mniej znaczące treści warto oznaczyć stonowanymi kolorami.
8. Podnieś jakość swojej pracy z Microsoft Excel
W etapie projektowania warto pamiętać, że metoda opracowania raportu ma znaczący wpływ na poziom pracy oraz dalsze procesy zachodzące w firmie.
9. Sprawdź poprawność danych
Sprawdzenie poprawności danych w raporcie jest procesem całkowicie koniecznym. Ponieważ, na ich podstawie opierają się strategiczne decyzje podejmowane przez zarząd firmy.
Upewnij się: „czy te liczby są na pewno poprawne”? Jeśli pojawią się wątpliwości, wykonaj szybką kalkulację i porównaj ją z pierwotnymi wartościami. Poproś współpracownika o uruchomienie raportu w celu ponownej weryfikacji dokumentu.
10. Udostępnij swój raport
Jest wiele możliwości na udostępnienie raportów: w formie wydruku, elektronicznego arkusza Excel, pliku PDF, HTML czy wiadomości e-mail, oraz za pomocą usługi SharePoint oraz platformy chmurowej Dropbox.
Narzędzia takie jak Jet Enterprise i Jet Professional, oferują funkcje planowania, umożliwiając automatyczne odświeżanie raportu, bieżącą aktualizację danych oraz przekazanie ich do odpowiednich użytkowników. Ich zastosowanie pozwoli na zautomatyzowanie dystrybucji raportów a zaoszczędzony w ten sposób czas na realizację bardziej wymagających zadań.
Przy tak wielu dostępnych możliwościach, dystrybucja oraz formatowanie powinny być zaplanowane i przemyślane w taki sposób, aby raport trafiał do odpowiednich osób we właściwym dla nich formacie. Format raportu może się różnić, w zależności od tego, dla kogo raport jest przeznaczony. Upewnij się, sposób udostępniania dokumentu powinien odpowiadać wymaganiom i potrzebom odbiorcy.
Raportowanie w systemie ERP
Nowoczesne systemy ERP – takie jak Microsoft Dynamics NAV, mają spore możliwości w obszarze tworzenia raportów i analiz. Wystarczające dla wielu firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. W przypadku organizacji, które wymagają zaawansowanych funkcjonalności, powstały rozwiązania dodatkowe, zintegrowane z systemem ERP. Jednym z nich jest Jet Reports. Uwzględnia on indywidualne potrzeby użytkowników systemu.
Źródło: www.it.integro.pl
1. Sprawdź, czego potrzebuję odbiorcy raportu
Aktualny dostęp do danych z wielu obszarów działalności ma kluczowe znaczenie w strategicznym zarządzaniu finansami firmy. Dzięki klarowności i atrakcyjniejszemu widokowi informacji dotyczących działań sprzedażowych, dział produkcji ma możliwość monitorowania wskaźników.
Przygotowując się do sporządzania raportu, miej pewność, że znasz wymagania i oczekiwania jego odbiorców. W rozmowie z użytkownikami końcowymi dowiesz się, jakie znaczenie ma raport w ich codziennej pracy.
Możesz być zaskoczony. Zadanie odpowiednich pytań pozwoli Ci na dokładniejsze zrozumienie ich celów i potrzeb. Jeśli będziesz pracował nad nową wersją stworzonego już raportu, sprawdź co można poprawić, aby usprawnić pracę z danymi. Dowiedz się, w jaki sposób użytkownik pracuje interaktywnie z raportem, a następnie dopracuj interfejs w taki sposób, aby przepływ pracy był efektywniejszy.
2. Stwórz szablon swojego raportu
Wszystko ma gdzieś swój początek, tak samo jest z raportami. Proces ich sporządzania rozpoczyna etap projektowania. Przydatne jest stworzenie szablonu raportu o podstawowym układzie graficznym. Można to zrobić na wiele sposobów, ręcznie od zera lub skorzystać z podstawowych funkcji tworzenia raportów w programie Excel. Podobnie jest w przypadku artysty malarza, który tworzy wstępny szkic przed nałożeniem farby na płótno, osoba pracująca na prostym szablonie raportu może korzystać z opcji ulepszania i modyfikowania projektu bez ograniczeń, które mogą dotyczyć ostatecznej wersji raportu.
Stworzenie szablonu raportu od podstaw umożliwi Ci rozmieszczenie najistotniejszych komponentów logicznie i funkcjonalnie z możliwością wstępnego podglądu. Projektując układ raportu, zwróć uwagę na potrzeby i wymagania użytkowników końcowych. Miej na uwadze uwzględnienie w nim takich elementów jak wykresy czy filtry, które będą pomocne w codziennej pracy. Na koniec warto wspólnie przejrzeć dokument, upewniając się, że format dokumentu spełnia oczekiwania.
3. Stosuj intuicyjne nazwy raportów
Zastosowanie spójnych zasad nazewnictwa, pozwana na szybkie i sprawne wyszukiwanie wybranego raportu. Ułatwieniem może być również stworzenie nagłówka raportu zawierającego nazwę, datę i godzinę utworzenia raportu, logo firmowe oraz dostępne opcje dokumentu. Dane te pozwolą na sprawniejszą identyfikację oraz dalsze zarządzanie dokumentem.
Korzystanie z fragmentatorów i wykresów wpłynie na wydajniejsze przetwarzanie i analizę danych. Chcąc ułatwić tworzenie odsyłaczy pomiędzy raportami, warto zachować jednolite nazewnictwo we wszystkich generowanych dokumentach.
4. Aktywuj funkcję grupowania raportów
Nie trudno się zgubić w ogromie informacji. Myśl o potrzebie przetworzenia ogromnych ilości danych może przyprawić o ból głowy.
Raporty, dostarczając obszerne ilości precyzyjnych danych, mają charakter bardziej analityczny. Jednocześnie, pozwalają użytkownikom na możliwość ogólniejszego i całościowego przeglądu informacji. Dzięki opcji grupowania, szczegółowe dane można wyświetlić na żądanie, w zależności od aktualnych potrzeb, bez „zaśmiecania” dokumentu zbędnymi informacjami.
5. Używaj narzędzi do analizy i wizualizacji danych
Ogromnym ułatwieniem dla użytkownika jest szereg narzędzi wspierających interaktywną obsługę raportów, wprowadzony w ostatnich wersjach programu Excel.
Funkcja tabel przestawnych pozwala na pracę w trybie interaktywnym, dzięki nim na własną rękę użytkownik może tworzyć dynamiczne raporty, a także sprawnie analizować i konsolidować duże zbiory danych.
6. Korzystaj z trybu interaktywnego
Pozwól użytkownikom na wybór zakresu danych, które chcieliby zawrzeć w swoim raporcie. Fragmentator to interaktywna funkcja filtrowania danych w tabeli przestawnej w Microsoft Excel. Umożliwia to monitorowanie bieżącego stanu filtrowania, zapewniając większą klarowność widoku wyświetlania.
7. Popraw widoczność dzięki efektywnemu użyciu kolorów
Wprowadzając dane potrzebne do stworzenia raportu, nie ograniczaj się do koloru czarnego. Prawidłowe zastosowanie wielu kolorów czcionki sprawi, że raport będzie bardziej przejrzysty i atrakcyjniejszy. Miejmy jednak na uwadze, że użycie zbyt wielu kolorów może przynieść odwrotny efekt i rozpraszać. Wyróżniając najważniejsze dane, skorzystaj z opcji formatowania oraz formatowania warunkowego programu Excel. Z kolei mniej znaczące treści warto oznaczyć stonowanymi kolorami.
8. Podnieś jakość swojej pracy z Microsoft Excel
W etapie projektowania warto pamiętać, że metoda opracowania raportu ma znaczący wpływ na poziom pracy oraz dalsze procesy zachodzące w firmie.
9. Sprawdź poprawność danych
Sprawdzenie poprawności danych w raporcie jest procesem całkowicie koniecznym. Ponieważ, na ich podstawie opierają się strategiczne decyzje podejmowane przez zarząd firmy.
Upewnij się: „czy te liczby są na pewno poprawne”? Jeśli pojawią się wątpliwości, wykonaj szybką kalkulację i porównaj ją z pierwotnymi wartościami. Poproś współpracownika o uruchomienie raportu w celu ponownej weryfikacji dokumentu.
10. Udostępnij swój raport
Jest wiele możliwości na udostępnienie raportów: w formie wydruku, elektronicznego arkusza Excel, pliku PDF, HTML czy wiadomości e-mail, oraz za pomocą usługi SharePoint oraz platformy chmurowej Dropbox.
Narzędzia takie jak Jet Enterprise i Jet Professional, oferują funkcje planowania, umożliwiając automatyczne odświeżanie raportu, bieżącą aktualizację danych oraz przekazanie ich do odpowiednich użytkowników. Ich zastosowanie pozwoli na zautomatyzowanie dystrybucji raportów a zaoszczędzony w ten sposób czas na realizację bardziej wymagających zadań.
Przy tak wielu dostępnych możliwościach, dystrybucja oraz formatowanie powinny być zaplanowane i przemyślane w taki sposób, aby raport trafiał do odpowiednich osób we właściwym dla nich formacie. Format raportu może się różnić, w zależności od tego, dla kogo raport jest przeznaczony. Upewnij się, sposób udostępniania dokumentu powinien odpowiadać wymaganiom i potrzebom odbiorcy.
Raportowanie w systemie ERP
Nowoczesne systemy ERP – takie jak Microsoft Dynamics NAV, mają spore możliwości w obszarze tworzenia raportów i analiz. Wystarczające dla wielu firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. W przypadku organizacji, które wymagają zaawansowanych funkcjonalności, powstały rozwiązania dodatkowe, zintegrowane z systemem ERP. Jednym z nich jest Jet Reports. Uwzględnia on indywidualne potrzeby użytkowników systemu.
Źródło: www.it.integro.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Real-Time Intelligence – od trendu do biznesowego must-have
Sposób prowadzenia działalności gospodarczej dynamicznie się zmienia. Firmy muszą stale dostosowywa… / Czytaj więcej
EPM – co to jest? Czy jest alternatywą dla BI?
Nowoczesne systemy BI i EPM dostarczają wiedzy potrzebnej do efektywnego zarządzania firmą. Czy zna… / Czytaj więcej
W jaki sposób firmy zwiększają swoją odporność na zmiany?
Do zwiększenia odporności na zmiany, konieczna jest pełna kontrola nad codziennymi procesami zapewn… / Czytaj więcej
Dlaczego systemy kontrolingowe są potrzebne współczesnym firmom?
Narzędzia Corporate Performance Management (CPM) pozwalają na przyśpieszenie tempa podejmowania dec… / Czytaj więcej
Hurtownie danych – funkcje i znaczenie dla BI
Przepisów na sukces biznesu jest na rynku wiele. Nie ulega jednak wątpliwości, że jednym z kluczowy… / Czytaj więcej
Po co dane w handlu? Okazuje się, że ich analityka może dać nawet 30 proc. większe zyski!
Jak wynika z badania firmy doradczej Capgemni, producenci FMCG oraz firmy związane z handlem detali… / Czytaj więcej
