Ostatnio coraz głośniej jest o projektach typu „Paperless”. Na czym właściwie polegają tego typu projekty i jakie korzyści dają w organizacji?

Jak samo określenie wskazuje, projekt typu „Paperless” to projekt, którego celem jest osiągnięcie stanu „mniej papieru” w organizacji. Często mówi się też o „biurze bez papieru”, co do niedawna było tylko futurystyczną mrzonką, a obecnie staje się już rzeczywistością – przykładem mogą być samoobsługowe oddziały bankowe, które zaczynają się pojawiać w największych polskich miastach.

Wywiad z Łukaszem Wachowiczem – Dyrektorem ds. Rozwoju Billennium Sp. z o.o.

Zazwyczaj „mniej papieru” oznacza niższe koszty „odpapierzanych” procesów biznesowych. Jednak istotne jest, aby nie koncentrować uwagi tylko na usunięciu nośnika papierowego z danego procesu, ale przede wszystkim maksymalnie „odchudzić” dany proces poprzez eliminację zbędnych czy powtarzalnych kroków oraz jego automatyzację. Wtedy najczęściej okazuje się, że z procesów eliminowany jest też papier.

Do kluczowych korzyści, jakie może wnieść dobrze poprowadzony projekt typu „Paperless”, należy zaliczyć:

• redukcję kosztów procesów biznesowych, 
• zwiększenie szybkości procesów, co w przypadku np. procesów sprzedaży ma niebagatelne znaczenie,
• zwiększenie sprzedaży,
• wzrost bezpieczeństwa dokumentów i danych,
• wzrost współczynnika satysfakcji klienta zewnętrznego (klienci końcowi, kontrahenci) oraz wewnętrznego (poszczególne działy współpracujące ze sobą).

Według raportu Dziennika Gazeta Prawna z 2011.12.19, nr 244 (3130), dodatek „Zarządzanie dokumentami”:

• co piąty pracownik potrzebuje godziny na samo wyszukanie dokumentów potrzebnych mu w pracy, a ponad 70% poświęca tej czynności pół godziny dziennie,
• wyliczony w badaniu koszt obiegu jednej faktury papierowej to 25 zł, przy miesięcznym wolumenie 500 faktur – daje to koszty na poziomie 150 000zł rocznie na samą obsługę jednego typu dokumentu jakim są faktury,
• w skrajnych przypadkach na odszukanie dokumentów w archiwach poświęcane jest do 50% czasu pracy, a dodatkowe 15% to czas na zapoznanie się z nimi. Czas wyszukiwania dokumentu skraca się do ok. 3 sekund po wprowadzeniu systemu obiegu dokumentów.

Tych kilka przykładowych kosztów – zupełnie niepotrzebnych – pokazuje, o jakich minimalnych korzyściach rozmawiamy.

Z jakich elementów składa się tego typu projekt?

Projekt „Paperless” w pełnym słowa znaczeniu to hybryda usług i technologii.

Zaczyna się zazwyczaj od analizy optymalizacyjnej, której celem jest zdiagnozowanie aktualnej sytuacji w organizacji w obszarze zarządzania dokumentami i procesami powiązanymi z tymi dokumentami. Zazwyczaj wtedy uszczegóławia się potrzeby optymalizacyjne organizacji w tym obszarze oraz odkrywa kurioza organizacyjne (np. coś co wykonywane jest zupełnie niepotrzebnie lub wręcz praca taka jest multiplikowana). Wprawne „szkiełko i oko” doświadczonego analityka potrafi wychwycić wiele takich sytuacji.

Kolejnym etapem jest dobranie i wdrożenie odpowiednich technologii, które umożliwią osiągnięcie ustanowionych celów optymalizacyjnych.

W zależności od złożoności projektu może to być zarówno podstawowe wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw (system klasy Workflow), jak i też zaawansowane rozwiązanie do zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi w zakresie ich efektywności operacyjnej i ekonomicznej. Zazwyczaj wtedy mówimy o platformie klasy BPM, która najczęściej integrowana jest z wybranymi systemami dziedzinowymi, jakie już funkcjonują w organizacji. Dzięki temu poszczególne procesy mogą być płynnie prowadzone bez względu na złożoność architektury IT. Jeżeli optymalizowany obszar jest szeroki i różnorodny, to zastosowanie mogą mieć systemy dodatkowe takie jak elektroniczne repozytoria dokumentów, systemy kancelaryjne, OCR, platformy raportowe itp.

Optymalizacje procesowe mogą sięgać dalej niż tylko w obszarze wewnętrznych procesów (back i middle office). Jeżeli optymalizowane procesy „wychodzą” poza „zaplecze biznesowe” firmy i dotyczą np. bezpośredniej obsługi klienta, potrzebne mogą się okazać rozwiązania portalowe, multimedialne czy mobilne klasy SFA (Sales Force Automation). Coraz więcej też procesów biznesowych pozbawianych jest nośnika papierowego, który dotychczas je bardzo spowalniał i obciążał sporymi kosztami. W takim wypadku zastosowanie mają dodatkowe rozwiązania technologiczne w obszarze elektronicznego uwierzytelniania Stron danej transakcji – coraz większe zastosowanie mają tu rozwiązania bazujące na biometrii.

Aktualnie na rynku dostępnych jest bardzo wiele różnorodnych, mniej lub bardziej skomplikowanych, technologii. Ich dobranie to jedno z kluczowych zadań kompleksowej analizy optymalizacyjnej, która nie tylko odkrywa aktualne oblicze procesów biznesowych (analiza „AS IS”), ale również proponuje procesy zoptymalizowane wspierane przez technologie (procesy „TO BE”).

Kolejnym etapem projektu jest wdrożenie wybranych rozwiązań oraz zamodelowanie procesów „TO BE”. Jeżeli projekt jest złożony, często przeprowadza się projekty testowe typu PoC („Proof of Concept”). Samo wdrożenie podzielone jest zazwyczaj na etapy i realizowane jest w wybranej metodyce wdrożeniowej. Z uwagi na coraz częstszą potrzebę uruchamiania poszczególnych możliwości biznesowych sukcesywnie w ramach implementacji coraz częściej klienci wybierają metodykę SCRUM.

Efektem wdrożenia jest uruchomienie środowiska procesów zoptymalizowanych. Jednak projekt nie kończy się na tym etapie. W sensie technicznym środowisko przekazywane jest do działu utrzymania aplikacji i wsparcia użytkowników, a w sensie biznesowym pozwala na monitorowanie zamodelowanych procesów i ich usprawnianie oraz dostosowywanie do zmieniających się warunków biznesowych.

Niektóre organizacje rozważają uruchomienie projektu typu „Paperless” w formule outsourcingu, w której pewne obszary w części lub całości przekazywane są do obsługi przez podmiot zewnętrzny. Bez względu na kierunek działania istotne jest, aby przed przekazaniem danego obszaru w outsourcing dobrze zwymiarować ten obszar pod kątem aktualnych kosztów czy wymagań jakościowych. Ułatwi to z pewnością decyzję w zakresie kierunku działania oraz wyboru dostawcy usługi.

Projekt typu „Paperless” nie jest jednorazową akcją. To bardzo często nowy, a w niektórych obszarach wręcz innowacyjny sposób działania przedsiębiorstwa, który umożliwia mu uzyskanie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej przy zachowaniu uzasadnionych i zoptymalizowanych kosztów własnych. W wielu przypadkach to zmiana strategiczna, która powinna być przeprowadzona w sposób dobrze zaplanowany i przy zachowaniu najlepszych praktyk na każdym jej etapie.

W jakich okolicznościach warto zainteresować się tego typu projektem?

Okoliczności, w jakich może zajść potrzeba rozważania projektu typu „Paperless” jest wiele. Do najbardziej popularnych należą:

• zbyt czasochłonne procesy biznesowe (ich stosunkowo mały automatyzm),
• zbyt długi czas dostępu do potrzebnych dokumentów,
• sytuacje zagubienia dokumentu lub/i niekontrolowanego udostępnienia dokumentacji,
• kilka, nieustandaryzowanych zbiorów dokumentacyjnych,
• występowanie fraudów zewnętrznych, wewnętrznych,
• duże zużycie papieru i rozbudowane procesy jego obsługi,
• skargi klientów zewnętrznych i wewnętrznych na poziom i czas obsługi spraw.

Innymi rodzajami przesłanek do rozważania projektu typu „Paperless” mogą być: potrzeba wejścia na nowe rynki działalności czy zaoferowania produktów i usług w sposób inny i tańszy niż konkurencja. Projekt „Paperless” może być doskonałym sposobem na uzyskanie przewagi konkurencyjnej i wzrost sprzedaży.

Jakie możliwości daje platforma Billennium Paperless?

Platforma Billennium Paperless pozwala optymalizować obszary zarówno back i middle office, jak i front office, tj. obszar sprzedaży i obsługi klienta.

W zakresie „suity” Paperless znajdują się takie komponenty jak:

• Paperless BPM – platforma BPM do zarządzania procesami biznesowymi,
• Paperless Mailroom – moduł kancelaryjny,
• Paperless Safe – elektroniczne repozytorium dokumentów,
• Paperless Signature – odręczny podpis biometryczny,
• Paperless Move – aplikacje klasy SFA (Sales Force Automation),
• Paperless View – platforma raportowa.

Zarówno całość rozwiązania jak i jego część może być wdrożona na zasobach organizacji lub może być dostarczona w formie usługi BPO (Business Process Outsourcing), czego przykładem jest outsourcing obsługi kancelaryjnej wszystkich dokumentów przychodzących i wychodzących.

Wszystkie projekty typu „Paperless” wspierane są przez Billennium poprzez takie usługi jak:

• Warsztaty analityczne, 
• Analiza optymalizacyjna,
• Wdrożenie rozwiązania,
• Dostarczenie i serwis sprzętu,
• Utrzymanie i rozwój platformy,
• Wsparcie użytkowników,
• Wsparcie w zakresie usług dodatkowych, takich jak np. badania Customer Experience, outsourcing procesów biznesowych (usługi realizowane we współpracy z partnerami Billennium).

Wykorzystanie odpowiednio dobranych komponentów platformy Billennium Paperless pozwala uzyskać następujące korzyści organizacyjne:

• Zoptymalizowane operacyjnie i kosztowo procesy biznesowe,
• Większa sprzedaż produktów i usług,
• Łatwy i zarazem bezpieczny dostęp do dokumentów,
• Większa satysfakcja klientów, kontrahentów i pracowników z realizowanych procesów.

Jaki jest koszt typowego wdrożenia Billennium Paperless?

Koszt ten jest bardzo różny w zależności od skali optymalizacji. Istotnym jest to, że wiele z naszych projektów optymalizacyjnych jest w stanie zwrócić się w czasie nawet kilku, kilkunastu miesięcy od wdrożenia.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze partnera w obszarze „Paperless”?

Istotne jest przede wszystkim podejście partnera do projektu. Czy dana firma zainteresowana jest jedynie sprzedażą swojego produktu czy też pomocą w przeprowadzeniu całego projektu? Odpowiedź na to pytanie pojawia się na bazie kontaktu z firmą, jej podejścia do problemu i analizy potrzeb. Projekty typu „Paperless” są wielowątkowe i warto, aby nasz partner był otwarty na specyfikę organizacji, jej ograniczenia i możliwości.

Z pewnością istotny jest też zakres możliwego wsparcia – zarówno w zakresie dostępnych technologii, jak i katalogu usług. Warto przyjrzeć się przykładowym projektom, jakie realizowała dana firma – czy była prowadzona analiza optymalizacyjna, jak było to robione, jakie efekty dokładnie przyniosło, jak wyglądało wdrożenie i z jakich składało się elementów, czy i w jakim zakresie rozwiązanie jest wspierane obecnie przez dostawcę? Z pewnością warto poprosić o kontakt referencyjny, w czasie którego można zapytać o opinię przedstawiciela firmy. Nie bez znaczenia jest również kondycja finansowa firmy kształtowana na przestrzeni ostatnich lat, jej struktura organizacyjna i strategia rozwoju.

Jak rozpocząć projekt typu „Paperless”?

Proponujemy zacząć od dobrego zrozumienia aktualnej sytuacji. Projekty typu „Paperless” potrafią być rozbudowane i przed przystąpieniem do ich precyzowania warto omówić je z kimś, kto realizuje tego typu przedsięwzięcia na co dzień. Czasami nawet jednodniowe warsztaty optymalizacyjne pozwalają zorientować się Stronom, czy potrzebna jest głębsza analiza, jaki może być koszt projektu, czas jego przeprowadzenia czy zwrot z inwestycji. Takie podejście pozwala dobrze zaplanować poszczególne fazy projektu.

Źródło: www.billennium.pl