Dlaczego ERP radzi sobie z zasobami, ale nie ograniczeniami? Systemy eksperckie do zarządzania produkcją

 

Aby temu sprostać przedsiębiorstwa nieustannie modernizują się, automatyzują procesy, inwestują w nowe technologie i starają się wykorzystać coraz bardziej zaawansowane narzędzia informatyczne do zarządzania produkcją. Wielu uważa, że kluczem do sukcesu w tym obszarze jest wdrożenie zaawansowanego systemu ERP (Enterprise Resource Planning). Czy jednak wprowadzenie systemu ERP powinno być ostatnim etapem cyfrowej transformacji dla nowoczesnej firmy produkcyjnej? Czy może istnieją lepsze rozwiązania wspierające efektywne zarządzanie produkcją?

Zadania i ograniczenia systemów ERP

Wyobraź sobie, że planujesz zorganizować uroczystą kolację, a dysponujesz tylko połową składników potrzebnych do przygotowania potraw. Nawet jeśli masz dostęp do najnowocześniejszych kuchennych gadżetów, bez kompletnego zestawu składników nie zdołasz stworzyć doskonałego menu. Podobnie rzecz ma się z wykorzystaniem systemów ERP w kontekście zarządzania produkcją. Mimo ich istotnych zalet, nie spełniają one wszystkich wymogów związanych z planowaniem i ewidencjonowaniem produkcji. Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw, których procesy produkcyjne są złożone i dodatkowo pojawia się zróżnicowany asortyment, różne wielkości partii produkcyjnych, różne formaty opakowań, alternatywne zasoby czy technologie. W takich przedsiębiorstwach nawet niewielkie opóźnienia, brak określonych surowców czy półproduktów albo nadmiarowe przezbrojenia mogą wpływać nie tylko na terminowość realizacji zleceń, ale także na płynność finansową całej organizacji.

W efektywnym zarządzaniu produkcją kluczowe znaczenie ma zawsze planowanie i harmonogramowanie. Poprzez odpowiednie planowanie i monitorowanie obciążeń produkcyjnych firmy mogą dotrzymywać terminów dostaw, optymalizować poziomy zapasów, produkcji w toku oraz stanów magazynowych. Mimo że wielu producentów zdaje sobie z tego sprawę, niestety nie wszyscy są świadomi faktu, że precyzyjne planowanie nie jest mocną stroną systemów ERP.

Systemy te są stworzone do skutecznego przetwarzania transakcji, jednakże brakuje im zaawansowanych algorytmów optymalizacyjnych oraz odpowiedniej architektury technicznej do zaawansowanego planowania. Choć dla wielu firm produkcyjnych system ERP stanowi narzędzie do planowania produkcji, nie jest to jego główna funkcja. System ERP koncentruje się na biznesie, integrując i zarządzając różnymi obszarami począwszy od zasobów ludzkich, poprzez finanse, zakupy, aż po zarządzanie zapasami. Funkcje związane z planowaniem i harmonogramowaniem w systemach ERP często ograniczają się do szacowania zdolności produkcyjnych i, w wybranych przypadkach, do podstawowego bilansowania MRP I. Podstawowe dane niezbędne do planowania są ogólne i nie uwzględniają istotnych zmiennych takich, jak indywidualne ograniczenia zasobów czy dostępność materiałów. W rezultacie poziom zarządzania zmianą jest niski, co istotnie wpływa na realność i wykonalność planów. Dlatego też w firmach, gdzie system ERP jest wykorzystywany do planowania produkcji, rzeczywiste plany często muszą być tworzone w programie Excel.

Zauważam, że coraz więcej klientów w sektorze produkcji zdaje sobie sprawę, iż system ERP oferuje szeroki zakres możliwości w zakresie parametryzacji procesu produkcyjnego. Niemniej jednak, system ten nie dostarcza wystarczających narzędzi do automatyzacji uwzględniania tych danych podczas planowania produkcji. Cały trud związany z optymalizacją planu pozostaje wówczas na barkach zespołu planistycznego, który musi podjąć decyzje dotyczące kolejności realizacji zleceń, analizować możliwości korzystania z maszyn alternatywnych i surowców zamiennych, a także monitorować bieżącą sytuację na hali produkcyjnej, co z kolei często prowadzi do konieczności korekty wcześniej opracowanego planu. Niedostatki systemu ERP w obszarze planowania stają się szczególnie widoczne, gdy rynek wymaga natychmiastowej reakcji na zmiany takie, jak ilość produkowanych wyrobów, ich skład, opakowanie czy dostępność surowców.

Jak system ERP reaguje na „czarne łabędzie”?

Żyjemy w czasach ciągłego pojawiania się nieprzewidywalnych zdarzeń, zwanych "czarnymi łabędziami". Teraz zmiana staje się pewnikiem. Zobowiązuje nas to do ponownego rozważenia oczekiwań wobec systemów wspierających zarządzanie produkcją. Nawiasem mówiąc, nawet w okresach stabilnych planowanie i harmonogramowanie stanowiły wyzwanie dla planistów, którzy musieli radzić sobie z niedoborami surowców, awariami maszyn i brakami odpowiedniej obsady. Ostatnie lata „podniosły wyżej poprzeczkę” w tym zakresie, dokładając kolejnych niespodziewanych ograniczeń.

Aby być elastycznym w obliczu tych dynamicznych czasów, musimy zagwarantować sobie zdolność do efektywnego zarządzania danymi, ich modyfikowania, aktualizowania i rozszerzania zakresu. Staje się niezbędna konieczność szybkiej zmiany kryteriów planowania lub przeprowadzenia symulacji, np. oceny skutków zmiany kolejności zleceń. Systemy ERP nie pozwalają na łatwą symulację, ponieważ wszystkie zasoby, jeśli mają być analizowane w danym scenariuszu, muszą być dodane do systemu "na żywo". W rezultacie firma, chcąc ocenić konsekwencje zmiany dostępności określonych zasobów lub wprowadzenia nowych, musiałaby dodać je do już istniejących zasobów, co nie oddałoby w pełni rzeczywistego stanu rzeczy.

Reasumując - system ERP zajmuje się zarządzaniem zasobami, ale nie radzi sobie z ograniczeniami. Do tego celu stosuje się systemy zaawansowanego planowania i harmonogramowania klasy APS (Advanced Planning and Scheduling). Ograniczenia te obejmują zarówno zasoby maszynowe, jak i ludzkie, a także procesowe takie, jak minimalne i maksymalne czasy między operacjami czy macierze przezbrojeń.

Dobre systemy klasy APS pozwalają na zamrożenie określonych zasobów na etapie planowania, gdy ocenia się przepustowość innych zasobów. Dzięki systemowi APS firmy produkcyjne mogą dostosowywać produkcję do modelu zbudowanego na podstawie różnych ograniczeń procesowych. Na przykład mogą uwzględnić specyfikę procesów i dokonać synchronizacji pomiędzy nimi, a to wszystko ze zderzeniem rzeczywiście dostępnych mocy produkcyjnych zasobów maszynowych, jak i pracowników o odpowiednich kompetencjach, z równoczesnym uwzględnieniem stanów magazynowych i dostaw w drodze. Takie działanie pozwala na efektywne zarządzeniem przepływem wartości w organizacji jak również pozwala na optymalizację całego łańcucha dostaw.

System ASPROVA APS oferowany przez eq system umożliwia testowanie scenariuszy z różnymi ograniczeniami i warunkami brzegowymi, co pozwala na analizę wpływu tych scenariuszy na kluczowe wskaźniki wydajności oraz ocenę skutków zakłóceń w łańcuchu dostaw na operacje produkcyjne. Dzięki temu przed wystąpieniem zakłóceń można poznać ich implikacje.

Czym warto uzupełnić system ERP?

Jak wspominałem wcześniej, system ERP jest rozwiązaniem kompleksowym, ale operuje na pewnym poziomie ogółu. Dlatego podczas podejmowania decyzji o doskonaleniu poszczególnych obszarów w firmie, zaleca się rozwijanie funkcjonalności ERP poprzez integrację z systemami eksperckimi. Wspierają one konkretne procesy takie, jak planowanie i harmonogramowanie produkcji (wspomniane wcześniej systemy klasy APS), zarządzanie personelem (systemy HRM), zarządzanie magazynem (systemy WMS) lub obszar utrzymania ruchu (systemy CMMS).

Systemy specjalistyczne do zarządzania produkcją i personelem (takie jak APS, MES, CMMS, HRM, itp.) umożliwiają wykorzystanie szczegółowych danych w celu doskonalenia różnych procesów produkcyjnych. Przykładowo, system XPRIMER.MES (Manufacturing Execution System) w połączeniu z funkcją śledzenia (traceability) gwarantuje pełną identyfikowalność produktów, surowców, ich źródeł i parametrów przeprowadzenia procesu produkcyjnego dla konkretnej partii produktu, co jest kluczowe w branży spożywczej, farmaceutycznej, kosmetycznej, automotive, medycznej, itp. Szczegółowe dane mogą być gromadzone zarówno dla konkretnego zlecenia produkcyjnego, jak i dla danej partii produktów. System XPRIMER.MES pozwala na rejestrowanie wszelkich parametrów procesu produkcyjnego, nastaw maszyn, a nawet informacji o tym, czy pracownik wykonujący daną partię posiadał w danym czasie aktualne badania lekarskie czy uprawnienia. Rozbudowany system alarmów i powiadomień umożliwia podjęcie natychmiastowej reakcji w przypadku pojawienia się problemu zidentyfikowanego na etapie kontroli jakości, co pozwala na jego szybkie rozwiązanie, zmniejszając znacząco straty czasu i minimalizując liczbę braków. Takie działanie pozwala uniknąć wypuszczenia wadliwej partii produktów na rynek, co z kolei podnosi bezpieczeństwo klientów i ogranicza ryzyko związane z uszczerbkiem na wizerunku marki.

Z kolei system XPRIMER.HRM (Human Resources Management) umożliwia efektywne planowanie obsady, co stanowi rozwiązanie problemów rosnących kosztów pracowniczych i niedoboru pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. XPRIMER.HRM uwzględnia rzeczywiste zapotrzebowanie na pracowników z określonymi kompetencjami oraz jednocześnie zapewnia zgodność grafików z przepisami kodeksu pracy. Dzięki temu przełożony nie musi się zastanawiać, czy ustalony plan pracy spełnia obowiązujące regulacje, ani czy dysponuje odpowiednią liczbą pracowników do zrealizowania zaplanowanych zadań produkcyjnych.

Przedstawiłem powyżej kilka przykładów systemów wspierających zarządzanie produkcją. Warto zaznaczyć, że dopiero pełna integracja i wymiana danych między tymi systemami pozwala kompleksowo spojrzeć na procesy produkcyjne specyficzne dla danej branży. Natomiast przepływ danych do obszaru biznesowego w systemie ERP daje podstawy do podejmowania trafnych strategicznych decyzji biznesowych.

Należy pamiętać, że narzędzia informatyczne same w sobie nie stanowią rozwiązania. Taki zresztą slogan przyświeca firmie, którą mam przyjemność reprezentować. Istotną rolę odgrywa tu wiedza firmy wdrożeniowej, oparta na latach doświadczeń, również w danej branży, oraz na setkach przeprowadzonych projektów wdrożeniowych. Z mojego doświadczenia wynika, że wdrażanie nowego narzędzia IT motywuje do uporządkowania procesów w przedsiębiorstwie, analizy dostępnych danych, co już samo w sobie przyczynia się do lepszego działania organizacji. Warto również podkreślić, że wszelkie inwestycje w ulepszanie czy dostosowywanie narzędzi IT powinny wynikać z konkretnych celów biznesowych. Określenie tych celów nie tylko pozwoli sprostać bieżącym wyzwaniom, ale również wspomoże dalszy rozwój przedsiębiorstwa.

Autor: Tomasz Babiarz, ekspert w zakresie usprawniania procesów sterowania produkcją w eq system