Zmiana systemu ERP: kiedy jest zasadna i jak powinna przebiegać?

 

 

Kiedy system staje się ograniczeniem

Powody decyzji o zmianie systemu mają jeden wspólny mianownik: obecnie wykorzystywany system przyczynia się do obniżenia efektywności firmy. A to właśnie wysoka efektywność sprawia, że firma może skutecznie konkurować na rynku i rozwijać się. Kiedy we współpracy z dostawcą pojawią się wyżej wspomniane ograniczenia, warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy nie jest to wystarczająco istotny powód, aby rozważyć celowość kontynuowania takiej współpracy. Czy istnieje możliwość zmiany sposobu współpracy z obecnym dostawcą na taki, który pozwoli firmie nie tylko sprawnie funkcjonować na co dzień, ale również umożliwi realizację celów biznesowych organizacji? Jeśli odpowiedź nadal jest negatywna, to jasny sygnał: czas na zmiany.

Zmiana na lepsze

Przedsiębiorstwa, które przystępują do zmiany systemu, mają za sobą już co najmniej jedno wdrożenie. Mają więc pełną świadomość tego, z jak dużym nakładem pracy i zaangażowaniem osób zarządzających firmą związany jest cały proces. Jednocześnie powinny zdawać sobie sprawę z faktu, że system ERP stanowi podstawę funkcjonowania firmy i powinien być swoistym kołem napędem jej rozwoju, a nie blokadą. Przeanalizowanie powodów wyboru poprzedniego partnera i wyciągnięcie wniosków z tego procesu pomoże określić, które elementy przy okazji nowego projektu wdrożeniowego można zrobić lepiej, jak uniknąć błędów oraz minimalizować potencjalne ryzyka.

Etap szukania nowego partnera zazwyczaj zaczyna się w internecie. System ERP, system wspomagania zarządzania, system do zarządzania produkcją - po wpisaniu takich haseł w wyszukiwarkę, ukazuje się kilkadziesiąt różnych stron dostawców. Jak wybrać firmę, z którą warto się skontaktować? Można odwiedzić strony dostawców lub przejrzeć portale branżowe. Weryfikację potencjalnych dostawców zaczyna się zazwyczaj od sprawdzenia funkcji systemu. Jednak jeśli powodem podjęcia decyzji o zmianie nie były ograniczenia funkcjonalne, to należy przyjrzeć się również innym kwestiom: podejściu do współpracy, efektom dotychczas zrealizowanych projektów, referencjom. Podstawą budowania partnerstwa są relacje. Dlatego w procesie wyboru warto zweryfikować, z jakimi firmami współpracuje dany dostawca i jak ta współpraca się układa. Na dalszych etapach rozmów warto poprosić o referencje i bezpośrednio skontaktować się z osobami, które korzystają z danego systemu i porozmawiać o przebiegu współpracy.

Analiza potrzeb

Na pierwsze spotkanie z potencjalnym dostawcą warto przeznaczyć więcej czasu. Dobrze, aby już w ten etap zaangażować osoby decyzyjne w całym projekcie. Podczas spotkania powinny zostać poruszone kwestie celów biznesowych, wyzwań wynikających ze specyfiki danej firmy oraz oczekiwanych terminów projektu. Ważnym elementem takiego spotkania jest omówienie metodyki w jakiej dostawca proponuje realizację wdrożenia. Coraz częściej w projektach IT wykorzystywane jest zwinne podejście. Jego celem jest szybkie dostarczenie najlepiej dostosowanych do potrzeb konkretnego biznesu gotowych elementów systemu.

Po podjęciu decyzji i rozpoczęciu prac projektowych, w firmie musi zostać wyznaczona osoba, która będzie liderem tej zmiany. To do niej należało będzie ustalanie kolejności wykonywania działań w projekcie oraz późniejszy ich odbiór. Taka osoba powinna perfekcyjnie znać procesy zachodzące w firmie oraz mieć świadomość tego, jakie cele postawiono przed wdrożeniem. Często kierownikiem projektu (liderem) zostaje członek zarządu, dyrektor operacyjny, kierownik produkcji czy magazynu. Istotne jest, aby taka osoba była zaangażowana w cały projekt od początku procesu wyboru partnera.

Współpraca na lata

Co zrobić, aby zmiana nie była tylko zmianą i przyniosła rzeczywiste korzyści? Jeśli firma do procesu wyboru nowego partnera podejdzie w przemyślany i poprzedzony analizami sposób, to zdecydowanie zwiększy się prawdopodobieństwo powodzenia całego projektu wdrożeniowego. Sam proces implementacji rozwiązań pozwoli na ocenę kompetencji oraz sposobu pracy z nowym partnerem. Jeśli po stronie dostawcy znajdą się specjaliści otwarci na rozmowy, z którymi przedstawiciele firmy mogą wspólnie stworzyć skuteczne rozwiązania to znak, który dobrze wróży dalszej współpracy i zapowiada możliwość efektywnej pracy nad rozwojem biznesu przy pomocy rozwiązań IT.

Źródło: www.sente.pl