Obecnie pod pojęciem "dokumenty" można rozumieć obiekty różnej postaci - mówi Marek Majewski, dyrektor działu oprogramowania IBM Polska. - Klasycznie są to zdigitalizowane obrazy dokumentów papierowych, ale równie dobrze mogą to być maile czy nawet zapisy rozmów prowadzonych w call center.

 

Zdaniem naszego rozmówcy. nowoczesny system obiegu dokumentów musi więc pozwalać obsłużyć różne kanały komunikacji i różne typy dokumentów.

Implementacja tego typu systemów pozwala firmie usprawnić działanie i uzyskać wymierne korzyści finansowe, jednak powinny one być oparte o nowoczesne i sprawdzone technologie - radzi Marek Majewski.

Nasz rozmówca opisuje wdrożenie w jednej ze spółek energetycznych systemu obsługującego delegacje i rozliczenia pracownicze. - Rozwiązanie między innymi automatycznie wylicza delegację, samodzielnie pobiera kursy walut z internetu, umożliwia dołączenie zeskanowanych załączników i pozwala śledzić etapy rozliczenia delegacji - mówi Marek Majewski.
Jak przekonuje nasz rozmówca, menedżerowi wystarczy wyłącznie dostęp do sieci, by zaakceptować polecenie wyjazdu służbowego lub zatwierdzić rozliczenie delegacji.

Wszystkie potrzebne informacje widzi na ekranie komputera - opisuje. - W innej implementacji, tym razem w branży finansowej, system obiegu dokumentów pozwala obsługiwać całą korespondencję przychodzącą i uruchamiać stosowne procesy biznesowe na podstawie treści korespondencji.

Zdaniem przedstawiciela IBM, dzięki systemom obiegu dokumentów firmy znacząco obniżają koszty związane z dokumentami papierowymi - ilość zużywanego papieru, tonerów i energii, jak również koszty transportu dokumentów pomiędzy różnymi jednostkami firmy.

Oszczędności są również uzyskiwane dzięki zwiększonej efektywności realizacji procesów - przekonuje. - Do ich wykonywania często potrzeba mniej pracowników, ponieważ pracują oni wydajniej nie tracąc czasu na poszukiwanie dokumentów i ich odtwarzanie w przypadku zagubienia

Źródło: WNP.PL