Przygotowanie do rewolucji w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w 3 krokach

Korzyści z przejścia na dokumentację elektroniczną – czy warto?

Wdrożenie każdej zmiany wymaga od przedsiębiorcy zaangażowania, warto więc przeanalizować powody, dla których opłaca się zrezygnować z dotychczasowej, papierowej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Oto lista najważniejszych korzyści, jakie firma może odnieść z tej zmiany:

• Istotne obniżenie kosztu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej - według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców wynoszą w skali roku około 130 mln zł. Przykładowo, w przypadku firmy zatrudniającej około 500 pracowników koszty te sięgają 200 tys. zł rocznie. Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w odpowiedni sposób – gwarantujący odpowiedni poziom zabezpieczeń przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. W alternatywnej formie archiwizowania, czyli w formie cyfrowej, cały proces jest dużo łatwiejszy i mniej kosztowny.
• Łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej - odnajdywanie dokumentacji w komputerze zajmuje pracownikom działu kadr znacznie mniej czasu, niż obsługa dokumentacji w formie papierowej. Im większa skala działania firmy, tym bardziej odczuwalne korzyści związane z archiwizowaniem danych w postaci cyfrowej.
• Wyższy poziom bezpieczeństwa przechowywania danych - programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji są wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, których nie ma archiwum w wersji papierowej, m.in. zabezpieczenia dostępu, kopie bezpieczeństwa danych.

Ochrona danych osobowych i RODO - w erze narastających obowiązków pracodawców związanych z ochroną danych osobowych prowadzenie e-dokumentacji ułatwia wdrożenie właściwych metod przechowywania akt osobowych i udostępniania dokumentacji wyłącznie osobom do tego uprawnionym.

3 kroki – jak zmienić formę przechowywania dokumentów

Wprowadzenie zmiany formy przechowywania dokumentacji będzie wymagało jednorazowego wysiłku, który z pewnością warto podjąć, mając w perspektywie wieloletnie, ciągłe korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Zasadniczo ten proces można ująć w trzech krokach:

• Skanowanie dokumentacji i podpisanie każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną potwierdzającą zgodność e-dokumentu z papierowym oryginałem.
• Dostosowanie programu kadrowego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami i wymogami RODO archiwizowania dokumentacji pracowniczej. System musi zapewniać ochronę, poufność, integralność, kompletność i autentyczność dokumentacji elektronicznej.
• Poinformowanie pracowników o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej i umożliwienie im odbioru dokumentów prowadzonych w formie papierowej w ciągu 30 dni od daty przekazania takiej informacji.

Jak będzie wyglądać e-dokumentacja?

Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Odpowiednikiem tradycyjnych akt osobowych będzie e-Teczka, w której będzie można tworzyć i przechowywać dokumentację pracowniczą. Będzie również możliwość przeszukiwania akt w celu odnalezienia potrzebnego dokumentu. Z pewnością będzie to system dający większą efektywność w porównaniu do obsługi tradycyjnego archiwum z dokumentacją papierową. Trwają również prace nad projektem nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które ma na celu dostosowanie teczek pracowników do przepisów RODO, oraz elektronizacji i skrócenia okresu przechowywania tego typu dokumentów. Według projektu akta osobowe będą się składać z czterech, a nie – jak dotychczas – z trzech części. Ta zmiana również znajdzie odbicie w e-Teczce.

E-zwolnienia – dodatkowy element e-dokumentacji

Nowe rozwiązania oparte na elektronicznej dokumentacji zostaną również wdrożone przez ZUS – od 1 grudnia 2018 r. nie będzie już zwolnień lekarskich wydawanych w formie papierowej. Zostaną one zastąpione przez elektroniczne zwolnienia lekarskie. Prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej umożliwi archiwizację zwolnień elektronicznych bezpośrednio w programach płacowych, co znacznie zwiększy spójność i kompletność przechowywanych w firmie informacji o zatrudnionych pracownikach.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych – czy wystarczy e-dokumentacja?

Koniecznie trzeba podkreślić, że zdigitalizowanie dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. nie będzie wystarczającym warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej! Aby móc skrócić ten okres z 50 do 10 lat, pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS szczegółowych raportów informacyjnych za każdego zatrudnionego świadczącego pracę w latach 1999–2018. Jednak dla osób zatrudnionych przed 1999 r. okres przechowywania ich dokumentacji nawet w formie cyfrowej nadal będzie wynosić 50 lat.

Źródło: www.sage.com.pl