Według raportu Gartnera do 2025 roku na systemy chmurowe przejdzie połowa dużych i średnich organizacji. Przedsiębiorcy obawiają się jednak gwałtownych zmian. Tom Ford kiedyś powiedział, że gdyby na początku zapytał swoich klientów czego potrzebują, odpowiedzieliby, że szybkich koni. Nikt nie pomyślałby, że potrzebuje auta. Czy tak samo jest w przypadku clouda?
| REKLAMA | ||
 |
Na wielkie zmiany nakłada się dodatkowo obecna, postpandemiczna rzeczywistość, która całkowicie przemodelowała kulturę pracy. Coraz więcej mówi się o cichej rezygnacji, praca zdalna w wielu przypadkach jest podstawą, a popyt na wykwalifikowanych specjalistów jest ogromny.
W wywiadzie o współczesnych wyzwaniach i niedalekiej przyszłości wzięli udział Tomasz Zubrzycki z SAP Polska, architekt rozwiązań HXM , oraz Grzegorz Zubilewicz, Key Account Manager w Hicron.
Usługi chmurowe to obecnie wielka rewolucja, która porównywana jest do wynalezienia maszyny parowej. Podobna rewolucja odbywa się również w dziale HR. SAP ma 40-letnie doświadczenie w tym obszarze. Jak zmienia się na przestrzeni lat obszar HR i czym rozwiązania on-premise, różnią się od tych chmurowych?
Wspomniałeś o tym, że bardzo łatwo wejść w chmurę. Aczkolwiek spotkałem się z taką opinią, że im później zdecydujemy się na przejście na rozwiązanie chmurowe, tym będzie to trudniejsze. Czy to prawda?
Grzegorz: Mamy do czynienia z migracją danych. Z ilością rzeczy, które mapujemy w systemach i w tym momencie, czym później wchodzimy, tym ten bagaż jest większy. To jest jednym z elementów, żeby jak najszybciej w organizacji tę chmurę wdrożyć. To są też kwestie bezpieczeństwa. Możemy też popatrzeć sobie, ile kosztuje nas utrzymanie danych, zabezpieczenie danych. Popatrzmy np. na to co się stało teraz podczas tego co się dzieje na Ukrainie. Rozwiązania on-premise, nagle przeszły do chmury, z tego względu, że nie były bezpieczne tam, na tym terytorium. Tutaj duzi dostawcy udostępnili możliwość przejścia do chmury, w bardzo szybki sposób zwiększyliśmy bezpieczeństwo naszych informacji, naszego biznesu, mając dostępną chmurę.
Czy chciałbyś coś dodać?
Tomasz: Tak. Myślę, że faktycznie ten aspekt długu technologicznego i obrastania organizacji takimi rozwiązaniami, które są budowane na zasadzie łatania jakichś bieżących potrzeb, powodują, że czym później zdecydujemy się na taki krok w kierunku rozwiązania klasy enterprise, które będzie nam te procesy HR-owe spójnie obsługiwało, no tym ten projekt będzie bardziej skomplikowany.
Sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie, zarówno na świecie, jak i w obszarze chmurowym. Wiem, że klienci sami dopytywali o obszar HXM, o te rozwiązania. Dlaczego dla przedsiębiorstw jest to ważna zmiana? Częściowo odpowiedziałeś już na to pytanie.
Grzegorz: Można powiedzieć, że w tym momencie firmy czy instytucje, które nie wchodzą w chmurę, stają się instytucjami przestarzałymi. Nie będą w stanie dopasować się do zmian, które na rynku obecnie zachodzą. I faktycznie dużo łatwiej nam wprowadzić innowacje, mając do dyspozycji elastyczne rozwiązanie, elastyczne narzędzie, jakie daje np. HR w chmurach.
HXM jest dostępny niezależnie od tego, czy ktoś już korzysta z rozwiązania SAP czy nie. Czy wobec tych gwałtownych zmian, możliwe jest wdrożenie w firmie, która nie korzystała wcześniej z żadnych rozwiązań od SAP?
Grzegorz: Tak, jak najbardziej. Rozwiązania SAP dają nam elastyczność. Możemy je implementować niezależnie i integrować z innymi systemami core’owymi w firmie. Możemy je instalować również, w zasadzie nie integrować, bo tutaj natywnie ta integracja występuje z rozwiązaniami SAP. Tendencja jest taka, że jednak firmy szukają rozwiązania, które będzie łatwe dla obsługi użytkownika z jednym interfejsem. Żeby to nie były systemy różne. Nowi pracownicy są przyzwyczajeni do tego, iż korzystają z mobilnych rozwiązań, korzystają z social media, są bombardowani informacjami. Oczekują tego, żeby systemy biznesowe, również pomagały im, a nie powodowały, że tracą czas. Więc w tym momencie mając jedną platformę, która w natywny sposób integruje dane, posiada załóżmy nawet jeden login, wspólny interfejs, jedno miejsce, work zone – o tym pewnie będziemy mówili później. Daje taką przyjazną atmosferę w firmie, na czym zależy pracodawcy. Ten pracownik wtedy jest bardziej wydajny, nie traci czasu, korzysta z tych narzędzi.
Mówiąc już o integracji, jak wdrożenie HXM wpływa na firmy, które mają już SAP? Co więcej zyskują niż te, które SAP nie mają?
Tomasz: To jest bardzo ciekawy wątek i warto go wziąć pod uwagę, wybierając rozwiązanie dla obszaru HR, ponieważ patrząc na punkty styku pomiędzy obszarem ERP a HR, można spokojnie wyróżnić ich kilkadziesiąt, 40 lub więcej. Po pierwsze, co jest dosyć oczywiste, ale warto o tym wspomnieć – struktura organizacyjna, struktura stanowiskowa. Relacje pomiędzy przełożonym, podwładnym, które mamy w systemach HR, są podstawą do wszelkiego rodzaju workflow po stronie systemów ERP. Można też na to spojrzeć od strony samych procesów biznesowych. Wszędzie tam, gdzie na poziomie procesów ERP mamy jakieś rozrachunki, rozliczenia z naszymi pracownikami, zobowiązania, należności, zarządzanie wyposażeniem tych pracowników, wszędzie tam mamy pewnego rodzaju styki i konieczność przesyłania danych w jedną i drugą stronę. Natomiast takim bardzo szczególnym przypadkiem tej integracji pomiędzy tymi obszarami, jest, jak sądzę, obszar zarządzania projektami, gdzie ta ścisła integracja może być bardzo, bardzo pomocna. Po pierwsze, przygotowując się do uruchomienia projektu, mamy możliwość wyszukania pracowników, w oparciu np. o ich kompetencje, certyfikaty, uprawnienia zawodowe, doświadczenie, tak, żeby ten projekt odpowiednio zastosować, jeżeli chodzi o poszczególne role, to z jednej strony. Ale z drugiej strony to jest kwestia związana z rozliczaniem tych projektów, raportowaniem czasu pracy na projekty, gdzie również ta ścisła integracja między tymi dwoma obszarami jest bardzo ważna. I tutaj podniosę jeszcze jeden wątek, jedną kwestię. Otóż owszem, tego typu integrację można zbudować na projekcie, ale warto o tym pamiętać, że taki interfejs to jest nie tylko koszt związany z jego wytworzeniem, ale również koszt związany z utrzymaniem i szereg ryzyk, które się pojawią w kontekście podnoszenia wersji jednego czy drugiego systemu. Jeżeli zdecydujemy się na rozwiązanie od jednego dostawcy, które nam tę integrację zapewnia „z pudełka” w ramach swojego rozwiązania, to wyeliminujemy zarówno te koszty, jak i te ryzyka, które mogą być dosyć istotne, jeżeli to nie będą kompatybilne rozwiązania.
Grzegorz: Często firmy decydując się w ogóle na technologię SAP, zaczynają od HR, ze względu na to, że jest to obszar troszeczkę prostszy i zaczynają się uczyć tej technologii. To jest też dobre miejsce właśnie, żeby poznać technologię SAP, żeby nawet integrując ją na początku, co jest, wiadomo, kosztem, ale też z drugiej strony mając dostęp do takiej technologii, uczymy się co możemy z niej osiągnąć i jakie mamy środowisko deweloperskie, co możemy utworzyć na takim środowisku. Poznajemy SAP i często jest to pierwszy krok do tego, żeby wejść szerzej, dokładać kolejne klocki typu rozwiązania w HR miękkim, rozwiązania do szkoleń, do oceny pracowniczej. Często mówimy, że HR, tak nam się kojarzy na samym początku, jest to rozliczanie płac, utrzymanie kadr, ale to są różne też inne obszary. I w tym momencie mając tę technologię opanowaną, łatwiej nam jest wejść np. w projekt migracji czy zmiany systemu core’owego w naszej firmie, np. ERP, co jest dużym, bardzo dużym przedsięwzięciem, a znając już technologię, możliwości tej technologii, możemy ten pierwszy krok postawić i mamy łatwiej w tym drugim kroku.
Mówisz tutaj o rozwoju, mówisz o dokładaniu kolejnych klocków, natomiast wobec tego co się dzieje na świecie wobec sytuacji na Ukrainie, zerwanych łańcuchów dostaw, ale też sytuacji związanej z pandemią, tym, że dużo krajów było zamkniętych? Czy to wpłynęło w jakiś sposób na to, jak klienci przeszli być może na bardziej elastyczne rozwiązania, być może zrezygnowali z dokładania tych klocków rozwoju systemu SAP?
Grzegorz: Ja zauważyłem, moi klienci bardzo często pytają mnie o rozwiązania edukacyjne. Czyli skończyły się wymiany informacji w biurze, na przysłowiowej kawie. Dodatkowo tych spotkań jest mniej. Ludzie pracują często zdalnie i mając narzędzie, które pozwala nam dać pracownikowi możliwość edukacji, możliwość szkoleń, dostępu do wiedzy takiej online, w każdej chwili, takich rozwiązań te przedsiębiorstwa szukają. Tu akurat pandemia wymogła tego typu rozwiązania i tutaj klienci bardzo często o to pytają.
Tomasz: Tak, ja też tutaj bym stwierdził, że o ile faktycznie ta wojna na Ukrainie, może od strony procesów HR ona nie jest tutaj jakimś takim punktem zwrotnym, o tyle pandemia i ta sytuacja, w której firmy musiały wysłać swoich pracowników do pracy z domu i niejednokrotnie zderzały się z zagadnieniem tego, w jaki sposób udostępnić narzędzia pracy tym pracownikom, dostępy do systemów różnego rodzaju, z którymi powinni pracować, jak to zrobić w sposób bezpieczny, no to było duże wyzwanie. I zdecydowanie firmy, które wcześniej weszły w technologie chmurowe, były tutaj w dużo lepszej sytuacji. I to spowodowało myślę, że taką ostateczną zmianę w mentalności w firmach, że jednak chmura to jest dobre rozwiązanie na niepewne czasy i w sumie najbezpieczniejszy model, żeby zapewnić tzw. business continuity i żeby po prostu bez względu na ten tryb pracy, można było realizować swoje zadania. Tak że pandemia tutaj dużo rzeczy wyjaśniła i udowodniła, że chmura to jest przyszłość.
Grzegorz: Przyspieszyła przede wszystkim podjęcie decyzji, żeby w tę chmurę przejść. Bo ten trend, widać było, że ta chmura prędzej czy później, ta elastyczność, właśnie możliwość skalowania, w niektórych branżach jest bardziej potrzebna, w niektórych mniej i ten trend był. A ta zmiana taka globalna spowodowała, że to tak naprawdę bardzo przyspieszyło i w tym momencie nikt nie… może inaczej, może nie nikt. Bardzo rzadko myślimy o on premisie. Raczej szukamy rozwiązań właśnie elastycznych, które możemy szybko wdrożyć w naszych organizacjach. Co daje nam chmura na przykład.
Tomasz: Ja ze swojej praktyki spotkań z różnymi klientami mogę wspomnieć, że jeszcze do 2020 roku dyskusja na temat tego, dlaczego chmura, no to był istotny element procesu sprzedażowego, żeby wyjaśnić, po co ta chmura jest i dlaczego warto w tym kierunku zmierzać. W tej chwili już praktycznie takiej dyskusji nie ma. Chmura jest czymś oczywistym na starcie dla biznesu, dla HR. Jeszcze, owszem, w pewnych organizacjach są opory po stronie zespołów informatycznych, odpowiadających za bezpieczeństwo, w bardzo specyficznych i szczególnych branżach, natomiast patrząc szeroko na rynek, to chmura już jest zaakceptowana.
Grzegorz: Mówiąc o bezpieczeństwie, też warto wspomnieć, że te regulacje, które wprowadziła Unia Europejska, które są na bardzo wysokim poziomie, jeżeli chodzi o bezpieczeństwo danych, czyli RODO i te wszystkie kwestie związane z danymi poufnymi, danymi umożliwiającymi identyfikację pracownika, te regulacje powodują, że dostawcy tego typu rozwiązań, musieli przygotować te systemy, żeby spełniały te wyśrubowane wymogi prawne, co oczywiście się stało, ale to też spowodowało, że HR-y mogły odetchnąć – dobrze, to jest bezpieczne. Możemy mieć pewność, że to jest z jednej strony bezpieczne, ale z drugiej strony, że spełniamy te wymagania, które nakłada na nas ustawodawca. Chmura to też ułatwia.
To o czym mówicie ma też swoje odzwierciedlenie w danych, ponieważ wg Raportu Gartnera, do 2025 roku, na systemy chmurowe przejdzie prawdopodobnie połowa dużych i średnich przedsiębiorstw. Ale Tom Ford kiedyś powiedział, że gdyby zapytał swoich klientów na początku czego potrzebują, powiedzieliby, że szybkich koni. Nikt nie powiedziałby, że potrzebuje auta. Kiedy zaczęło się to ożywienie, jeśli chodzi o HXM, o chmurę?
Grzegorz: Ja bym powiedział, że tutaj mamy dosyć często do czynienia z dwoma scenariuszami. Jeden scenariusz to jest sytuacja organizacji, które decydowały się na różnego rodzaju rozwiązania wspierające procesy HR-owe, takie punktowe. Inny system rekrutacyjny, inny do szkoleń, jeszcze inny związany z oceną pracowniczą. I w pewnym momencie takie firmy dochodzą do takiego punktu, gdzie stwierdzają, że nie są w stanie zapewnić doświadczeń użytkownika na takim poziomie, na którym jest on oczekiwany. Bo te systemy nie są spójne, procesy nie są spójne, i to tzw. user experience kuleje. W tym momencie z pomocą przychodzą takie rozwiązania jak właśnie SAP Success Factors, który obsługuje pełen cykl życia pracownika i adresuje zarówno te procesy takie, nazwijmy to administracyjne, kadrowo-płacowe, ale również wszystkie te związane z rozwojem pracowniczym. Dodając do tego model implementacyjny, który pozwala na wykorzystanie w początkowej fazie projektu, np. wąski wycinek tego rozwiązania, w tym miejscu, gdzie jest on najbardziej potrzebny, gdzie zwrot z inwestycji będzie największy, gdzie te potrzeby są najpilniejsze. I pozwalając na rozszerzenie tego jednego systemu na dalsze obszary, to jest taka opcja, która jest bardzo interesująca dla klientów. Drugi scenariusz, który zauważam, to są organizacje, które dochodzą do takiego punktu, gdzie zaczynają sobie zdawać sprawę z tego, że nie są w stanie dłużej funkcjonować, bez tego typu narzędzi. Jaki to jest punkt, to już zależy i od branży, i od specyfiki, jak dana organizacja funkcjonuje. To może być kilkuset pracowników, to może być tysiąc pracowników, ale jest taki pewien punkt, gdzie kierownictwo firmy zaczyna sobie zdawać sprawę – tracimy albo też nie wykorzystujemy wystarczająco potencjału, który tkwi w naszych pracownikach. A z drugiej strony może też tracimy pracowników, na których nam zależało i chcemy zrozumieć, dlaczego się tak dzieje i zadbać bardziej o tych pracowników. W szczególności na tym rynku pracownika, na którym obecnie funkcjonujemy. I te narzędzia również tutaj przychodzą z pomocą.
Tomasz: To ja może dodam, popatrzmy na nowych pracowników i na te procesy onboardingowe, które stały się bardzo ważne w tym momencie. Zatrudniamy pracownika, czekamy na niego 2-3 miesiące, w zależności od okresu wypowiedzenia i ten pracownik w tym momencie jest bombardowany bardzo dużą ilością innych ofert. Zdarza się, że ten pracownik do nas nie przyjdzie po tych trzech miesiącach okresu wypowiedzenia i musimy go zaangażować. Do tego są narzędzia onboardingowe. Druga rzecz – ten pracownik przez te pierwsze miesiące, jest dla nas najbardziej zasobochłonnym zasobem, pracownikiem, który angażuje osoby do tego, żeby go wyszkolić. Uczy się. Jeszcze nie ma takiego performance’u. Więc procesy onboardingowe i learningowe, w tym połączeniu, w tej drugiej fazie, dają nam komfort, że ten pracownik jest dobrze wdrożony. Dodatkowo zauważyliśmy, że jednak pracownicy częściej zmieniają pracę. Rynek pracownika w tym momencie wymusza na pracodawcach, danie narzędzi, które ułatwiają i są przyjazne. Nie możemy zostać z narzędziami przestarzałymi, gdyż ci pracownicy po prostu nie będą chcieli z nich korzystać, będą szukali firm, które są innowacyjne. Które nie wymagają kolokwialnie tracenia czasu, na stare, przestarzałe rozwiązania.
Mówimy o przemodelowaniu tak naprawdę myślenia o HR. Czy z tym przemodelowaniem wiąże się również przemodelowanie struktury działu HR, tego jakie kompetencje są potrzebne w dziale HR?
Tomasz: Myślę, że zdecydowanie możemy również wskazać na taką zmianę, ponieważ faktycznie od HR oczekiwane jest coraz lepsze rozumienie biznesu, w którym funkcjonuje nasza firma. To jest taki trend, który już został zapoczątkowany ładnych parę lat temu, w roli HR business partnera, czyli takiej osoby, która wspiera managerów, kierowników liniowych, w różnego rodzaju decyzjach związanych z HR-ami, czy to zatrudnieniowych, czy związanych z awansami itd. Żeby być efektywnym w tej roli, taka osoba musi rozumieć biznes. I to oczekiwanie rozumienia biznesu, którym się zajmuje nasza firma. Produkty, usługi, które oferujemy. Sytuacja konkurencyjna na rynku. To jest coś co w tej chwili dla nowoczesnego HR-owca jest elementem obowiązkowym, żeby był w stanie realizować swoje zadania. Co może kiedyś w przeszłości aż tak istotne nie było. Druga kwestia to jest to, o czym wcześniej wspomniałem, czyli to, że HR coraz częściej jest w stanie przejmować zadania, które wcześniej były realizowane przez inne działy. W szczególności wrócę do tej kwestii związanej z modelowaniem procesów. O ile wcześniej HR zawsze musiał, powiedzmy prosić to IT, o wykonanie jakiejś zmiany, modyfikacji procesu, IT czy partnera wdrożeniowego – różne scenariusze miały miejsce, ale to było coś od czego HR był zależny, musiał liczyć na wsparcie innych zespołów. O tyle teraz, za pomocą tych mechanizmów oferowanych przez rozwiązania chmurowe, gdzie to przemodelowywanie procesu jest przyjazne, intuicyjne i nie wymaga wiedzy programistycznej, to co dana osoba, taki administrator biznesowy musi znać i rozumieć, to jest proces biznesowy. I do tego procesu biznesowego wybrać odpowiedni nastawy, odpowiednie konfiguracje, po stronie systemu informatycznego. W związku z tym ta niezależność HR, bardzo mocno wzrosła. Ale to też wiąże się z lepszym rozumieniem i kwestii związanych z narzędziami, i z budowaniem user experience, jak dostarczać dane usługi. Czym więcej mamy niezależności, odpowiedzialności po naszej stronie, tym też te oczekiwania odnośnie tych takich aspektów, nazwijmy to związanych z szeroko rozumianym IT, jest większa.
Grzegorz: Firmy tutaj zaczęły inwestować bardziej w HR, przynajmniej tak zauważam. Te działy się rozrastają. Wcześniej kojarzone były z obsługą pracowniczą, właśnie z kadrami, z rozliczaniem listy płac. Potrzeba tego, żeby właśnie angażować się w obszary edukacyjne, w talent management, sukcesję, tego typu procesy zaczęły być ważne. I w tym momencie działy HR po prostu są bardzo istotnym działem w firmie, powiększają się, dostają od nas narzędzia, używają ich, dzięki temu firma jest bardziej przyjazna pracownikowi.
Tomasz: A ja bym to ujął troszeczkę inaczej. Zgadzam się z tym co powiedziałeś, faktycznie, ale ująłbym to trochę inaczej, że HR dostały takie narzędzia, za pomocą których stwarzają środowisko pracy dla biznesu. Natomiast ten punkt ciężkości procesu biznesowego, jest obecnie na poziomie przełożony – pracownik. Na tym poziomie albo bezpośrednio na poziomie pracownika, gdzie to pracownik może zadecydować, w którym kierunku chce się rozwijać, z jakiej oferty szkoleniowej chce skorzystać. Może w którym kierunku, jeżeli chodzi o zmianę roli w organizacji pójść. Ma wachlarz opcji dostępnych dla niego i może z tego wachlarza skorzystać, a HR ma funkcję wspierającą, żeby podpowiadać, rekomendować, doradzać, natomiast już niekoniecznie robić coś, decydować bezpośrednio za tego pracownika czy managera. Tak że tutaj mamy zupełnie inne podejście do samego procesu biznesowego. Punkt ciężkości na poziomie biznesu, a HR jako koordynator.
Mówiliście o tym, że teraz HR zyskał tak naprawdę niezależność od działów IT przez to, że interfejs jest dużo bardziej przyjazny użytkownikowi, że procesy są zautomatyzowane w dużej części. Jak sprawić, by ten user experience, o którym mówiłeś, był tak optymalny? Jak zebrać te dane? Jakie dane w ogóle trzeba zebrać?
Tomasz: Mówiąc o user experience, warto zaznaczyć, że tendencja generalnie jest taka, żeby maksymalnie upraszczać procesy, a co za tym idzie, też upraszczać interfejs użytkownika. Żeby systemy były intuicyjne. Po prostu. Żeby pracownik, który po raz pierwszy loguje się do mojego systemu, nie wymagał żadnego przeszkolenia, żeby po prostu był w stanie znaleźć to czego potrzebuje. To jest jedna rzecz. Druga rzecz to myślę, że dostawcy tych rozwiązań dla klasy enterprise, a w szczególności na pewno tak mogę powiedzieć o SAP i o systemie Success Factors, bardzo o to dbają, żeby to doświadczenie użytkownika już na starcie było na bardzo wysokim poziomie. Nasza firma bardzo inwestuje właśnie w tym kierunku. Chociażby zmiana, która miała miejsce w ubiegłym roku, czyli zupełnie zmieniona ta storna startowa dla użytkownika, home page, która pozwala na efektywniejszą pracę z systemem i z aplikacją jako narzędziem, to jest obszar, w który bardzo mocno inwestujemy i dbamy o to, żeby ten user experience był na jak najwyższym poziomie. Natomiast ciągle oczywiście po stronie firmy pozostaje decyzja, ile z tych funkcji, które daje nowoczesne narzędzie, temu pracownikowi i kierownikowi, zaproponować. Faktycznie może istnieć pokusa, żeby od razu skorzystać z jak największej rozmaitości tych opcji. Bo skoro je mamy, to czemu nie mamy korzystać. Jest to dosyć ryzykowna ścieżka, bo pewnie może dojść do sytuacji takiego właśnie zalewu informacyjnego i zagubienia się pracownika w natłoku różnego rodzaju opcji i możliwości, które teoretycznie jesteśmy w stanie mu dać. W związku z tym to o co warto zadbać to to, w jaki sposób zaoferować te usługi jak najprościej, najintuicyjniej, naszym pracownikom. Tu też wychodzimy naprzeciw naszym klientom, oferując chociażby coś co określamy best practices, dla korzystania z naszych rozwiązań, dla poszczególnych obszarów, dla poszczególnych rozwiązań, mamy zestawy rekomendacji, jak dany proces może wyglądać, co powinno być po stronie managera, co po stronie pracownika, co po stronie HR, jeżeli chodzi o realizację tego procesu. To są rekomendacje, klient może zadecydować inaczej, ale przychodzimy tutaj z pomocą i nie ma konieczności odkrywania koła na nowo. To koło my już dostarczamy wraz z systemem, natomiast klient musi dostosować, to co jest po jego stronie, to jest właśnie dostosowanie do tego, żeby to koło, z którego korzysta, było optymalne na jego drodze. Ale to jest taki można powiedzieć fine tuning, takie dostosowanie, a nie budowanie od początku user experience. To user experience przychodzi z systemem.
Grzegorz: Ja tutaj dodam, biorąc pod uwagę user experience, jeżeli nam to dziś nie wystarcza albo widzimy w firmie, że mamy procesy, które są bardzo specyficzne, my jako firma Hicron też tworzymy bądź dostosowujemy wdrażane rozwiązania, bazując na technologii SAP, np. Business Technology Platform, która daje możliwość rozszerzania funkcjonalności. Która ma też ujednolicony interfejs z Success Factorsem, z rozwiązaniami generalnie sapowymi. Ale jako firma, tutaj takie dobre przykłady, gdzie wdrażamy u klientów różnego typu rozszerzenia, staramy się popatrzeć na to szerzej, nie tylko jako firma deweloperska, tak można powiedzieć, tworząca rozwiązania, tylko angażujemy np. UX designerów do tego, aby ten interfejs był jak najbardziej dopasowany po pierwsze do środowiska, w którym pracuje pracownik. Jak najbardziej optymalnie mógł wykorzystywać dane rozwiązanie, które jest tym rozszerzeniem, które tworzymy.
Skoro jesteśmy już przy best practices, przy dostosowywaniu systemu do potrzeb klienta, jak wybrać kogoś, kto przeprowadzi nas przez cały ten proces, który jest ogromnym przedsięwzięciem, można powiedzieć, rewolucją? Jak wybrać partnera takiego wdrożenia?
Grzegorz: Tutaj klienci zwracają uwagę przede wszystkim na kompetencje, doświadczenie. Szukają rozwiązania dopasowanego do siebie. SAP daje bardzo bogaty wachlarz możliwości, które możemy wdrożyć, ale tak jak Tomek powiedział, jeżeli odpalimy wszystkie funkcjonalności, ten pracownik nie będzie wiedział z czego korzystać. One muszą być dopasowane. Więc przede wszystkim kompetencyjni konsultanci, kompetencyjna analiza potrzeb, priorytetyzacja podczas wdrożenia, później dobre wdrożenie ze szkoleniem dla tych pracowników, żeby umieli z tego korzystać, dopasowanie pod kątem tego co potrzebują. Ja też dużą uwagę klienci zwracają na to, żeby ta współpraca nie kończyła się w momencie, kiedy zostanie rozwiązanie wdrożone. Tutaj te rozwiązania żyją razem z klientem, często są zmieniane i je też trzeba utrzymać. Czyli firma, która posiada też zasoby serwisowe, dział wsparcia, który pomoże użytkownikowi przy jakimś problemie, czy będzie miał możliwość szybkiej reakcji na rozwój danej funkcjonalności, to są takie kompetencje, które są wymagane i jako Hicron możemy powiedzieć, że jesteśmy w stanie dostarczyć każdej z tych usług, od doradztwa, poprzez dobrą analizę, wdrożenie i później utrzymanie, gdyż posiadamy ten dział serwisu, takie usługi.
Tomasz: A ja bym to ujął w ten sposób. Gdy jesteśmy w sytuacji, że poszukujemy partnera, który nam wdroży dane rozwiązanie, warto wziąć pod uwagę trzy aspekty. Po pierwsze znajomość biznesu HR-owego. Czy firma posiada konsultantów, którzy po prostu w tym obszarze, który chcemy wdrożyć, mają doświadczenie, wiedzę i po prostu można z nimi rozmawiać o procesach biznesowych. Z drugiej strony znajomość narzędzia. Czy potrafią oni odpowiednio konfigurować, czy znają potencjał związany z możliwościami budowania rozszerzeń, o czym tu już padła mowa, integracji i dostosowania tego narzędzia. Również warto, żeby ta firma miała doświadczenie i wiedzę o kontekście sektora, w którym działa nasza firma, bo to też może mieć duży wpływ na to, jak te procesy HR-owe wyglądają. Natomiast to fajnie brzmi, jeżeli chodzi o jakieś tam teoretyzowanie, natomiast jest to bardzo trudne do zweryfikowania w sytuacji takiej, gdzie po prostu uruchamiamy postępowanie i zgłaszają się różni dostawcy i teraz mamy wybrać tego najlepszego. Bo jak to zweryfikować? Jest to trudne. I tutaj z pomocą przychodzi dokładnie to, o czym przed chwilą słyszeliśmy i na to bym zwrócić szczególną uwagę. Żeby spojrzeć, jak wygląda sytuacja tych firm, jeżeli chodzi o kontrakty utrzymaniowe. Czyli czy po zakończeniu wdrożenia tego systemu, ta firma miała podpisany kontrakt na utrzymanie i rozwój tego systemu danego klienta. Czy ta współpraca kończy się projektem wdrożeniowym, czy trwa wiele lat. Ponieważ jeżeli ta współpraca jest wieloletnia, możemy być prawie że pewni, że firma, która decyduje się na taki kolejny kontrakt, już dobrze wie, jakie dostanie usługi, świadczenia i że ten serwis, który kupuje, jest wart tych pieniędzy. I to nam daje to właśnie bezpieczeństwo, że ta firma, ten partner będzie się znał na rzeczy.
Życzymy zatem klientom, żeby wybór partnera okazał się strzałem w dziesiątkę. Dziękuję za to, że podzieliliście się swoimi doświadczeniami, za tę rozmowę.
Źródło: Hicron
W wywiadzie o współczesnych wyzwaniach i niedalekiej przyszłości wzięli udział Tomasz Zubrzycki z SAP Polska, architekt rozwiązań HXM , oraz Grzegorz Zubilewicz, Key Account Manager w Hicron.
- Jak zmienia się na przestrzeni lat obszar HR i czym rozwiązania on-premise, różnią się od tych chmurowych?
- Czy to prawda, że im później przejdzie się z systemów on-premise do chmury, trudniej będzie to zrobić?
- Przedsiębiorcy sami dopytują o możliwości przeniesienia swoich systemów do chmury. Dlaczego jest to ważna zmiana?
- Czy możliwe jest wdrożenie w firmie SAP HXM, która nie korzystała wcześniej z żadnych rozwiązań od SAP?
- Jak wdrożenie HXM wpływa na firmy, które mają już SAP?
- Czy sytuacja geopolityczna wpłynęła w jakiś sposób na to, jak klienci przeszli być może na bardziej elastyczne rozwiązania, być może zrezygnowali z dokładania tych kolejnych klocków rozwoju systemu SAP?
- Kiedy zaczęło się to ożywienie, jeśli chodzi o chmurę?
- Czy ze zmianą myślenia o HR wiąże się również przemodelowanie struktury działu, tego jakie kompetencje są potrzebne w dziale HR?
- Jak zadbać o User Experience i jakie dane analizować?
- Jak wybrać odpowiedniego partnera wdrożenia?
Usługi chmurowe to obecnie wielka rewolucja, która porównywana jest do wynalezienia maszyny parowej. Podobna rewolucja odbywa się również w dziale HR. SAP ma 40-letnie doświadczenie w tym obszarze. Jak zmienia się na przestrzeni lat obszar HR i czym rozwiązania on-premise, różnią się od tych chmurowych?
To porównanie do maszyny parowej może się wydawać, że jest trochę na wyrost, ale przychylam się do tego, że to jest naprawdę rewolucja, jeżeli chodzi o usługi HR. Ponieważ w tych rozwiązaniach tradycyjnych, często były one skoncentrowane na tym, żeby wspierać proces biznesowy i dawać dostęp do tych procesów specjalistom, osobom z HR-u, może wybranym menadżerom. Natomiast chmura otworzyła te systemy na dostęp dla wszystkich pracowników. W związku z tym są to rozwiązania dla wszystkich – to pierwsza rzecz. Druga rzecz to kwestia związana z innowacyjnością. O ile te rozwiązania tradycyjne były związane często ze skomplikowanym procesem wdrożeniowym, potem też z trudnym dosyć procesem utrzymania tych rozwiązań, gdzie trzeba było dużo programować i kodować, o tyle te rozwiązania chmurowe oparte są o zupełnie inną koncepcję budowy i dużo łatwiej jest w nich wprowadzać rozwiązania bardzo innowacyjne, typu machine learning, typu sztuczna inteligencja, typu silniki rekomendacyjne dla użytkowników. Nie wspominając o mobilności, gdzie aplikacja mobilna dla rozwiązań w chmurze jest czymś zupełnie naturalnym i wręcz podstawowym. W systemach tych tradycyjnych, on-premise, niekoniecznie tak jest. Wspomnę również o czymś takim co się wydaje bardzo oczywiste, ale jednak warto to również zaznaczyć, że o ile w chmurę jest łatwo wejść, o tyle również jest z niej łatwo wyjść i to ma znaczenie. To ma znaczenie w szczególności dla dostawców tych rozwiązań, którzy muszą dbać o to, żeby ten system spełniał oczekiwania klienta. To nie jest tak, że klient też się zdecyduje na system, tak jak to jest w przypadku on-premise’a. Ma po prostu już pewnego rodzaju inwestycje i jeżeli chciałby z rozwiązania zrezygnować, po prostu tę inwestycję w jakiś sposób traci. Tutaj łatwo wchodzimy i łatwo wychodzimy, w związku z tym bardzo musimy o tego klienta dbać, wprowadzając nowe funkcjonalności. To się również wiąże z tym, że system w modelu chmurowym, ma inną koncepcję utrzymania zmian, jeżeli chodzi o procesy biznesowe. W systemie tradycyjnym te zmiany na ogół musiało wykonywać IT. Przeprogramowując, zmieniając kod tego systemu, różnego rodzaju testy skomplikowane, trudne, niepewne rezultaty. Natomiast w chmurze te zmiany wykonujemy poprzez wyklikanie, za pomocą interfejsu graficznego, nowych reguł, nowych zasad, nowego procesu. Często IT wręcz nie jest do tego potrzebne. W związku z tym HR może kontrolować proces biznesowy i dostosowywać dynamicznie do potrzeb, do zmian. Tak że jest to zupełnie inny świat dla HR. - Tomasz Zubrzycki z SAP Polska, architekt rozwiązań HXM
Ja tu może dodam, to co powiedziałeś – faktycznie tak jest. Systemy chmurowe też dają taką dużą możliwość rozwoju. Pamiętajmy, bo one bazują na dobrych praktykach, dzięki czemu innowacje są wprowadzane dla wszystkich bardzo często, w odróżnieniu do rozwiązań on premisowych, na które innowacje trzeba było samemu wdrażać. Na to trzeba było znaleźć czas, umiejętności, budżet. W rozwiązaniach chmurowych dostawcy, tak jak SAP, wprowadza je sukcesywnie – kwartalnie, rocznie. Tak że dostajemy cały czas nowy, zaawansowany system, który żyje, dostosowuje się do zmian, a zmiany tak naprawdę w dzisiejszym świecie zachodzą bardzo szybko, system do tego jest dostosowywany - Grzegorz Zubilewicz, Key Account Manager w Hicron.
Wspomniałeś o tym, że bardzo łatwo wejść w chmurę. Aczkolwiek spotkałem się z taką opinią, że im później zdecydujemy się na przejście na rozwiązanie chmurowe, tym będzie to trudniejsze. Czy to prawda?
Grzegorz: Mamy do czynienia z migracją danych. Z ilością rzeczy, które mapujemy w systemach i w tym momencie, czym później wchodzimy, tym ten bagaż jest większy. To jest jednym z elementów, żeby jak najszybciej w organizacji tę chmurę wdrożyć. To są też kwestie bezpieczeństwa. Możemy też popatrzeć sobie, ile kosztuje nas utrzymanie danych, zabezpieczenie danych. Popatrzmy np. na to co się stało teraz podczas tego co się dzieje na Ukrainie. Rozwiązania on-premise, nagle przeszły do chmury, z tego względu, że nie były bezpieczne tam, na tym terytorium. Tutaj duzi dostawcy udostępnili możliwość przejścia do chmury, w bardzo szybki sposób zwiększyliśmy bezpieczeństwo naszych informacji, naszego biznesu, mając dostępną chmurę.
Czy chciałbyś coś dodać?
Tomasz: Tak. Myślę, że faktycznie ten aspekt długu technologicznego i obrastania organizacji takimi rozwiązaniami, które są budowane na zasadzie łatania jakichś bieżących potrzeb, powodują, że czym później zdecydujemy się na taki krok w kierunku rozwiązania klasy enterprise, które będzie nam te procesy HR-owe spójnie obsługiwało, no tym ten projekt będzie bardziej skomplikowany.
Sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie, zarówno na świecie, jak i w obszarze chmurowym. Wiem, że klienci sami dopytywali o obszar HXM, o te rozwiązania. Dlaczego dla przedsiębiorstw jest to ważna zmiana? Częściowo odpowiedziałeś już na to pytanie.
Grzegorz: Można powiedzieć, że w tym momencie firmy czy instytucje, które nie wchodzą w chmurę, stają się instytucjami przestarzałymi. Nie będą w stanie dopasować się do zmian, które na rynku obecnie zachodzą. I faktycznie dużo łatwiej nam wprowadzić innowacje, mając do dyspozycji elastyczne rozwiązanie, elastyczne narzędzie, jakie daje np. HR w chmurach.
HXM jest dostępny niezależnie od tego, czy ktoś już korzysta z rozwiązania SAP czy nie. Czy wobec tych gwałtownych zmian, możliwe jest wdrożenie w firmie, która nie korzystała wcześniej z żadnych rozwiązań od SAP?
Grzegorz: Tak, jak najbardziej. Rozwiązania SAP dają nam elastyczność. Możemy je implementować niezależnie i integrować z innymi systemami core’owymi w firmie. Możemy je instalować również, w zasadzie nie integrować, bo tutaj natywnie ta integracja występuje z rozwiązaniami SAP. Tendencja jest taka, że jednak firmy szukają rozwiązania, które będzie łatwe dla obsługi użytkownika z jednym interfejsem. Żeby to nie były systemy różne. Nowi pracownicy są przyzwyczajeni do tego, iż korzystają z mobilnych rozwiązań, korzystają z social media, są bombardowani informacjami. Oczekują tego, żeby systemy biznesowe, również pomagały im, a nie powodowały, że tracą czas. Więc w tym momencie mając jedną platformę, która w natywny sposób integruje dane, posiada załóżmy nawet jeden login, wspólny interfejs, jedno miejsce, work zone – o tym pewnie będziemy mówili później. Daje taką przyjazną atmosferę w firmie, na czym zależy pracodawcy. Ten pracownik wtedy jest bardziej wydajny, nie traci czasu, korzysta z tych narzędzi.
Mówiąc już o integracji, jak wdrożenie HXM wpływa na firmy, które mają już SAP? Co więcej zyskują niż te, które SAP nie mają?
Tomasz: To jest bardzo ciekawy wątek i warto go wziąć pod uwagę, wybierając rozwiązanie dla obszaru HR, ponieważ patrząc na punkty styku pomiędzy obszarem ERP a HR, można spokojnie wyróżnić ich kilkadziesiąt, 40 lub więcej. Po pierwsze, co jest dosyć oczywiste, ale warto o tym wspomnieć – struktura organizacyjna, struktura stanowiskowa. Relacje pomiędzy przełożonym, podwładnym, które mamy w systemach HR, są podstawą do wszelkiego rodzaju workflow po stronie systemów ERP. Można też na to spojrzeć od strony samych procesów biznesowych. Wszędzie tam, gdzie na poziomie procesów ERP mamy jakieś rozrachunki, rozliczenia z naszymi pracownikami, zobowiązania, należności, zarządzanie wyposażeniem tych pracowników, wszędzie tam mamy pewnego rodzaju styki i konieczność przesyłania danych w jedną i drugą stronę. Natomiast takim bardzo szczególnym przypadkiem tej integracji pomiędzy tymi obszarami, jest, jak sądzę, obszar zarządzania projektami, gdzie ta ścisła integracja może być bardzo, bardzo pomocna. Po pierwsze, przygotowując się do uruchomienia projektu, mamy możliwość wyszukania pracowników, w oparciu np. o ich kompetencje, certyfikaty, uprawnienia zawodowe, doświadczenie, tak, żeby ten projekt odpowiednio zastosować, jeżeli chodzi o poszczególne role, to z jednej strony. Ale z drugiej strony to jest kwestia związana z rozliczaniem tych projektów, raportowaniem czasu pracy na projekty, gdzie również ta ścisła integracja między tymi dwoma obszarami jest bardzo ważna. I tutaj podniosę jeszcze jeden wątek, jedną kwestię. Otóż owszem, tego typu integrację można zbudować na projekcie, ale warto o tym pamiętać, że taki interfejs to jest nie tylko koszt związany z jego wytworzeniem, ale również koszt związany z utrzymaniem i szereg ryzyk, które się pojawią w kontekście podnoszenia wersji jednego czy drugiego systemu. Jeżeli zdecydujemy się na rozwiązanie od jednego dostawcy, które nam tę integrację zapewnia „z pudełka” w ramach swojego rozwiązania, to wyeliminujemy zarówno te koszty, jak i te ryzyka, które mogą być dosyć istotne, jeżeli to nie będą kompatybilne rozwiązania.
Grzegorz: Często firmy decydując się w ogóle na technologię SAP, zaczynają od HR, ze względu na to, że jest to obszar troszeczkę prostszy i zaczynają się uczyć tej technologii. To jest też dobre miejsce właśnie, żeby poznać technologię SAP, żeby nawet integrując ją na początku, co jest, wiadomo, kosztem, ale też z drugiej strony mając dostęp do takiej technologii, uczymy się co możemy z niej osiągnąć i jakie mamy środowisko deweloperskie, co możemy utworzyć na takim środowisku. Poznajemy SAP i często jest to pierwszy krok do tego, żeby wejść szerzej, dokładać kolejne klocki typu rozwiązania w HR miękkim, rozwiązania do szkoleń, do oceny pracowniczej. Często mówimy, że HR, tak nam się kojarzy na samym początku, jest to rozliczanie płac, utrzymanie kadr, ale to są różne też inne obszary. I w tym momencie mając tę technologię opanowaną, łatwiej nam jest wejść np. w projekt migracji czy zmiany systemu core’owego w naszej firmie, np. ERP, co jest dużym, bardzo dużym przedsięwzięciem, a znając już technologię, możliwości tej technologii, możemy ten pierwszy krok postawić i mamy łatwiej w tym drugim kroku.
Mówisz tutaj o rozwoju, mówisz o dokładaniu kolejnych klocków, natomiast wobec tego co się dzieje na świecie wobec sytuacji na Ukrainie, zerwanych łańcuchów dostaw, ale też sytuacji związanej z pandemią, tym, że dużo krajów było zamkniętych? Czy to wpłynęło w jakiś sposób na to, jak klienci przeszli być może na bardziej elastyczne rozwiązania, być może zrezygnowali z dokładania tych klocków rozwoju systemu SAP?
Grzegorz: Ja zauważyłem, moi klienci bardzo często pytają mnie o rozwiązania edukacyjne. Czyli skończyły się wymiany informacji w biurze, na przysłowiowej kawie. Dodatkowo tych spotkań jest mniej. Ludzie pracują często zdalnie i mając narzędzie, które pozwala nam dać pracownikowi możliwość edukacji, możliwość szkoleń, dostępu do wiedzy takiej online, w każdej chwili, takich rozwiązań te przedsiębiorstwa szukają. Tu akurat pandemia wymogła tego typu rozwiązania i tutaj klienci bardzo często o to pytają.
Tomasz: Tak, ja też tutaj bym stwierdził, że o ile faktycznie ta wojna na Ukrainie, może od strony procesów HR ona nie jest tutaj jakimś takim punktem zwrotnym, o tyle pandemia i ta sytuacja, w której firmy musiały wysłać swoich pracowników do pracy z domu i niejednokrotnie zderzały się z zagadnieniem tego, w jaki sposób udostępnić narzędzia pracy tym pracownikom, dostępy do systemów różnego rodzaju, z którymi powinni pracować, jak to zrobić w sposób bezpieczny, no to było duże wyzwanie. I zdecydowanie firmy, które wcześniej weszły w technologie chmurowe, były tutaj w dużo lepszej sytuacji. I to spowodowało myślę, że taką ostateczną zmianę w mentalności w firmach, że jednak chmura to jest dobre rozwiązanie na niepewne czasy i w sumie najbezpieczniejszy model, żeby zapewnić tzw. business continuity i żeby po prostu bez względu na ten tryb pracy, można było realizować swoje zadania. Tak że pandemia tutaj dużo rzeczy wyjaśniła i udowodniła, że chmura to jest przyszłość.
Grzegorz: Przyspieszyła przede wszystkim podjęcie decyzji, żeby w tę chmurę przejść. Bo ten trend, widać było, że ta chmura prędzej czy później, ta elastyczność, właśnie możliwość skalowania, w niektórych branżach jest bardziej potrzebna, w niektórych mniej i ten trend był. A ta zmiana taka globalna spowodowała, że to tak naprawdę bardzo przyspieszyło i w tym momencie nikt nie… może inaczej, może nie nikt. Bardzo rzadko myślimy o on premisie. Raczej szukamy rozwiązań właśnie elastycznych, które możemy szybko wdrożyć w naszych organizacjach. Co daje nam chmura na przykład.
Tomasz: Ja ze swojej praktyki spotkań z różnymi klientami mogę wspomnieć, że jeszcze do 2020 roku dyskusja na temat tego, dlaczego chmura, no to był istotny element procesu sprzedażowego, żeby wyjaśnić, po co ta chmura jest i dlaczego warto w tym kierunku zmierzać. W tej chwili już praktycznie takiej dyskusji nie ma. Chmura jest czymś oczywistym na starcie dla biznesu, dla HR. Jeszcze, owszem, w pewnych organizacjach są opory po stronie zespołów informatycznych, odpowiadających za bezpieczeństwo, w bardzo specyficznych i szczególnych branżach, natomiast patrząc szeroko na rynek, to chmura już jest zaakceptowana.
Grzegorz: Mówiąc o bezpieczeństwie, też warto wspomnieć, że te regulacje, które wprowadziła Unia Europejska, które są na bardzo wysokim poziomie, jeżeli chodzi o bezpieczeństwo danych, czyli RODO i te wszystkie kwestie związane z danymi poufnymi, danymi umożliwiającymi identyfikację pracownika, te regulacje powodują, że dostawcy tego typu rozwiązań, musieli przygotować te systemy, żeby spełniały te wyśrubowane wymogi prawne, co oczywiście się stało, ale to też spowodowało, że HR-y mogły odetchnąć – dobrze, to jest bezpieczne. Możemy mieć pewność, że to jest z jednej strony bezpieczne, ale z drugiej strony, że spełniamy te wymagania, które nakłada na nas ustawodawca. Chmura to też ułatwia.
To o czym mówicie ma też swoje odzwierciedlenie w danych, ponieważ wg Raportu Gartnera, do 2025 roku, na systemy chmurowe przejdzie prawdopodobnie połowa dużych i średnich przedsiębiorstw. Ale Tom Ford kiedyś powiedział, że gdyby zapytał swoich klientów na początku czego potrzebują, powiedzieliby, że szybkich koni. Nikt nie powiedziałby, że potrzebuje auta. Kiedy zaczęło się to ożywienie, jeśli chodzi o HXM, o chmurę?
Grzegorz: Ja bym powiedział, że tutaj mamy dosyć często do czynienia z dwoma scenariuszami. Jeden scenariusz to jest sytuacja organizacji, które decydowały się na różnego rodzaju rozwiązania wspierające procesy HR-owe, takie punktowe. Inny system rekrutacyjny, inny do szkoleń, jeszcze inny związany z oceną pracowniczą. I w pewnym momencie takie firmy dochodzą do takiego punktu, gdzie stwierdzają, że nie są w stanie zapewnić doświadczeń użytkownika na takim poziomie, na którym jest on oczekiwany. Bo te systemy nie są spójne, procesy nie są spójne, i to tzw. user experience kuleje. W tym momencie z pomocą przychodzą takie rozwiązania jak właśnie SAP Success Factors, który obsługuje pełen cykl życia pracownika i adresuje zarówno te procesy takie, nazwijmy to administracyjne, kadrowo-płacowe, ale również wszystkie te związane z rozwojem pracowniczym. Dodając do tego model implementacyjny, który pozwala na wykorzystanie w początkowej fazie projektu, np. wąski wycinek tego rozwiązania, w tym miejscu, gdzie jest on najbardziej potrzebny, gdzie zwrot z inwestycji będzie największy, gdzie te potrzeby są najpilniejsze. I pozwalając na rozszerzenie tego jednego systemu na dalsze obszary, to jest taka opcja, która jest bardzo interesująca dla klientów. Drugi scenariusz, który zauważam, to są organizacje, które dochodzą do takiego punktu, gdzie zaczynają sobie zdawać sprawę z tego, że nie są w stanie dłużej funkcjonować, bez tego typu narzędzi. Jaki to jest punkt, to już zależy i od branży, i od specyfiki, jak dana organizacja funkcjonuje. To może być kilkuset pracowników, to może być tysiąc pracowników, ale jest taki pewien punkt, gdzie kierownictwo firmy zaczyna sobie zdawać sprawę – tracimy albo też nie wykorzystujemy wystarczająco potencjału, który tkwi w naszych pracownikach. A z drugiej strony może też tracimy pracowników, na których nam zależało i chcemy zrozumieć, dlaczego się tak dzieje i zadbać bardziej o tych pracowników. W szczególności na tym rynku pracownika, na którym obecnie funkcjonujemy. I te narzędzia również tutaj przychodzą z pomocą.
Tomasz: To ja może dodam, popatrzmy na nowych pracowników i na te procesy onboardingowe, które stały się bardzo ważne w tym momencie. Zatrudniamy pracownika, czekamy na niego 2-3 miesiące, w zależności od okresu wypowiedzenia i ten pracownik w tym momencie jest bombardowany bardzo dużą ilością innych ofert. Zdarza się, że ten pracownik do nas nie przyjdzie po tych trzech miesiącach okresu wypowiedzenia i musimy go zaangażować. Do tego są narzędzia onboardingowe. Druga rzecz – ten pracownik przez te pierwsze miesiące, jest dla nas najbardziej zasobochłonnym zasobem, pracownikiem, który angażuje osoby do tego, żeby go wyszkolić. Uczy się. Jeszcze nie ma takiego performance’u. Więc procesy onboardingowe i learningowe, w tym połączeniu, w tej drugiej fazie, dają nam komfort, że ten pracownik jest dobrze wdrożony. Dodatkowo zauważyliśmy, że jednak pracownicy częściej zmieniają pracę. Rynek pracownika w tym momencie wymusza na pracodawcach, danie narzędzi, które ułatwiają i są przyjazne. Nie możemy zostać z narzędziami przestarzałymi, gdyż ci pracownicy po prostu nie będą chcieli z nich korzystać, będą szukali firm, które są innowacyjne. Które nie wymagają kolokwialnie tracenia czasu, na stare, przestarzałe rozwiązania.
Mówimy o przemodelowaniu tak naprawdę myślenia o HR. Czy z tym przemodelowaniem wiąże się również przemodelowanie struktury działu HR, tego jakie kompetencje są potrzebne w dziale HR?
Tomasz: Myślę, że zdecydowanie możemy również wskazać na taką zmianę, ponieważ faktycznie od HR oczekiwane jest coraz lepsze rozumienie biznesu, w którym funkcjonuje nasza firma. To jest taki trend, który już został zapoczątkowany ładnych parę lat temu, w roli HR business partnera, czyli takiej osoby, która wspiera managerów, kierowników liniowych, w różnego rodzaju decyzjach związanych z HR-ami, czy to zatrudnieniowych, czy związanych z awansami itd. Żeby być efektywnym w tej roli, taka osoba musi rozumieć biznes. I to oczekiwanie rozumienia biznesu, którym się zajmuje nasza firma. Produkty, usługi, które oferujemy. Sytuacja konkurencyjna na rynku. To jest coś co w tej chwili dla nowoczesnego HR-owca jest elementem obowiązkowym, żeby był w stanie realizować swoje zadania. Co może kiedyś w przeszłości aż tak istotne nie było. Druga kwestia to jest to, o czym wcześniej wspomniałem, czyli to, że HR coraz częściej jest w stanie przejmować zadania, które wcześniej były realizowane przez inne działy. W szczególności wrócę do tej kwestii związanej z modelowaniem procesów. O ile wcześniej HR zawsze musiał, powiedzmy prosić to IT, o wykonanie jakiejś zmiany, modyfikacji procesu, IT czy partnera wdrożeniowego – różne scenariusze miały miejsce, ale to było coś od czego HR był zależny, musiał liczyć na wsparcie innych zespołów. O tyle teraz, za pomocą tych mechanizmów oferowanych przez rozwiązania chmurowe, gdzie to przemodelowywanie procesu jest przyjazne, intuicyjne i nie wymaga wiedzy programistycznej, to co dana osoba, taki administrator biznesowy musi znać i rozumieć, to jest proces biznesowy. I do tego procesu biznesowego wybrać odpowiedni nastawy, odpowiednie konfiguracje, po stronie systemu informatycznego. W związku z tym ta niezależność HR, bardzo mocno wzrosła. Ale to też wiąże się z lepszym rozumieniem i kwestii związanych z narzędziami, i z budowaniem user experience, jak dostarczać dane usługi. Czym więcej mamy niezależności, odpowiedzialności po naszej stronie, tym też te oczekiwania odnośnie tych takich aspektów, nazwijmy to związanych z szeroko rozumianym IT, jest większa.
Grzegorz: Firmy tutaj zaczęły inwestować bardziej w HR, przynajmniej tak zauważam. Te działy się rozrastają. Wcześniej kojarzone były z obsługą pracowniczą, właśnie z kadrami, z rozliczaniem listy płac. Potrzeba tego, żeby właśnie angażować się w obszary edukacyjne, w talent management, sukcesję, tego typu procesy zaczęły być ważne. I w tym momencie działy HR po prostu są bardzo istotnym działem w firmie, powiększają się, dostają od nas narzędzia, używają ich, dzięki temu firma jest bardziej przyjazna pracownikowi.
Tomasz: A ja bym to ujął troszeczkę inaczej. Zgadzam się z tym co powiedziałeś, faktycznie, ale ująłbym to trochę inaczej, że HR dostały takie narzędzia, za pomocą których stwarzają środowisko pracy dla biznesu. Natomiast ten punkt ciężkości procesu biznesowego, jest obecnie na poziomie przełożony – pracownik. Na tym poziomie albo bezpośrednio na poziomie pracownika, gdzie to pracownik może zadecydować, w którym kierunku chce się rozwijać, z jakiej oferty szkoleniowej chce skorzystać. Może w którym kierunku, jeżeli chodzi o zmianę roli w organizacji pójść. Ma wachlarz opcji dostępnych dla niego i może z tego wachlarza skorzystać, a HR ma funkcję wspierającą, żeby podpowiadać, rekomendować, doradzać, natomiast już niekoniecznie robić coś, decydować bezpośrednio za tego pracownika czy managera. Tak że tutaj mamy zupełnie inne podejście do samego procesu biznesowego. Punkt ciężkości na poziomie biznesu, a HR jako koordynator.
Mówiliście o tym, że teraz HR zyskał tak naprawdę niezależność od działów IT przez to, że interfejs jest dużo bardziej przyjazny użytkownikowi, że procesy są zautomatyzowane w dużej części. Jak sprawić, by ten user experience, o którym mówiłeś, był tak optymalny? Jak zebrać te dane? Jakie dane w ogóle trzeba zebrać?
Tomasz: Mówiąc o user experience, warto zaznaczyć, że tendencja generalnie jest taka, żeby maksymalnie upraszczać procesy, a co za tym idzie, też upraszczać interfejs użytkownika. Żeby systemy były intuicyjne. Po prostu. Żeby pracownik, który po raz pierwszy loguje się do mojego systemu, nie wymagał żadnego przeszkolenia, żeby po prostu był w stanie znaleźć to czego potrzebuje. To jest jedna rzecz. Druga rzecz to myślę, że dostawcy tych rozwiązań dla klasy enterprise, a w szczególności na pewno tak mogę powiedzieć o SAP i o systemie Success Factors, bardzo o to dbają, żeby to doświadczenie użytkownika już na starcie było na bardzo wysokim poziomie. Nasza firma bardzo inwestuje właśnie w tym kierunku. Chociażby zmiana, która miała miejsce w ubiegłym roku, czyli zupełnie zmieniona ta storna startowa dla użytkownika, home page, która pozwala na efektywniejszą pracę z systemem i z aplikacją jako narzędziem, to jest obszar, w który bardzo mocno inwestujemy i dbamy o to, żeby ten user experience był na jak najwyższym poziomie. Natomiast ciągle oczywiście po stronie firmy pozostaje decyzja, ile z tych funkcji, które daje nowoczesne narzędzie, temu pracownikowi i kierownikowi, zaproponować. Faktycznie może istnieć pokusa, żeby od razu skorzystać z jak największej rozmaitości tych opcji. Bo skoro je mamy, to czemu nie mamy korzystać. Jest to dosyć ryzykowna ścieżka, bo pewnie może dojść do sytuacji takiego właśnie zalewu informacyjnego i zagubienia się pracownika w natłoku różnego rodzaju opcji i możliwości, które teoretycznie jesteśmy w stanie mu dać. W związku z tym to o co warto zadbać to to, w jaki sposób zaoferować te usługi jak najprościej, najintuicyjniej, naszym pracownikom. Tu też wychodzimy naprzeciw naszym klientom, oferując chociażby coś co określamy best practices, dla korzystania z naszych rozwiązań, dla poszczególnych obszarów, dla poszczególnych rozwiązań, mamy zestawy rekomendacji, jak dany proces może wyglądać, co powinno być po stronie managera, co po stronie pracownika, co po stronie HR, jeżeli chodzi o realizację tego procesu. To są rekomendacje, klient może zadecydować inaczej, ale przychodzimy tutaj z pomocą i nie ma konieczności odkrywania koła na nowo. To koło my już dostarczamy wraz z systemem, natomiast klient musi dostosować, to co jest po jego stronie, to jest właśnie dostosowanie do tego, żeby to koło, z którego korzysta, było optymalne na jego drodze. Ale to jest taki można powiedzieć fine tuning, takie dostosowanie, a nie budowanie od początku user experience. To user experience przychodzi z systemem.
Grzegorz: Ja tutaj dodam, biorąc pod uwagę user experience, jeżeli nam to dziś nie wystarcza albo widzimy w firmie, że mamy procesy, które są bardzo specyficzne, my jako firma Hicron też tworzymy bądź dostosowujemy wdrażane rozwiązania, bazując na technologii SAP, np. Business Technology Platform, która daje możliwość rozszerzania funkcjonalności. Która ma też ujednolicony interfejs z Success Factorsem, z rozwiązaniami generalnie sapowymi. Ale jako firma, tutaj takie dobre przykłady, gdzie wdrażamy u klientów różnego typu rozszerzenia, staramy się popatrzeć na to szerzej, nie tylko jako firma deweloperska, tak można powiedzieć, tworząca rozwiązania, tylko angażujemy np. UX designerów do tego, aby ten interfejs był jak najbardziej dopasowany po pierwsze do środowiska, w którym pracuje pracownik. Jak najbardziej optymalnie mógł wykorzystywać dane rozwiązanie, które jest tym rozszerzeniem, które tworzymy.
Skoro jesteśmy już przy best practices, przy dostosowywaniu systemu do potrzeb klienta, jak wybrać kogoś, kto przeprowadzi nas przez cały ten proces, który jest ogromnym przedsięwzięciem, można powiedzieć, rewolucją? Jak wybrać partnera takiego wdrożenia?
Grzegorz: Tutaj klienci zwracają uwagę przede wszystkim na kompetencje, doświadczenie. Szukają rozwiązania dopasowanego do siebie. SAP daje bardzo bogaty wachlarz możliwości, które możemy wdrożyć, ale tak jak Tomek powiedział, jeżeli odpalimy wszystkie funkcjonalności, ten pracownik nie będzie wiedział z czego korzystać. One muszą być dopasowane. Więc przede wszystkim kompetencyjni konsultanci, kompetencyjna analiza potrzeb, priorytetyzacja podczas wdrożenia, później dobre wdrożenie ze szkoleniem dla tych pracowników, żeby umieli z tego korzystać, dopasowanie pod kątem tego co potrzebują. Ja też dużą uwagę klienci zwracają na to, żeby ta współpraca nie kończyła się w momencie, kiedy zostanie rozwiązanie wdrożone. Tutaj te rozwiązania żyją razem z klientem, często są zmieniane i je też trzeba utrzymać. Czyli firma, która posiada też zasoby serwisowe, dział wsparcia, który pomoże użytkownikowi przy jakimś problemie, czy będzie miał możliwość szybkiej reakcji na rozwój danej funkcjonalności, to są takie kompetencje, które są wymagane i jako Hicron możemy powiedzieć, że jesteśmy w stanie dostarczyć każdej z tych usług, od doradztwa, poprzez dobrą analizę, wdrożenie i później utrzymanie, gdyż posiadamy ten dział serwisu, takie usługi.
Tomasz: A ja bym to ujął w ten sposób. Gdy jesteśmy w sytuacji, że poszukujemy partnera, który nam wdroży dane rozwiązanie, warto wziąć pod uwagę trzy aspekty. Po pierwsze znajomość biznesu HR-owego. Czy firma posiada konsultantów, którzy po prostu w tym obszarze, który chcemy wdrożyć, mają doświadczenie, wiedzę i po prostu można z nimi rozmawiać o procesach biznesowych. Z drugiej strony znajomość narzędzia. Czy potrafią oni odpowiednio konfigurować, czy znają potencjał związany z możliwościami budowania rozszerzeń, o czym tu już padła mowa, integracji i dostosowania tego narzędzia. Również warto, żeby ta firma miała doświadczenie i wiedzę o kontekście sektora, w którym działa nasza firma, bo to też może mieć duży wpływ na to, jak te procesy HR-owe wyglądają. Natomiast to fajnie brzmi, jeżeli chodzi o jakieś tam teoretyzowanie, natomiast jest to bardzo trudne do zweryfikowania w sytuacji takiej, gdzie po prostu uruchamiamy postępowanie i zgłaszają się różni dostawcy i teraz mamy wybrać tego najlepszego. Bo jak to zweryfikować? Jest to trudne. I tutaj z pomocą przychodzi dokładnie to, o czym przed chwilą słyszeliśmy i na to bym zwrócić szczególną uwagę. Żeby spojrzeć, jak wygląda sytuacja tych firm, jeżeli chodzi o kontrakty utrzymaniowe. Czyli czy po zakończeniu wdrożenia tego systemu, ta firma miała podpisany kontrakt na utrzymanie i rozwój tego systemu danego klienta. Czy ta współpraca kończy się projektem wdrożeniowym, czy trwa wiele lat. Ponieważ jeżeli ta współpraca jest wieloletnia, możemy być prawie że pewni, że firma, która decyduje się na taki kolejny kontrakt, już dobrze wie, jakie dostanie usługi, świadczenia i że ten serwis, który kupuje, jest wart tych pieniędzy. I to nam daje to właśnie bezpieczeństwo, że ta firma, ten partner będzie się znał na rzeczy.
Życzymy zatem klientom, żeby wybór partnera okazał się strzałem w dziesiątkę. Dziękuję za to, że podzieliliście się swoimi doświadczeniami, za tę rozmowę.
Źródło: Hicron
