System ERP to powszechne w różnych firmach oprogramowanie, skupiające wiele obszarów organizacji w jednej bazie danych. Od lat przedsiębiorstwa korzystają z niego, aby zoptymalizować procesy i maksymalnie wykorzystywać swój potencjał. Z uwagi na wieloobszarowość systemu, kluczowe jest jego bezpieczeństwo. Ta kwestia jest niestety często zaniedbywana przez firmy, które posiadają takie rozwiązanie. Obecnie popularność zyskuje przenoszenie ERP do chmury, co zwiększa prawdopodobieństwo cyberataków. Z kolei praca z domu przekłada się na wzrost możliwości przypadkowego ujawnienia danych. Co zagraża systemom ERP? Jak temu zapobiec?

Zagrożenia dla systemu ERP

Wiele zagrożeń dla systemu ERP, ma naturę cyfrową. Mogą to być luki w zabezpieczeniach, DDoS, phishing czy też cyberataki na chmurę. Są one wyjątkowo groźne – powodują przechwycenie poufnych informacji przez hakera. Narażone są zarówno strategiczne obszary organizacji, receptury, know-how, jak i dane wrażliwe klientów oraz pracowników, czy też dokumentacje produktowe. Kradzież takich danych może spowodować nie tylko bankructwo, ale też kryzys wizerunkowy. Wydaje się, że ten pierwszy problem jest gorszy, jednak ten drugi może doprowadzić do podobnych konsekwencji – bojkot marki, zmniejszenie sprzedaży usług czy produktów, a w konsekwencji utrata płynności. Ponadto z uwagi na przepisy związane z RODO, ujawnienie wrażliwych informacji może spowodować wysoką karę finansową i lawinę pozwów. Należy przyznać, że ta wizja nie należy do najprzyjemniejszych.

Jednak poza atakami z zewnątrz, warto pamiętać, że zagrożenie mogą stanowić również użytkownicy systemu ERP. Od kiedy wybuchła pandemia, wiele firm przeszło w tryb pracy zdalnej, a więc są one narażone na problemy wynikające z zaniedbania ze strony pracowników. Zgubienie laptopa, brak silnego hasła, kliknięcie podejrzanego URL w e-mailu… Oczywiście należy ufać pracownikom zatrudnionym w Twojej organizacji, jednak warto pamiętać, że powyższe sytuacje mogą się wydarzyć.

Jak dbać o bezpieczeństwo systemu ERP?

Na szczęście istnieją sposoby, aby odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo rozwiązania ERP i zapobiegać ewentualnym zagrożeniom. Dotyczą zarówno technologii, jak i dobrych praktyk wśród pracowników. W obu tych aspektach najważniejsze jest to, aby to pracodawca zadbał o świadomość zagrożeń wśród kadry. Bez regularnie odbywanych szkoleń oraz inwestycji w zabezpieczenia systemu, ryzyko katastrofy wzrasta.

Sprawdź możliwości dostawcy

Przed wdrożeniem oprogramowania ERP należy sprawdzić, jak dostawca dba o to, aby system był zabezpieczony. Czy szyfruje dane, a rozwiązanie jest regularnie aktualizowane oraz audytowane? Jeżeli dostawca nie jest skory, aby podzielić się takimi informacjami, a nie posiada żadnych certyfikatów, to być może nie jest warty zaufania.

Przygotuj plan awaryjny

Nigdy nie zakładamy z góry, że dojdzie do tragedii. Jednak nie zmienia to faktu, że należy zabezpieczyć się na wszelki wypadek, gdyby do niej doszło. Choć niektórzy przedsiębiorcy wprost mówią, że to nie dotyczy ich firm, to jednak jest to błędem. Przygotowanie planu awaryjnego to mądre posunięcie, które może w przyszłości pomóc organizacji wyjść z kryzysu, niezależnie od jego przyczyny.

Plan awaryjny powinien obejmować działania, które należy dokonać, gdy wystąpi problem. Aby łatwiej było zrozumieć, czym dokładnie jest taki plan i jak go skonstruować, wyobraź sobie, że posiadasz firmę w branży handlowej. Cyberprzestępca wykradł z Twojej bazy danych informacje o klientach przedsiębiorstwa. W tym wypadku musisz zgłosić ten fakt odpowiednim służbom, a także informatykom, którzy sprawdzą, jak do tego doszło. Następnie należy poinformować klientów o incydencie i przygotować dział BOK do zwiększonej aktywności. Wszystkie te elementy powinny znaleźć się w planie, który musi zostać przedstawiony i wyjaśniony pracownikom, a w kolejnych miesiącach regularnie aktualizowany – oczywiście z równie częstym odświeżaniem wiedzy pracowników.

Aktualizuj system ERP

Aktualny system ERP nie tylko dostarcza nowych funkcjonalności, ale też uwzględnia najnowsze przepisy prawne (np. związane z KSeF), a także usuwa błędy i łata luki systemowe.

Zadbaj o wiedzę pracowników

Często błędy wynikają z braku wiedzy. Dlatego to bardzo ważne, aby edukować pracowników w zakresie bezpieczeństwa i unikania cyberprzestępstw. Zmienianie hasła, ścisłe zasady korzystania ze sprzętu biurowego (np. zakaz korzystania z pendrive’ów, czy płyt CV, niepochodzących z organizacji), czy używanie programu antywirusowego. Dbając o to, aby stan ich wiedzy był zawsze aktualny, zmniejszasz prawdopodobieństwo wystąpienia błędu, za który zapłaci cała firma.

Podsumowanie

System ERP są bezpiecznym rozwiązaniem dla Twoich danych. Jednak aby takie pozostały, należy mieć świadomość ewentualnych zagrożeń i starać się im zapobiec. Błędy zwykle wynikają z zaniedbań po stronie użytkowników systemu. Dlatego to właśnie edukacja pracowników jest ważnym czynnikiem, zwiększającym bezpieczeństwo oprogramowania.

Źródło: www.sente.pl