Czy warto decydować się na system prekonfigurowany?
Jedna z kluczowych kwestii związanych z wyborem i uruchomieniem systemu klasy ERP jest proces wdrożenia. Obok samej funkcjonalności systemu jest to najważniejszy aspekt związany z systemami klasy ERP.
Dla każdej firmy wdrożenie to dość absorbujący, stosunkowo długi i kosztowny proces. Co więcej, wybór właściwego systemu nie gwarantuje sukcesu projektu. Zawsze powtarzam swoim klientom, że można wybrać świetny system ERP, z bogata funkcjonalnością, nowoczesny technologicznie ale jeżeli jego wdrożenie nie zostanie wykonane poprawnie, to poza wydanymi (zazwyczaj) wielkimi pieniędzmi firma nie osiągnie zbyt wiele. Można wybrać system z przeciętną (w dobrym znaczeniu tego słowa) funkcjonalnością, bez tzw. wodotrysków, z podstawowymi funkcjami, które są naprawdę potrzebne w zarządzaniu przedsiębiorstwem, ale poświęcić dużo uwagi procesowi wdrożenia i osiągnąć w efekcie wspaniałe rezultaty i autentyczne usprawnienie funkcjonowania firmy.
Niestety wysokie koszty wdrożenia oraz relatywnie dużą ilość czasu, jaka jest potrzebna na realizację projektu, skłaniają niektórych do poszukiwania dróg na skróty, co moim zdaniem, nie jest najlepszym pomysłem. Powodem tych poszukiwań po stronie klienta są najczęściej brak czasu, ludzi lub pieniędzy na projekt. Wtedy szuka się oszczędności i jednym z rozwiązań jest system prekonfigurowany. Moim zdaniem, lepiej skorzystać z innych sposobów osiągnięcia oczekiwanego rezultatu – na przykład ograniczyć zakres wdrożenia do niezbędnego minimum, podzielić implementację na etapy lub w większym stopniu wykorzystać zasoby po stronie firmy wdrożeniowej. Z kolei po stronie wykonawcy system prekonfigurowany daje możliwość osiągnięcia wyższych marż na projekcie oraz wykonania większej ilości wdrożeń w danym okresie.
Sama idea systemu prekonfigurowanego jest dość ciekawa. Zakłada bowiem, że korzystając z doświadczeń innych wdrożeń można zbudować system w warunkach „laboratoryjnych”, który zasadniczo będzie spełniał oczekiwania większości firm działających w danej branży czy w danym modelu funkcjonowania. W tym założeniu tkwi jednak największa słabość tej idei. To tak, jakby zaproponować klientom sklepu obuwniczego buty szyte w jednym rozmiarze, fasonie i kolorze. Powiedzmy, że jakaś spora część klientów ma rozmiar X, preferuje kolor Y i fason Z. Żeby obniżyć koszty produkcji (cenę sprzedaży) decydujemy się tylko na produkcję właśnie tego rozmiaru, fasonu i koloru. Co to oznacza dla klientów? Owszem, dla części z nich to rozwiązanie może się okazać korzystne, ale dla większości z nich nie – kto z nas chciałby chodzić w za dużych lub za małych butach? Co więcej, dla tych, dla których taka oferta byłaby ciekawa dziś, mogłaby stać się nieatrakcyjna jutro (bo na przykład kolor stałby się niemodny). Oczywiście, przykład nieco trywializuje sprawę, ale wszyscy dobrze wiemy, że tylko garnitur skrojony na miarę będzie naprawdę pasował do naszej sylwetki.
Podobnie jest z firmami. Teoretycznie wszystkie firmy działają podobnie, teoretycznie mają podobne potrzeby w zakresie ERP, ale diabeł tkwi właśnie w szczegółach. Każda firma ma swoja specyfikę, każda jest trochę inna i to na dodatek zwykle stanowi o jej przewadze konkurencyjnej. Po wdrożeniu systemu prekonfigurowanego często okazuje się, że założone uśrednienia są nie do zaakceptowania, zaczyna się modyfikowanie „standardu”, co z kolei wpływa na inne prekonfigurowane ustawienia systemu. Pojawia się efekt domina i w końcu okazuje się, że albo firma wydała kilkanaście-kilkadziesiąt procent więcej na wdrożenie, niż gdyby wdrożyła system dedykowany, albo też wdrożono system ERP, który nie spowodował zakładanej poprawy zarządzania przedsiębiorstwem.
Źródło: www.epicor.pl
