Wdrożenie ERP - jak i kiedy podjąć właściwą decyzję?

Wielu polskich przedsiębiorców coraz częściej staje przed wyborem odpowiedniego dla siebie systemu wspomagającego zarządzanie firmą klasy ERP. Niestety brak czasu i budżetu na szczegółową analizę swoich własnych potrzeb często skutkuje niewłaściwym wyborem. Podstawową zasadą, którą powinniśmy się kierować w trakcie poszukiwań, jest to, ażeby system dopasowany był do naszej firmy a nie do rynku. Podkreślamy to nie bez powodu - bowiem specyfika każdej firmy jest inna, nawet w zakresie tej samej branży, a co za tym idzie i potrzeb.

Najtrudniej zdefiniować potrzeby w firmie produkcyjnej, a często to właśnie produkcja i magazyn w polskich firmach nie są jeszcze objęte systemem informatycznym, albo posiadany system jest już nieefektywny, w najgorszych przypadkach bezużyteczny. Czy znacie z autopsji przysłowiowego p. Władka - guru waszych zakładów? Człowieka, którego strata mogła by wprowadzić organizacyjny chaos na hali produkcyjnej czy magazynie, a co za tym idzie i w całej firmie? Jeśli tak, to w trakcie jego urlopu spisujcie problemy, z jakimi się spotykacie. To będzie niezły materiał do dalszych dyskusji na temat Waszych potrzeb. Docelowo wiedza Waszego guru powinna mieć swoje odzwierciedlenie w systemie informatycznym, dzięki czemu zapewniacie sobie poczucie bezpieczeństwa w przyszłości.

W natłoku dzisiejszych rozwiązań, wybór odpowiedniego systemu dostarcza wielu trudności. Bogata oferta, setki dostawców. Prędzej czy później pojawia się szereg pytań. Gdzie bowiem przebiega ta cienka granica w funkcjonalności systemu ERP, a CRM? Czy to jeszcze ERP, czy już PLM, a może PDM? Co tak naprawdę zadecyduje o wyborze? To nie takie oczywiste - tylko szczegółowa analiza, na wielu płaszczyznach organizacji, odpowie Wam na pytanie, jakie funkcjonalności są Wam potrzebne, a to z kolei pozwoli na weryfikację produktów IT. Niestety sama definicja magicznych skrótów oprogramowania na dzień dzisiejszy już niewiele mówi.

Z doświadczenia wiemy, że dużym atutem oprogramowania jest jego elastyczność, czyli możliwość implementowania zmian w trakcie jego eksploatacji. Firma się zmienia - zmieniają się potrzeby - oprogramowanie również musi się zmieniać. Wiele firm na dzień dzisiejszy podejmuje decyzję o wymianie oprogramowania właśnie z tego powodu - "system jest już niewystarczający". A kiedy byłby wystarczający? Właśnie wtedy, gdyby szedł krok w krok z firmą, czyi dostosowywał się do potrzeb przedsiębiorstwa. Wokół słychać głosy z rynku, że mamy ciężkie czasy - problemy z utrzymaniem płynności finansowej, wzrost konkurencyjności, spadek ilości zamówień. Czy jednak przy tak trudnym rynku nie inwestujemy? Na co przeznaczamy swój budżet? Otóż najczęściej na to co w krótkim czasie przyniesie nam zwrot z inwestycji. I tak jak w przypadku zakupu nowej maszyny mamy w ręku jej specyfikację i łatwo nam oszacować jej zwrot, tak w przypadku oprogramowania jest już gorzej. Kto nam w dzisiejszych czasach dostarczy taką specyfikację ERP? No właśnie - i tu dochodzimy do sedna sprawy - nie mając analizy, nie mamy wykazu korzyści, nie wiemy również kiedy inwestycja nam się zwróci. Nie znając korzyści nie jesteśmy ich świadomi.

Nie będąc świadomymi z kolei nie podejmujemy decyzji o zakwalifikowaniu inwestycji w oprogramowanie w swoim budżecie. I w ten sposób zataczamy koło. Jeśli ktoś wypowiada się na temat potencjalnych korzyści bez analizy, to niestety, ale wprowadza w błąd, bo na tym etapie możemy mówić jedynie o gdybaniu. Jako przedstawiciele ZETO Opole stoimy na stanowisku, że to właśnie solidna analiza jest i być powinna nieodłącznym punktem harmonogramu wdrożenia każdego oprogramowania. Tym bardziej, że wiele zmiennych wpływa na samo wdrożenie. Integracja z istniejącym oprogramowaniem, migracja danych, dodatkowe prace programowe, dopasowanie najkorzystniejszych form licencjonowania, uprawnienia, infrastruktura systemowa i sprzętowa... Nie jest to zatem jedynie spis rzeczywistości i propozycja zmian. Na etapie decyzji co do wdrożenia ERP warto również rozmawiać z partnerem IT odnośnie swoich obaw. Dlaczego o tym wspominamy? Bo najczęściej można postawić znak równości między obawami jednej i drugiej strony. Czego zatem mogą one dotyczyć? Przede wszystkim strachu przed brakiem uczciwości, a niestety (albo i "stety") tylko wzajemne zaufanie, oraz traktowanie się jak partnerów handlowych jest podstawą do udanej współpracy.

Polskie realia bardzo często pokazują, że jeszcze mało uwagi przykuwamy do jakości w usługach, ciągle podstawowym kryterium wyboru ERP jest cena. Z jednej strony jest to zrozumiałe, ale jakże ważne jest, ażeby to kryterium nie było jedynym. Powinno się pamiętać, że o jakości oprogramowania mówi przede wszystkim jakość jego wdrożenia. Dobrą praktyką jest zatem weryfikacja nie tylko samego oprogramowania ale i umiejętności / doświadczenia wdrożeniowców. Podsumowując, w imieniu dostawców IT zapraszamy do rozmów zarówno odnośnie problemów, jak i potrzeb. Z pewnością wybór ERP nie będzie już dążeniem w nieznane, ale raczej lekarstwem na wiele bolączek.

Źródło: www.zeto.opole.pl