Rozwiązania mobilne wkraczają niemal w każdy obszar działalności systemów ERP z uwagi na swoją bogatą funkcjonalność i różnorodne zastosowanie. Cały proces go-mobile rozpoczął się już w zeszłym stuleciu m.in. w branży handlowej. Specyfika pracy sprzedawcy, zwłaszcza w niektórych branżach, to ciągła aktualizacja danych, wprowadzanie zamówień sprzedaży, mobilne ofertowanie, realizowane zwykle w czasie podróży służbowej w warunkach, w których nie ma możliwości skorzystania z komputera stacjonarnego czy nawet laptopa. W związku z tym na porządku dziennym jest wprowadzanie zamówień czy wystawianie faktur z poziomu urządzeń mobilnych.

 

Rozwiązania mobilne mocno wkraczają także w obszar zarządzania zasobami ludzkimi i szeroko pojęty CRM, który z jednej strony pozwala budować trwałe i usystematyzowane relacje z klientem, sprawdzać historię kontaktów, wyliczać złożone wskaźniki, a z drugiej – choćby rejestrować wewnętrzny czas pracy pracownikom. Mobilność ułatwia też zadania administracyjne. Daje możliwość raportowania kosztów i kontraktów w trakcie odbywania delegacji, np. konsultanci, którzy spędzają większość czasu pracy w podróży bądź u klienta, mogą w tym czasie rozliczać swoje wydatki. Personalny kalendarz, systemy workflow obrazujące przepływ dokumentów i obowiązków między pracownikami – wszędzie tu, w tzw. obszarze frontoffice, obecne są aplikacje i urządzenia mobilne.

Rośnie także popularność i kompleksowość rozwiązań przenośnych po stronie backofficowej, czyli będącej bliżej rdzenia działalności firm. Mam tu na myśli takie systemy jak WMS działające na kolektorach danych, które umożliwiają obsługę magazynu, szeroko pojętej logistyki czy produkcji. Szczególnie widoczne jest to wśród dużych klientów, którzy dysponują wielkopowierzchniowymi halami produkcyjnymi i magazynami, gdzie wdrożono obrót paletowy i konieczne jest kolejkowanie dostaw, optymalizacja trasy i przestrzeni oraz szybkie rozładowanie towaru. Obecnie zasadnicza większość dużych firm korzysta z czytników kodów kreskowych i kolektorów danych. Takie mobilne rozwiązania umożliwiają sprawną obsługę pracy w magazynach, oferując możliwość awizacji ruchów konkretnych partii produkcyjnych pod kątem terminów ważności czy objętości. Aplikacja mobilna jest w stanie kontrolować cały proces - od momentu zdjęcia palety z ciężarówki, przez przepakowanie i etykietowanie, po ustawienia jej w odpowiednim miejscu w magazynie.

Warto wspomnieć, przy okazji aspektu logistycznego, o znacznym ułatwieniu, jakim są kody kreskowe. Cała operacja przy odpowiedniej konfiguracji i procedurach jest w stanie ograniczyć się do jednego kliknięcia, które dostarczy nam informacji na temat towaru, ilości, terminu ważności, czy dostawcy. Wdrażając międzynarodowe standardy w tej dziedzinie, jak choćby kody kreskowe typu EAN-128, odciążenie pracy i możliwość popełnienia błędu po stronie magazyniera drastycznie maleją. W mojej pracy spotykam się też z rozwiązaniami, których zadaniem jest kontrola pracy pracowników i związana z tym optymalizacja kosztów, choćby zarządzanie flotą samochodową. Są przedsiębiorcy, którzy montują specjalne chipy i aplikacje mobilne w samochodach ciężarowych. Zazwyczaj są w stanie optymalizować trasę przejazdu i jednocześnie kontrolować, jak kierowca dysponuje samochodem, ale też ułatwić pomoc w razie jakiejkolwiek awarii. Jest to ciekawe rozwiązanie, nierzadko zintegrowane z systemami backofficowymi.

Czy istnieje jakaś granica wprowadzania takich rozwiązań?

Granice zawsze są. Trzeba mieć świadomość, że rozwiązania mobilne nie powinny być wprowadzane tylko dla samego faktu, bo jest to aktualny trend. Trzeba się zastanowić, jaki jest nasz cel, czy nasza organizacja jest przystosowana do pracy w sposób mobilny. Jeżeli firma ma na przykład skostniałe struktury, zamknięte oddziały, brakuje odpowiedniej komunikacji z pracownikami i podziału obowiązków, to takiej organizacji może być ciężko funkcjonować w środowisku mobilnym. Konieczne jest danie pewnej swobody pracownikom, a więc obdarzenie ich dużym zaufaniem, nie każdy pracodawca to potrafi. Korzystając z urządzeń mobilnych, trzeba dać pracownikom pewien margines błędu i dlatego też ważne jest odpowiednie zorganizowanie procesów wewnętrznych w firmie – to jest granica mentalna. Możemy też mówić o granicach technologicznych. Rozwiązania mobilne działają na systemach i urządzeniach przenośnych. Jak wiadomo, sprzęt mobilny jest poręczny, łatwy w użytkowaniu i szybki. Jednocześnie ma ograniczenia, takie jak przekątna ekranu czy interfejs użytkownika. Dla jednych wadą, dla innych zaletą będzie brak myszki skompensowany ekranem dotykowym. Trzeba też zdawać sobie sprawę z tego, że systemy operacyjne urządzeń mobilnych często nie są w żaden sposób ze sobą kompatybilne, toteż stawia to przed developerami konieczność dedykowania oferowanych aplikacji na poszczególne platformy sprzętowe i systemowe. Istnieją też ograniczenia funkcjonalne. Urządzenie mobilne nie będzie nam w stanie zastąpić szerokiej gamy funkcjonalności systemu ERP odpowiedzialnej za sprzężenie z maszynami, planowanie produkcji czy zaawansowane wizualizacje produkcyjne typu wykres Gantta.

Jakie są korzyści i jakieś są negatywne skutki tych rozwiązań mobilnych?

Korzyści z wdrożenia urządzeń mobilnych to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, zwłaszcza, jeżeli mówimy o wariantach działających za pośrednictwem sieci bezprzewodowej. Mamy natychmiastowy przepływ dokumentów i informacji do systemu. Ułatwiają też pracę mobilnym pracownikom, którzy mają możliwość dokonania szybkich analiz czy uzyskania polityki cenowej względem danego kontrahenta. Systemy mobilne uaktywniają pracowników terenowych, odciążając przy tym administrację, która może się skupić na innych zadaniach.

Kolejną zaletą tych rozwiązań jest możliwość uniknięcia powtarzania cyklicznych czynności - nie trzeba pewnych operacji przeprowadzać na różnych etapach - najpierw u klienta, później w biurze, proces wykonywany jest raz. W rezultacie korzystanie z aplikacji mobilnych zmniejsza ilość reklamacji, zastrzeżeń do jakości obsługi, bo dokumenty i różne aktywności mogą być tworzone na bieżąco, we współpracy z klientem. Mamy też lepszą kontrolę nad planem i realizacją zadań przez pracowników.

Czy mobilność w systemach ERP to konieczność czy nowa moda?

Jeszcze kilkanaście lat temu, przynajmniej na naszym rynku, to był trend, który przyszedł z Zachodu i podbił serca najbardziej innowacyjnych przedsiębiorców. Oczywiście jeżeli mówimy o dużych korporacjach międzynarodowych to niejednokrotnie wybór ten został narzucony od góry. Mniejsze firmy często jednak podchodziły do tematu dosyć sceptycznie, na zasadzie „no to spróbujmy, zobaczymy, co się stanie”. Dziś jest to zatem konieczność, która wyrosła z pewnej mody. Funkcjonowanie przedsiębiorstwa, nadążanie za konkurencją, bycie na bieżąco z rynkiem i z potrzebami klientów są tu decydujące. Jeżeli chcemy spełnić potrzeby kontrahentów na jak najwyższym poziomie, usprawnić przepływ informacji, pieniędzy, towarów pomiędzy odbiorcami i dostawcami – jesteśmy skazani na korzystanie z rozwiązań mobilnych. Wynika to też z samych zalet urządzeń mobilnych, o których już wcześniej wspomniałem. Korzyściami są oszczędność czasu i pieniędzy, czyli czynniki decydujące o przewadze rynkowej nad innymi firmami z branży. Tylko osiągnięcie tej przewagi pozwala firmie się rozwijać. A więc wnioskując logicznie, wysnuć można wniosek, że wraz ze wzrostem wielkości przedsiębiorstwa, rośnie też konieczność wprowadzenia technologii mobilnych.

Jeśli to jest konieczność, to w jakim obszarze firmy się będą mobilizowały?

Trend związany z mobilnością będzie się rozwijał niemal w każdej dziedzinie, w szczególności jednak w takich obszarach jak handel, administracja i workflow, a także raportowanie oraz w obszarze systemów typu WMS. Praca zdalna zaczyna być także praktykowana w obszarach, które wydają się dalekie od tego, czego przykładem jest branża usług finansowo-księgowych.