Umiejętne zarządzanie masą istotnych informacji i zadań, które każdego dnia otrzymują pracownicy, bezpośrednio wpływa na poprawę komunikacji wewnętrznej oraz usprawnienie szybkości i jakości realizowania prac. Zorganizowanie, sprawny przepływ danych, szybkość realizacji zadań to główne czynniki przekładające się nie tylko na wewnętrzny ład, ale również na zadowolenie współpracujących przedsiębiorstw. Poszczególne zadania pracowników w dużej mierze związane są ze zleceniami. Kiedy wpływa do przedsiębiorstwa nowe zlecenie za jego realizację odpowiedzialne są różne osoby. Są to często pracownicy wielu komórek organizacyjnych. Za sprawność realizacji zlecenia nie odpowiadają tylko sami ludzie. Bez odpowiednich narzędzi do pracy dobre chęci pracowników to połowa sukcesu.
Firma TOT.NET proponuje wsparcie procesów zarządzania zleceniami autorskim oprogramowaniem Ordino. Wielomodułowa aplikacja Ordino umożliwia poprawę obiegu różnych typów dokumentów, zadań, zleceń, reklamacji, obejmując dowolne obszary przedsiębiorstwa, które wymagają szczególnego wsparcia. Możliwość dowolnego kompletowania Ordino wg modułów funkcjonalnych pozwala na wybór i dopasowanie aplikacji do potrzeb, procesów i specyfiki przedsiębiorstwa.
Ordino – obieg zleceń
Obieg zleceń to jeden z modułów systemu Ordino. Można go niezależnie wdrożyć dostosowując do specyfiki przedsiębiorstwa. W pierwszym etapie konsultanci TOT.NET analizują wspólnie z klientem obszary, które wymagają usprawnienia i przygotowują Ordino zgodnie z realizowanymi funkcjami, procesami i specyfiką firmy.
Ordino wspiera cały proces realizacji zlecenia od jego rejestracji, przez przekazanie w formie elektronicznej sprawy do odpowiedzialnych osób w całym cyklu procesu aż do zakończenia i archiwizacji. Program umożliwia ewidencjonowanie zleceń, konsultowanie sprawy z innymi pracownikami, przesyłanie zlecenia dalej do innej osoby odpowiedzialnej (np. po zakończeniu pewnego etapu prac). Przesyłanie odbywa się zgodnie z ustalonym wcześniej schematem obiegu zlecenia w procesie jego realizacji.
Ordino umożliwia podniesienie efektywności pracy pracowników. Usprawnia przepływ informacji i dokumentów oraz znacznie poprawia komunikację pomiędzy stronami zlecenia. Ma na to wpływ między innymi możliwość włączenia do procesu przedstawicieli klienta. Mogą oni mieć różne prawa nadane przez administratora między innymi prawo od przeglądania zleceń nieodebranych, oglądania statusu, toku realizacji i inne. Osoby odpowiedzialne za realizację sprawy mogą w prosty sposób zarządzać zleceniami, które czekają na odbiór, zleceniami edytowanymi oraz przesyłanymi dalej. Zaawansowana wyszukiwarka pozwala na szybkie odnalezienie zlecenia wg zdefiniowanych kryteriów. Innym obszarem Ordino przyspieszającym pracę są różne mechanizmy kontrolne np. kontrola czasu obsługi sprawy przez pracowników poszczególnych grup. Dodatkowo zlecenie może być edytowane (nawet jednocześnie) przez wielu użytkowników. W Ordino można także automatycznie generować różnorodne raporty związane ze zleceniami. Każdy raport jest indywidualnie przygotowany wg potrzeb przedsiębiorstwa. Funkcje te sprawiają, że Ordino sprawdza się jako doskonałe narzędzie przyspieszające czas realizacji zleceń i podwyższające jakość przepływu informacji. Funkcje kontrolne i analityczne pozwalają na pełen monitoring i sprawniejsze zarządzanie zadaniami pracowników.
Ordino – obieg zleceń można wzbogacić o inne obszary np. o obieg reklamacji, dokumentów takich jak faktury, umowy, delegacje i inne
Poniższe studium przypadków wskazuje możliwości zastosowań i usprawnień obszaru zarządzania zleceniami za pomocą Ordino.
Studium Przypadku – Ordino wspiera zarządzanie zleceniami w firmie serwisującej pojazdy mechaniczne
Studium przypadku obrazuje zarządzanie zleceniami w firmie świadczącej usługi serwisowe pojazdów mechanicznych. Wygląd ekranów i obieg procesów Ordino jest przygotowany zgodnie ze specyfiką i potrzebami firmy serwisującej.
Pracownik obsługi klienta – rejestracja zgłoszenia awarii w Ordino
Opis obiegu:
W momencie nowego zlecenia pracownik obsługi klienta wprowadza nowe zlecenie do Ordino. Formularz główny wprowadzonego zlecenia wygląda następująco:
Istotne cechy Ordino - obieg zleceń:
Schemat obiegu zleceń w firmie serwisującej wygląda następująco:
Pracownik obsługi klienta – rejestracja zgłoszenia awarii w Ordino
Opis obiegu:
W momencie nowego zlecenia pracownik obsługi klienta wprowadza nowe zlecenie do Ordino. Formularz główny wprowadzonego zlecenia wygląda następująco:
Pracownik obsługi klienta przypisuje odpowiedzialnego za naprawę pracownika serwisu. Do elektronicznego formularza może podpiąć zeskanowany dokument np. przyjęcia do naprawy i inne dokumenty generowane w ramach realizacji naprawy. W ramach wprowadzania nowego zlecenia można zdefiniować wymagany termin naprawy, ustawić priorytet sprawy i wpisać własne uwagi kierowane do pracownika serwisu. Po zatwierdzeniu nowej sprawy automatycznie jest ona dostępna w sprawach oczekujących pracownika serwisu. Pracownik ds. obsługi klienta w dowolnym momencie może otworzyć zlecenie (znajduje się ono w folderze 'utworzone'), sprawdzić jego stan i historię - dowiedzieć się kto i kiedy otrzymał sprawę do realizacji oraz jakie miał zadanie do wykonania. Może również sprawdzić kto aktualnie edytuje dokument i do kiedy powinien zakończyć swoją pracę.
W ramach realizacji zlecenia pracownik serwisu może wprowadzić do Ordino szereg istotnych informacji o zleceniu. Dla pracownika ds. obsługi klienta ważne są dane dotyczące czasu pracy, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych i innych istotnych elementów wpływających na wartość zlecenia. To pracownik ds. obsługi klienta wycenia wartość zlecenia po wpisaniu danych przez pracownika serwisu i logistyka. Ordino po wpisaniu informacji kosztowych automatycznie podlicza wartości. Istnieje również możliwość zaszycia informacji o cenach np. godzin pracy, cen poszczególnych części i.in. W takim przypadku czasochłonność wyceny zminimalizowana jest do minimum – Ordino wylicza wartość niemal bez ingerencji pracowników.
Widok ekranu wprowadzania nowej czynności np. diagnostyki komputerowej silnika przez pracownika serwisu:
W dowolnym momencie pracownik obsługujący zlecenie może oddelegować swoją pracę do innego pracownika (np. zastępcy). Po zakończeniu sprawy pracownik obsługi klienta może wysłać zlecenie do przedstawiciela klienta celem weryfikacji bądź akceptacji. Na dowolnym etapie wykonywania zlecenia można wygenerować jego papierową wersję. Odpowiednio uprawnieni użytkownicy mogą również generować raporty z zestawieniami kosztów i cen zleceń.
Poniższy zrzut obrazuje przykładowy najprostszy raport zlecenia, który można automatycznie wygenerować na podstawie danych wpisanych do Ordino.
W ramach realizacji zlecenia pracownik serwisu może wprowadzić do Ordino szereg istotnych informacji o zleceniu. Dla pracownika ds. obsługi klienta ważne są dane dotyczące czasu pracy, części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych i innych istotnych elementów wpływających na wartość zlecenia. To pracownik ds. obsługi klienta wycenia wartość zlecenia po wpisaniu danych przez pracownika serwisu i logistyka. Ordino po wpisaniu informacji kosztowych automatycznie podlicza wartości. Istnieje również możliwość zaszycia informacji o cenach np. godzin pracy, cen poszczególnych części i.in. W takim przypadku czasochłonność wyceny zminimalizowana jest do minimum – Ordino wylicza wartość niemal bez ingerencji pracowników.
Widok ekranu wprowadzania nowej czynności np. diagnostyki komputerowej silnika przez pracownika serwisu:
W dowolnym momencie pracownik obsługujący zlecenie może oddelegować swoją pracę do innego pracownika (np. zastępcy). Po zakończeniu sprawy pracownik obsługi klienta może wysłać zlecenie do przedstawiciela klienta celem weryfikacji bądź akceptacji. Na dowolnym etapie wykonywania zlecenia można wygenerować jego papierową wersję. Odpowiednio uprawnieni użytkownicy mogą również generować raporty z zestawieniami kosztów i cen zleceń.
Poniższy zrzut obrazuje przykładowy najprostszy raport zlecenia, który można automatycznie wygenerować na podstawie danych wpisanych do Ordino.
Przedstawiony powyżej przykład ilustruje prosty obieg zlecenia. Proces ten często jest bardziej skomplikowany (może zawierać cykle, delegacje do innych pracowników, przypomnienia i inne mechanizmy kontrolne). Proces obiegu zlecenia zawsze dostosowany jest do specyfiki i potrzeb przedsiębiorstwa.
Istotne cechy Ordino - obieg zleceń:
|
Krótszy czas realizacji zamówień, redukcja kosztów operacyjnych, poprawa jakości obsługi klientów – to tylko kilka korzyści biznesowych, jakie przyniosło hurtowni produktów leczniczych Target wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem Comarch 
