MINDBOXZobacz jak Scania Polska wykorzystuje narzędzia Robotic Process Automation do przyspieszania procesów administracyjnych, poprawy ich jakości i podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Uwalniając ludzi od rutynowych i czasochłonnych czynności, otwiera im nowe możliwości wdrażania innowacji i tworzenia wartości.

 REKLAMA 
 ifs 380 380 styczen 2019 
 
Najpierw o Scania Polska

Scania to globalna organizacja sprzedająca samochody ciężarowe i autobusy oraz świadcząca usługi serwisowe w ponad 100 krajach. Firmowe zakłady produkcyjne znajdują się w Europie, Ameryce Południowej i Azji. Na wielu rynkach Scania oferuje także usługi finansowe.

Scania Polska odpowiada za sprzedaż na naszym rynku nowych i używanych pojazdów, ich wynajem, ale także świadczy szeroki zakres usług serwisowych i naprawczych oraz finansowych. Firma wyróżnia się od konkurencji gęstą siecią warsztatów rozlokowanych w całym kraju – większość z nich jest własnością spółki. Scania Polska zatrudnia blisko 700 osób, z czego połowa to mechanicy.

21 zrobotyzowanych procesów

Najciekawszy zautomatyzowany proces: automatyczne księgowanie faktur zakupowych przy pomocy technik OCR, uczenia maszynowego oraz robota unattended UiPath tzw. Wirtualny Księgowy

Skrócenie procesu przetwarzania faktury: 2 godziny zamiast 5 dni

Zwrot z inwestycji dla projektu Wirtualny Księgowy: 11 miesięcy przy 4 tys. faktur na miesiąc Wyzwanie: nieustanne poszukiwanie doskonałości procesowej przy wykorzystaniu innowacyjnych technologii

W Scania dostosowujemy nasze rozwiązania do Twoich potrzeb. Dostarczamy rozwiązania umożliwiające zwiększenie wydajności przy jednoczesnym zmniejszeniu naszego oddziaływania na środowisko. Sukces Scania jako lidera zrównoważonego transportu opiera się na wartościach. Kultura organizacyjna o skandynawskich korzeniach określa, że klient zawsze jest na pierwszym miejscu, każdemu pracownikowi należy się szacunek a siła firmy tkwi w determinacji, jedności i działaniu zespołowym.

W firmowy kod genetyczny wpisana jest eliminacja strat, ciągłe doskonalenie i innowacyjność. Wyjątkowa inicjatywa Future Room to przestrzeń do kreatywnego myślenia, rozwoju pasji i ambicji. Tam kiełkują i rozwijają się nowe idee, które stanowią kolejne kroki w kierunku realizacji wizji zrównoważonego transportu, dostępnego dla wszystkich.

Ciągłe doskonalenie wpisane jest w nasze DNA. Od wielu lat staramy się optymalizować procesy, zarówno na produkcji, w warsztatach, ale także w obszarze administracyjnym. Dwa lata temu usłyszeliśmy o RPA, czyli Robotic Process Automation. Pomysł użycia robotów, które zastępują pracę człowieka przy powtarzalnych czynnościach, które mogą pracować na wielu różnych systemach jednocześnie, zaintrygował nas. Zrozumieliśmy, że możemy osiągnąć znaczne korzyści w optymalizacji procesów – opowiada Tomasz Mosoń, członek zarządu Scania Polska.


Firma zdecydowała się na projekt pilotażowy z wykorzystaniem licencji demonstracyjnej oferowanej przez firmę UiPath, producenta rozwiązań RPA. W ciągu trzech tygodni okazało się, że bez większych inwestycji udało się osiągnąć znaczące efekty. Taki był początek robotyzacji procesów w Scania Polska. Szybko pojawiły się kolejne projekty, które ponownie przyniosły oczekiwane efekty, a nawet przekroczyły oczekiwania, ponieważ otwierały nowe możliwości.

Powoli, krok za krokiem inwestowaliśmy coraz więcej wysiłków w optymalizację procesów przy wykorzystaniu narzędzi RPA. W pewnym momencie, gdy nabraliśmy przekonania, że faktycznie jest to narzędzie, które bardzo umożliwia adekwatne zastępowanie ludzkiej pracy, zdecydowaliśmy się na jego użycie w procesie księgowania faktur od dostawców. Robot przejął to zadanie w ciągu niespełna 10 miesięcy. Błyskawicznie okazało się, że nie tylko oszczędzamy czas i pieniądze, ale także mamy mniej błędów – mówi Tomasz Mosoń.


Rozwiązanie: sekwencyjna, kompleksowa automatyzacja przy wykorzystaniu narzędzi Robotic Process Automation i sztucznej inteligencji

Pierwszy robot działający w Scania Polska był stosunkowo prosty. Odpowiadał za aktualizacje dziennika księgowego w systemie iScala. W nocy do firmowego ERP spływają tysiące dokumentów z systemów zewnętrznych. Każdego ranka po przyjściu do pracy księgowy uruchamiał trwający nawet godzinę proces aktualizacji. Był to dla niego stracony czas, ponieważ nie mógł w tym czasie korzystać z systemu. Efekt zastosowania RPA był natychmiastowy i odczuwalny. Dzięki uruchomieniu robota, który w nocy, po otrzymaniu sygnału, że wszystkie dokumenty zostały przesłane, wykonywał aktualizację dziennika, księgowy po przyjściu do pracy mógł od razu, nie tracąc na to czasu, zająć się kolejnymi zadaniami.

Dlatego szybko wykonano kolejne kroki na ścieżce automatyzacji. Ze względu na kłopoty techniczne albo błędy merytoryczne, aktualizacja dziennika bywała niekompletna – nie wszystkie dokumenty są przesyłane i księgowane. Zawsze po aktualizacji trzeba było porównać dwie listy: dokumentów, które powinny trafić do systemu i tych, które faktycznie się w nim znalazły. Po trywialnej, ale czasochłonnej korekcie błędów, z aktualnego dziennika pobierane były dane do raportów, w których były one przeliczane zgodnie z wewnętrznymi regułami księgowymi. Powstawał plik, który był zapisywany na dysku i importowany do systemu ERP, po czym następowała kolejna aktualizacja dziennika księgowego.

Wszystkie te procesy doskonale nadawały się do robotyzacji. Co więcej, układały się w sekwencję: księgowy aktualizował dziennik, sprawdzał czy nic nie brakuje, poprawiał błędy, przeliczał i generował plik, który trzeba było ponownie zaimportować do iScali. Udało się to zautomatyzować przy pomocy czterech kolejno wdrażanych robotów – tłumaczy Piotr Krzysztoporski, wiceprezes firmy Mindbox, która jest partnerem Scania Polska w obszarze systemu ERP oraz RPA.


Po zautomatyzowaniu kilkunastu procesów firma zdecydowała się na podjęcie większego wyzwania, czyli automatyzacji procesu księgowania faktur od dostawców. To jeden z kluczowych procesów z punktu widzenia działu księgowości. Do niedawna zajmował się nim kilkuosobowy zewnętrzny zespół outsourcingowy, ale dzisiaj odpowiada za niego Wirtualny księgowy.

Było to bardziej złożone wyzwanie, ponieważ automatyczne księgowanie dokumentów wymagało zastosowania czterech niezależnie działających robotów a architektura rozwiązania musiała uwzględniać wykorzystanie inteligentnego systemu OCR oraz algorytmów sztucznej inteligencji. Dzięki wykorzystaniu uczenia maszynowego, jeśli robot nie jest w stanie zastosować do danej faktury jednej z kilkunastu reguł księgowych, to sztuczna inteligencja na podstawie treści faktury podejmuje decyzje jak ją zaklasyfikować – mówi Krzysztof Kuczkowski, Senior RPA Consultant w Mindbox.


Za przetwarzanie danych wejściowych z faktur, ich strukturyzowanie i weryfikację odpowiada inteligenta technologia OCR. Interpretacja danych to z kolei domena technologii Applica.ai. Natomiast księgowanie dokumentu w systemie obiegu dokumentów i ERP obsługują rozwiązania firmy UiPath.

Ścieżka technologiczna

Robotyzacja w Scanii opiera się przede wszystkim na technologiach RPA firmy UiPath. To rozwijane od 2013 r., sprawdzone rozwiązania, które wykorzystywane są w wielu organizacjach na całym świecie, m.in. PWC, Deloitte, EY, Accenture czy IBM. Według raportu Forrester za rok 2017, UiPath to jeden z trzech leaderów rynku zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

Korzyści: roboty działają szybciej i bez pomyłek, umożliwiając ludziom skupienie się na bardziej wartościowych zadaniach

Automatyzacja procesów spowodowała, że mamy wcześniej dane w naszym systemie, wcześniej możemy reagować na sytuacje, które dzieją się na naszym obszarze działalności. Dzięki temu możemy także przekazywać je szybciej naszym dealerom oraz naszej spółce matce, Scanii Global – mówi Konrad Matulka, pełniący funkcję Accountant/Coordinator w Scania Polska.


Efekt działania Wirtualnego księgowego to skrócenie procesu od wpłynięcia faktury do przesłania jej do ostatecznej akceptacji z 5 dni do paru (od 2 do 5) godzin. Przygotowanie pliku XML, który przechowuje wszystkie dane faktury w formie ustrukturyzowanej, zajmuje zaledwie 90 sekund a przygotowanie księgować pozycji ok. 45 sekund. Zwrot z dokonanej inwestycji nastąpił przy 4 tys. faktur miesięcznie w niespełna rok.

To prawdziwa robotyczna rewolucja. Roboty RPA mogą pracować 24/7, bez nadzoru lub z jedynie minimalnym zaangażowaniem ze strony człowieka. Przyspieszają realizację procesów a przy tym popełniają mniej błędów. Oczywiście roboty nie zastąpiły księgowych. Umożliwiły im jednak zajęcie się sprawami, na które wcześniej nie było czasu. Konieczność skupiania się na podstawowych czynnościach, sprawia, że brakuje czasu na innowacyjność. Dzięki RPA księgowi mogą zająć się doskonaleniem w obszarze obiegu dokumentów, windykacją czy bardziej zaawansowanym raportowaniem wykorzystującym analitykę predykcyjną.

Roboty nie tylko wyręczają ludzi z tej najbardziej monotonnej i powtarzalnej pracy, ale również otwierają nowe możliwości. Tak było w przypadku odbywającej się w nocy automatyzacji sekwencji manualnych czynności związanych z aktualizacją dziennika księgowego. Przetwarzanie w hurtowni danych Scania Polska odbywa się w nocy, ponieważ ze względu na znaczną ilość danych stanowi poważne obciążenie dla serwerów. Do niedawna sprawiało to, że dane, z których korzystała najwyższa kadra kierownicza przy podejmowaniu decyzji były zawsze opóźnione o jeden dzień.

Z chwilą gdy roboty zaczęły wykonywać wszystkie czynności związane z przygotowaniem danych w nocy, można też było tej samej nocy przygotować dane dla zarządzających – przeliczenie kostek OLAP wyzwalał robot na końcu sekwencji. Dzisiaj każdego ranka top management dysponuje kompletem aktualnych informacji. Udało się osiągnąć efekt, którego początkowo nie planowano – mówi Piotr Krzysztoporski.


To dobra ilustracja tego, że w automatyzacji RPA nie chodzi wyłącznie o proste zastępowanie pracy ludzkiej. Roboty otwierają nowe możliwości i zapewniają dodatkowe korzyści. W tym wypadku skracają czas oczekiwania na dane i pozwalają podejmować lepsze decyzje oraz szybciej reagować na zmieniającą się sytuację biznesową – dodaje Piotr Krzysztoporski.


Doświadczenie zdobyte przy wdrażaniu pierwszych robotów, pozwala dziś pracownikom Scania Polska patrzeć na inne procesy nie pojedynczo, ale bardziej kompleksowo, jak na większe sekwencje procesów. Takie podejście pozwala osiągać więcej. Sukces wdrożenia pierwszych robotów zadecydował o tym, że o RPA zaczęto myśleć nie projektowo, ale jak na długofalowy program. Wykreowano kompleksową strategię podejścia do automatyzacji a księgowość nie jest już jedynym obszarem biznesowym Scania Polska, w którym wykorzystywane są roboty.

Wdrażanie RPA rozpoczęliśmy od działu księgowości. Tam mieliśmy najwięcej procesów podatnych na automatyzację. Kolejnym obszarem były działy sprzedaż i logistyki – tam także istnieje wiele procesów dla robota. I właśnie tu udało się nam oszczędzić najwięcej czasu, tzn. roboty zastąpiły w dużej skali czas przeznaczony przez ludzi na wprowadzanie danych czy aktualizacje ich w systemach – mówi Robert Salamon, IT Manager w Scania Polska.


Mamy również zautomatyzowane procesy w dziale HR, w dziale IT i wciąż myślimy o kolejnych obszarach – właściwie wszędzie można znaleźć procesy podatne na robotyzację – dodaje Robert Salamon.


Projekt robotyzacji w Scania Polska jest kontynuowany a nawet zaczyna się rozszerzać. W planach jest wdrażanie kolejnych robotów. Efektami osiągniętymi przez Scania Polska zainteresowały inne oddziały lokalne globalnej organizacji. Ciekawość wzbudził w szczególności automatyzacja księgowania faktur z inteligentnym OCR. Niedawno w Polsce odbyły się warsztaty poświęcone robotyzacji tego procesu. Uczestniczyli w nim przedstawiciele 8 spółek Scanii z Europy.

Wdrażanie RPA czasami jest proste, czasami trwa krótko, ale czasem pojawiają się błędy, które można jednak na bieżąco korygować. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów IT, robot wymaga po uruchomieniu opieki, podobnie jest w przypadku linii produkcyjnej. Przy tym o wiele łatwiej automatyzować jeśli mamy dobrą znajomość procesu, w którym roboty zastępują pracę ludzką a także posiadamy dobrą dokumentację. Liczą się oczywiście zaangażowani ludzie i doświadczony partner technologiczny – spełniając te warunki możemy liczyć na sukces –podsumowuje Tomasz Mosoń.</div

Źródło: www.mindbox.pl

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top