Jak Scania zmienia i przyspiesza biznes przy pomocy robotów

 

Najpierw o Scania Polska

Scania to globalna organizacja sprzedająca samochody ciężarowe i autobusy oraz świadcząca usługi serwisowe w ponad 100 krajach. Firmowe zakłady produkcyjne znajdują się w Europie, Ameryce Południowej i Azji. Na wielu rynkach Scania oferuje także usługi finansowe.

Scania Polska odpowiada za sprzedaż na naszym rynku nowych i używanych pojazdów, ich wynajem, ale także świadczy szeroki zakres usług serwisowych i naprawczych oraz finansowych. Firma wyróżnia się od konkurencji gęstą siecią warsztatów rozlokowanych w całym kraju – większość z nich jest własnością spółki. Scania Polska zatrudnia blisko 700 osób, z czego połowa to mechanicy.

21 zrobotyzowanych procesów

Najciekawszy zautomatyzowany proces: automatyczne księgowanie faktur zakupowych przy pomocy technik OCR, uczenia maszynowego oraz robota unattended UiPath tzw. Wirtualny Księgowy

Skrócenie procesu przetwarzania faktury: 2 godziny zamiast 5 dni

Zwrot z inwestycji dla projektu Wirtualny Księgowy: 11 miesięcy przy 4 tys. faktur na miesiąc Wyzwanie: nieustanne poszukiwanie doskonałości procesowej przy wykorzystaniu innowacyjnych technologii

W Scania dostosowujemy nasze rozwiązania do Twoich potrzeb. Dostarczamy rozwiązania umożliwiające zwiększenie wydajności przy jednoczesnym zmniejszeniu naszego oddziaływania na środowisko. Sukces Scania jako lidera zrównoważonego transportu opiera się na wartościach. Kultura organizacyjna o skandynawskich korzeniach określa, że klient zawsze jest na pierwszym miejscu, każdemu pracownikowi należy się szacunek a siła firmy tkwi w determinacji, jedności i działaniu zespołowym.

W firmowy kod genetyczny wpisana jest eliminacja strat, ciągłe doskonalenie i innowacyjność. Wyjątkowa inicjatywa Future Room to przestrzeń do kreatywnego myślenia, rozwoju pasji i ambicji. Tam kiełkują i rozwijają się nowe idee, które stanowią kolejne kroki w kierunku realizacji wizji zrównoważonego transportu, dostępnego dla wszystkich.



Firma zdecydowała się na projekt pilotażowy z wykorzystaniem licencji demonstracyjnej oferowanej przez firmę UiPath, producenta rozwiązań RPA. W ciągu trzech tygodni okazało się, że bez większych inwestycji udało się osiągnąć znaczące efekty. Taki był początek robotyzacji procesów w Scania Polska. Szybko pojawiły się kolejne projekty, które ponownie przyniosły oczekiwane efekty, a nawet przekroczyły oczekiwania, ponieważ otwierały nowe możliwości.



Rozwiązanie: sekwencyjna, kompleksowa automatyzacja przy wykorzystaniu narzędzi Robotic Process Automation i sztucznej inteligencji

Pierwszy robot działający w Scania Polska był stosunkowo prosty. Odpowiadał za aktualizacje dziennika księgowego w systemie iScala. W nocy do firmowego ERP spływają tysiące dokumentów z systemów zewnętrznych. Każdego ranka po przyjściu do pracy księgowy uruchamiał trwający nawet godzinę proces aktualizacji. Był to dla niego stracony czas, ponieważ nie mógł w tym czasie korzystać z systemu. Efekt zastosowania RPA był natychmiastowy i odczuwalny. Dzięki uruchomieniu robota, który w nocy, po otrzymaniu sygnału, że wszystkie dokumenty zostały przesłane, wykonywał aktualizację dziennika, księgowy po przyjściu do pracy mógł od razu, nie tracąc na to czasu, zająć się kolejnymi zadaniami.

Dlatego szybko wykonano kolejne kroki na ścieżce automatyzacji. Ze względu na kłopoty techniczne albo błędy merytoryczne, aktualizacja dziennika bywała niekompletna – nie wszystkie dokumenty są przesyłane i księgowane. Zawsze po aktualizacji trzeba było porównać dwie listy: dokumentów, które powinny trafić do systemu i tych, które faktycznie się w nim znalazły. Po trywialnej, ale czasochłonnej korekcie błędów, z aktualnego dziennika pobierane były dane do raportów, w których były one przeliczane zgodnie z wewnętrznymi regułami księgowymi. Powstawał plik, który był zapisywany na dysku i importowany do systemu ERP, po czym następowała kolejna aktualizacja dziennika księgowego.



Po zautomatyzowaniu kilkunastu procesów firma zdecydowała się na podjęcie większego wyzwania, czyli automatyzacji procesu księgowania faktur od dostawców. To jeden z kluczowych procesów z punktu widzenia działu księgowości. Do niedawna zajmował się nim kilkuosobowy zewnętrzny zespół outsourcingowy, ale dzisiaj odpowiada za niego Wirtualny księgowy.



Za przetwarzanie danych wejściowych z faktur, ich strukturyzowanie i weryfikację odpowiada inteligenta technologia OCR. Interpretacja danych to z kolei domena technologii Applica.ai. Natomiast księgowanie dokumentu w systemie obiegu dokumentów i ERP obsługują rozwiązania firmy UiPath.

Ścieżka technologiczna

Robotyzacja w Scanii opiera się przede wszystkim na technologiach RPA firmy UiPath. To rozwijane od 2013 r., sprawdzone rozwiązania, które wykorzystywane są w wielu organizacjach na całym świecie, m.in. PWC, Deloitte, EY, Accenture czy IBM. Według raportu Forrester za rok 2017, UiPath to jeden z trzech leaderów rynku zrobotyzowanej automatyzacji procesów.

Korzyści: roboty działają szybciej i bez pomyłek, umożliwiając ludziom skupienie się na bardziej wartościowych zadaniach



Efekt działania Wirtualnego księgowego to skrócenie procesu od wpłynięcia faktury do przesłania jej do ostatecznej akceptacji z 5 dni do paru (od 2 do 5) godzin. Przygotowanie pliku XML, który przechowuje wszystkie dane faktury w formie ustrukturyzowanej, zajmuje zaledwie 90 sekund a przygotowanie księgować pozycji ok. 45 sekund. Zwrot z dokonanej inwestycji nastąpił przy 4 tys. faktur miesięcznie w niespełna rok.

To prawdziwa robotyczna rewolucja. Roboty RPA mogą pracować 24/7, bez nadzoru lub z jedynie minimalnym zaangażowaniem ze strony człowieka. Przyspieszają realizację procesów a przy tym popełniają mniej błędów. Oczywiście roboty nie zastąpiły księgowych. Umożliwiły im jednak zajęcie się sprawami, na które wcześniej nie było czasu. Konieczność skupiania się na podstawowych czynnościach, sprawia, że brakuje czasu na innowacyjność. Dzięki RPA księgowi mogą zająć się doskonaleniem w obszarze obiegu dokumentów, windykacją czy bardziej zaawansowanym raportowaniem wykorzystującym analitykę predykcyjną.

Roboty nie tylko wyręczają ludzi z tej najbardziej monotonnej i powtarzalnej pracy, ale również otwierają nowe możliwości. Tak było w przypadku odbywającej się w nocy automatyzacji sekwencji manualnych czynności związanych z aktualizacją dziennika księgowego. Przetwarzanie w hurtowni danych Scania Polska odbywa się w nocy, ponieważ ze względu na znaczną ilość danych stanowi poważne obciążenie dla serwerów. Do niedawna sprawiało to, że dane, z których korzystała najwyższa kadra kierownicza przy podejmowaniu decyzji były zawsze opóźnione o jeden dzień.





Doświadczenie zdobyte przy wdrażaniu pierwszych robotów, pozwala dziś pracownikom Scania Polska patrzeć na inne procesy nie pojedynczo, ale bardziej kompleksowo, jak na większe sekwencje procesów. Takie podejście pozwala osiągać więcej. Sukces wdrożenia pierwszych robotów zadecydował o tym, że o RPA zaczęto myśleć nie projektowo, ale jak na długofalowy program. Wykreowano kompleksową strategię podejścia do automatyzacji a księgowość nie jest już jedynym obszarem biznesowym Scania Polska, w którym wykorzystywane są roboty.





Projekt robotyzacji w Scania Polska jest kontynuowany a nawet zaczyna się rozszerzać. W planach jest wdrażanie kolejnych robotów. Efektami osiągniętymi przez Scania Polska zainteresowały inne oddziały lokalne globalnej organizacji. Ciekawość wzbudził w szczególności automatyzacja księgowania faktur z inteligentnym OCR. Niedawno w Polsce odbyły się warsztaty poświęcone robotyzacji tego procesu. Uczestniczyli w nim przedstawiciele 8 spółek Scanii z Europy.