System ERP dla firmy Ravel

O szybkim wzroście firmy w ostatnich latach i jej dzisiejszej pozycji na rynku przesądza własny zespół projektantów, który opracowuje kolekcje. W branży, w której o wielkości sprzedaży decydują zmieniające się upodobania, trzeba ciągle obserwować trendy i mieć zdolność do modyfikowania projektów nawet już po zaplanowaniu i zleceniu ich produkcji.

Dopóki skala działalności nie była duża, zarząd Ravel nie widział sensu inwestowania w zaawansowane systemy informatyczne. Firma wykorzystywała na co dzień kilka luźno powiązanych ze sobą aplikacji różnych dostawców. Wraz ze wzrostem liczby sklepów i skali obrotu hurtowego sprawy zaczęły się jednak komplikować. Firma zaczęła mieć problemy z rozliczaniem sprzedaży i ustalaniem tego, jak działania logistyczne na coraz większa skalę i zmiany cenowe wpływają na wynik finansowy, a ponieważ wiele z biznesowych wyzwań Ravela polegało na koordynowaniu działań w rozproszeniu oraz optymalizowaniu obiegu informacji, zarząd doszedł do wniosku, że najlepiej będzie wdrożyć jeden zintegrowany system, który opisze i scali możliwie jak najwięcej procesów biznesowych.

Rozwiązanie

Ravel zdecydował się uporządkować zarządzanie kilkoma obszarami, m.in. rozliczeniami, zamówieniami, magazynem i zakupami w ramach jednego, spójnego systemu. Firma wdrożyła dedykowane rozwiązanie branżowe oparte na systemie ERP Microsoft® Dynamics AX wraz z modułem CRM, który służy do zarządzania relacjami z poddostawcami. Całość została zaprojektowana i wdrożona przez Centrum Komputerowe ZETO S.A. z Łodzi.

Początkowo wdrożenie skoncentrowano na części magazynowej i finansowej. W branży tekstylnej wycena magazynów odbywa się zarówno w cenach netto – bez podatku VAT, jak i brutto. CK ZETO zapewniło Ravelowi obsługę tej specyfiki. Wycena może być generowana w dowolnym czasie i uwzględniać zmiany wartości magazynu wynikające nie tylko z sezonowości, ale także z zaplanowanych wcześniej promocji i sprzedaży wiązanych, a także zmian kursu walutowego – w przypadku eksportu.

Równie pilącą sprawą było bieżące rozliczanie wartościowe sprzedaży w poszczególnych grupach asortymentowych – na potrzeby decyzji logistycznych i cenowych. W dystrybucji tekstylnej ważną rolę odgrywa bieżąca analiza sprzedaży na potrzeby kształtowania polityki cenowej oraz optymalizacji rentowności. Wdrożone rozwiązanie umożliwia osobie zarządzającej zmienić propozycje ilościowego rozdziału towaru w poszczególnych grupach towarowych między oddziałami, jeśli bazując na analizach sprzedaży grup asortymentowych uzna ona, że sprzedaż nie jest równomierna.

W ramach rozwiązania branżowego Ravel uzyskał narzędzie do zarządzania asortymentami i ich atrybutami. „Jako wymiary magazynowe traktujemy jedynie rozmiary i kolory. Istnieje możliwość opisania także innych cech, ale uznaliśmy, że będziemy je traktować wyłącznie jako opis – dla uproszczenia” – mówi v-ce Prezes Zarządu, Zbigniew Suchoński.

Jedną z ważniejszych funkcji wdrożonego rozwiązania jest harmonogramowanie dostaw towaru do poszczególnych sklepów i do odbiorców hurtowych. Opracowane przez CK ZETO rozwiązanie pozwala rezerwować część dostaw od podwykonawców jako przeznaczonych wyłącznie dla określonego odbiorcy, bez możliwości sprzedania towaru komuś innemu. Oczywiście dotyczy to przede wszystkim początku sezonu, gdy sklepy wymagają zatowarowania nową kolekcją.

Aby ułatwić sklepom zamawianie towaru, Ravel wykorzystał wbudowany w system Dynamics AX portal WWW. Początkowo miało to być rozwiązanie dla sklepów i hurtowników zagranicznych, ale później firma doszła do wniosku, że z narzędzia portalowego korzystać mogą wszystkie sklepy. Składane przez Internet zamówienia są od razu widoczne w kartotece zamówień, a więc nie wymagają ręcznego wprowadzania informacji na podstawie poczty elektronicznej.

Bardzo trudnym, a jednocześnie ważnym obszarem zinformatyzowanym przez Ravel jest zarządzanie zakupami, w tym ich rozliczanie, a także harmonogramowanie dostaw. Firma współpracuje z kilkunastoma firmami produkcyjnymi i już choćby z tego powodu zarządzanie zakupami jest w Ravelu skomplikowane. Jeden dostawca preferuje akredytywę, inny, inkaso dokumentowe, jeszcze inny częściową, zaliczkę itp.

Sztuką, a jednocześnie interesującym przykładem wykorzystania informatyki przez Ravel, jest jednak rejestrowanie i rozliczanie reklamacji oraz zwrotów. „Reklamacje i zwroty mają wiele etapów i na każdym są szczegółowo rejestrowane. Chodzi nie tylko o zachowanie porządku w rozliczeniach i dotrzymywanie terminów wobec klientów, ale o właściwe przypisywanie kosztów związanych z obsługą tych procesów – aż do samego producenta” – wyjaśnia Zbigniew Suchoński.

Firma Ravel korzysta w pełni z funkcjonalności modułu CRM, lecz w odróżnieniu od większości firm Ravel nie stosuje go do zarządzania relacjami z klientami, lecz z dostawcami. W module CRM rejestrowane są ważne uzgodnienia podejmowane w trakcie rozwoju kolekcji i planowania produkcji.

Korzyści

Ravel nie wdrożył jeszcze wszystkich funkcji rozwiązania branżowego, ale firma nie spieszy się z wdrażaniem kolejnych, mając świadomość, że część z nich pozostałaby długo niewykorzystana. Funkcje wdrożone w pierwszym etapie zapewniają firmie komfort, jakiego wcześniej nie miała. „Mamy wgląd w magazyn, możemy elastycznie zarządzać jego zawartością i łatwo zmieniać jego wycenę. Wynik na sprzedaży w głównych grupach asortymentowych nie jest już zagadką, a zarządzanie logistyką zamówień i zakupów jest wzajemnie skoordynowane. To dużo, co nie znaczy, że nie można zrobić więcej. Można, ale nie od razu” – podkreśla v-ce Prezes Zarządu, Zbigniew Suchoński.

Źródło: ZETO