System ERP Microsoft Dynamics NAV w Telemond Holding

 

Holding Telemond jest obecny w Polsce od 2001 roku. Wcześniej działalność prowadzona była w Belgii. Pierwszą spółką, która powstała na terenie kraju jest Teleskop Sp. z o.o. Holding zatrudnia łącznie około 800 pracowników.

Teleskop Sp. z o.o. to wiodący europejski producent konstrukcji spawanych ze stali o wysokiej wytrzymałości dla czołowych producentów dźwigów. Specjalizuje się w wysięgnikach teleskopowych oraz podzespołach urządzeń dźwigowych. Wykonuje także podzespoły dla producentów z sektora kolejowego. Teleskop obecnie zatrudnia około 500 pracowników.

Spółka Montel powstała w 2008 roku. Specjalizuje się w konstrukcjach spawanych (kratownicach) wykonanych z rur stalowych o wysokiej wytrzymałości do dźwigów gąsienicowych oraz największych dźwigów samochodowych.

Firma Henschel Engineering Automotive od 2009 roku produkuje w Polsce lekkie skrzynie ładunkowe do samochodów transportowych. Henschel zajmuje czołową pozycję na europejskim rynku, dostarczając swoje produkty między innymi do Volkswagen, Citroen, Iveco czy Peugeot.

Spółka Teleyard, jako jedyna z grupy Telemond działa od 2015 roku w Szczecinie. Produkuje konstrukcje spawane ze stali wysokowytrzymałej i odpornej na ścieranie. Specjalizuje się w produkcji elementów dla sektora offshore i systemów transportu kontenerowego, a także wykonuje projekty specjalne wielkogabarytowe i ciężkie.

Wyzwanie

Pierwszą spółką w holdingu Telemond, w której wdrożono system Microsoft Dynamics NAV była firma Teleskop. Projekt zapoczątkował w 2009 roku niemiecki partner, który wdrożył system Dynamics NAV w wersji 2009 z niemiecką funkcjonalnością. Grupa poszukiwała partnera, który wdroży moduł Zarządzanie finansami po polskiej stronie. Do projektu została zaproszona firma IT.integro.

W 2011 firma IT.integro niezależnie wdrożyła system ERP w spółce Montel. W międzyczasie trwały przygotowania do realizacji projektu w Henschel, organizacji wykorzystującej jedynie moduł finansowy oraz opierającej codzienną pracę na programach: Symfonia, Subiekt i arkuszach Excel.

Na początku 2015 roku otwarto szczecińską spółkę Teleyard, do której przeniesiono system Dynamics NAV w wersji 2009.

Ostatecznie, w 2015 roku zarząd Telemond Holding zdecydował się na pełne wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV we wszystkich spółkach należących do grupy. Głównym powodem wdrożenia była potrzeba ujednolicenia oraz usystematyzowania danych i procesów między spółkami, a także praca na wspólnej bazie danych.

Telemond decydując się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV 2015 postawił sobie kilka głównych celów projektu. Wśród nich, najważniejsza była potrzeba ujednolicenia danych w spółkach działających w grupie. Wcześniej pojawiały się rozbieżności, choćby przy planie kont bądź numeracji zapasów w poszczególnych spółkach. Wynikało to z faktu, iż w każdej spółce funkcjonowała inna baza danych – mówi Piotr Kopytek, Financial Controlling Manager, Teleskop Sp. z o.o. – Zależało nam również by podnieść jakość informacji, pozyskiwanych z systemu ERP oraz by usprawnić procesy związane z obsługą danych, zachodzące w firmie – dodaje.

Grupa Telemond decydując się na wdrożenie chciała również wprowadzić porządek w obszarze technicznym, gdyż wcześniej korzystała z dwóch odrębnych baz danych. Pojawiały się liczne problemy podczas wprowadzania modyfikacji i aktualizacji.

Dzięki wdrożeniu mogliśmy usystematyzować dane, opierając je na jednej bazie. Chcieliśmy w ten sposób usprawnić proces tworzenia oraz wdrażania nowych funkcjonalności. Wcześniej musieliśmy je osobno implementować w firmach grupy bądź tworzyć nowe, w przypadku gdy w jednej grupie mieliśmy bazę z niemieckimi obiektami, a w drugiej z polskimi. Numery obiektów nie pokrywały się ze sobą, co powodowało problemy w momencie wdrażania nowych rozwiązań i obiektów – podsumowuje Kamil Olszewski, kierownik Działu IT/ERP, Teleskop Sp. z o.o.

Rozwiązanie

W ramach projektu wdrożono system Microsoft Dynamics NAV 2015 w obszarach Finanse, Zakupy, Sprzedaż, Produkcja (planowanie oraz realizacja zleceń), Bankowość elektroniczna, agiles Workflow, moduł Rejestracja czasu i zużyć na produkcji oraz MDMS (Master Data Management System). Obecnie w grupie Telemond z systemu ERP korzysta 87 użytkowników.

Decyzja o wyborze Microsoft Dynamics NAV wynikała z faktu, że dwie firmy z Telemond – Teleskop oraz Montel, już wcześniej korzystały w pełni z tego systemu oraz wysoko oceniały jego funkcjonalność, a zwłaszcza elastyczność.

Zdecydowaliśmy się na wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV ze względu na jego elastyczność. Bardzo dużo zmian możemy przeprowadzać samodzielnie, bez udziału konsultantów, dzięki naszemu działowi IT/ERP – powiedział Piotr Kopytek – Dodatkowo, porównując wersję NAV 2009 do NAV 2015 widoczne są liczne różnice jak na przykład możliwość szybszego generowania raportów. Obecnie otrzymujemy informacje o lepszej jakości, spójne. Ujednoliciliśmy strukturę danych oraz sposób ewidencji procesów. Wyeliminowaliśmy ryzyko błędów dzięki lepszemu zarządzaniu uprawnieniami użytkowników. Zdefiniowaliśmy role, przypisane do użytkowników. Określiliśmy zakres dostępnych informacji, który był przez użytkowników testowany, tak by z jednej strony usprawnić pracę, a z drugiej zadbać o bezpieczeństwo danych. Nasz dział IT/ERP samodzielnie stworzył w systemie Dynamics NAV role „szyte na miarę”.

MDMS

Telemond Holding zmagał się na co dzień z problemami związanymi z nieprawidłową organizacją danych i nieefektywnym przepływem informacji. Firmy pracowały na własnych bazach danych, różnych systemach, przez co nie posiadały spójnej komunikacji między spółkami, a procesy stały się nieskuteczne.

Zdecydowano się na implementację systemu zarządzania danymi centralnymi (MDMS), który pozwolił na synchronizację danych oraz zarządzanie danymi centralnymi. MDMS (Master Data Management System) to add-on dla Microsoft Dynamics NAV opracowany przez IT.integro i certyfikowany przez Microsoft.

Dzięki rozwiązaniu MDMS, jednorazowo wprowadzamy wspólne dla wszystkich spółek dane, bez konieczności implementacji ich w każdej spółce osobno – mówi Piotr Kopytek – Wcześniej, gdy nie korzystaliśmy z systemu MDMS, musieliśmy w każdej spółce osobno uzupełniać dane. Rodziło to ryzyko pomyłek i braku spójności. Na dodatek pojawiały się istotne różnice w danych między spółkami, co utrudniało łączenie i dodawanie raportów skonsolidowanych – podsumowuje.

Moduł MDMS pozwolił na wprowadzenie podziału na dane centralne, wspólne dla wszystkich spółek oraz lokalne, dodawane indywidualnie w poszczególnych organizacjach. Dane wspólne wpisywane są w MDMS, a następnie są replikowane do spółek lokalnych. Dzięki temu grupa posiada jednolite dane oraz oszczędza czas, który wcześniej pracownicy poszczególnych spółek poświęcali na wprowadzanie i edycję parametrów. Rozwiązanie pozwoliło ustandaryzować dane finansowe, magazynowe, procesy oraz kartoteki zapasów i dostawców wszystkich spółek.

System automatycznego przechwytywania danych ADCS

Wdrożyliśmy rozwiązanie ADCS, pozwalające na to, by część przyjęć magazynowych była realizowana przez terminale mobilne. Do tej pory dział planowania zakupów przekazywał magazynierom wydrukowany dokument przyjęcia magazynowego. Przyjeżdzający towar był zliczany, po czym wpisywany do systemu. Obecnie, jest on automatycznie rejestrowany za pośrednictwem terminali ADCS – mówi Jakub Abram.

Automatyczne przechwytywanie danych pozwala na natychmiastowe przetwarzanie informacji. ADCS wspomaga poprawną rejestrację danych. Dzięki integracji z przepływami pracy w systemie zarządzania magazynem granula umożliwia automatyzację procesów w magazynie.

W grupie Telemond moduł ADCS wykorzystywany jest do przyjęć magazynowych określonych rodzajów materiałów. Rozwiązanie nie jest powszechne ze względu na specyfikę współpracy z dostawcami. Nie wszyscy wykorzystują kody kreskowe do oznakowania swoich produktów. Do tej pory, typowy proces przyjęcia dostawy polegał na ręcznym wpisaniu przez magazyniera otrzymanego dokumentu WZ. Magazynier sprawdzał poprawność dostawy oraz uzupełniał dane dotyczące przyjmowanego zapasu, numeru partii itp. Obecnie, proces ten został znacznie uproszczony i przyśpieszony. Magazynier jedynie skanuje kod etykiety, a dane automatycznie są zaczytywane do systemu ERP.

Planowane jest wykorzystywanie funkcjonalności również przy przesunięciach międzymagazynowych.

agiles Workflow

W holdingu Telemond kwestią problematyczną był brak prawidłowego zarządzania przepływami pracy, a tym samym słaby nadzór nad procesami biznesowymi zachodzącymi w poszczególnych przedsiębiorstwach.

W grupie Telemond wdrożyliśmy moduł do zarządzania obiegiem informacji agiles Workflow. System zarządzania przepływami pracy wspomógł nadzór nad procesami biznesowymi zachodzącymi w spółkach. Rozwiązanie zdefiniowało usystematyzowany sposób przepływu dokumentów pomiędzy współpracownikami. – mówi Jakub Abram.

Moduł agiles Workflow wykorzystywany jest przede wszystkim przy tworzeniu list materiałowych. Wcześniej pracowano na wydzielonym pliku Excel. Wykorzystanie rozwiązania Workflow pozwoliło podnieść jakość informacji uzupełnianych w systemie oraz terminowość wykonywanych zadań. Wcześniej użytkownicy nie wpisywali pewnych informacji w pliku Excel na czas. Obecnie generowane są zadania i użytkownicy są zobligowani, by realizować je na czas.

Moduł wykorzystywany jest także do tworzenia indeksów zapasów. To duże usprawnienie, gdyż nie ma ryzyka, iż parametry nie zostaną uzupełnione bądź ktoś zapomni o dodaniu informacji.

Wcześniej jedna osoba była odpowiedzialna za zakładanie kartotek zapasów. W tym celu gromadziła informacje z różnych działów, a następnie wprowadzała je do systemu. Wykorzystując moduł agiles Workflow, za wprowadzenie kartotek odpowiada grupa osób z różnych działów. Proces ustawiony jest tak, że kolejno trafia do użytkowników, odpowiedzialnych za uzupełnienie określonych pól, związanych z danym działem – powiedział Kamil Olszewski.

Agiles Workflow umożliwił określenie roli i czynności, które dalej są przypisane danej osobie w procesie przetwarzania dokumentów. Każdy członek zespołu zyskał świadomość, że jest ogniwem od którego zależy terminowość i efektywność pracy całej grupy. Workflow stał się także cennym źródłem w procesie kontrolnym w grupie Telemond.

Moduł List materiałowych

Programiści działu IT/ERP z firmy Teleskop zaprojektowali oraz wdrożyli autorski moduł list materiałowych. Pozwala on wygenerować listę komponentów produktu, który wejdzie do produkcji. Oznacza to, że wraz z pojawieniem się zlecenia na nowy produktzostaje wygenerowana lista wymaganych materiałów. Moduł został zintegrowany z systemem ERP, usprawniając proces kompletacji.

Największą z niestandardowych funkcjonalności, jakie wdrożyliśmy był moduł List materiałowych, dostosowany do specyfiki naszego holdingu. Dokumentacja techniczna, jaką otrzymujemy od klienta nie jest odzwierciedleniem naszych potrzeb, zapasów, marszrut czy BOMów. Dokumentacja wprowadzana jest w formie tekstowej. Na tym etapie nie jest powiązana w żaden sposób z zapasami magazynowo czy księgowo, które traktowane są jako zapasy pozamagazynowe. Na ich podstawie układana jest lista materiałowa – mówi Kamil Olszewski – W przypadku elementu dźwigu, składającego się z 400 elementów w odpowiedniej strukturze, odwzorowujemy ją na liście materiałowej, gdzie opracowana jest wstępna technologia oraz BOMy. Na podstawie zawartych tam danych, stworzyliśmy funkcję automatycznego tworzenia marszrut i BOMów w systemie. Wówczas na liście materiałowej mamy 30 pozycji, które dla nas po stronie zapasów tworzą jeden konkretny zapas. Funkcjonalność pozwala nam z tych 30 zapasów tekstowych wygenerować jeden zapas, uzupełniając dla niego technologię oraz marszrutę. Później technolog sprawdza czy wszystko się zgadza i zmienia status na zatwierdzone. W tym procesie korzystamy także z modułu workflow, aby te procesy odpowiednio opisać, a także by zadania trafiały do odpowiednich osób z dokumentacji technicznej oraz działów logistyki i planowania produkcji – podsumowuje.

Rejestracja czasu u zużyć na produkcji

W grupie Telemond wdrożono nowy moduł służący do rejestracji produkcji na kliencie webowym Microsoft Dynamics NAV. To funkcjonalność służy do rejestrowania wybranych operacji w marszrucie oraz rejestracji zużycia materiałów na produkcji.

Wdrożenie

Podczas realizacji projektu w grupie Telemond wykorzystano metodykę wdrożeniową Microsoft Dynamics Sure Step, która dzieli się na 5 odrębnych etapów począwszy od analizy, poprzez projektowanie, budowę, uruchomienie, aż po działanie. Wdrożenie systemu Dynamics NAV trwało rok i zakończyło się w lutym 2016 roku.

W grupie spółek rolę przewodnią pełnił Teleskop. To z tej firmy zostali wyłonieni wszyscy użytkownicy kluczowi, którzy komunikowali się bezpośrednio z przedstawicielami pozostałych spółek.

Proces wdrożeniowy, realizowany w grupie Telemond, charakteryzował się świetną organizacją. Zespół wraz użytkownikami kluczowymi z obszarów produkcji, zakupów czy księgowości wyłoniony został ze spółki Teleskop. Ta zaś nadzorowała kontaktem z przedstawicielami pozostałych spółek. Wdrożenie przebiegło wzorowo. Firma zaangażowała się w projekt, rozumiejąc potrzebę współpracy – podsumowuje Jakub Abram - Największym wyzwaniem podczas wdrożenia była standaryzacja danych i procesów. Problemem stała się potrzeba stworzenia jednej bazy, jednego systemu dla firm o różnych profilach produkcji. Udało się jednak zagwarantować wszystkim spółkom z grupy wymagane funkcjonalności – dodaje.

Korzyści z wdrożenia Microsoft Dynamics NAV

Wdrożenie systemu ERP, wykonane równolegle we wszystkich spółkach grupy Telemond, pozwoliło przede wszystkim na ujednolicenie procesów oraz funkcjonalności, gdyż wszystkie dane przechowywane są obecnie w jednej bazie. Spółki osiągnęły szereg korzyści przekładających się na wyższy poziom zarządzania danymi, lepszą i szybszą decyzyjność, efektywniejsze procesy produkcyjne i biznesowe, realizowane w obrębie grupy. Wśród kluczowych korzyści z wdrożenia systemu Dynamics NAV znalazły się:

 

W Microsoft Dynamics NAV cenimy przede wszystkim elastyczność, dzięki której możemy wprowadzać zmiany w systemie we własnym zakresie, bez potrzeby angażowania konsultantów zewnętrznych – mówi Kamil Olszewski - Warto również zwrócić uwagę na przyjazny interfejs dla użytkowników, który mocno przypomina pozostałe produkty Microsoftu, na których pracujemy na co dzień. Dzięki temu praca z systemem staje się przyjemniejsza oraz bardziej intuicyjna. Dużym walorem jest także możliwość personalizacji oraz dostosowywanie widoków – dodaje.

Obecnie IT.integro zajmie się integracją systemu ERP z rozwiązaniem Lantek Expert Cut. Jest to oprogramowanie CAD/CAM do nestingu, optymalizacji i automatyzacji programowania kodu CNC maszyn do cięcia blach laserem.

W przyszłości Telemond planuje wdrożenie dodatkowych rozwiązań biznesowych oraz branżowych, które pozwolą na rozwój firmy. Wśród nich rozważane jest raportowanie Business Intelligence aby poprawić efektywnośc raportowania. Testowane jest również rozwiązanie Netronic do wizualnego planowania produkcji oraz elektroniczna wymiana danych między spółką Teleskop, a jednym z wiodących klientów - firmą Liebherr.

Zdecydowaliśmy się na podjęcie współpracy z IT.integro przy projekcie wdrożenia Microsoft Dynamics NAV 2015 dzięki pozytywnie ocenianej i wieloletniej współpracy. Dodatkowo, spółka jest największą firmą wdrażającą system w Polsce, jest Złotym Partnerem Microsoftu oraz twórcą Polskiej Funkcjonalności – powiedział Piotr Kopytek – Pozytywnie oceniamy współpracę z IT.integro już od etapu Analizy, aż po realizację wdrożenia. Zawsze spotykaliśmy się z szybką reakcją na zgłaszane problemy – podsumowuje.

Wysoko oceniono również współpracę pomiędzy działami IT obu firm.

Warto zwrócić uwagę na dział techniczny IT.integro, który służył nam pomocą. Na początku przeprowadził przegląd infrastruktury serwerowej oraz zaproponował rozwiązania, które się sprawdzają. Pomagał także w przygotowaniu zaplecza przed wdrożeniem systemu ERP – podsumował współpracę Kamil Olszewski.

Źródło: www.it.integro.pl