Tony papierów, segregatorów, aktówek i mnóstwo formalności – to pierwsze skojarzenia z działami HR w wielu firmach. To powoduje, że specjaliści HR nadal są klasyfikowani jako firmowi konserwatyści, którzy dokładają pracownikowi pracy, poprzez zmuszanie go do wykonywania żmudnych administracyjnych obowiązków.
| REKLAMA |
 |
Nawet w dużych firmach nastawionych na cyfrową transformację, procesy kadrowe nadal są realizowane w sposób tradycyjny. Pojawia się więc pytanie – jak odciążyć pracowników z tych uciążliwych biurokratycznych obowiązków, a zarazem odmienić wizerunek specjalistów HR i spowodować, że to właśnie ten dział, będzie dbał o atmosferę i kulturę organizacji? Pomóc w tym ma nowy przepis prawny, który wejdzie w życie od początku 2019 roku – digitalizacja akt pracowniczych.
Papierowe archiwa, a polskie prawo Obecnie dział HR w każdej firmie musi przechowywać akta pracownicze w sposób tradycyjny – na papierze. Taka konieczność jest narzucona odgórnie przez polskie prawo pracy, które wymusza na pracodawcy realizację wskazanych procesów w tradycyjny, papierowy sposób. Sztandarowym tego przykładem jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:
Jak się jednak okazuje, już niedługo, działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności. Firmy nie tylko odzyskają znaczną część powierzchni biurowej, dotychczas przeznaczonej na papierowe archiwa, ale przede wszystkim zaoszczędzą mnóstwo pieniędzy, które do tej pory wydawane były na cały proces przechowywania i obsługi akt papierowych. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że dzięki digitalizacji akt osobowych, oraz pozostałym innowacjom wprowadzanym przez ustawę, koszty znacząco zmaleją. Przykładowo dla spółki, która zatrudnia ok. 500 pracowników koszty mogą zmniejszyć się nawet o około 200 tys. złotych rocznie!1
Główne korzyści wynikające z digitalizacji akt pracowniczych
Dla działów HR nowa ustawa jest okazją do stworzenia nowoczesnego środowiska pracy, które przyniesienie wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Korzyści z digitalizacji akt pracowniczych, które najczęściej wymieniają specjaliści odpowiedzialni za innowacje i transformację w HR to:
odzyskanie powierzchni przeznaczonych na archiwa
Firmy już dzisiaj powinny zacząć przygotowywać się do procesu digitalizacji akt osobowych, a przede wszystkim wybrać odpowiednie oprogramowanie IT, które będzie ich wspierało w prowadzeniu elektronicznych teczek pracowników. Dostawcy czołowych systemów HR już wprowadzają do swoich systemów moduły, które mają pomóc w procesie digitalizacji.
Papierowe archiwa, a polskie prawo Obecnie dział HR w każdej firmie musi przechowywać akta pracownicze w sposób tradycyjny – na papierze. Taka konieczność jest narzucona odgórnie przez polskie prawo pracy, które wymusza na pracodawcy realizację wskazanych procesów w tradycyjny, papierowy sposób. Sztandarowym tego przykładem jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:
- polityka dostępów do pomieszczeń z archiwum teczek pracowniczych
- czasochłonny proces manualnej obsługi teczek, polegający na ciągłej aktualizacji akt (dołączanie i usuwanie dokumentów)
- konieczność przesyłania dokumentów pracowniczych między oddziałami, a centralą w firmach o rozproszonych strukturach
- nieustanne zwiększanie liczby dokumentacji w archiwum w skutek tendencji do zwiększonej rotacji pracowników obserwowanej w ostatnich latach
- czasochłonna obsługa akt w fazie intensywnego rozwoju firmy i zatrudnienia nowych kadr
Jak się jednak okazuje, już niedługo, działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności. Firmy nie tylko odzyskają znaczną część powierzchni biurowej, dotychczas przeznaczonej na papierowe archiwa, ale przede wszystkim zaoszczędzą mnóstwo pieniędzy, które do tej pory wydawane były na cały proces przechowywania i obsługi akt papierowych. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że dzięki digitalizacji akt osobowych, oraz pozostałym innowacjom wprowadzanym przez ustawę, koszty znacząco zmaleją. Przykładowo dla spółki, która zatrudnia ok. 500 pracowników koszty mogą zmniejszyć się nawet o około 200 tys. złotych rocznie!1
Główne korzyści wynikające z digitalizacji akt pracowniczych
Dla działów HR nowa ustawa jest okazją do stworzenia nowoczesnego środowiska pracy, które przyniesienie wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Korzyści z digitalizacji akt pracowniczych, które najczęściej wymieniają specjaliści odpowiedzialni za innowacje i transformację w HR to:
odzyskanie powierzchni przeznaczonych na archiwa
- eliminacja kosztów wynajmowania archiwów zewnętrznych
- ułatwienie i obniżenie kosztów przeprowadzki do nowej siedziby
- brak konieczności zwiększenia powierzchni archiwum wskutek rotacji pracowników
- „grube” teczki pracowników o specjalistycznych kwalifikacjach nie zwiększą kosztów ponoszonych na archiwum teczek.
Firmy już dzisiaj powinny zacząć przygotowywać się do procesu digitalizacji akt osobowych, a przede wszystkim wybrać odpowiednie oprogramowanie IT, które będzie ich wspierało w prowadzeniu elektronicznych teczek pracowników. Dostawcy czołowych systemów HR już wprowadzają do swoich systemów moduły, które mają pomóc w procesie digitalizacji.
Jako dostawca aplikacji Teta HR zdecydowaliśmy się na wzbogacenie naszej oferty o moduł Elektroniczne Teczki Pracowników. Wspólnie z grupą naszych klientów, opracowaliśmy rozwiązanie, które ułatwi transformację cyfrową działów HR. Nowy moduł pomoże w automatyzacji bieżącej obsługi teczek elektronicznych oraz usprawni proces przekształcenia akt papierowych w cyfrowe archiwum. – mówi Katarzyna Jaśniewicz, menadżer produktu Teta HR w Unit4 Polska.Jaśniewicz radzi też na jakie elementy powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, którzy planują niebawem zmianę systemu HR w związku z digitalizacją akt pracowniczych. Według specjalistki, podczas wyboru nowego oprogramowania HR warto zwrócić uwagę na to czy:
- system spełnia wymogi prawne dotyczące podziału teczki na odpowiednie części i dokumentację obowiązkową w aktach każdego pracownika
- system wspiera proces digitalizacji w fazie transformacji akt papierowych na cyfrowe
- system wspiera digitalizację procesów bieżącej obsługi kadrowej, takich jak załączanie do teczek dokumentacji tworzonej na bieżąco, czy automatyzacja usuwania przeterminowanych dokumentów
- system daje możliwość udostępnienia teczek pracownikom, tak aby mieli dostęp do własnych dokumentów, bez konieczności wizyt w dziale HR lub przesyłania dokumentów do odpowiedniej lokalizacji.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Cyfryzacja procesów kadrowo-płacowych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach
Instytucje publiczne realizujące zadania o strategicznym znaczeniu dla państwa działają w środowisk… / Czytaj więcej
Jak Toi Toi Polska zbudowało nowoczesną strategię HR opartą na enova365
Nowa strategia HR w Toi Toi Polska opiera się na pełnej cyfryzacji procesów kadrowo-płaco… / Czytaj więcej
Stabilność firmy zaczyna się w kadrach i płacach
W wielu organizacjach program kadrowo-płacowy spełnia swoje podstawowe zadanie: nalicza wynagrodzen… / Czytaj więcej
Rejestracja czasu pracy (RCP) bez czytników wejścia/wyjścia - czy to naprawdę możliwe?
Czy pełna kontrola nad czasem pracy jest możliwa bez fizycznych czytników RCP? Dzięki mobilnej apli… / Czytaj więcej
Pracownicy boją się zastąpienia przez AI, a ich szefowie - że zabraknie im rąk do pracy
W dobie prężnego rozwoju nowoczesnych technologii i sztucznej inteligencji, w przestrzeni publiczne… / Czytaj więcej
Asseco Business Solutions wkracza na rynek usług szkoleniowych z nowym cyfrowym marketplace
Asseco Business Solutions we współpracy z ORNSSON Solutions stworzyło innowacyjną platformę B2B, kt… / Czytaj więcej
