Gospodarka Magazynowa w Intercell SA

III etap implementacji SAP R/3. W ramach III etapu implementacji systemu SAP R/3, firma Intercell założyła m.in. wdrożenie Gospodarki Magazynowej (WM) wraz z systemem kodów kreskowych, zintegrowanych z SAP.

Wdrożenie wymienionego rozwiązania zdecydowano się oddać, za pośrednictwem SAP Polska, w ręce firmy ICON Consulting Group, Partnera - Eksperta SAP w zakresie integracji systemu SAP z systemami zewnętrznymi Klienta. O wyborze ICG zadecydowało doświadczenie we wdrożeniach WM, integrowanej z systemem kodów kreskowych, iestandardowe, ściśle dostosowane do potrzeb firmy Intercell rozwiązania oraz bardzo dobre opinie Klientów, u których zrealizowano podobne projekty.

Projekt ruszył w kwietniu 2002 r., po okresie szczegółowych ustaleń dotyczących wdrożenia.

Funkcjonujący do tej pory w Intercell SA moduł Gospodarka Materiałowa (MM) systemu SAP R/3 (wdrożony 01.01.2000 r.) zapewniał ewidencję obrotu materiałowego firmy, ale ograniczał się on tylko do poziomu składu. Moduł był wykorzystywany głównie do rejestracji poszczególnych zdarzeń gospodarczych dla celów księgowych. Brakowało natomiast narzędzia informatycznego do aktywnego wspomagania zarządzania gospodarką magazynową.

Inaczej mówiąc, wiadomo było, że dany materiał był na stanie zapasu magazynowego, jednak nie wiedziano, w którym miejscu magazynu on się znajduje. Odszukiwanie materiału w magazynie w takiej sytuacji odbywało się wyłącznie na zasadzie umownych miejsc i pamięci obsługi poszczególnych magazynów.

Niedoskonałość dotychczasowego rozwiązania wymagała dużego nakładu pracy przy wszystkich transakcjach magazynowych, które należało spisywać i wprowadzać do systemu komputerowego ręcznie. Zwiększały się koszty magazynowe w skutek wykonywania określonych prac przez zwiększony stan zatrudnienia (kierowca wózka i magazynier). Dane dotyczące obrotu materiałami, takie jak: przyjęcia, przeksięgowania, wydania, były obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu przy ich wprowadzaniu. Brak identyfikacji materiału w systemie do konkretnego miejsca składowania powodował, że jeden magazynier przyjął materiał do magazynu (praca w ruchu ciągłym), a inny nie mógł odnaleĄć materiału do wydania. Pomyłki przy ręcznym wprowadzaniu wielocyfrowych numerów materiałów jak i ich numerów partii były powodem dość licznych różnic inwentaryzacyjnych. W związku z tym, inwentaryzacje stanowiły uciążliwy, pracochłonny (niestety z ryzykiem popełnienia błędu) i kosztowny proces. Również czas załadunku na środki transportu ulegał znacznemu wydłużaniu.

W tej sytuacji wnioski zmierzały w kierunku poprawy szczegółowości ewidencji i usprawnienia prac magazynowych oraz zwiększenia efektywności zarządzania gospodarką magazynową. Za niezbędne uznano wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie magazynami, przy wykorzystaniu kodów kreskowych.

Wdrożony moduł WM (Warehouse Management) systemu R/3 pozwala na dokładną identyfikację wyrobu z określeniem jego miejsca w magazynie. Zastosowanie urządzeń radiowych stwarza nowe możliwości wzrostu efektywności zarządzania procesami w magazynach.

W trakcie prac nad przygotowaniem koncepcji biznesowej do wdrożenia modułu WM z wykorzystaniem kodów kreskowych, zespół wdrożeniowy dużą wagę przykładał do dokładnego przeanalizowania procesów zachodzących w obszarze objętym projektem. W dalszej kolejności, wyniki analiz były przedmiotem dyskusji pod kątem poprawności przebiegu i organizacji procesów. Koncentrowano się na maksymalnych uproszczeniach ich obsługi przy zachowaniu niezbędnych zasad dokumentowania poszczególnych transakcji materiałowych. W pracach nad zidentyfikowaniem wszystkich uwarunkowań w poszczególnych ogniwach procesu, wielokrotnie konsultowano się z pracownikami odpowiedzialnymi za te zadania w zakładach produkcyjnych. Dużym wsparciem dla zespołu była wiedza i doświadczenie konsultantów w wykorzystywaniu funkcjonalności systemowych do obsługi tego typu procesów.

Po wdrożeniu modułu gospodarki magazynowej (WM) wraz z systemem kodów kreskowych, wszystkie powyższe mankamenty zostały wyeliminowane.

Zakres wdrożeniaPierwszy etap wdrożenia modułu gospodarki magazynowej WM systemu SAP R/3 w Intercell SA, objął procesy gospodarcze, związane z obrotem papierem. Wśród nich znalazły się m.in. strategie wyszukiwania miejsca składowania i rozmieszczania materiałów w magazynie, inwentaryzacja zapasów w miejscach składowania, raportowanie o zapasach magazynowych z wyszczególnieniem materiałów w konkretnych miejscach składowania w magazynie.

Zdecydowana większość wszystkich transakcji wykonywanych w magazynach jest obsługiwana bezpośrednio z terminala wózkowego.

Opis rozwiązania w systemie. Dla celów dokonania opisu rozwiązania w systemie, zdefiniowano strukturę organizacyjną gospodarki magazynowej w SAP R/3, strukturę gospodarki magazynowej papierem, określono procesy zachodzące wewnątrz magazynu (ruchy materiałowe) oraz zdefiniowano zarówno fizyczne przetwarzanie przyjęcia materiału, jak i przetwarzanie w systemie.

Kolejne kroki realizacji projektu objęły 14 procesów, w tym m.in.: przyjęcia papieru od dostawcy zewnętrznego, wydania papieru do produkcji, inwentaryzację.

W dalszej części projektu skupiono się na obsłudze wszystkich zdefiniowanych procesów, opracowaniu systemu informacyjnego w postaci raportów, przeznaczonych zarówno do pracy operacyjnej w zarządzaniu magazynami, jak i do prac analitycznych. Zorganizowano prace projektowe przy wdrażaniu gospodarki magazynowej oraz przydzielono właściwe uprawnienia pracownikom odpowiedzialnym za realizację poszczególnych zadań.

W ścisłej współpracy z Kierownictwem Departamentu Informatyki, powstały zasady pracy magazynów w czasie awarii systemu. Opracowanie i wdrożenie tej koncepcji zamknęło projekt wdrożenia Gospodarki Magazynowej, sprzężonej z systemem kodów kreskowych.

Krótszy czas wdrożenia. Wysokie kompetencje i zaangażowanie pracowników firmy Intercell, oraz fachowa wiedza i doświadczenie konsultantów ICG i SAP Polska, przyczyniły się do znacznej redukcji czasu implementacji modułu WM i całego projektu, doprowadzając do jego pomyślnego zakończenia.

Co zyskaliśmy? Wdrożony projekt to szereg kluczowych korzyści. Usprawnieniu uległy procesy ewidencji przepływu materiałów, głównie w obszarze magazynowania papierów i dystrybucji wyrobów gotowych. Powierzchnie magazynowe zaczęto wykorzystywać w sposób optymalny. Wzrosła efektywność wykorzystania czasu pracy obsługi magazynów - zniknęły zbędne przebiegi sprzętu i ludzi. Uzyskano możliwość oceny rzeczywistej pracy wózków. Skrócił się czas inwentaryzacji. Wszystkie te korzyści mają ogromny wpływ na redukcję kosztów generowanych w sferze magazynowania i obrotu materiałowego.

Pojawił się również szereg korzyści dodatkowych. Wzrost wydajności pracy osiągnięto dzięki możliwości zbudowania efektywnego systemu do oceny i motywowania pracowników. System powstaje w oparciu precyzyjnego monitoringu pracy personelu. Wcześniej szczegółowe śledzenie rzeczywistej pracy personelu magazynowego nie było możliwe.

Wdrożenie projektu Gospodarki Magazynowej opartej o architekturę kodów kreskowych poprawiło relacje z Klientami, spełniając ich oczekiwania w zakresie automatycznej wysyłki dostaw z wykorzystaniem kodów kreskowych (również wg ich specyficznych potrzeb) na etykietach wysyłanych wyrobów. Ma to swoje odzwierciedlenie w zadowoleniu naszych Klientów i przewadze konkurencyjnej firmy Intercell.

Wyróżnienie firmy SAP Wdrożony I etap projektu został poddany ocenie firmy SAP Polska, która to, na VII Kongresie SAP w Warszawie, we wrześniu 2003 roku, nagrodziła firmę Intercell SA prestiżową nagrodą za "Wdrożenie rozwiązania Warehouse Management - kompleksowego zarządzania magazynami". W uzasadnieniu przyznania nagrody przez firmę SAP czytamy:

"W roku 2003 Intercell SA wdrożył kompleksowe rozwiązanie zarządzania magazynami, pozwalające kontrolować przemieszczanie produktów w magazynach. Rozwiązanie SAP wraz z systemami specjalistycznymi dostarcza precyzyjną, natychmiastową informację o lokalizacji poszczególnych sztuk produktów, wyznacza optymalną trasę przejazdu wózków widłowych oraz przyśpiesza kompletację dostaw do klientów".