Jaka cecha łączy zarówno recepcję, jak i kluczowy w firmie wytwórczej dział produkcji, czy też pojedynczego pracownika magazynu, panią księgową, specjalistę kontroli jakości, a nawet sekcję porządkową? Odpowiedź jest prosta: wszyscy oni zgłaszają potrzeby i związane z nimi zamówienia. Oczywiście pomiędzy zapotrzebowaniem na każdym ze stanowisk istnieje wiele różnic - jedne dotyczą drobnych artykułów biurowych inne niezbędnych do produkcji wyrobu gotowego komponentów. Zasadniczą różnicą jest więc koszt poszczególnych zapotrzebowań (zamówień).
W zależności od przyjętych procedur przed przystąpieniem do realizacji zamówień konieczne jest ich zatwierdzenie na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. Zasadą jest, że im koszty związane z zamówieniem są wyższe, tym głębiej w strukturę organizacyjną wnika konieczność jego akceptacji. Najczęściej osobami akceptującymi są dział zakupów, przełożony działu, z którego generowana jest potrzeba, kontroler kosztów, dyrektor. Niestety czas zgłaszania zapotrzebowania i jego akceptacji zazwyczaj się wydłuża. Przekazany do wyższego szczebla dokument zapotrzebowania może się „zawieruszyć” wśród innych dokumentów, zanim zostanie zatwierdzony. Decydent przetrzyma go omyłkowo w szufladzie, itp. Natomiast osoba oczekująca akceptacji niecierpliwi się z powodu braku narzędzia do wykonania zadania. Takie sytuacje nierzadko występują w każdej organizacji.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.
TOT.NET proponuje niezastąpione oprogramowanie, dzięki któremu przedsiębiorstwo pozbędzie się problemów związanych z generowaniem i obiegiem zamówień.
Case study wdrożenia ORDINO - obieg zamówień.
Firma produkcyjna zatrudnia około 150 osób działach: produkcyjnym, magazynowym, administracyjnym i księgowości. Każdego dnia generują one nawet po kilkadziesiąt zamówień wewnętrznych i zewnętrznych. Ze względu na problemy z ich obsługą decydenci firmy postanowili wdrożyć system ORDINO. TOT.NET w pierwszej kolejności miał za zadanie zaimplementować ORDINO Obieg Zamówień, gdyż w tym obszarze ścieżka papierowych dokumentów sprawiała przedsiębiorstwu najwięcej kłopotów.
Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.
Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.
Od chwili uruchomienia systemu, każdy pracownik spółki zgłasza zapotrzebowanie na niezbędne na jego stanowisku pracy artykuły poprzez wygenerowanie elektronicznego zamówienia.
Wpisuje w formularzu ORDINO dane określające jego konkretne zapotrzebowanie, przede wszystkim umieszcza informację o osobie zamawiającej, co i w jakiej ilości zamawia, na konto którego działu zgłasza potrzebę, określa projekt, którego ona dotyczy oraz podstawowe warunki realizacji dostawy i płatności. Formularz udostępnia także kolumnę na wpisanie własnych komentarzy i uwag.
Poniżej przedstawiono wypełniony przykładowy formularz zgłoszenia zamówienia w systemie ORDINO. Wypełniają go wszyscy pracownicy chcący złożyć jakiekolwiek zamówienie, bez względu na pion szczebla organizacyjnego, na którym się znajdują.
W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:
W firmie w związku z wewnętrznym regulaminem, każdy pracownik ma przypisany, zależny od zajmowanego stanowiska i funkcji, próg wydatków, które może ponieść bez akceptacji innej osoby. Im wyższe stanowisko i funkcję pełni, tym wyższej wartości zamówienia może generować nie prosząc o ich akceptację przełożonego lub osoby odpowiedzialnej za kontrolę kosztów. Jeśli więc osoba generująca zapotrzebowanie ma ustalony niski próg wydatków, a jej zamówienie przekracza ten próg, to ORDINO automatycznie podpowiada, że wymagana jest akceptacja i przez kogo, w ścieżce obiegu. Obieg zamówień został zdefiniowany dla przedsiębiorstwa w momencie przygotowania projektu technicznego i kształtuje się następująco:
Struktura obiegu zamówienia jest dostosowana w każdym projekcie do indywidualnego toku procesu obiegu w danym przedsiębiorstwie.
Jeżeli budżet zamówienia przekracza próg wydatków generującego je pracownika, wówczas wysyłane jest do akceptacji osoby, która jest zdefiniowana w ścieżce obiegu ORDINO i ma przypisany wyższy próg wydatków – w przypadku opisanego przykładu do kierownika działu. Składający zamówienie nie może go jeszcze zrealizować, a formularz znajduje się w grupie oczekujących na odpowiedź o akceptacji lub odrzuceniu.
Kierownik działu na ekranie swojego komputera widzi zamówienie wygenerowane przez pracownika. Jednak budżet oczekującego na akceptację zapotrzebowania jest na tyle wysoki, że przekracza próg wydatków ustalony dla jego stanowiska. Wobec tego wówczas poza kierownikiem działu zamówienie musi trafić do jeszcze wyższego w hierarchii struktury organizacyjnej szczebla – w tym przypadku do działu zakupów. Jeżeli kierownik uzna wydatek za bezzasadny, ma możliwość odrzucenia zamówienia zamiast przekazywać go dalej.
Załóżmy, że kierownik nie odrzucił zamówienia i przekazał go do akceptacji kolejnej osobie w ścieżce obiegu - jest nią specjalista ds. zakupów. Osoba ta ma wyższy od kierownika działu próg wydatków. Do niej trafiają nie odrzucone przez kierownika działu zamówienia. Specjalista ds. zakupów może zaakceptować bądź odrzucić zapotrzebowanie. W podanym przykładzie osoba ta odrzuca zamówienie. Wówczas do kierownika działu i pracownika wraca formularz z informacją o odrzuceniu zamówienia. Poniżej zobrazowano przykładowy ekran dla zamówienia odrzuconego przez osobę na stanowisku specjalisty ds. zakupów.
Ścieżka obiegu zamówień w tym przedsiębiorstwie jest tak zaprojektowana, że każde zamówienie, które ze względu na wysokość planowanych do jego realizacji wydatków, wymaga akceptacji najwyższego szczebla (dyrektora) w pierwszej kolejności trafia do działu zakupów. Zakupy decydują czy omawiane zamówienie przekazać do akceptacji dyrektora czy też odrzucić je nie przedstawiając dyrektorowi w ogóle.
Decyzja o akceptacji zamówienia przez dyrektora trafia w informacji zwrotnej do osób związanych z wygenerowanym zamówieniem.
Zgodnie z potrzebami firmy do formularza elektronicznego zamówienia poza jego standardowym opisem można dodać komentarze, załączniki, priorytety ważności. Istnieje możliwość elektronicznej konsultacji zapotrzebowania z innymi pracownikami firmy. Na każdym etapie można sprawdzić stan zapotrzebowania i jego akceptacji bądź braku zgody. System zbiera pełną historię pracy nad zamówieniem. W ostatnim etapie, po otrzymaniu akceptacji na realizację potrzeby, drukowana jest wersja zamówienia wg ustalonego formularza z logo firmy i odpowiednimi, wymaganymi adnotacjami. Podpisany dokument jest gotowy do przekazania dostawcy.
Decydenci zaznaczają, że odkąd w ich firmie zamówienia składa się dzięki ORDINO w postaci elektronicznej, proces ten przebiega dużo sprawniej, komunikacja między wszystkimi osobami odpowiedzialnymi za pracę nad danym zamówieniem jest uproszczona, oni sami mają pogląd na planowanie wszystkich wydatków w firmie.Przedstawiona ścieżka obiegu zamówień odwzorowuje przykładowy proces składania zamówień wewnętrznych i ich akceptacji. Możliwe jest wdrożenie również ORIDNO obieg faktur, w którym będą połączone zamówienia z fakturami przychodzącymi.
TOT.NET podchodzi do realizacji każdego projektu indywidualnie, dlatego każdy nasz Klient ma prawo sam ustalić szczegóły wyglądu ORDINO zgodnie z jego własnymi potrzebami. Również zważywszy na różnice i niepowtarzalność procesów związanych z obiegiem dokumentów nasza firma indywidualnie dostosowuje oprogramowanie do specyfiki ścieżki obiegu w każdym przedsiębiorstwie.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Qguar MES i Qguar WMS w Krynicy Vitamin: jedna logika steruje produkcją i magazynem
Integracja Qguar MES i Qguar WMS w Krynicy Vitamin pokazuje, jak zsynchronizować produkcję napojów… / Czytaj więcej
Qguar WMS i Qguar DS w Müller Świece: jak zintegrować produkcję, magazyn i rampę w jeden sterowalny proces
Müller Świece zintegrował produkcję, magazyn i rampę w jeden, sterowalny proces dzięki wdrożeniu Qg… / Czytaj więcej
Qguar WMS w Maspex: jak automatyzacja magazynu w Olsztynku buduje przewagę logistyczną
Wdrożenie systemu Qguar WMS w zautomatyzowanym centrum dystrybucyjnym Maspex w Olsztynku pozwoliło… / Czytaj więcej
Jak Qguar WMS i Qguar MFC podwoiły wydajność centrum logistycznego Grupy Tubądzin
Rosnące wolumeny zamówień, presja na krótsze terminy dostaw i coraz większa złożoność asortymentu p… / Czytaj więcej
Jak zwiększyć wydajność w magazynie? - Qguar WMS w firmie R5PL
Wdrożenie systemu Qguar WMS w centrum dystrybucyjnym R5PL pozwoliło potroić możliwości kompletacji… / Czytaj więcej
Teneum WMS w dystrybucji opakowań – 90% mniej reklamacji i szybsze wdrożenie pracowników
Wyzwania związane z efektywną obsługą wielokanałowej sprzedaży i rozwojem kanału e-Commerce spowodo… / Czytaj więcej
