Na polu inteligentnego łańcucha dostaw

Action co miesiąc obsługuje ponad 10 500 klientów, w tym osoby odwiedzające sklep elektroniczny, nabywców korporacyjnych, sklepy detaliczne i innych resellerów, w tym sklepy online. Action jest również dostawcą własnej sieci 56 sklepów ze sprzętem komputerowym pod nazwą Sferis.

Szybko rozwijające się przedsiębiorstwo, które potrzebowało niezawodnego partnera w logistyce

Działalność Action w dziedzinie produkcji i dystrybucji sprzętu rozwijała się szybko: firma uruchomiła internetowy system składania zamówień, rozbudowała centrum dystrybucyjne, stworzyła bazę 42 000 nabywców, zaś rocznie realizuje ponad 1 400 000 zamówień. Wraz ze wzrostem liczby zamówień, proces przygotowywania przesyłek należało przyspieszyć i usprawnić, jeśli firma chciała zapewnić efektywną realizację zamówień klientów. Dla klienta podstawowe znaczenie miały także wydajne i przyjazne usługi zwrotu i posprzedażne.

Inteligentny, zintegrowany system logistyczny

Action zwrócił się o pomoc w sprostaniu potrzebom rosnącej bazy nabywców do UPS. Gdy dwie firmy rozpoczynały współpracę w 2002 r., wymagania Action polegały głównie na usprawnieniu procesów przygotowywania i nadawania przesyłek. Usługa UPS Worldship® umożliwiła firmie Action połączenie bazy klientów z systemem UPS i generowanie etykiet wysyłkowych i innych formularzy. UPS Worldship® umożliwił także uzyskanie dostępu do pełnego asortymentu usług UPS, takich jak UPS Quantum View® Manage, obejmujący powiadomienia drogą e-mailową wysyłanych do Action i klientów firmy o statusie przesyłki i dacie dostawy, lub UPS Billing Data, obejmujący informacje o wystawianiu faktur nabywcom, który usprawnił procesy księgowania.

Wraz ze wzrostem liczby zamówień i rozbudową bazy nabywców Action, procesy przygotowywania przesyłek należało dodatkowo usprawnić. Potrzebie tej najlepiej odpowiadała integracja systemu odbioru zamówień i dystrybucji przesyłek. Możliwość tę oferowało rozwiązanie o nazwie UPS PLD0200, zaawansowana aplikacja integrująca wiele procesów nadawania przesyłek. Aplikacja w sposób automatyczny przekazuje zamówienia klientów Action do narzędzia zarządzania i dostaw UPS, umożliwia generowanie i druk etykiet adresowych oraz udziela wszechstronnych informacji na temat nadanych przesyłek. Bezpośrednie połączenie baz danych pomiędzy systemami Action i UPS pozwoliło także na pełną widoczność wszystkich przesyłek w systemach monitoringu UPS, takich jak UPS Quantum View® Manage, UPS Quantum View® Notify i UPS Tracking, które umożliwiają śledzenie przesyłek UPS po opuszczeniu przez nie magazynu Action.

W momencie, gdy zaawansowany technologicznie magazyn Action otrzymuje zamówienie, zautomatyzowany system taśm i kodowania generuje kod zawierający informacje, które umożliwiają automatyzowanemu systemowi przygotowanie przesyłki. Wszystkie powiązane informacje na temat przesyłki są automatycznie przesyłane do systemu UPS, który następnie w sposób automatyczny generuje etykiety i finalizuje proces przygotowania przesyłki do transportu.

UPS oferuje Action różne możliwości odbioru przesyłki, by sprostać wielu różnym potrzebom klientów firmy. Duża liczba przesyłek odbierana jest wieczorem, przewożona do centrum UPS w Łazach, następnie sortowana i dostarczana drogą lądową samochodami dostawczymi UPS do wszystkich regionów w Polsce. UPS oferuje także dedykowane opcje transportowe, na przykład do Katowic, co pozwala na dostawę w godzinach rannych zamówień złożonych późnym wieczorem. Różne możliwości odbioru i dostawy pozwoliły Action znacząco zoptymalizować cały proces wysyłki towarów i zaoferować nabywcom usługi dostawy na konkretną godzinę.

Obsługa klienta ma podstawowe znaczenie

W przypadku Action, jako dystrybutora i producenta sprzętu komputerowego, obsługa posprzedażna ma podstawowe znaczenie. Należało zatem wdrożyć dobry system zarządzania zwrotami, który organizowałby sprowadzanie paczek od klientów, produktów odsyłanych w celu naprawy gwarancyjnej lub części do recyklingu i ponownego użytku.

Usługa UPS Returns® obejmuje funkcje pakowania i etykietowania z jednoczesną możliwością monitorowania czasu dostawy i lokalizacji tych przesyłek na trasie. Wszystko dzięki specjalnej aplikacji do generowania zwrotów, która została zbudowana w internetowym systemie obsługi klienta Action zwanym i-Service, z wykorzystaniem narzędzi UPS XML Online® Tools.

Dzięki narzędziu Online® Tools Shipping można tworzyć zamówienia typu UPS Returns wypełniając prosty formularz, który jest integralną częścią i-Service. Funkcja śledzenia w UPS XML Online® Tools Tracking pozwala klientowi na monitorowanie statusu przesyłki zwrotnej.

Klient Action po zalogowaniu się do systemu uzupełnia tylko informacje o ilości paczek i wadze przesyłki. Reszta danych pobierana jest z i-Service. Dane przesyłane są do serwerów UPS, który lokalizuje odpowiednie centrum UPS, które powinno zająć się dostawą. Następnego dnia rano kurier otrzymuje wydrukowaną etykietę adresową (adres nadawcy to adres nabywcy zlecającego usługę przez i-Service, a odbiorca to Action) i udaje się po przesyłkę zwrotną.

Taka zwrotna przesyłka jest za pomocą odpowiednich numerów referencyjnych i kodów zintegrowana z wewnętrznym systemem księgowym, magazynowym oraz obsługą klienta. Zapewnia to informacje i czas potrzebny do zarządzania zapasami Action.

Spełnianie zmieniających się potrzeb nabywców

Integracja funkcji Action i UPS PLD0200 pozwoliło firmie sprostać coraz wyższemu popytowi na jej produkty. Dzięki wykorzystaniu pełnego asortymentu produktów UPS Action zaczęło prowadzić działalność w sposób znacznie bardziej wydajny i ograniczyło liczbę błędów pojawiających się w procesie realizacji zamówień. Aplikacje UPS nie tylko wdrożono z korzyścią dla samej firmy, ale pozwoliły sklepowi internetowemu Action zaoferować przyjazne użytkownikowi podejście i bezbłędną obsługę klienta.

„Obsługa logistyczna zamówień klientów w pewnym momencie rozwoju naszej firmy wymagała coraz ściślejszej współpracy z doświadczonym partnerem logistycznym” – mówi Piotr Świętochowski Logistics Manager Action. “UPS nie tylko posiada systemy informatyczne, które idealnie pasowały do prowadzonej przez nas działalności i które dało się łatwo zintegrować, ale – co jeszcze ważniejsze – posiada odpowiednie doświadczenie i ma możliwość elastycznego dopasowania istniejących już rozwiązań i narzędzi do naszych potrzeb, co umożliwia nam stałe wprowadzenie innowacji w ramach rozwoju naszej działalności”.

Źródło: UPS