SAP WM w Krośnie: przejrzystość w magazynie

Szkło z Krosna jest cenione za dobrą jakość i ciekawe wzornictwo za przystępną cenę. Wyroby sygnowane tą marką zdobią bardzo ekskluzywne stoły na całym świecie. Krośnieńskie Huty Szkła, choć obecnie w upadłości, przechodzą proces restrukturyzacyjny. Pod okiem syndyka firma wychodzi na prostą: kondycja finansowa jest dobra, produkcja idzie pełną parą, a towary są wysyłane na wszystkie kontynenty. Obecnie trwają poszukiwania inwestora strategicznego.

Od 2008 roku firma korzysta z systemu SAP ERP w zakresie: finansów, kontrolingu, gospodarki materiałowej, planowania produkcji oraz sprzedaży i dystrybucji. W 2012 r. podjęto decyzję o dołączeniu do tego zintegrowanego systemu funkcjonalności gospodarki magazynowej (SAP WM). Wdrożenie systemu magazynowego to także jeden z elementów programu naprawczego. Pełna kontrola funkcjonowania organizacji nie jest możliwa bez racjonalnego i kontrolowanego gospodarowania zapasami. Bezpośrednim impulsem do zrealizowania projektu było uruchomienie nowego magazynu wyrobów firmy,zlokalizowanego w miejscowości Podgrodzie w pobliżu autostrady A4.

Nowy magazyn – regałowy, wysokiego składowania – jest fizycznie podzielony na kilka niezależnych obszarów, związanych ze składowanym asortymentem. W głównej mierze obsługuje zaopatrzenie dużych klientów sieciowych.

Projekt wdrożenia SAP WM rozpoczął się w styczniu 2013 roku, a start produktywny systemu nastąpił bardzo szybko, bo już 15 kwietnia 2013 roku. Partnerem wdrożeniowym była firma BCC. Uruchomienie gospodarki magazynowej w SAP zostało połączone z instalacją i przygotowaniem obsługi infrastruktury radiowej, która jest niezbędna do wykonywania prac za pomocą terminali radiowych.

Przyjęcie do magazynu

Praca magazynu w Podgrodziu jest zorganizowana według zasady STO (stock transfer order) – przesunięcia odbywają się między składami w obszarze jednego zakładu. W Krośnie na podstawie zamówienia tworzy się dostawę wychodzącą (wydanie), która z kolei jest podstawą załadunku. W czasie transportu na trasie Krosno – Podgrodzie (ponad 60 km) w systemie towar jest widoczny jako zapas w drodze, czyli w transporcie.

Przyjęcie towaru odbywa się w referencji do dostaw przychodzących, a zatem z wyprzedzeniem widać, jak rozdzielić pracę w obszarze przyjęć, uzupełninia stałych miejsc składowania, kompletacji zamówień, wydania i załadunku na środki transportowe. Dostępny w systemie monitor dostaw przychodzących pozwala śledzić zaplanowane dostawy. Taki podgląd umożliwia racjonalne harmonogramowanie pracy, na przykład przydzielanie magazynierów do odpowiednich kolejek, do których przypisywane są poszczególne operacje wykonywane w magazynie, a następnie przesuwanie ich – w miarę postępu pracy – do innych czynności czy operacji w magazynie.

Brak etykietowania palet z towarem podczas przyjęcia materiałów z produkcji na tak zwany magazyn przyprodukcyjny, z którego następnie towar dystrybuowany jest do Podgrodzia, wymusił zaimplementowanie oznakowania palet z towarem podczas przyjęcia do magazynu w Podgrodziu. Wydruk takich etykiet (wg standardu SSCC organizacji GS1) również odbywa się w referencji do dostawy, natomiast pracownik magazynu w dedykowanej transakcji terminalowej do przyjęć stwierdza, czy przyjmowana paleta jest jednorodna, czy niejednorodna asortymentowo, oraz ile takich palet będzie przyjmował do magazynu. Następnie po podaniu odpowiednich informacji generowane są poszczególne etykiety.

W SAP rozmieszczenie towaru w magazynie odbywa się automatycznie, według zaimplementowanych w systemie strategii, które uwzględniają między innymi podział na palety lekkie (np. kieliszki, lampki do wina), i ciężkie (szklanki, wazony), palety jednorodne oraz palety mix, oraz wiele innych parametrów, które determinują umieszczenie materiału w dedykowanym miejscu.

Wymaganiem klienta było, aby na tym etapie stworzono „furtkę”, która pozwoli na ręczną ingerencję w ustawienia systemu. W tym celu zostało stworzone rozwiązanie umożliwiające dodanie ad hoc parametru, który następnie system uwzględni w automatycznym procesie wskazania miejsca składowania. Na przykład w wypadku gdy towar zdawany do magazynu będzie zaraz wydawany do klienta końcowego – zastosowanie znajdzie logika cross dockingu, czyli umieszczenie towaru w magazynie blisko bram załadunkowych lub bezpośrednio na miejscach załadunkowych. Ta funkcjonalność bardzo ułatwia pracę, pozwalając szybko reagować na dynamicznie zmieniające się wymagania.

 

Prace wewnątrz magazynu

Do stałych i codziennie wykonywanych prac w magazynie należą między innymi:

• uzupełnienie stałych miejsc składowania dla materiału (przypisanie stałych miejsc składowania dla materiału, który wydawany jest często z magazynu w mniejszych ilościach niż cała paleta). Odpowiednie ustawienia w danych podstawowych materiału jak i przypisanie konkretnych strategii umożliwia automatyczne generowanie zleceń przeniesienia dla operacji uzupełnień oraz dla wydań materiału;
• komasacja materiału w miejscach składowania (prace generowane przez administratora magazynu w celu lepszego zarządzania miejscami składowania).

Oczywiście powyższe prace (zlecenia przeniesienia) trafiają do dedykowanych kolejek w magazynie w celu lepszej wizualizacji obciążenia pracą, a co za tym idzie efektywniejszego zarządzania pracownikami oraz sprzętem.

Kompletacja i wydanie materiałów

Aby efektywniej zarządzać pracą podczas kompletacji towaru, system sam odpowiednio dzieli zlecenia przeniesienia na pobranie materiałów z odpowiednich typów magazynu na pełnopaletowe z jednorodnym materiałem oraz pobrania mix (możliwość kompletowania zamówienia na towar równolegle przez kilku pracowników), które następnie przypisywane są do dedykowanych kolejek pobrań.

Przypisani do poszczególnych kolejek operatorzy magazynowi pobierają zlecenia, a następnie zbierają materiał z uwzględnieniem zaimplementowanych ścieżek w magazynie (następuje optymalizacja drogi, jaką ma przebyć operator). Po pobraniu pełnej jednorodnej palety lub skompletowaniu palety mix paleta odstawiana jest w dedykowane miejsce, np. numer doku lub miejsce odkładcze, z którego nastąpi fizyczny załadunek na środek transportu.

Palety jako jednostki obsługi

Sieci handlowe, które głównie obsługuje magazyn w Podgrodziu, mają specyficzne wymagania związane z etykietowaniem palet. Żądają, by każda paleta (np. wysyłana do konkretnego sklepu) była opatrzona etykietą z informacją co i w jakiej ilości znajduje się w środku. Z tego powodu, a także mając na uwadze planowane wdrożenie rozwiązania w pozostałych magazynach „KROSNA”, palety pełne oraz mix są traktowane jako jednostki obsługi i opatrywane numerami SSCC(Serial Shipping Container Code, Seryjny Numer Jednostki Wysyłkowej). To 18-znakowy kod, którego unikalność co najmniej rok od nadania gwarantuje globalna organizacja GS1, do której Polska również należy.

Ten najczęściej stosowany identyfikator jednostki obsługi umożliwia indywidualne śledzenie oraz łatwą identyfikację palety na całym świecie.

Zastosowane niestandardowe rozwiązanie w SAP WM pozwala na automatyczne pakowanie jednostek obsługi do dostaw dla wszystkich palet wysyłanych do klientów. Dodatkowym atutem jest możliwość doładowania dodatkowych materiałów do już zapakowanych jednostek obsługi (dodatkowe zlecenie sprzedaży klienta po już zapakowanych dostawach – umożliwienie klientom domawiania towaru aż do czasu załadunku materiałów na środek transportu).

Kompletacja, pakowanie, dopakowanie oraz wydruki jednostek obsługi odbywa się przy użyciu tylko jednej niestandardowej transakcji terminalowej, co znacznie przyspiesza pracę magazynierów i umożliwia pełną kontrolę nad materiałami wysyłanymi do klientów.

Motywacja zespołu i wsparcie zarządu

W chwili obecnej w Krośnieńskich Hutach Szkła SAP działa w następujących obszarach: PP, MM, SD, CO, FI, FI-AA. Moduł do zarządzania gospodarką magazynową pracuje już w magazynie w Podgrodziu oraz Magazynie Wyrobów Gotowych Eksport KHS. Na uruchomienie SAP WM czekają Magazyny Wyrobów Gotowych Produkcja Mechaniczna, Magazyny Wyrobów Gotowych Produkcji Ręcznej Kraj (projekty w toku) oraz Magazyny Techniczne. W przyszłym roku wdrożymy moduł WM na produkcji. Przymierzamy się też do uruchomienia modułu transportowego LE-TRA.

Korzyści wynikające z wprowadzenia SAP są owocem długiej, zwykle ciężkiej i trudnej pracy. Specyfika trudności wynika z tego, że nie mówimy o sukcesie jednostki czy nawet jednostek, tylko o sukcesie wynikającym z wielkiej współpracy. Współpraca ta dotyczy rzeszy ludzi zaangażowanych w projekt, ale także rzeszy osób nieuczestniczących bezpośrednio w tym procesie, dla których SAP stanie się narzędziem pracy – pracowników firmy.

Przy wdrożeniu systemu, aby osiągnąć zamierzony cel, muszą być spełnione podstawowe warunki. Jednym z najważniejszych jest odpowiedni dobór i przygotowanie zespołu – niesamowicie istotny czynnik – ci ludzie mają nauczyć się nowego systemu pracy po tym, jak często latami pracowali według innego schematu. Stąd bardzo ważne, aby cele były ściśle i jasno określone – muszą być ujednolicone, powszechnie znane, aby każdemu przyświecały. Taki – pracujący z entuzjazmem – zespół roboczy został powołany do wdrożenia MW w Krośnie.

Innym, jakże ważnym aspektem jest wsparcie zarządu. Żeby projekt odniósł sukces, konieczne jest pełne wsparcie zarządu dla projektu i zespołu wdrożeniowego. Z doświadczenia wiem, że bywają z tym problemy. Często brak odpowiedniego zainteresowania ze strony zarządu, a gdy przełożony wątpi w sukces, zespół wyzbywa się motywacji i poczucia sensu swoich działań.

Do uruchomienia modułu WM otrzymaliśmy pełne wsparcie od Dyrektora Generalnego Dariusza Gawrońskiego oraz Zastępcy Dyrektora Generalnego Piotra Kandefera.

Pewnym jest, że wdrożony i sprawnie funkcjonujący system przysparza wielu korzyści i można mu zaufać. Należy jednak pamiętać i uczulać na każdym kroku jego użytkowników, że to oni za niego odpowiadają. Bywamy omylni, a to system jest narzędziem w naszych rękach.

Start systemu to sukces, ale połowiczny. Pozostawienie go na etapie uruchomienia sprawia, że firma jest posiadaczem rejestratora danych, a głównym celem jest przecież uzyskanie efektów ekonomicznych, technicznych, organizacyjnych. Wyciąganie odpowiednich danych do analiz wspomaga podejmowanie decyzji strategicznych czy rentownościwych. Jest to możliwe, dzięki permanentnej analizie rentowności procesów logistycznych za pomocą SAP. Zatem zachęcam do zgłębiania systemu i życzę powodzenia w pracy z SAP!

Michał Michalski, Kierownik Działu Informatycznego Wsparcia Biznesu, Krośnieńskie Huty Szkła „KROSNO”, kierownik opisywanego projektu.

Bilansowanie zapasów pomiędzy gospodarką magazynową (WM) a gospodarką materiałową (MM)

Podczas wykonywania prac w magazynie czasami towar omyłkowo zostanie źle odstawiony do miejsca składowania, innym razem nastąpi zamiana asortymentowa w miejscu składowania itp.

Do „czyszczenia” różnic wynikających z codziennych prac magazynu i dla odróżnienia od różnic ujawnionych po przeprowadzeniu inwentaryzacji (w standardzie SAP takie różnice traktowane są jednakowo) zastosowano niestandardowy mechanizm. Mianowicie system sam w tle rozpoznaje, czy różnica na plus lub na minus powstała w codziennych pracach magazynowych, czy została wykazana dla procesu inwentaryzacji.

Powstałe różnice są odpowiednio księgowane na oddzielnych kontach, co znacznie poprawia przejrzystość zapisów na kontach oraz jest dodatkowym motywatorem do nieustannego poprawiania jakości prac wykonywanych w magazynie.

Zatowarowanie w jeden dzień

Magazyn w Podgrodziu to nowy magazyn, który został uruchomiony równolegle ze startem systemu SAP WM. Pierwszą dużą operacją, którą trzeba było przeprowadzić, i swoistym testem sprawności operacyjnej było zatowarowanie magazynu przed rozpoczęciem pracy.

W pierwszej kolejności towar został fizycznie rozmieszczony na magazynowych regałach, a następnie przystąpiono do jego zatowarowania w SAP WM. Także do tego zadania zastosowano podejście niestandardowe.

Operatorzy regał po regale i miejsce po miejscu skanowali kody EAN materiałów i wpisywali ilość towaru na paletach. Równolegle w tle odbywała się operacja przeksięgowania ze stanu zapasu SAP MM do stanu zapasu WM, a następnie generowało i potwierdzało się zlecenie przeniesienia WM. Po potwierdzeniu zlecenia przeniesienia następował wydruk etykiety w standardzie SSCC, z dodatkową informacją o lokalizacji materiału w magazynie.

Tak duże ułatwienie tego procesu umożliwiło zatowarowanie całego magazynu zaledwie w jeden dzień. Następnie, jeszcze tego samego dnia, rozpoczęto rutynowe działania magazynowe.

Racjonalizacja zarządzania zapasami

Zautomatyzowanie pracy magazynu w SAP WM przekłada się na poprawienie jakości obsługi klienta. Dzięki systemowi w każdej chwili z dużą dokładnością można stwierdzić, gdzie dokładnie znajduje się towar w magazynie i jaki jest jego status (w trakcie przyjmowania, kompletacji, w trakcie wydania).

Jak podkreśla Wojciech Kasza, Dyrektor Logistyki i Planowania w Krośnieńskich Hutach Szkła „KROSNO”:

Jednoznaczne określenie miejsca składowania wyrobów wraz z właściwą jednostką składowania, w której będzie zawarta np. ilość materiału, pozwala na znaczne usprawnienie i skrócenie czasu trwania operacji magazynowych, co przekłada się na szybsze i dokładniejsze realizowanie dostaw, a także mniejszą liczbę reklamacji.

> Osiągnięta racjonalizacja i zwiększenie efektywności zarządzania zapasami, płynność procesu i szybkie dostosowanie się do wymagań związanych z realizacją zamówienia klienta to podstawowe korzyści z wdrożenia funkcjonalności SAP WM.

Dużym sukcesem zespołu wdrożeniowego jest fakt uruchomienia nowego systemu bez jakiejkolwiek przerwy w funkcjonowaniu magazynu. Właściwa organizacja i reżim w harmonogramie przygotowania do startu, profesjonalne podejście do zadania i wzorowa współpraca z konsultantem to podstawy, dzięki którym nasi klienci nie odczuli trudnego zwykle etapu wdrożenia. Później mogą już być tylko bardziej zadowoleni z obsługi. Sprawdzone w magazynie w Podgrodziu rozwiązania jak i nowe idee mające fundament w omawianym wdrożeniu będą implementowane we wdrożeniach modułu WM w kolejnych magazynach KHS „KROSNO” SA, których start produkcyjny przewidziano w następnych miesiącach 2013 i 2014 roku” – dodaje Wojciech Kasza.

Źródło: www.bcc.com.pl
Autor: Mariusz Kurdziel