Gdy ręczne procesy, błędy w zamówieniach i brak integracji zaczęły hamować rozwój Optiblok, polskiego producenta opraw okularowych, firma stanęła przed wyborem: trwać w ograniczeniach starego systemu czy postawić na cyfrową transformację. Decyzja o wdrożeniu Navireo ERP z dedykowanymi rozwiązaniami Atisoft okazała się przełomowa. Automatyzacja zamówień B2B, integracja z maszynami szlifierskimi i inteligentna obsługa magazynu nie tylko skróciły czas realizacji kluczowych procesów o kilkadziesiąt procent, ale też uwolniły potencjał zespołu i pozwoliły na rozwój na niespotykaną dotąd skalę.
| REKLAMA |
 |
Optiblok Sp. z o.o. to polski producent opraw okularowych i okularów przeciwsłonecznych oraz dystrybutor soczewek okularowych. Firma obsługuje ponad 1300 salonów optycznych w Polsce, oferując również usługi pełnozakresowej szlifierni optycznej. Zespół liczy ponad 30 pracowników, a miesięczna liczba przetwarzanych dokumentów przekracza 10 000.
Wyzwania przed wdrożeniem
Przed wdrożeniem nowego systemu ERP, Optiblok korzystał z rozwiązania, które z czasem stało się barierą dla dalszego rozwoju:
- Długi czas realizacji zmian: Proste modyfikacje systemowe wymagały nawet 18 miesięcy oczekiwania.
- Brak elastyczności: Około 40% zgłoszeń kończyło się odpowiedzią "nie da się zrobić".
- Procesy ręczne: Codziennie poświęcano około 2 godzin na ręczne wprowadzanie dokumentów.
- Błędy cenowe: Konieczność ręcznego korygowania cen po każdej dostawie.
- Brak integracji: Niemożność automatyzacji przepływu danych między systemami.
Rozwiązanie: Wdrożenie Navireo ERP z dedykowanymi modułami Atisoft
W odpowiedzi na powyższe wyzwania, Optiblok zdecydował się na wdrożenie systemu Navireo ERP, wspieranego przez dedykowane moduły opracowane przez firmę Atisoft. Kluczowe elementy wdrożenia obejmowały:
- Automatyzacja przyjęć magazynowych (WZ):
- Przed wdrożeniem: 2 godziny ręcznego wprowadzania dokumentów dziennie.
- Po wdrożeniu: Automatyczny import danych z systemów dostawców z Niemiec, redukujący czas pracy do kilku minut.
- Automatyczny import zamówień B2B:
- Integracja z platformą Gemini.
- Automatyczne powiązywanie dostaw z oczekującymi zamówieniami.
- Inteligentne przeliczanie cen, eliminujące błędy cenowe.
- System realizacji zamówień ze skanerem:
- Redukcja błędów kompletacji z 5% do 0,1%.
- Automatyczne generowanie dokumentów WZ i faktur jednym kliknięciem.
- Skrócenie czasu kompletacji z 15 do 7 minut.
- Integracja z systemami szlifierskimi Espresso:
- Automatyczne generowanie plików OMA.
- Eliminacja ręcznego przepisywania parametrów soczewek.
- Pełna integracja z maszynami szlifierskimi.
- Zaawansowany moduł reklamacji:
- Skrócenie czasu obsługi reklamacji z 3 dni do 1 dnia.
- Automatyczne alerty o brakujących częściach (w fazie rozwoju).
- Integracja z dokumentami handlowymi.
- System windykacji AtiWindykacja:
- Automatyczne monity e-mailowe dla nieterminowych kontrahentów.
- Planowana integracja z WhatsApp Business API.
- Dedykowane raporty dla handlowców.
Proces wdrożenia
Wdrożenie systemu przebiegało w kilku etapach:
- Analiza przedwdrożeniowa (3 miesiące):
- Warsztaty z wszystkimi działami firmy.
- Mapowanie 47 procesów krytycznych.
- Identyfikacja 12 niezbędnych integracji.
- Audyt 50 000 kartotek produktów.
- Migracja i czyszczenie danych:
- Transfer 12 000 kontrahentów.
- Usunięcie 30% zduplikowanych rekordów.
- Standaryzacja hierarchii grup towarów.
- Konwersja parametrów optycznych.
- Implementacja i testy (3 miesiące):
- 6 miesięcy dostępu do środowiska testowego.
- Równoległe prowadzenie obu systemów przez 2 tygodnie.
- Testy obciążeniowe na 150% normalnego ruchu.
- Go-live i stabilizacja:
- Weekendowa migracja bez przestojów w obsłudze klientów.
- Plan awaryjny z możliwością rollback w 4 godziny.
- Cotygodniowe statusy i szybkie korekty.
Rezultaty wdrożenia
Porównanie wydajności przed i po wdrożeniu:
|
|
|
|
|
|
Czas realizacji zmian systemowych |
18 miesięcy |
2-4 tygodnie |
94% |
|
Czas przyjęcia WZ |
2 godziny |
15 minut |
88% |
|
Import zamówień B2B |
45 minut/dzień |
Automatyczny |
100% |
|
Czas kompletacji |
15 minut |
7 minut |
53% |
|
Błędy kompletacji |
3% |
0,1% |
97% |
|
Obsługa reklamacji |
3 dni |
1 dzień |
67% |
|
Błędy w zamówieniach |
5% |
0,5% |
90% |
Dodatkowe korzyści:
- Zwrot z inwestycji (ROI) w ciągu 11 miesięcy.
- Oszczędność 80 godzin miesięcznie, co odpowiada ponad 2 etatom.
- Redukcja zwrotów o 15 000 zł miesięcznie dzięki eliminacji błędów.
- 30% uwolnionego cash flow dzięki lepszej windykacji.
- 40% wzrost wydajności magazynu przy tej samej obsadzie.
Plany rozwoju
- Q3 2025: Wdrożenie inteligentnej windykacji z wykorzystaniem AI i integracji z WhatsApp Business API.
- Q4 2025: Uruchomienie nowej platformy B2B zintegrowanej z Navireo, oferującej personalizowane cenniki i system rekomendacji.
- Q1 2026: Implementacja algorytmów ML do prognozowania popytu i optymalizacji stanów magazynowych.
Poprzedni system był poważnym ograniczeniem rozwoju – realizacja nawet prostych zmian trwała miesiącami. Dzięki współpracy z Atisoft wdrożyliśmy automatyzację, która działa w czasie rzeczywistym. Na przykład, zamówienia z platformy B2B są teraz natychmiast rejestrowane w systemie Navireo i realizowane automatycznie. Pamiętam moment wdrożenia doskonale – w piątek o 17:00 wyłączyliśmy Softlab, a w poniedziałek rano system przyjął pierwsze 50 zamówień bez jakiejkolwiek interwencji. Wtedy wiedziałem, że odnieśliśmy sukces. Ogromne znaczenie miała tu elastyczność i doświadczenie zespołu Atisoft – dzięki temu mogliśmy rozwinąć współpracę w wielu obszarach. Doceniam także ich podejście do komunikacji – kontakt był stały, nie było przestojów ani niedomówień. Ostatecznie wszystko zadziałało tak, jak powinno, a zespół jest bardzo zadowolony z efektów. Atisoft to nie tylko dostawca oprogramowania – to nasz partner technologiczny, który naprawdę rozumie nasz biznes. — Maciej Lach, Sales Director, Optiblok
Wdrożenie systemu Navireo ERP, przeprowadzone we współpracy z Atisoft, umożliwiło firmie Optiblok przejście od rozproszonego, ręcznego modelu działania do zintegrowanego, w pełni zautomatyzowanego środowiska cyfrowego. Kluczowym czynnikiem sukcesu okazała się elastyczność systemu i doświadczenie partnera wdrożeniowego.
Pełny opis wdrożenia: https://atisoft.pl/case-study/optiblokspzoo
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie ERP
Nowoczesny ERP pozwala wydawnictwu jednocześnie kontrolować produkcję, sprzedaż online i logistykę… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w firmie Airpol
Airpol, jeden z największych polskich producentów sprężarek powietrza, stanął przed wyzwaniem związ… / Czytaj więcej
ERP Epicor Kinetic w praktyce: jak Novameta zbudowała zintegrowaną i skalowalną produkcję
Novameta osiągnęła pełną integrację procesów produkcyjnych, inżynieryjnych i finansowych dzięki wdr… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH
W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej
Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance
Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej
SAP Business One w Grupie Azoty: sprawny system ERP
Dynamiczny rozwój Grupy Azoty Zakłady Fosforowe wymagał systemu ERP, który nie tylko poradzi sobie… / Czytaj więcej
