Efektywna obsługa dostaw dla prawie 3 000 statków wymaga kontroli nad magazynem, zamówieniami, ofertowaniem i rozrachunkami. Możliwość takiej kontroli zapewniło firmie Neptun Ship Service wdrożenie enova365, bo zintegrowało wszystkie te procesy w jednym systemie oraz zautomatyzowało pracę.
| REKLAMA |
 |
Czym zajmuje się Neptun Ship Service?
Neptun Ship Service to jedna z największych firm shipchandlerskich w Polsce z siedzibą i sklepem żeglarskim w Gdyni oraz oddziałami w Gdańsku i Szczecinie. Jako część Kloska Group – holdingu, zrzeszającego firmy z branży przemysłu morskiego – obsługuje rocznie prawie 3 000 statków we wszystkich polskich portach morskich i pobliskich portach niemieckich. Dostarcza do nich szeroki asortymentów produktów potrzebnych na morzu – od żywności i napojów, przez artykuły techniczne, aż po kantynowe, takie jak alkohol czy papierosy.
Obecnie, Neptun Ship Service jest jedną z trzech firm w Polsce, posiadających bezcłowy skład celny na terenie Wolnego Obszaru Celnego w Gdańsku i Szczecinie. Od 2009 r. prowadzi także kantynę na terenie NATO-JFTC (Joint Force Training Centre) w Bydgoszczy.
Firma oferuje szybką obsługę, między innymi dzięki temu, że posiada szeroką sieć dostawców i firm współpracujących, jak również nowoczesną flotę pojazdów, wyposażonych w chłodnie i spełniających najsurowsze normy sanitarne.
Wyzwanie: przejście na nowoczesne zarządzanie sprzedażą, magazynem i zamówieniami
Przed wdrożeniem enova365 zarządzanie zamówieniami i ich rozliczanie nie było w żaden sposób zautomatyzowane. Każdy z oddziałów firmy miał oddzielną bazę danych, niedostępną dla innych jednostek, a informacje przechowywane były w arkuszach Excela.
Neptun Ship Service korzystał również z programu WinSad Huzar, przeznaczonego do wypełniania m.in. zgłoszeń celnych SAD, CMR, EUR, świadectw pochodzenia, deklaracji skróconych, a także do wystawiania faktur VAT (w tym eksportowych oraz unijnych). Nie był on zintegrowany z pozostałym oprogramowaniem.
Firma potrzebowała nowego rozwiązania informatycznego, żeby:
- zautomatyzować pracochłonne, oparte na manualnych działaniach procesy – na przykład otrzymywanie, ewidencjonowanie i dekretację faktur od dostawców,
- zbudować jedno wspólne repozytorium dla wszystkich danych finansowo-księgowych i magazynowych, tak by móc księgować na bieżąco dokumenty z wszystkich oddziałów,
- usprawnić zarządzanie zamówieniami od klientów i dostawców oraz ich rozliczanie,
- wspierać sprzedaż, m.in. dzięki możliwości szybkiej aktualizacji cen sprzedaży po zmianie cen dostawców,
- umożliwić łatwe raportowanie.
Cele, jakie miało zrealizować wdrożenie nowego rozwiązania informatycznego krótko podsumowuje Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service.
Jednym z głównych celów wdrożenia nowego rozwiązania była potrzeba wprowadzenia elastycznego i bezpiecznego zintegrowanego systemu do wspierania sprzedaży, w tym bieżącego monitorowania stanu magazynu oraz sprawnego zarządzania zamówieniami i ich rozliczeniami
Rozwiązanie: wdrożenie wybranych modułów enova365 i autorskich rozwiązań XLE
Po analizie potrzeb i zapoznaniu się z możliwościami, jakie oferuje system ERP enova365 podjęto decyzję o wdrożeniu tego właśnie oprogramowania przez firmę XLE Sp. z o.o. – Autoryzowanego Partnera enova365.
Wdrożenie objęło swym zasięgiem 4 jednostki: siedzibę spółki w Gdyni, oddziały w Gdańsku i Szczecinie oraz gdyński sklep żeglarski i magazyny.
W Neptun Ship Service wdrożono m.in. następujące moduły enova365:
- Handel, który umożliwia m.in. automatyzację wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, ofertowania, ewidencji zamówień i obsługi magazynu oraz kontrolę stanu należności i zobowiązań,
- Kadry Płace – moduł, wspierający ewidencję danych kadrowych oraz naliczanie wynagrodzeń, zasiłków, podatkowych i składek ZUS, który jest zawsze zgodny z polskimi przepisami i automatyzuje związane z tym procesy,
- finansowo-księgowe – Księga Handlowa – narzędzie przeznaczone do księgowania w oparciu o plan kont – oraz Księga Inwentarzowa, która pozwala na ewidencję majątku firmy według krajowych (KSR) i międzynarodowych standardów rachunkowości (MSR).
- Elektroniczne wyciągi bankowe – moduł, który umożliwia import wyciągów bankowych do enova365 oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami.
Automatyzację wspiera także Harmonogram Zadań – narzędzie, które samodzielnie wykonuje w systemie zaplanowane operacje. Natomiast wymianę dokumentów komputer-komputer bez udziału operatora zapewnia narzędzie EDI. Taka automatyczna wymiana plików w formacie XLE jest możliwa także gdy firmy posługują się różnymi systemami informatycznymi.
Żeby wdrożone oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb Neptun Ship Service, firma wdrożeniowa XLE zaimplementowała także dodatkowe rozwiązania, w tym m.in.:
- Eksport dokumentów sprzedażowych do programu WinSAD firmy Huzar, w celu wygenerowania dokumentów SAD. Gdy do wyeksportowania jest kilka faktur jednego nabywcy mogą one być połączone w jeden dokument SAD.
- Importy faktur do systemu – z wykorzystaniem EDI, czyli automatycznie, bez udziału operatora, z opcją naniesienia zmian dotyczących kodów towarów do wielu wybranych dostawców.
- Alerty i powiadomienia – np. automatyczna wysyłka wezwań do zapłaty.
- Wydruki dokumentów – zgodnie z potrzebami klienta.
Firma XLE Sp. z o.o. jest dla nas partnerem jako ekspert od systemów klasy ERP – jako zespół kompetentnych wdrożeniowców i programistów. Poza skutecznym wdrożeniem otrzymaliśmy dogłębną analizę naszego biznesu pod kątem potrzeb firmy na wsparcie oprogramowaniem, jak również praktyczne zaawansowane szkolenia z wdrożonych modułów dla użytkowników systemu, a aktualnie korzystamy ze wsparcia serwisowego XLE” – ocenia Eugeniusz Kwiatkowski.
Jakie obszary i procesy objęło nowe rozwiązanie informatyczne? Jak przebiegają po wdrożeniu?
Zarządzanie zamówieniami od klientów
Dokument zamówienia od klienta powstaje poprzez skopiowanie oferty, jaka została dla niego przygotowana. Samo wprowadzenie tego dokumentu do systemu rezerwuje towar w magazynie od wskazanej daty.
Z poziomu zamówienia jest też opcja weryfikacji, jakie towary są na stanie oraz informacja czy płatnik nie ma zaległości w płatnościach.
Zarządzanie zamówieniami dla dostawców
Zamówienie dla dostawcy powstaje w relacji do zamówienia klienta lub jest generowane ręcznie, w celu uzupełnienia zapasów. Takie dokumenty powstają w podziale na domyślnych dostawców z danego oddziału.
Zarządzanie magazynem
Nowe rozwiązanie automatyzuje wystawianie dokumentów magazynowych. Dla przykładu, wystawiając dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) można wpisać procentowy rabat na całość dokumentu. Kopiuje się on na poszczególne pozycje dokumentu i oblicza ceny po rabacie.
Księgowanie dokumentów
Praca księgowych w Neptun Ship Service przebiega sprawniej m.in. dzięki temu, że mogą zdefiniować dokumenty – np. w zależności od rodzaju zakupów (innych niż zakupy towarów) lub sprzedaży (inne niż sprzedaży towarów) – oraz dokumenty rejestrowane cyklicznie. Te ostatnie są księgowane automatycznie, zgodnie z określonym schematem księgowania. Można je też przyporządkować do wybranego centrum kosztów (np. danego oddziału).
Istnieje możliwość automatycznego wygenerowania m.in.:
- dokumentów, związane z transakcjami unijnymi dla celów VAT,
- JPK,
- zestawień księgowych z uwzględnieniem zarejestrowanych pojazdów oraz ilości zużytego paliwa, z wyliczeniem opłaty za korzystanie ze środowiska.
Rozwiązanie zostało wyposażone także w funkcję „magazynu walut”, która automatycznie wylicza różnice kursowe i księguje naliczone korekty.
Ewidencja majątku firmy
Rozwiązanie zapewnia pełną rejestrację zdarzeń, związanych ze środkami trwałymi oraz szybką analizę informacji o danym przedmiocie czy dokumencie. Ewidencja środków pieniężnych została opracowana dla kilkunastu różnych rachunków bankowych w różnych walutach, a także dla obrotu gotówkowego w kasach trzech oddziałów.
Raportowanie
Rozwiązanie enova365 i XLE wspiera kontroling oraz raportowanie prac. Pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych, znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365.
Sprzedaż
Automatyczna aktualizacja cen czy nadawanie rabatów to funkcje nowego rozwiązania, które wspierają pracę sprzedawców.
Rozliczanie należności
Do systemu automatycznie zaczytywane są wyciągi bankowe, a należności są parowane z przelewami. Dane importowane są Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu, zawierającego operacje bankowe, oraz wpłaty i wypłaty.
Rezultaty wdrożenia: efektywniejsza praca w księgowości, sprzedaży i magazynie
Źródlo: www.enova.pl
Wdrożenie systemu enova365 usprawniło zarządzanie kluczowymi obszarami funkcjonowania firmy – handlem i gospodarką magazynową. Zaimplementowana automatyzacja procesów fakturowania, sprzedaży i zakupów wpłynęła na eliminację błędów, wynikających z wykonywania powtarzalnych czynności oraz wzrost wydajności pracy. Znaczna oszczędność czasu została dodatkowo uzyskana poprzez przyśpieszenie procesu rozliczania stanu magazynów” – ocenia Eugeniusz Kwiatkowski, prezes zarządu Neptun Ship Service Ltd.
- Integracja rozproszonych danych w jednym systemie; Wyeliminowano ręczną pracę, dzięki temu, że arkusze kalkulacyjne zastąpiono jednym systemem ERP. Znajdują się w nim wszystkie dane, potrzebne do zarządzania zamówieniami, magazynem czy księgowania dokumentów.
- Automatyzacja procesów; Zautomatyzowano fakturowanie, zarządzanie sprzedażą w firmie i zamówieniami oraz rozliczanie stanów magazynowych. Pozwoliło to na wyeliminowanie błędów i znaczną oszczędność czasu.
- Redukcja kosztów; Lepsza kontrola nad rozrachunkami przyczyniła się do skuteczniejszego odzyskiwania należności.
- Lepszy wizerunek firmy w oczach klientów; Lepsza zarządzanie sprzedażą pozwoliło firmie Neptun Ship Service podnieść poziom obsługi klienta, dzięki czemu jest lepiej postrzegana na rynku.
- Bezpieczeństwo
Źródlo: www.enova.pl
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata — a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Wydawnictwo, e-commerce i logistyka w jednym systemie ERP
Nowoczesny ERP pozwala wydawnictwu jednocześnie kontrolować produkcję, sprzedaż online i logistykę… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w firmie Airpol
Airpol, jeden z największych polskich producentów sprężarek powietrza, stanął przed wyzwaniem związ… / Czytaj więcej
ERP Epicor Kinetic w praktyce: jak Novameta zbudowała zintegrowaną i skalowalną produkcję
Novameta osiągnęła pełną integrację procesów produkcyjnych, inżynieryjnych i finansowych dzięki wdr… / Czytaj więcej
Wdrożenie systemu ERP IFS Cloud w Fabryce Mebli WUTEH
W branży meblarskiej, charakteryzującej się wysoką złożonością procesów oraz równoległą realizacją… / Czytaj więcej
Jak Teads w 3 miesiące zautomatyzował finanse i skrócił raportowanie do 2 dni w Dynamics 365 Finance
Teads zdołał w zaledwie trzy miesiące zautomatyzować kluczowe procesy finansowe w Niemczech i Szwaj… / Czytaj więcej
SAP Business One w Grupie Azoty: sprawny system ERP
Dynamiczny rozwój Grupy Azoty Zakłady Fosforowe wymagał systemu ERP, który nie tylko poradzi sobie… / Czytaj więcej
