Oprogramowanie ERP dla hurtowni - Grupa Kamai usprawnia sprzedaż B2B

 

System ERP to nie jest typowe oprogramowanie dla hurtowni – to coś znacznie więcej. To narzędzie, które pozwala odkryć potencjał w firmie oraz jej pracownikach.

Kamai – od zakupów po sprzedaż B2B

W skład grupy wchodzą dwie ściśle ze sobą współpracujące spółki. Jedna zajmuje się zakupami i relacjami z producentami, a druga sprzedażą B2B i B2C w Polsce oraz innych krajach UE. Spółki zdecydowały się na zakup licencji wielofirmowej ERP enova365. Firma XDEFT, firma wdrożeniowa, która jest autoryzowanym partnerem enova365, oprogramowała pełną automatyzację procesów między spółkami. Jak komentują pracownicy Kamai, widać, że praca przyspieszyła.



Jednym z kluczowych celów było dla nas, aby maksymalnie usprawnić procesy związane z obsługą tego kanału. Ponadto jako firma również z doświadczeniem produkcyjnym, obecnie pomagamy europejskim producentom w procesie przenosin produkcji z Chin do Polski. Najnowsze inwestycje zaplanowane są już na początek 2023 roku. – zapowiada.

System ERP dla hurtowni to nie wszystko – równie ważny jest partner wdrożeniowy





Zapytana o wybór ERP enova365 jako oprogramowanie dla hurtowni pani Kamila Łabędzka, koordynator ds. zaopatrzenia oraz zamówień hurtowych w Kamai, odpowiada:





Sprzedaż B2B: rola kanałów

Spółki od początku swojej działalności obsługują kilkanaście polskich i międzynarodowych sieci handlowych, m.in. poprzez dedykowane integracje oparte o standard EDI. W ostatnich latach firma rozbudowała kanały B2B, uruchamiając:

• Kamai.eu – tradycyjną hurtownię internetową działającą na rynku europejskim
• Dropcom.eu – hurtownię internetową w modelu dropshipping dedykowaną również na rynek europejski

Pozwoliło to zdobyć nowych klientów i wejść na kolejne europejskie rynki, ale odbiło się to również na skomplikowaniu procesów biznesowych. Przede wszystkim w kontekście wydajności realizacji różnego typu zamówień na magazynie (hurtowe, detaliczne, dropshipping) oraz spójności danych produktowych w kanałach, którymi prowadzona jest sprzedaż B2B i B2C.

Z jakimi problemami mierzyła się Grupa Kamai przed wdrożeniem enova365:

Grupa Kamai przed wdrożeniem borykała się z wieloma problemami. Ostatecznie udało się wyeliminować dzięki wdrożeniu enova365, które zostało skonfigurowane jako oprogramowanie dla hurtowni.

Problemy:

1. Mnogość systemów, obsługujących sprzedaż B2B oraz B2C, których brak spójnie i prawidłowo działających integracji powodował:

• niezgodność w danych produktowych (stany magazynowe, nazwy, opisy, tłumaczenia na inne języki);
• wzrost ilość niepotrzebnej pracy polegającej na ręcznym przenoszeniu wartości między systemami;
• brak jednego miejsca do spójnej polityki zarządzania cennikami, promocjami oraz ofertami dedykowanymi dla wybranych kanałów sprzedaży oraz grup kontrahentów;
• wyraźne opóźnienia w realizacji zamówień

2. Brak integracji między spółkami w Grupie Kamai, który powodował:

• ozbieżności w stanach magazynowych między spółką zakupową, a sprzedażową;
• wzrost pracy ręcznej w przenoszeniu i aktualizowaniu danych między spółkami;
• uniemożliwiał szybkie i sprawne zarządzanie zaopatrzeniem

3. Brak poprawnych informacji o zamówieniu dla pracowników magazynu, co przekładało się na wydajność pakowania. Zamówienie dla pracowników magazynu wymaga szczegółowego opisu: inaczej należy przygotować zamówienie hurtowe do sieci handlowej, a inaczej detaliczne w ramach sprzedaży dropshipping.

4. Brak w jednym systemie kompletnych, spójnych i dokładnych dla wszystkich kanałów sprzedaży w celu prowadzenia analiz handlowych.

Jak wyglądało wdrożenie enova365

XDEFT, analizując dotychczasowe procesy biznesowe w Grupie Kamai, określił zakres wdrożenia, priorytety oraz zagrożenia. Następnie na spotkaniach online firma prezentowała diagramy ilustrujące procesy, które wspólnie z pracownikami Kamai były analizowane, korygowane i akceptowane. W kolejnym kroku zespoły wdrożeniowe firmy XDEFT przygotowały dokumentację wdrożeniową, która została przedstawiona Kamai do akceptacji.

Po jej akceptacji i podpisaniu ruszyły właściwe prace konfiguracyjne i programistyczne. Firma XDEFT zrealizowała wszystko, co zostało uzgodnione. Jeżeli pojawiły się problemy lub coś okazywało się technicznie niewykonalne – wspólnie ustalano najkorzystniejsze rozwiązanie.

Należy zwrócić uwagę, że niemal całość wdrożenia była prowadzone zdalnie. Nie miało to jednak wpływu na jego sukces. Przebiegło ono sprawnie i zgodnie z przyjętym harmonogramem.



Wpływ enova365 na działalność firmy

Kompleksowy charakter zmian, jakie przyniosło wdrożenie systemu traktowane jako oprogramowanie dla hurtowni, uwydatnia się już na poziomie obsługi zamówień. Wraz z pojawieniem się enova365 obsługa zamówień wymaga mniejszego nakładu sił i środków ze strony pracowników. Do tej pory wiązał się on z zaangażowaniem minimum trzech osób. Każda z nich pracowała nad realizacją zamówień minimum przez pięć godzin dziennie. Po wsparciu firmy przez enova365, obsługa zamówienia wymaga zaangażowania tylko jednego pracownika, który zajmuje się nią przez maksymalnie dwie godziny dziennie.



Opinie klientów końcowych

Dzięki ERP enova365 zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży są agregowane w jednym miejscu. Wpływa to na szybkość oraz jakość obsługi sprzedażowej i posprzedażowej w Grupie Kamai – a w efekcie przekłada się na zadowolenie partnerów biznesowych.





Grupa Kamai chwali również fakt, że w jednym miejscu może obecnie zarządzać wszystkimi danymi produktowymi – tj. nazwami, opisami, parametrami, tłumaczeniami na języki obce, itd. – a wszystkie te informacje automatycznie przekazywane są do zintegrowanych systemów, obsługujących sprzedaż B2B i B2C. Wystarczy zmiana, np. opisu w enova365, aby w ciągu kilku minut zaktualizował się on we wszystkich kanałach sprzedaży.

Moduły usprawniające sprzedaż B2B

Obecnie cała obsługa posprzedażowa w kontekście zwrotów i reklamacji prowadzona jest w pełni w enova365 w module Serwis. Moduł jest zintegrowany z kanałami B2B i B2C, co zdecydowanie ułatwia i przyspiesza pracę. W efekcie przekłada się to na jakość i szybkość obsługi kontrahentów.

Wdrożony przez firmę XDEFT moduł „Analizy handlowe” pozwala wielowymiarowo i precyzyjnie analizować sprzedaż pochodzącą ze wszystkich kanałów. Posiada on szereg możliwości, które pozwalają na prowadzenie kompleksowej analizy w firmach handlowych. Jak informuje prezes Kamai:


Grupa Kamai składa się ze spółki zakupowej oraz sprzedażowej. Przygotowana przez XDEFT integracja pozwoliła w pełni wyeliminować ręczną pracę i kontrolę wymiany danych między nimi. Dzięki temu maksymalnie zautomatyzowano i uproszczono procesy związane z zaopatrzeniem oraz relacjami z producentami. Kamai korzysta z domyślnie wbudowanych w enova365 rozwiązań: m.in. z modułu Zakupów oraz opcji określania stanów minimalnych oraz maksymalnych.



Sprzedaż B2B – korzyści z automatyzacji pracy

Miejscem o szczególnym znaczeniu dla firmy handlowej zawsze jest jej magazyn. Wdrożenie oprogramowania klasy ERP, skonfigurowane jako oprogramowanie dla hurtowni, również w magazynie wprowadziło zmiany poprzez automatyzację pracy.



Proces oparty jest o wykorzystanie kolektorów danych i skanerów. Umożliwia to automatyczne ustawienie odpowiednich statusów w enova365 dla zamówień oraz przekazanie informacji o statusie do zintegrowanych zewnętrznych systemów B2B i B2C. W efekcie bieżący dostęp do informacji o stanie realizacji zyskują także kontrahenci. Szybka agregacja danych umożliwia utrzymanie kontroli nad stanami magazynowymi.

Firma XDEFT podzieliła się również zdobytym przez lata doświadczeniem, pomagając Grupie Kamai optymalnie zorganizować prace na magazynie. Dzięki temu system m.in. automatycznie generuje listy towarów do zebrania i spakowania z podziałem na typ zamówienia. Sam również je drukuje na odpowiedniej drukarce. W efekcie pozwoliło to na rozdzielenie zamówień na te, które będą przygotowane do sieci handlowej i na zamówienia detaliczne i dropshipping.



Dalszy rozwój enova365 w Grupie Kamai oraz wsparcie powdrożeniowe

Przy wyborze firmy wdrożeniowej Grupa Kamai kierowała się także kryterium, czy dany partner będzie w stanie świadczyć kompleksowe i na wysokim poziomie usługi wsparcia powdrożeniowego.

Na uwagę zasługuje fakt, że na wsparcie na bardzo wysokim poziomie merytorycznym może liczyć księgowość firmy Kamai. Pracownicy XDEFT pomagają również usprawniać workflow, np. poprzez konfigurowanie dedykowanych widoków, filtrów czy matryc.



Źródło: www.enova.pl