Jak usprawnić polski biznes? Poznaj 37 historii trafionych wyborów

 

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania procesami firmy to dziś niezbędny element nie tylko w strukturze wielkich przedsiębiorstw. Z powodzeniem sięgają po nie firmy myślące o przyszłości, które chcą uniknąć problemów związanych z rozbudową struktur czy procesów. Dotychczas oprogramowanie klasy ERP było kojarzone z inwestycją większych firm – duży system to duże pieniądze. Dzisiaj, dzięki m.in. modelowi sprzedaży w abonamencie, sięgają po nie również dynamiczne rozwijające się firmy z sektora MŚP.

Jak w praktyce wygląda transformacja przedsiębiorstwa, które dojrzewa do automatyzacji, cyfryzacji i optymalizacji procesów związanych z księgowością, kadrami, sprzedażą czy procesem produkcji? Od 20 lat bierze w niej udział Soneta, polski producent oprogramowania ERP, enova365. Oprogramowanie ERP jest wdrażane w firmach, które chcą uporządkować swoją działalność i zwiększyć konkurencyjność.

enova365 jest bardzo elastycznym oprogramowaniem – za każdym razem jest wykorzystywana w innym celu. W jednym przypadku głównym wyzwaniem firmy jest wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, w innym może być to zarządzanie sprzedażą detaliczną. Każda historia wdrożenia oprogramowania jest inna i pokazuje bardzo duże możliwości systemu ERP.

Soneta opracowała obszerną, darmową publikację, "Casebook. Jak usprawnić polski biznes?", z 37 przykładami przedsiębiorstw, których problemy rozwiązał system enova365.

Usystematyzowana wiedza, oparta o konkrety

"Casebook. Jak usprawnić polski biznes?" jest podzielony na sześć podrozdziałów. Każdy z nich firma poświęca jednemu z wyzwań przedsiębiorstw, które mogą rozwiązać konkretne funkcjonalności oprogramowania. Osobnym tematem jest chmura i jej popularność w systemach ERP.

Tegoroczny „Casebook” enova365 pokazuje jak firma może się zmienić, jeśli jest świadoma swoich potrzeb. Czytamy o wdrożeniach systemu ERP w różnorodnych okolicznościach: od usprawnienia naliczania wynagrodzeń w ramach spółdzielni rolniczej Agrofirma Szczekociny, po obsługę stacji Szczecin-Pilot sp. z o.o, świadczącej usługi pilotażu morskiego.

W obydwu wymienionych przypadkach enova365 uprościła działanie skomplikowanych struktur. Przy pierwszym z nich zintegrowała przepływy finansowe w obrębie przedsiębiorstwa rolniczego, z natury opartego na wielobranżowości.

Wysoki stopień skomplikowania zastała również w drugim przypadku, w szczecińskiej stacji pilotażu. Szczecin-Pilot sp. z o.o. zatrudnia pracowników działających operacyjnie przez 24 godziny na dobę. Zespół funkcjonujący w tym trybie wymaga jasnych reguł i automatyzacji procesów, które pomogą mu w codziennym, intensywnym działaniu. System ERP, wdrożony przez firmę wdrożeniową KOMAKO, wprowadził usprawnienia organizacyjne, ujęte w formie dedykowanych rozszerzeń do systemu. Został skrócony obieg informacji i finansów w firmie poprzez wprowadzenie elektronicznej ewidencji tzw. kwitów pilotowych. W branżowym żargonie właśnie tak określane są zlecenia usług, z którymi piloci wsiadają na swoje jednostki.

System ERP nie ma jednego rozmiaru – jest szyty na miarę

Historie wdrożeń pokazują również role firm, które wdrażają system ERP. Oprogramowanie jest za każdym razem krojone na miarę modelu biznesowego firmy oraz jej procesów. Firma wdrożeniowa dostosowuje enova365 do firmy – włącza wybrane moduły, dokłada dedykowane funkcjonalności oraz przede wszystkim odzwierciedla procesy, które są w firmie, poprzez automatyzacje. W przeciwieństwie do gotowych rozwiązań pudełkowych, enova365 można porównać do bardzo elastycznego zestawu funkcjonalności, które firma wdrożeniowa za każdym razem układa pod inne potrzeby. Dlatego wiedza o firmie przez zespół wdrożeniowy procentuje – warto mieć sprawdzoną firmą wdrożeniową.

Ze Szczecin-Pilot sp. z o.o. spółka wdrożeniowa KOMAKO współpracuje od ponad 25 lat. Kilka lat temu Szczecin-Pilot podjęło wyzwanie zinformatyzowania działalności operacyjnej spółki. System księgowy i kadrowo-płacowy enova365 był już wcześniej u niech wdrożony – doszły kolejne moduły, a co za tym, idzie, kolejne usprawnienia.

Technologia gra swoją rolę również tam, gdzie toczy się codzienna walka o ludzkie życie. enova365 jest obecna we wrocławskim Pogotowiu Ratunkowym. Specyfika tego środowiska wiąże się z bieżącym obsługiwaniem setek pracowników kontraktowych. Szczególnie w dużych miastach, takich jak ponad 600-tysięczny Wrocław, gdzie liczba zatrudnionych jest najwyższa, działy księgowości jednostek medycznych są obciążone w największym stopniu. enova365 ułatwiła ich pracę, automatyzując system fakturowania.

Wdrożony we wrocławskim Pogotowiu moduł Kadry Płace stał się narzędziem, przez który kierownik rejestruje działania danych pracowników kontraktowych, a jednocześnie przypisuje ich do konkretnej komórki kosztowej. Na koniec okresu rozliczeniowego system automatycznie przesyła zestawienie czasu pracy, po czym – gdy zestawienie zostanie zaakceptowane – samodzielnie generuje faktury zakupu. Sam moduł Kadry i Płace jest najczęściej wybieranym rozwiązaniem przez dynamicznie rosnące firmy, i znany jest jako „najlepszy przyjaciel kadrowej”. W ramach systemu, przy dużej oszczędności czasu, odbywa się w pogotowiu także akceptacja wewnętrzna, dekretacja oraz wysyłka drogą mailową. Za wdrożenie odpowiadał Autoryzowany Partner enova365, firma Comp-Tech.

Całość procesu zyskała na dokładności i precyzji, zarazem eliminując potencjalne błędy, związane z ręcznym naliczaniem faktur. Potwierdzają to również sami pracownicy wrocławskiego Pogotowia.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu w zasadniczy sposób odciążono dział księgowości. Jego kompleksowość przekłada się bezpośrednio na jakość raportów kosztowych, które otrzymuje Dyrekcja. – mówi Aneta Wiercińska-Ziobrowska, Główny Księgowy Pogotowia Ratunkowego we Wrocławiu.

Czy firma może przegapić moment cyfryzacji?

Lektura rzuca dodatkowe światło na przebiegającą dynamicznie transformację cyfrową polskiego biznesu. Historia przykładów konkretnych przedsiębiorstw stanowi podstawę do wyciągania wniosków przez kolejne, które jeszcze nie skorzystały z cyfryzacyjnej szansy. Zaprezentowane przykłady, choć bogate i różnorodne, docelowo wciąż są jedynie ułamkiem firm, których organizację może usprawnić odpowiednie oprogramowanie. Zakończone sukcesem wdrożenia pokazują duże zyski, z jakimi wiąże się podjęcie tej decyzji. "Casebook. Jak usprawnić polski biznes?"enova365 doskonale ukazuje, jaką drogę przeszło w ostatnich latach postrzeganie systemów klasy ERP. Początkowo postrzegane jako wyspecjalizowane oprogramowanie dla dużych firm, dziś obecne jest w coraz większej liczbie przedsiębiorstw. Ruch w kierunku tej inwestycji wykonują firmy niezależnie od swoich rozmiarów oraz gałęzi biznesu, którą się zajmują.

Postępująca globalizacja i związana z nią rewolucja cyfrowa kładzie nacisk nie tylko na samo usprawnienie procesów przepływu informacji w światowym biznesie. Poszukuje również jednocześnie sposobów na integrowanie różnorodnych zasobów ze sobą. Wielkim sojusznikiem w tym procesie stają się systemy ERP, naturalnie systematyzujące firmowe struktury. Na korzyść popularyzacji oprogramowania do zarządzania firmą działają również ogólnoświatowe trendy cyfryzacyjne i rosnące zapotrzebowanie na możliwość pracy w sieci. Tej formy działania nie mogą zapewnić stare, monolityczne systemy wewnątrzfirmowe, wymagające operowania w przestrzeni biurowej.

Sprawdzone przez ponad 17 000 firm oprogramowanie oraz idące za nim usprawnienia jest postrzegane jako benefit biznesowy oraz zawodowy. Benefit biznesowy, bo enova365 usprawnia procesy, upraszcza je, automatyzuje. Flagowym przykładem jest samoobsługa pracownicza przez Pulpity Pracownika i Kierownika. Moduły zmniejszają obciążenie działu kadr. Pracownik przez swoje konto online składa wnioski urlopowe oraz rozlicza czas pracy.

enova365 jest również doceniana przez samych pracowników, końcowych użytkowników oprogramowania. Jak mówią twórcy oprogramowania: enova365 maksymalnie utrudnia popełnianie błędów przez pracownika. Jest to szczególnie doceniane przez księgowych, którzy ostatnio są obciążeni zmianami w przepisach. Producent oprogramowania od 20 lat dba o spójność systemu z polskim prawem. Dyscyplina wydawania kolejnych aktualizacji enova365 była widoczna w okresie wydawania w krótkim czasie Tarcz Antykryzysowych, a teraz przy okazji Polskiego Ładu. Za takim tempem zmian w polskich przepisach i jego zawiłościami nie nadążają zagraniczni dostawcy systemów ERP w Polsce. Tutaj informacja “made in Poland” jest gwarancją, że oprogramowanie rozumie zawiłości prowadzenia biznesu w kraju nad Wisłą.

Kliknij tutaj i przeczytaj pełny „Casebook”