Wdrożenie systemu ERP u producenta maszyn do głębokich odwiertów

 

Wytwarzane są one według indywidualnych potrzeb i trafiają do dostawców z branży motoryzacyjnej, przemysłu stoczniowego, hydraulicznego, lotniczego, jak również maszyn wykorzystywanych przy produkcji silników i skrzyni biegów. Wielkość partii waha się między jedną a kilkoma tysiącami sztuk. Wysokiej jakości produkty od lat zapewniają producentowi narzędzi nieustanny rozwój. Aby wspierać ten rozwój i jednocześnie sprostać oczekiwaniom krótkiego czasu dostawy, botek wzmacnia swoje działania przy pomocy systemu ERP proALPHA.

Precyzyjna kalkulacja ceny sprzedaży

Konfigurator produktu jest sercem IT firmy botek. To właśnie on, jest zintegrowaną częścią składową proALPHA i automatycznie opracowuje dane technologiczno-konstrukcyjne produktu niezbędne do realizacji produkcji. W oparciu o zapotrzebowania klientów, pracownicy botek mogą jednym kliknięciem myszki konfigurować produkty już w trakcie pozyskiwania zamówień. Model ten przewiduje i gwarantuje odpowiedne wykorzystanie zasobów produkcyjnych, a w przypadku braku komponentów, uwzględnia montaż zamienników, takich jak wkładki czy prowadnice.

Liczne testy wiarygodności i jakości zapewniają odpowiednie wykonanie produktów. Jest to istotne, bowiem narzędzia botek wykazują do 90 cech – jak średnica, długość czy szlifowanie. “Ich pojedyncze lub ręczne wprowadzanie do oferty, byłoby nieefektywne”, wyjaśnia kierownik EDV botek Bernd Wahl. Efektem końcowym są poprawne technicznie i kompletne dokumentacje techniczne produktów, co znacznie ogranicza liczbę wewnętrznych dodatkowych pytań z działu sprzedaży do produkcji. W wielu wypadkach, ze względu na szczegółowe opisy i rysunki techniczne, zaangażowanie pracowników działów konstrukcyjno-technologicznych nie jest w ogóle potrzebne. Służby sprzedaży mogą za pomocą konfiguratora produktu kalkulować ceny i kompletną strukturę kosztów, już na etapie opracowania oferty. Zanim zaczęto korzystać z usług proALPHA, pracownicy zmagali się z czasochłonnym wertowaniem dokumentów i tabel. Dzisiaj, cały proces obsługiwany jest jednym kliknięciem, bowiem czynności związane z opracowaniem oferty skróciły się z 30 minut do zaledwie jednej minuty. Nawet podczas telefonicznych konsultacji z klientem, sprzedawcy mogą podać sprawnie dokładną cenę.

DMS, czyli oszczędność przestrzeni i czasu

Wbudowany w system ERP proALPHA moduł DMS jest kompleksowo zintegrowany z Konfiguratorem Produktu. Pracownicy botek mają dostęp do wszystkich dokumentów powiązanych z poszczególnymi transakcjami biznesowymi. Wszystkie dokumenty dotyczące obsługi zamówień klientów przechowywane są cyfrowo. Oferty, zlecenia produkcyjne, faktury czy potwierdzenia dostawy powstają elektronicznie, bezpośrednio w systemie. Inne dokumenty są skanowane i następnie deponowane w systemie proALPHA. W botek taka sytuacja zdarza się np. w czasie realizacji zlecenia produkcyjnego. Do procesu produkcji wykorzystywany jest olej, który pracownicy badają a wyniki skanują i rejestrują bezpośrednio w systemie proALPHA. Wcześniej raporty i protokoły z badań i testów pochodzących z procesów produkcji przechowywane były w segregatorach w formie papierowej– dzisiaj natomiast w bezpiecznym i powszechnie dostępnym dla wszystkich systemie DMS.

Wszystkie oddziały firmy pracują na tej samej bazie danych. Pracownicy mają dostęp do dokumentacji pochodzącej ze wszystkich procesów biznesowych, bez konieczności żmudnego i czasochłonnego wyszukiwania. Jest to szczególnie istotne w przypadku, jeśli proces obsługi zlecenia od momentu złożenia oferty do wykonania trwa 2 do 3 lat, co zdarza się najczęściej wśród klientów z sektora przemysłu lotniczego i astronautycznego. Ponadto, nawet po latach można szybko i łatwo odtworzyć, na podstawie których specyfikacji narzędzie zostało wyprodukowane, albo dlaczego nastąpiły zmiany. Tak więc dzięki DMS producent narzędzi oszczędza sporo czasu – tylko podczas samej kontroli faktur, nawet 20 dni w roku.

Idealny proces zarządzania częściami zamiennymi

Sprzedaż części zamiennych jest dla firmy botek istotnym obszarem generowania przychodów. Proces, obsługa i kompletacji zamówień części zamiennych został usprawniony dzięki systemowi proALPHA ERP. botek wysyła części zamienne tego samego dnia, w którym zostały zamówione. Kierownik EDV Bernd Wahl wyjaśnia jak to możliwe: “Obecnie zlecenia kompletacji sporządzane są dopiero wtedy, gdy wszystkie zamówione części zamienne są dostępne fizycznie.”

Kluczowe znaczenie mają pracownicy biurowi, którzy już na etapie składania zamówień sprawdzają, czy pożądane przez klienta komponenty są dostępne w magazynie. Następnie sporządzane są zlecenia komplementacji zamówień i wysyłane przez pracowników drogą elektroniczną do magazynu. Magazynierzy wykonują czynności komplementacji i przygotowują do wysyłki. Oszczędność czasu i błędów jest znacząca, botek unika zaangażowania pracowników magazynu do obsługi zleceń kompletacji na produkty, które nie są dostępne. Należy podkreślić, jak ważną rolę w tym procesie odgrywa fakt rezerwacji komponentów już na etapie składania zamówienia. Towary przypisane są do zamówienia, dzięki temu nie zdarzają się pomyłki przypadkowego pakowania tych samych produktów dla dwóch różnych zamówień.

Perfekcyjne zarządzanie i rozwój firmy

Wybór proALPHA się opłaca. Procesy są spójne, dane i dokumenty pielęgnowane i dostępne w Konfiguratorze Produktu i module DMS, ilość błędów zminimalizowana a czas wyszukiwania skrócony.



Najważniejsze informacje

• System proALPHA ERP cyfrowo odwzorowuje wszystkie procesy biznesowe w firmie.
• Konfigurator produktu zapewnia wysoką wydajność – od pozyskiwania zamówienia do realizacji zlecenia.
• Kalkulacja ceny sprzedaży zajmuje mniej niż minutę.
• Szybszy dostęp do cyfrowych dokumentów w module DMS (system do zarządzania dokumentami). 20 dni zaoszczędzonego czasu tylko w samej weryfikacji i rozliczenia faktur.
• Zarządzanie magazynem w systemie proALPHA gwarantuje praktycznie bezbłędne kompletowanie zamówień.

Źródło: www.proalpha.pl