Wdrożenie systemu ERP – technologia medyczna

 

irma bredent została założona 45 lat temu i od początku działała jako producent materiałów dla laboratoriów i techników dentystycznych. W 2004 roku powstała spółka córka pod nazwą bredent medical GmbH & Co. KG, aby rozszerzyć dotychczasowy model biznesowy o usługi dla lekarzy stomatologów i chirurgów implantologicznych. Rok wcześniej firma zdecydowała się na instalację systemu ERP firmy proALPHA. „Dzięki temu mogliśmy zastąpić wiele odizolowanych rozwiązań centralnym systemem, który jest w stanie zarządzać wszystkimi naszymi podstawowymi procesami od A do Z”, mówi Olaf Glück, dyrektor generalny firmy bredent. Był to istotny krok w rozwoju nowej organizacji korporacyjnej od 2006 roku.

Automatyczna wymiana danych pomiędzy powiązanymi firmami

Grupa posiada bogate portfolio, w którym ponad 80% wszystkich produktów zostało opracowanych wewnętrznie. „Nasze 17 000 pojedynczych produktów różni się od siebie technicznymi właściwościami”, dodaje Lothar Kneer, szef działu IT i osoba odpowiedzialna za system ERP w firmie bredent. „Nie mówimy tu o wariantach kilku podstawowych produktów, ale o portfolio, które jest bardzo niejednorodne w zakresie produkcji, magazynowania i sprzedaży”. Co ważne, bredent, jako dostawca produktów medycznych musi obsługiwać zamówienia na małe ilości. „Nasi klienci oczekują od nas, że wszystkie produkty będą dostępne w magazynie i zostaną wysłane tego samego dnia. Zazwyczaj spełniamy te oczekiwania. Dostępność naszego asortymentu wynosi 99%. Zdarzają się dni, w których organizujemy nawet 1200 wysyłek”, mówi Glück.

Szczególnym wyzwaniem jest powielanie głównych danych i planowanie zasobów w ramach grupy bredent: obie siostrzane spółki nie prowadzą działalności we wszystkich obszarach, ale posiadają odrębne działy. bredent zajmuje się wieloma procesami produkcyjnymi firmy bredent medical. Dynamiczny rozwój w ciągu ostatnich 15 lat doprowadził do skomplikowanych procesów wewnątrzfirmowych.



Na przykład, kiedy firma bredent świadczy usługi dla bredent medical, system ERP automatycznie i bezbłędnie księguje te transakcje biznesowe. Dotyczy to również relacji odwrotnej”. Głównym węzłem komunikacyjnym dla wymiany danych jest Integration Workbench (INWB) w proALPHA. Łączy on również zewnętrzne systemy, takie jak obliczanie preferencji bezpośrednio do systemu ERP, bez konieczności dodatkowego programowania interfejsu lub przeprowadzania prac konserwacyjnych.

Możliwość śledzenia i walidacji od A do Z

Jako dostawca produktów medycznych bredent musi przestrzegać surowych przepisów dotyczących dopuszczania produktów i usług na rynek, tworzenia dokumentacji, czy możliwości identyfikacji asortymentu oraz wysyłki zamówień. Wiąże się to z koniecznością spełniania rygorystycznych wymogów w zakresie zarządzania danymi podstawowymi, ponieważ poszczególne regiony, z którymi firma współpracuje, oczekują określonych zezwoleń oraz certyfikatów. Na przykład, na rynku amerykańskim, dostawcy muszą przestrzegać surowych przepisów dotyczących uzyskiwania zezwoleń FDA (Food and Drug Administration).



Na przykład, rozporządzenie w sprawie wyrobów medycznych (ang. Medical Device Regulation, MDR) weszło w życie w Europie w 2017 roku”. Stanowi ono między innymi, że usługodawcy mają obowiązek znakowania każdego produktu medycznego za pomocą unikalnego identyfikatora, aby zapewnić jego bezproblemową rozpoznawalność od momentu jego dopuszczenia i użytych składników, poprzez produkcję, zapewnienie jakości, aż do wysyłki.

Producenci wyrobów medycznych stoją przed jeszcze jednym wyzwaniem: są zobowiązani do indywidualnej weryfikacji rozwiązań programowych istotnych dla ich procesów ‒ w Europie zgodnie z normą ISO 13485, w Stanach Zjednoczonych zgodnie z porównywalnymi standardami FDA. Dostawcy oprogramowania nie mogą sami zajmować się tą walidacją, ponieważ musi ona zawsze opierać się na konkretnym wdrożeniu w firmie, jej procesach i wszystkich związanych z tym dostosowaniach.

Firma bredent korzysta również z zalet tych modułów ERP w zakresie audytu. „Nie musimy już drukować dużej ilości stron, gdy zbliża się audyt. Kontroler może uzyskać dostęp i sprawdzić nasze procesy, przyjęcia i dowody bezpośrednio w proALPHA. To ułatwia pracę po obu stronach”. Efektywność jest tu kluczowa, gdyż ostatecznie zapewnia ona konkurencyjność firmy. Kneer wyjaśnia:



Pomoc w kształtowaniu przyszłości ERP ze wsparciem partnera projektowego

Zaawansowany system ERP kontroluje więcej niż ogólne procesy biznesowe. Można go rozbudowywać modułowo i dostosowywać do wymagań oraz panujących w branży trendów ‒ zarówno w sposób elastyczny, jak i terminowy. Jednak cykle kolejnych wydań ERP powszechnie dostępnych na rynku są zbyt długie, by w pełni zaspokoić potrzeby odbiorców. Z tego względu proALPHA przyspiesza rozwój dzięki partnerstwu projektowemu i dodaje nowe funkcje do systemów partnerów nawet pomiędzy kolejnymi aktualizacjami systemu. Grupa bredent jest jednym z tych partnerów projektowych.



bredent działa jako partner projektowy dla dwóch konkretnych projektów rozwojowych, które osiągnęły już znaczny stopień zaawansowania. Jeden z nich ukierunkowany jest na poprawę logistyki magazynowej. W celu odblokowania tego potencjału, partnerzy projektowi bredent i proALPHA rozwijają funkcję ERP dla inteligentnego zarządzania jednostką manipulacyjną.



Drugim projektem prowadzonym przez firmę bredent w roli partnera projektowego jest opracowanie przeglądarki 3D dla konfiguratora produktów w proALPHA.



Pełnozakresowa digitalizacja z wykorzystaniem rozwiązań mobilnych

System proALPHA napędza również cyfryzację w usługach terenowych. Dobrym tego przykładem jest nowy portal agenta sprzedaży ERP. Firma bredent wykorzystuje to mobilne rozwiązanie do optymalizacji procesów wewnętrznych oraz poprawy obsługi klienta. Dzięki niemu serwis terenowy może wprowadzać zamówienia do systemu ERP, gdy znajduje się w siedzibie klienta. Zamówienia są wprowadzane w czasie rzeczywistym i bez zakłóceń.



Kolejną zaletą portalu agenta sprzedaży jest mobilny dostęp do systemu zarządzania dokumentami w systemie proALPHA. Serwis terenowy może teraz w każdej chwili uzyskać dostęp do wszystkich dokumentów, niezależnie od tego, gdzie się znajduje i natychmiast odpowiedzieć na pytania klientów.

Większa internacjonalizacja, mniej systemów zewnętrznych

Firma bredent czerpie korzyści z wdrożenia kompleksowego systemu ERP proALPHA dzięki większej przejrzystości, mniejszej liczbie interfejsów, lepszej obsłudze i bardziej wydajnym procesom. „Chcemy nadal podążać tą drogą i aktywnie przyczyniać się do rozwoju systemu jako partner proALPHA”, mówi Kneer. Nie brakuje pomysłów i planów. Na przykład firma bredent nadal chce ograniczać liczbę wdrożeń systemów pochodzących od firm trzecich. Bredent używa obecnie około tuzina z nich, co oznacza już teraz tendencję spadkową. Zarządzanie klientami zostanie wkrótce w pełni zintegrowane z modułem CRM.

W celu promowania internacjonalizacji i dalszej optymalizacji logistyki w całej grupie, oddziały dystrybucyjne firmy bredent na całym świecie otrzymają już niebawem swoje własne rozwiązania proALPHA ERP. Kluczowe znaczenie ma tu swobodna wymiana danych w czasie rzeczywistym z centralą. To samo odnosi się do podłączenia partnerów handlowych, którzy korzystają z innych systemów ERP.



Źródło: www.proalpha.com/polski/