Usprawnianie procesów ma kluczowe znaczenie

 

Sukces tego przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od umiejętności szybkiego reagowania na zmiany rynkowe oraz elastycznego podejścia. VENJAKOB generuje niemal połowę swojej sprzedaży i zysków z nowych, jak i stale ulepszonych produktów. Wprowadza na rynek innowacyjne rozwiązania na długo przed konkurentami i dodatkowo chroni je międzynarodowymi patentami. „Wartość zamówień naszych projektów wynosi od 100 000 do 3 milionów euro”, mówi dyrektor handlowy Christian Nüßer, który kieruje przedsiębiorstwem już od trzech pokoleń. Biznes musi więc działać jak w zegarku. W końcu maszyny VENJAKOB są używane przez klientów na całym świecie. „Bez centralnego systemu ERP nie bylibyśmy w stanie opanować silnego wzrostu, jakiego nasza firma doświadczyła w ostatnich latach”, wyjaśnia Kai Richard, szef działu IT.

VENJAKOB postanowił wprowadzić proALPHA ERP w 2005 roku. „Musieliśmy stale dostosowywać system PPS, który wprowadziliśmy w 1994 roku. Co ważne, korzystaliśmy wówczas z rozwiązania księgowego, które nie było połączone z PPS” – tłumaczy Christian Nüßer. Była to sytuacja nie do zaakceptowania.

Przy wyborze kolejnego oprogramowania ERP firmie VENJAKOB doradzał Instytut badawczy FIR z Aachen. Kai Richard potrzebował rozwiązania, które idealnie odpowiadałoby potrzebom jego firmy. Nowe oprogramowanie dedykowane dla VENJAKOB miało być wszechstronne i na tyle elastyczne, by mogło zostać dostosowane do indywidualnych wymagań przedsiębiorstwa.

Drobne personalizacje systemu, wysoki poziom integracji

VENJAKOB zdecydował się na system proALPHA ze względu na wysoki stopień integracji. Co więcej, większość procesów biznesowych prowadzonych przez firmę mogła być odwzorowana w standardowej wersji oprogramowania tak, że potrzebne było wprowadzenie tylko kilku modyfikacji. Firma doceniła również wszechstronność systemu proALPHA oraz przyjazny interfejs.

Czynnikami przesądzającymi o wyborze systemu proALPHA były również funkcje BI wspierające proces efektywnego sterowania oraz moduł CA-Link z integracją CAD. CA-Link umożliwia integrację wszystkich popularnych systemów CAD z systemem proALPHA. Dzięki temu inżynierowie mają dostęp do danych przechowywanych w systemie ERP, takich jak podzespoły, rysunki czy ceny zakupu, bezpośrednio ze swojego środowiska CAD.

Firmy inżynieryjne takie jak VENJAKOB muszą szybko opracowywać i dostarczać innowacyjne produkty, jeśli chcą uzyskać przewagę nad międzynarodową konkurencją. Wszechstronny system informatyczny ma tu więc kluczowe znaczenie. System proALPHA automatyzuje wszystkie zadania wymagane do realizacji zleceń – począwszy od sprzedaży i przygotowania technicznego, aż po produkcję i montaż. proALPHA WorkflowManagement jest wszechstronnym narzędziem do mapowania procesów biznesowych i automatyzacji ich w oparciu o przyjęte reguły. Firma VENJAKOB pracuje ze specjalnym systemem workflow do wprowadzania parametrów wzorcowych nowych części. Gdy inżynierowie tworzą ewidencję dla nowego komponentu, jest ona automatycznie przekazywana do działu zakupów, gdzie dodawane są informacje o cenie.

Kolejnym centralnym komponentem proALPHA jest system zarządzania dokumentami (DMS). Pomaga on pracownikom w zarządzaniu i przechowywaniu dokumentów oraz zapewnia ich sprawną archiwizację. VENJAKOB używa DMS do zarządzania i przechowywania specyficznych dla projektu kart danych, dokumentów przewozowych i faktur przychodzących. To nie tylko poprawia dokładność danych korporacyjnych, ale także oszczędza czas, ponieważ niezbędne dokumenty można odnaleźć w szybki i prosty sposób. Bezproblemowe połączenie systemów zewnętrznych

Po wprowadzeniu proALPHA, system CRM piaX oraz system magazynowy Kardex dla magazynu wysokiego składowania firmy VENJAKOB zostały połączone za pomocą interfejsu z oprogramowaniem ERP. „To znacznie zoptymalizowało procesy w naszej firmie”, mówi Christian Nüßer. Podłączenie systemów zewnętrznych wymagało minimalnego wysiłku. System ERP tworzy elektroniczne listy zamówień, które określają, ile materiału ma zostać pobrane. Po potwierdzeniu przez pracownika, że zamówienie zostało zrealizowane, stan magazynowy jest automatycznie aktualizowany w oprogramowaniu.

VENJAKOB wprowadził niedawno także moduł proALPHA Integration Workbench (INWB), który umożliwia bezproblemowe podłączenie każdego zewnętrznego systemu. Właśnie dzięki temu rozwiązaniu VENJAKOB zintegrował oprogramowanie do zarządzania czasem i harmonogramowania pracy personelu tisoware oraz aplikację targową z proALPHA. Sprzedawcy mogą korzystać z aplikacji targowej, aby wprowadzać dane potencjalnych klientów i raporty, skanować wizytówki i generować szkice. Dane te są automatycznie przesyłane do proALPHA i zestawiane. Dzięki temu możliwe jest natychmiastowe śledzenie szans na pozyskanie nowych kontaktów biznesowych i typowanie potencjalnych klientów.

Planowane dalsze rozszerzenia systemu

Liczba użytkowników systemu proALPHA w firmie VENJAKOB wzrosła z 40 do 72 i docelowo ma się poszerzać. Niektóre moduły, jak np. konfigurator produktu, nie mogły być do tej pory zaimplementowane ze względu na wewnętrzne uwarunkowania firmowe. „To jest kolejny krok, który chcemy wykonać”, mówi Kai Richard. Dzięki szerokiej gamie zintegrowanych modułów i funkcjonalności, jakie oferuje proALPHA, system ten doskonale współgra z przyszłymi planami firmy VENJAKOB.

Doskonała użyteczność

Opinie Christiana Nüßera na temat wprowadzenia proALPHA są pozytywne:



Kai Richard dodaje:



Źródło: www.proalpha.com/polski/