Przeniesienie produkcji do systemu ERP

Powodzenie wdrożenia rozwiązania informatycznego w przedsiębiorstwie nigdy nie jest dziełem przypadku. O jego sukcesie decydują różne czynniki, począwszy od samej motywacji, inicjującej cały proces, i gotowości do zmian, poprzez wszelkie prace w projekcie (programistyczne, wdrożeniowe i inne), na osadzeniu tego projektu w szerszej perspektywie i w strategii biznesowej firmy kończąc.

Zakłady Przetwórstwa Tworzyw Sztucznych Terplast Sp. z o.o. to firma z wieloletnią tradycją. Swoją działalność produkcyjną rozpoczęła w 1984 r. Była to pierwsza tego typu firma w centralnej Polsce. 1 lipca 1994 r. przekształciła się w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością ze stuprocentowym udziałem kapitału polskiego. Następne lata zaowocowały otwarciem drugiego zakładu produkcyjnego w Sieradzu oraz zakupem zakładu Chemitex w Sochaczewie. W 2004 r. do firmy dołączył kolejny zakład produkcyjny „Agro-Poli” Sp. z o.o. w Stróży k/Kraśnika i wtedy też powstała Grupa Terplast.

Terplast Sp. z o.o. zajmuje się produkcją sznurków, taśm, lin, przędzy polipropylenowej oraz urządzeń i akcesoriów do spinania. Aby sprostać wymaganiom klientów, firma nieustannie poszerza portfolio. Terplast przykłada dużą wagę do udoskonalania technologii produkcji, aby zapewnić odpowiednią jakość i niezawodność oferowanych produktów. Ze względu na produkcyjny charakter, dla firmy Terplast bardzo istotne jest przeniesienie procesów produkcyjnych do systemu ERP.

Pierwsze podejście do wdrożenia systemu ERP – dlaczego się nie powiodło?

Partner wdrożeniowy firmy Terplast optymistycznie podszedł do niektórych zagadnień nie sprawdzając czy nie zaburzą całego procesu wdrożenia. Plan zakładał ogrom prac w 3 lokalizacjach, m.in. zakup sprzętu na produkcję (terminale z wagami i drukarkami kodów kreskowych), rozbudowa infrastruktury sieciowej i komputerowej, proces zasilenia bazy danych, w którym brały udział wszystkie działy, szkolenie użytkowników biurowych i produkcyjnych. Dodatkowo dochodziła presja czasu, ze względu na finansowanie projektu ze środków unijnych. Do pewnego momentu wszystko przebiegało wzorowo, postęp prac był widoczny. Start produkcyjny wymagał obsługi dwóch systemów jednocześnie, co było dużym obciążeniem dla załogi. W momencie pojawienia się problemów w funkcjonowaniu różnych obszarów oraz dodatków systemu, partner zaczął przydzielać firmie kolejnych konsultantów, którzy nie byli obecni na analizie przedwdrożeniowej oraz mieli bardzo małe doświadczenie przy wdrożeniach w firmach produkcyjnych, przez co nie mogli wyeliminować pojawiających się problemów. Po nieudanym starcie systemu zapadła decyzja o ponownej próbie na początku kolejnego roku. Niestety w trakcie prac przygotowawczych partner wdrożeniowy zaniechał dalszych prac. Zapadła decyzja o zamknięciu tego projektu.

Nowe wdrożenie – założenia i wyzwania

Strategia i plan wdrożenia systemu ERP powinny wynikać i być dostosowane do ogólnej strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Dzięki temu system będzie odpowiadał zarówno bieżącym potrzebom organizacji, jak również będzie gotowy sprostać przyszłym wyzwaniom, związanym z rozwojem jej i rynku, na którym funkcjonuje. Jedną z potrzeb firmy Terplast było podniesienie marżowości, dlatego kluczowymi obszarami działania nowego systemu miały być kontrola kosztów produkcji oraz rejestrowanie czasu pracy nad poszczególnymi etapami produkcji. Inne ważne oczekiwania przedsiębiorstwa i zadania do spełnienia przez system ERP to analiza bieżącej sytuacji finansowej firmy oraz kontrola nad ofertami. Dlatego Terplast wybrał cały system Symfonia ERP wraz z Panelami Meldunkowymi, BI oraz Contact Managerem od DPS Software.



Do tej pory planowanie i harmonogramowanie produkcji oraz kalkulacja cen wyrobów rozproszona była w kilku plikach Excela, które trzeba było ręcznie zasilać w dane pozyskane z różnych źródeł. Dołączenie obszaru produkcyjnego do już wspieranych Handlu i Księgowości ułatwi funkcjonowanie firmy, zredukuje ilość papierowej dokumentacji, skróci czas odpowiedzi na termin wykonania zamówienia, poprawi kontrolę nad obciążeniem parku maszynowego i wykorzystaniem mocy produkcyjnych. Z kolei Contact Manager znacząco poprawi proces ofertowania i określania szans sprzedaży. Dzięki Business Intelligence łatwiejsze stanie się podejmowanie strategicznych decyzji, za sprawą predefiniowanych raportów i zestawień szybciej będzie można reagować na problematyczne sytuacje czy szanse rynkowe.



Przebieg procesu prawidłowego wdrożenia systemu ERP

Implementacja ERP to transformacja biznesowa, przy której ważne jest, aby jeszcze przed rozpoczęciem projektu wdrożyć odpowiednie osoby, kontrole i zarządzanie. Firma odpowiedzialna za wdrożenie powinna być wsparciem w odpowiednim ustawieniu wszystkich niezbędnych procesów. Dlatego DPS Software zawsze przeprowadza kompletną analizę przedwdrożeniową. W przypadku firmy Terplast istotne było poznanie, jakie procesy zachodzą od momentu ofertowania, przekazania zamówienia do produkcji, przygotowania planu, jego realizacji oraz nadzorowaniu.

Sprawna współpraca między klientem, a dostawcą oprogramowania jest kluczem do sukcesu. Kroki milowe całego procesu to migracja danych na nowy system i szereg testów, najpierw u dostawcy, a następnie w środowisku docelowym. Dopiero po uzyskaniu efektu oczekiwanego przez klienta, system zostaje wdrożony.

Źródło: DPS Software