Sage Symfonia ERP w firmie Provitus

 

Firma Provitus to rodzinny biznes, działający od 1992 roku, skupiający się na przetwórstwie owoców, warzyw i grzybów. Jej siedziba mieści się w podwarszawskim Radzyminie, a oddział w Zambrowie (woj. podlaskie). Produkty Provitus są z sukcesem sprzedawane zarówno w Polsce (m.in. w sieciach Carrefour, Real, Tesco), jak i za granicą (kraje europejskie, USA, Kanada, Izrael, Argentyna).



Wyzwanie

Od 1999 roku kluczowe procesy spółki Provitus, w szczególności handlowe, finansowo-księgowe czy rozliczania środków trwałych, obsługiwane były przez Sage Symfonia. Wraz z dynamicznym rozwojem firmy wystąpiła silna potrzeba posiadania systemu informatycznego do zarządzania produkcją. Dlatego też w 2013 roku zdecydowano o modernizacji oprogramowania i infrastruktury informatycznej – jej celem było przede wszystkim zapewnienie wydajności systemu informatycznego i sprzętu, adekwatnej do bieżącej skali działania firmy.

Rozwiązanie

Konieczność wdrożenia modułu produkcyjnego, zarządzania dużą ilością danych oraz szybkiego dostępu do informacji zarządczych, wymagała implementacji systemu Sage Symfonia ERP z platformą Microsoft SQL Server. Wdrożenie wyższej wersji systemu zostało zatem połączone z modernizacją całej infrastruktury IT firmy. W pierwszym etapie zainstalowano na serwerze i 21 stacjach roboczych nowy silnik baz danych SQL Server oraz poszczególne moduły systemu Sage Symfonii ERP: Zarządzanie Produkcją, Handel, Finanse i Księgowość, Środki Trwałe, kreator raportów i moduł administracyjny. Następnym etapem przejścia do wersji wyższej systemu było przeprowadzenie migracji baz danych z programów już istniejących w firmie. Produkcyjną konwersję bazy danych poprzedzono konwersją próbną.

Wdrażanie modułów następowało sukcesywnie. Proces rozpoczęto od modułu handlowego – najbardziej kluczowego dla firmy, z uwagi na ilości danych i użytkowników oraz modułu finansowo-księgowego, aby zapewnić transfer danych i pełną współpracę między tymi obszarami. Następnie wdrożono kolejne programy – odpowiedniki już istniejących w firmie. Moduł produkcyjny, jako nowe rozwiązanie, implementowany był na końcu. Kolejny etap prac – konfiguracja – oprócz ogólnych ustawień programu, obejmowała również ustawienia magazynu, technologii, zleceń oraz planowania, zdefiniowanie użytkowników i uprawnień, zdefiniowanie kilku przykładowych kart technologicznych, planów i zleceń produkcyjnych.

Cały proces zakończyło szkolenie dla pracowników firmy Provitus, obejmujące przede wszystkim obsługę modułu „Produkcja” oraz różnice w zakresie obsługi wyższych wersji pozostałych programów systemu Sage Symfonia ERP w odniesieniu do wersji, na których pracowano do tej pory.

Wynik

Firma zyskała szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej, możliwość bieżącej kontroli i weryfikacji zużycia poszczególnych surowców, lepsze planowanie – możliwość sprawdzenia stanów magazynowych oraz uzyskania bilansu brakujących składników przed przystąpieniem do realizacji. Spowodowało to znaczne obniżenie kosztów produkcji, poprzez bieżącą kontrolę kosztów dodatkowych, odpadów i zużytych surowców.

Moduł handlowy, z którego korzysta najwięcej osób w firmie, kompleksowo wspiera obsługę obrotu towarowego. Oprócz standardowych operacji, jak wystawianie dokumentów handlowych, faktur, korekt faktur, testowane są też inne funkcjonalności jak np. „Zamówienia własne” oraz ich przydatność w bieżącej pracy. Obecnie każda faktura powiązana jest z informacją o tym, do którego klienta wydane zostały produkty, z jakiej partii i z jakiego dnia pochodziły.

Praca z modułem finansowo-księgowym pozwala firmie na efektywne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, stanowi skuteczne narzędzie kontroli realizacji założeń budżetowych oraz rentowności projektów. Dodatkowo wspiera proces rozliczania wniosków unijnych i daje możliwość tworzenia tzw. „dokumentów z cechą”.

Źródło: www.sage.com.pl