System ERP w Grupie Paradyż

Pierwsze systemy zainstalowano w Grupie Paradyż już w 1995 r. Ich zadaniem stało się wspomaganie działów sprzedaży i finansów. Po dwóch latach systemy te wymieniono na nowe, aby po kolejnych trzech rozpocząć już poszukiwania jednego systemu zintegrowanego, który umożliwiałby gromadzenie i analizę danych z wszystkich obszarów działalności firmy. Doskonałym rozwiązaniem okazał się system IFS Applications wspomagający zarządzanie.

Grupa Paradyż

Grupa Paradyż, w skład której wchodzą – Ceramika Paradyż Sp. z o.o. i Paradyż Sp. z o.o. - jest polskim producentem płytek ceramicznych o różnych formatach, wykorzystującym zaawansowane technologie. Firma działa na rynku krajowym oraz na rynkach 28 krajów świata, gdzie eksportuje ponad 40% swej produkcji. Grupa posiada również sieć około 20 sklepów firmowych w Europie działających pod szyldem PARADISO.

Od momentu swojego powstania w 1989 roku, Grupa Paradyż charakteryzuje się ogromną dynamiką rozwoju. Liczby mówią same za siebie – pierwszy zakład w Wielkiej Woli koło Paradyża wyprodukował w 1994 roku pierwszy milion płytek, natomiast łączna produkcja całej Grupy w 2006 roku wyniosła już 25 milionów płytek, a przychody osiągnęły poziom ponad 450 milionów zł. Obecnie Grupa, zatrudniająca ponad 1450 osób, zrzesza pięć zakładów produkcyjnych, z których dwa, znajdujące się w Tomaszowie Mazowieckim, zostały wybudowane w Łódzkiej Specjalnej Strefie Ekonomicznej. Każdy z pięciu zakładów, mimo „młodego” wieku jest ciągle modernizowany. Wprowadza się nowe technologie i unowocześnia linie produkcyjne. Nowoczesność i stały rozwój, to podstawowe cele, jakie przyświecają wszelkim działaniom Prezesów Grupy – Stanisławowi Tępińskiemu i Leszkowi Wysockiemu.

Przed wdrożeniem systemu

„Tuż przed wdrożeniem systemu IFS Applications, posługiwaliśmy się oprogramowaniem nie zintegrowanym” – wspomina Renata Robak, zastępca Głównego Księgowego w Ceramice Paradyż – „wszystkie systemy działały niezależnie od siebie”.

W tamtym okresie, w procesie zarządzania przedsiębiorstwem pojawiało się jednak sporo komplikacji. Pomimo, iż były skomputeryzowane działy księgowości i handlu, płace oraz częściowo kadry, wraz ze wzrostem firmy, występowało coraz więcej problemów związanych z przetwarzaniem informacji. Nawet przeprowadzanie prostych analiz wymagało zaangażowania wielu osób.

Marian Wróbel, Główny Księgowy w Ceramice Paradyż i Prokurent przyznaje, że praktycznie w codziennej pracy odczuwało się brak integracji systemów. „Hermetyczny format danych wykluczał dostęp do nich z poziomu innych aplikacji. Wiele czasu traciliśmy na kilkakrotne wprowadzanie tych samych danych, kontrolę ich jakości i poszukiwanie oraz eliminację błędów. Istniejące w firmie systemy nie zintegrowane nie pozwalały na rozwinięcie coraz bardziej niezbędnych funkcji. Szczególnie uciążliwe było też to, że mieliśmy jedynie dostęp do wybranych informacji księgowych i kadrowych, a bardzo ważna sfera produkcji pozostawała praktycznie poza kontrolą narzędzi informatycznych”.

W związku z narastającymi niedogodnościami, Zarząd zdecydował się na wymianę oprogramowania. „Do poszukiwania rozwiązania, które mogłoby objąć swoim zasięgiem całą działalność przedsiębiorstwa, bezpośrednio przyczyniła się konieczność przeprowadzenia analizy rentowności produktów oraz precyzyjnego planowania szerokiego asortymentu produkcji” -podsumowuje Prezes Zarządu, Stanisław Tępiński.

System ERP, który spełniałby oczekiwania Grupy Paradyż musiał charakteryzować się funkcjonalnością, elastycznością, otwartością i nowoczesnością rozwiązań. Miał też być całkowicie niezależny od platformy systemowo – sprzętowej oraz cechować się bezpieczeństwem przetwarzania danych i dostępnymi narzędziami, umożliwiającymi samodzielne przetwarzanie informacji. Zarząd powołał zespół wdrożeniowy na czele z Głównym Informatykiem firmy. Po porównaniu ofert dostępnych na rynku, w 2002 r. ostatecznie wybrano dostawcę – firmę IFS. System IFS Applications najlepiej spełniał przyjęte w Grupie Paradyż kryteria wyboru.

System miał spełniać następujące kryteria:

• Zapewnić integrację danych i informacji w przedsiębiorstwie,
• Umożliwić szybki dostęp do informacji operacyjnej i zarządczej,
• Przyczynić się do skrócenia cyklu decyzyjnego,
• Zapewnić kontrolę i bezpieczeństwo danych,
• Usprawnić obsługę klienta,
• Usprawnić współpracę z kooperantami,
• Zabezpieczyć dostęp do informacji,
• Przyczynić się do obniżenia kosztów dystrybucji,
• Przyczynić się do obniżenia kosztów magazynowych,
• Usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi.

Podstawowa funkcjonalność

Wdrożenie systemu IFS Applications rozpoczęło się we wrześniu 2002 r. od opracowania szczegółowej koncepcji poszczególnych modułów. Plan zaakceptowano po wielu dyskusjach w połowie października, po czym rozpoczęto proces dostosowywania systemu do wymagań biznesowych przedsiębiorstwa. Ze względu na konieczność utrzymywania pełnej wydajności zakładów, składających się na Grupę, zdecydowano się na wdrażanie kolejnych modułów według ustalonych priorytetów.

„IFS podjął się dostosowania funkcjonalności systemu do istniejącej organizacji Grupy” - mówi Grzegorz Mikucki, Główny Informatyk w Grupie Paradyż. „Był to niezwykle istotny atut dostawcy. Konkurencja proponowała rozwiązania, do których to my musielibyśmy się dostosować. Tymczasem naginanie organizacji dobrze prosperującej firmy do systemu informatycznego nie miałoby większego sensu”.

Uruchomienie podstawowej funkcjonalności systemu zaplanowano na początek stycznia 2003 r. Z uwagi na konieczność przeprowadzenia szybkiego wdrożenia, konsultanci IFS przeszkolili tylko wiodących użytkowników w poszczególnych grupach, a oni z kolei przekazywali swoją wiedzę innym na szkoleniach wewnętrznych. Dzięki niezwykle sprawnym pracom wdrożeniowym, system zaczął działać zgodnie z założonym planem. W pierwszej kolejności, z początkiem roku 2003, uruchomiono moduły wspomagające logistykę, produkcję i gospodarkę magazynową. IFS Remonty wystartowały 1 maja, a IFS Zasoby Ludzkie i IFS Finanse odpowiednio 1 lipca i 1 września 2003 r. Ogromne tempo przedsięwzięcia oraz konieczność obsługi bieżącej działalności zakładu nie pozwalały na natychmiastowe wprowadzanie wszystkich modyfikacji.

„W naszej firmie system wdrożono praktycznie bezboleśnie, choć przez pierwsze dwa miesiące musieliśmy obsługiwać dwa systemy. Na szczęście z początkiem roku zaczęliśmy wykorzystywać już tylko rozwiązanie IFS” – wspomina Wioleta Bojdo, Główna Księgowa w Paradyżu. „Tak gładko poszło tylko w Łódzkiej Strefie Ekonomicznej” – przyznaje jednak Renata Robak, zastępca Głównego Księgowego w Ceramice Paradyż. „Poza Strefą działały wówczas jeszcze trzy powiązane ze sobą zakłady produkcyjne i w ich przypadku wdrożenie systemu było nieco bardziej skomplikowane. Należało uwzględnić powiązania wewnętrzne między zakładami i dużą liczbę wewnętrznych transakcji wymagających obsługi. W systemie, pracującym w Ceramice Paradyż, przetwarza się przecież kilka milionów transakcji miesięcznie. Poza tym, dla swoich potrzeb, chcieliśmy wyodrębnić każdy z zakładów firmy. W związku z tym musieliśmy dobrze zdefiniować powiązania między nimi, co oczywiście zajęło więcej czasu. Ogrom danych i transakcji także wymagał specjalnego potraktowania. Sami konsultanci IFS przyznali, że mamy najszybciej przyrastającą bazę danych w Polsce. Jednak z powodu konieczności obsłużenia tak dużej liczby transakcji, trudno było szybko wychwycić błędy.”

W stronę klienta

Grupa Paradyż konsekwentnie rozwija swój system wspierający zarządzanie. „Obecnie, ze względu na niezwykle rozwiniętą funkcjonalność systemu, nadal uczymy się i poznajemy kolejne jego możliwości” – podkreśla Grzegorz Mikucki.

Po wdrożeniu modułów umożliwiających planowanie produkcji i budżetowanie, nastąpiło zinformatyzowanie działu marketingu.

W 2004 i 2005 roku przeprowadzono proces wyboru systemu CRM (Zarządzanie Relacjami z Klientem). Po wizytach referencyjnych i dodatkowych rozmowach z wybraną grupą oferentów, zdecydowano, że dostawcą rozwiązania CRM będzie i w tym przypadku firma IFS. CRM wdrożono i uruchomiono w styczniu 2006 r.

Czynniki decydujące o wyborze IFS CRM:

• Elastyczność pod kątem administracji i obsługi;
• Prosta obsługa wniosków na ekspozycję, stanowiących trzon systemu;
• Synchronizacja z macierzystym systemem ERP – IFS Applications;
• Centralizacja zarządzania aplikacją;
• Elastyczność aplikacji pod kątem przyszłych aktualizacji i modyfikacji;
• Dotychczasowe doświadczenie we współpracy.

Pierwszy etap wdrożenia CRM koncentrował się na spełnieniu wymagań przy wykorzystaniu podstawowych, standardowych funkcjonalności IFS CRM. W kolejnym etapie początkowe wymagania odnośnie funkcjonalności modułu CRM ewoluowały od postaci systemu stacjonarnego, wspomagającego sprzedaż i serwis ku wersji mobilnej, całkowicie zmieniającej sposób pracy przedstawicieli handlowych Grupy. Spowodowało to spowolnienie tempa prac nad wdrożeniem do czasu znalezienia na rynku rozwiązania mobilnego.

„Na początku myśleliśmy o telefonach komórkowych” – mówi Grzegorz Mikucki. „Jednak rozwiązanie oparte na notebookach lub palmtopach było znacznie zręczniejsze i bardziej perspektywiczne. Ostatecznie zespół wdrożeniowy zdecydował się na palmtopy ze względu na ich poręczny rozmiar. Projekt przyspieszył, gdy na rynku pojawił się palmtop – PocketPC Qtek9090 z aktywną kartą GSM - zapewniający sprawną komunikację, synchronizację danych i dostęp do wewnętrznej sieci Grupy Paradyż”.

Obecnie trwa już trzeci etap wdrożenia CRM, polegający na modyfikacjach, dostosowujących ten system do zmieniających się wymagań. Całość systemu CRM działa na stacjach roboczych. Dzisiaj jest on na bieżąco wykorzystywany przez około 60 osób. Poza przedstawicielami handlowymi, z rozwiązań CRM korzystają menedżerowie regionalni, kadra zarządzająca oraz poszczególne działy: Dział Badań Rynku, Dział Marketingu, Dział Przygotowania Ekspozycji, Dział Innowacji i Wdrożeń oraz Dział Rozliczeń Ekspozycji. Dzięki udostępnieniu przez IFS aplikacji, symulującej działanie rozwiązania na stacjach roboczych, możliwe też stało się testowanie raportów i innych zadań bez konieczności posiadania urządzeń mobilnych. Ta cecha jest szczególnie przydatna w Dziale Badań Rynku oraz Dziale Innowacji i Wdrożeń.

„Wdrożenie systemu CRM, a zwłaszcza jego mobilnej części wiąże się z diametralną zmianą organizacji sprzedaży i usług – podkreśla Grzegorz Mikucki. „Zmiana ta polega przede wszystkim na tym, że podstawowa funkcjonalność systemu umożliwia monitorowanie punktów sprzedaży w zakresie ewidencjonowania ekspozycji różnego typu. System CRM pozwala naszym przedstawicielom na kontrolę detalicznych cen w sieci własnych dealerów. Na podstawie zebranych informacji tworzona jest baza danych, stanowiąca podstawę do projektowania nowych ekspozycji. A ponieważ koszt przygotowania wystawy jest ogromny, zastosowanie CRM naprawdę nam się opłaca!”. Do systemu wprowadzane są też dane dotyczące oczekiwanego poziomu sprzedaży, raporty z wizyt i opinie na temat tego, co dzieje się u kontrahentów. Po synchronizacji z centralną bazą danych palmtopa, używanego przez przedstawiciela handlowego, przesyłany jest plan jego wizyt w terenie. Dzięki temu, zamiast pojawiać się często w centrali, może on skoncentrować się na działaniu we własnym regionie. Taka organizacja pracy to niezwykła oszczędność czasu i kosztów.

„System CRM radykalnie zmienił sposób prowadzenia biznesu w naszej firmie” – przyznaje Grzegorz Mikucki. „Rozwiązanie ogromnie usprawnia nam codzienną pracę.Podobnie jak wdrożony system ERP, tak i CRM jest cały czas przez nas rozwijany – dodaje Grzegorz Mikucki. „Nieprzerwanie pracujemy nad udoskonalaniem funkcjonalności. Zmiany organizacyjne w firmie, jak również zmiany na wielu płaszczyznach polskiego prawa gospodarczego i podatkowego powodują, że dokonujemy modyfikacji w systemie. Staramy się robić to zawsze na bieżąco, tak, aby procesy biznesowe funkcjonujące w Grupie Paradyż znalazły odzwierciedlenie w naszych systemach informatycznych”.

Oprogramowanie

IFS Applications™ – 301 użytkowników

• IFS Finanse
• IFS Dystrybucja
• IFS Produkcja
• IFS Remonty
• IFS CRM
• IFS Zasoby Ludzkie
• IFS Płace

Platforma systemowo-sprzętowa

Komputer centralny IBM P630 Macierz Fibre Channel System operacyjny AIX5L Baza danych Oracle 9i

Źródło: www.ifs.com.pl