Wyborowa S.A. postawiła na system ERP Oracle JD Edwards

Wyborowa S.A., to producent i dystrybutor powszechnie rozpoznawanej marki Wódka Wyborowa, która jest najbardziej utytułowaną i najczęściej nagradzaną polską wódką. Firma należy do francuskiego koncernu Pernod Ricard, wiodącego producenta i dystrybutora alkoholi mocnych na świecie. Pernod Ricard posiada ponad dwieście marek alkoholi m. in. takie jak: Chivas Regal, Martel, Malibu, Ballantine’s, Hawana Club czy Beherovka.

Zmiany musiały nastąpić

Pierwszą aplikację klasy ERP wdrożono w Wyborowej w połowie lat dziewięćdziesiątych. Projekt miał na celu przede wszystkim wsparcie procesu produkcyjnego. Tak pomyślane rozwiązanie nie mogło zaspokoić rosnących potrzeb biznesowych rozwijającej się firmy.

Do podjęcia szybkiej, decyzji zdopingowała nas stosunkowo niska wiarygodność danych, na których pracowaliśmy korzystając z systemu Movex. Postanowiliśmy pójść w kierunku wytyczonym przez grupę Pernod Ricard i dokonać implementacji systemu Oracle JD Edwards - wspomina Gerard Homa, kierownik projektu, Wyborowa S.A.

Wdrożenie nowej aplikacji wiązało się z wymianą dotychczas używanego sprzętu. Obsługę serwerów przekazano firmie zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. Dzięki temu wewnętrzny dział IT może skoncentrować się na doskonaleniu procesów biznesowych wspieranych przez system ERP Oracle JD Edwards.

Wysoko ustawiona poprzeczka

Decyzja o rozpoczęciu wdrożenia systemu Oracle JD Edwards zapadła na początku 2005 r. Od lutego do kwietnia odbywały się szkolenia i warsztaty. Ze względu na inne projekty, których wynik mógł zaważyć na założeniach do kolejnych, prace zawieszono na pół roku. Jesienią przeprowadzono pełną analizę funkcjonalną. Wdrożeniem objęto niemal wszystkie procesy biznesowe realizowane w oddziałach w Warszawie i w Poznaniu. Prowadzenie projektu w dwóch lokalizacjach wymagało dodatkowego wysiłku organizacyjnego, zwłaszcza w zakresie komunikacji. Dlatego powszechnie wykorzystywano system wideokonferencji, który znacząco ograniczył ilość podróży.

Na początku projektu przyjęto założenia, aby wymagania firmy Wyborowa były uwzględnione w maksymalnym stopniu, ale bez modyfikacji standardowych aplikacji. Konsultanci firmy Hogart opracowali szereg rozszerzeń pakietu ERP Oracle JD Edwards w celu dopasowania jej do specyfiki branży spożywczej. Uwzględnione zostały wysokie standardy charakterystyczne dla przemysłu spirytusowego dotyczące śledzenia partii, złożonej polityki handlowej, kontroli budżetów, rozbudowanych analiz kosztowych, a także obsługi dokumentów ADT. Niezwykle pomocna okazała się elastyczność rozwiązania Oracle JD Edwards, dzięki której z łatwością dokonywano modyfikacji koncepcji w trakcie prac wdrożeniowych.

Za nasze najważniejsze osiągnięcie uważam transfer wiedzy o możliwościach aplikacji Oracle JD Edwards, co obecnie umożliwia pracownikom Wyborowej S.A. na samodzielne rozwijanie i utrzymanie rozwiązania - podkreśla Przemysław Jarzębowicz, projekt manager, Hogart.

Pierwsza faza wdrożenia zakończyła się zgodnie z planem w czerwcu 2006 r. uruchomieniem trzech modułów: finansów, dystrybucji i produkcji.

Przejrzystość procesów i jakość danych

Jednym z istotniejszych założeń projektu była optymalizacja procesów biznesowych, dzięki czemu Wyborowa SA stała się dobrze zorganizowaną, nowoczesną firmą. Zmiana niektórych z dotychczasowych praktyk zgodnie z wymogami architektury nowego rozwiązania zwiększyła efektywność działania firmy, a nawet pozwoliła usunąć przeszkody, które utrudniały zdroworozsądkowe prowadzenie biznesu. System pomaga również we wdrożeniu procedur kontrolnych wynikających z SOX-a. Łatwiej zidentyfikować słabe punkty i ustalić działania zaradcze.

Bardzo duży nacisk położono na zdefiniowanie i uporządkowanie tzw. stałych systemowych, jak bazy kontrahentów i asortymentów. Dobrze przemyślany zakres oraz zdefiniowanie pól rezerwowych na przyszłość spowodowało, że dane z JD Edwards mogą być powszechnie wykorzystywane przez wszystkie działy, a nie służyć tylko do realizacji transakcji.

Podczas projektu udało się zaszczepić w użytkownikach systemu troskę o jakość i kompletność wprowadzanych danych. Pozytywne zmiany były widoczne niezwykle szybko dzięki czemu obecny system raportowania jest efektywny.

Przyporządkowanie procesów do stanowisk odpowiedzialnych za ich realizację stworzyło podstawę do racjonalnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, a zarządzanie finansami stało się bardziej przejrzyste i terminowe.

Cały proces zakupowy został skanalizowany. Obecnie zamówienia pokrywają niemal 80 proc. wartości zakupów, co zbliża nas do optimum. To zupełnie nowy element zarządzania naszą firmą - podkreśla Gerard Homa z firmy Wyborowa SA.

Plany na przyszłość

W ramach obecnie realizowanej II fazy projektu wdrażane są moduły planowania MRP, kontroli jakości oraz kody kreskowe obsługujące cały łańcuch logistyczny. Rozwój systemu będzie odbywał się zgodnie z potrzebami Wyborowej S.A. oraz w miarę poznawania jego możliwości przez użytkowników. Modyfikacje będą dokonywane odpowiednio do organizacyjnego przygotowania firmy i mentalnej gotowości pracowników. Dopasowywanie systemu ERP Oracle JD Edwards do procesów zachodzących w Wyborowej S.A. jest głównym celem, jaki przyświeca trwającemu obecnie projektowi wdrażania systemu workflow.

Podsumowanie

Wdrożenie zostało wykonane w założonym terminie, zakresie i budżecie. Wszystkie funkcjonalności uruchomiono nie zakłócając bieżącej działalności operacyjnej.

Połączenie wiedzy o funkcjonalności aplikacji Oracle JD Edwards, procesach biznesowych odzwierciedlających sposób działania firmy Wyborowa S.A. i wymogach ustawy Sarbanes-Oxley przyniosło zamierzony skutek, który stał się wzorem dla innych firm w grupie Pernod Ricard - mówi Gerard Homa z firmy Wyborowa S.A.

Źródło: www.hogart.pl