Decyzja o pozyskaniu systemu klasy ERP zbiegła się w czasie z gwałtownym wzrostem produkcji - była ona o 100% wyższa od poziomu rejestrowanego rok przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych. Obecnie firma realizuje zamówienia na poziomie 35 ton dziennie, co plasuje ją w ścisłej czołówce branży garmażeryjnej.

Decyzja o pozyskaniu kompleksowego systemu stawała się dla nas coraz bardziej oczywista wraz z gwałtownym rozwojem firmy. Byliśmy również przekonani, że musi to być rozwiązanie kompleksowe i sprawdzone w branży spożywczej – mówi Dagmara Mikulska, Współwłaściciel firmy Virtu.

Główną część produkcji firmy Virtu stanowią takie wyroby jak krokiety, pierogi czy naleśniki produkowane tradycyjnymi metodami. Wyzwaniem, jakie stanęło przed zespołem wdrożeniowym była konieczność umożliwienia oceny kosztów w sytuacji, kiedy proces produkcyjny jest dość nietypowy – obok standardowych wymogów spełnia on również zasady związane z wyrobem zbliżonym do domowego.

Cele biznesowe

Wdrożenie systemu klasy ERP miało przede wszystkim urealnić kwestię rozliczania kosztów. Możliwość dokładnego wyliczenia kosztów pojawiła się już na poziomie funkcjonalności finansowo-księgowej, gdzie produkcja rozliczana jest na zasadzie analizy wejścia surowca i wyjścia wyrobu gotowego. Jednak nie było by to możliwe gdyby nie moduł obsługi receptur wdrożony w obszarze produkcji.

Koszty i kontrola produkcji

Rozliczanie produkcji odbywa się na podstawie odpowiedniej struktury zawartych w systemie rozdzielników kosztowych. Jest to trudne ze względu na skomplikowaną produkcję, w której ważnym wyznacznikiem jest zachowanie procesów możliwie najbliższych domowej produkcji posiłków. Z tego powodu trudno mówić o typowym przepływie masy surowcowej w ramach procesu produkcyjnego.

W systemie znajdują się wszystkie istotne ankiety związane z wypełnieniem norm HACCP, możliwość ich sprawdzenia daje bieżący dostęp do raportów. Procedury HACCP są wspomagane przez system – w krytycznych miejscach kontrolnych (CCP) rejestrowane są odpowiednie ankiety. Rozwiązanie to zostało zaprojektowane na dwa sposoby - za pomocą punktów rejestracyjnych na terminalach wagowych wykorzystywanych w ramach produkcji (bądź w przypadku wystąpienia problemu natury sanitarnej) pojawia się wymóg wypełnienia ankiety z podaniem zdefiniowanych parametrów. Drugi sposób pozwala wypełnienie ankiety HACCP ręcznie w kartotece ankiet bez pośrednictwa urządzeń pomiarowych. W ten sposób została wyeliminowana konieczność gromadzenia papierowej dokumentacji potwierdzającej spełnianie norm sanitarnych.

Planowanie produkcji

Planowanie oraz rozliczanie produkcji odbywa się na podstawie normatywów produkcyjnych (receptur). Planując wyprodukowanie określonej partii wyrobów gotowych ustalana jest ilość półproduktów oraz surowców, jaka musi zostać pobrana. W przypadku firmy Virtu proces planowania ma charakter ogólnozakładowy, co oznacza, że nie obejmuje poszczególnych wydziałów. Opiera się na wyliczeniu, ilości surowców i półproduktów, które muszą być pobrane do wyprodukowania poszczególnych wyrobów gotowych zamówionych przez Klienta zewnętrznego.

Gospodarka magazynowa

W firmie nie funkcjonowały wcześniej żadne rozwiązania informatyczne obejmujące obszar gospodarki magazynowej. Przepływy materiałów i surowców odbywały się na podstawie dokumentów zakupu surowców oraz sprzedaży produktów. W tym przypadku wdrożenie rozwiązań systemu ERP wymagało ogromnych zmian w mentalności załogi obsługującej magazyny. Kolejna inwentaryzacja pokazuje jak ogromne zmiany zaszły w tym przypadku. Ogromny bałagan wynikający z bardzo szybkiej rotacji poszczególnych pozycji został całkowicie ogarnięty, jeśli chodzi o wyroby gotowe. Zakłada się, że podobny stan w przypadku surowców zostanie osiągnięty w przeciągu najbliższych dwóch miesięcy.

Obsługa magazynu i kompletacji wysyłki wyrobów

W magazynie funkcjonują bezprzewodowe radiowe terminale z czytnikiem kodów kreskowych. Zamówienie, które jest wprowadzone do systemu trafia od razu na terminale do skompletowania dla klienta dzięki czemu całość operacji wykonywana jest w 100% bez konieczności zapisywania czegokolwiek na papierze. Terminale te umożliwiają dodatkowo równoczesną obsługę kilku kompletacji. Po skompletowaniu zamówienie pojawia się w systemie jako zrealizowane, automatycznie tworzony jest dokument magazynowy WZ oraz pojawia się możliwość zafakturowania

Gdyby nie było rozwiązania informatycznego firma nie byłaby w stanie podołać obsłudze zarówno logistycznej jak i księgowej wzrastającej liczby dokumentów sprzedaży. Tym bardziej, że struktura zamówień jest bardzo złożona – od małych do bardzo dużych i skomplikowanych – zauważa Anna Giewon, Specjalista ds. Controllingu Finansowego w firmie Virtu.

Sprawna, zewnętrzna księgowość

Automatyzacja procesu od zamówienia do sprzedaży opiera się na powiązaniu z funkcjonalnością finansowo-księgową. Faktura sprzedaży jest automatycznie dekretowana, w momencie jej wystawienia powstaje należność, a system pozwala na ciągły wgląd do bieżących rozrachunków z poszczególnymi klientami. Wdrożenie systemu Informatycznego dodatkowo komplikował fakt obsługi księgowej prowadzonej przez zewnętrzną firmę, a transfer informacji odbywa się poprzez sieć rozległą. Mimo początkowych oporów w zewnętrznej firmie księgowej udało się zachować w systemie Impuls 5 pełną synergię pomiędzy księgowością w firmie i poza nią.

Przebieg wdrożenia

Ogromna ilość zmian, jakie wdrożenie wymusiło w organizacji firmy, wymagało ścisłej współpracy w ramach zespołu wdrożeniowego. Sprawne przeprowadzenie poszczególnych etapów możliwe było przede wszystkim dzięki bardzo mocnej pozycji głównego informatyka Virtu, umocowanego przez Właścicieli do koordynacji działań projektowych po stronie Virtu. To właśnie ogromna znajomość firmy, jak również odpowiednia w niej pozycja osoby koordynującej projekt wdrożeniowy jest najlepszą gwarancją jego sprawnego przebiegu.

Przed wdrożeniem sytemu Impuls 5 wykorzystywaliśmy dwie aplikacje obejmujące jedynie sferę finansowo-księgową. W przypadku pozostałych obszarów praktycznie nie wykorzystywaliśmy żadnego oprogramowania. Od początku było więc dla nas oczywiste, że jakiekolwiek zmiany w tym obszarze muszą sprowadzać się do pozyskania kompleksowego i zintegrowanego rozwiązania, które pozwoli dostarczać i wykorzystywać szerokie informacje z wszystkich obszarów firmy – mówi Sebastian Rok, Główny Informatyk w Virtu, koordynujący wdrożenie systemu Impuls 5

Przejście na nowe rozwiązania informatyczne nie wiązało się z większymi utrudnieniami w części administracyjnej firmy. Przełamania sporych oporów wymagało natomiast wdrożenie poszczególnych funkcjonalności systemu w przestrzeni produkcyjno-magazynowej. Znacząca ilość zmian w organizacji wielu działań oraz spora liczba nowych procedur wywoływały niechęć. W jej przełamywaniu pomagało doświadczenie zespołu wdrożeniowego, który na bazie realizowanych wcześniej projektów potrafił przekonywać do poszczególnych rozwiązań. Wdrożenie realizowane w firmie Virtu, przebiegło zgodnie z przyjętymi na początku założeniami, co do terminów i poziomu kosztów. Przeprowadzenie tak złożonego projektu jak wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania jest niezmiernie trudne do zaplanowania. Wiele przyjmowanych założeń często ulega modyfikacjom w trakcie, a pojawiające się nowe oczekiwania klienta na bieżąco wpływają na zakres prac, poziom kosztów i termin realizacji – mówi Dawid Paruzel, Project Manager BPSC prowadzący wdrożenia w firmach sektora spożywczego. – Przeprowadzenie wdrożenia w założonych ramach czasowych i budżetowych jest zawsze efektem bardzo dokładnego planowania oraz ścisłej współpracy obu stron w trakcie prowadzenia projektu – dodaje Dawid Paruzel. Plany dalszej informatyzacji

W firmie prowadzona jest właśnie analiza przygotowująca wdrożenie oprogramowania wspomagającego zarządzanie transportem. Rozwiązanie to funkcjonować będzie docelowo w modelu obsługi logistycznej realizowanej przez podmiot zewnętrzny. Wdrożenie systemu Impuls 5 umożliwiło osiągnięcie wysokiej stabilności struktury danych, co pozwala myśleć o pozyskaniu systemu controllingu. Wszystkie informacje dostarczane przez system mogły by wówczas być wykorzystywane w ramach rachunkowości zarządczej. Wyjątkowej wagi nabiera w tym kontekście właśnie kwestia sprawnego i dogłębnego raportowania.

Impuls:

• Finanse,
• Księgowość,
• Koszty;
• Środki Trwałe;
• Kadry,
• Płace Dystrybucja;
• Gospodarka Magazynowa;
• Zarządzanie produkcją
• Procesową Zarządzanie Odzieżą Roboczą

Instalacja na 38 użytkowników, w tym:

• 21 użytkowników systemu ERP
• 7 uzytkowników kolektorów radiowych terminali z czytnikiem kodów kreskowych
• Licencje terminalowe systemu wagowego 10 szt. Oraz EDI (2 komunikaty)

Platforma sprzętowa:

• Serwery: Sun x4150 z dwoma procesorami Quad-Core 2GH
• Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition
• Procesory: 2 x Quad-Core Intel(R) Xeon(R) L5335 processor (2x4MB L2, 2.0 GHz, 1333 MHz FSB, 50W)
• RAM: 4 GB
• HDD: 6 x HDD 146GB 10K SAS, 2x HDD 73GB 10K SAS

Źródło: www.bpsc.com.pl