Zamiast wspierać rozwój przedsiębiorstwa, stary system utrudniał codzienna pracę wielu działów i był po prostu nierentowny. Zaczęto więc poszukiwania systemu, który zapewniłby nadzór nad prowadzoną produkcją, umożliwił dynamiczną obsługę działów handlowych, księgowości, kadr, ułatwił rozliczanie produkcji, generowanie raportów, kontrolę rozrachunków, a także dał możliwość integracji danych i ich spójne przetwarzanie. Jednym z ważnych wymagań stawianych przed nową i poszukiwaną aplikacją, była potrzeba bezawaryjnej obsługi oddziału firmy, który mieści się we Wrocławiu.

Decyduje profesjonalizm

Zdecydowano się na produkty firmy Sage. ze względu na bliskość prężnie działającego w regionie autoryzowanego partnera wdrożeniowego Sage, którym jest firma KONI Systemy IT z Elbląga. Firma ta przeprowadziła prezentację Systemu Zarządzania Forte, uwidaczniając jego przydatność i jego zalety oraz podjęła się wdrożenia i usprawnienia pracy w fabryce Malma Pasta. Wdrożenie było realizowane w czterech fazach, które zostały poprzedzone gruntowną analizą przedwdrożeniową. Złożyły się na nią takie elementy, jak:

• Ustalenie potrzeb firmy Malma Pasta, włącznie z produkcją makaronów i jej rozliczaniem;
• Poznanie zagadnień związanych z produkcją makaronów, receptur i składu surowcowego;
• Ustalenie elementów problematycznych, takich jak np. ubytki wagi, specyficzne detale produkcji, logistyka, pakowanie;
• Wymagania związane ze współpracą przedsiębiorstwa z sieciami dystrybucyjnymi a w tym przygotowanie specyficznych formatów danych oraz dokumentów dla sieci Carrefour, Geant, Leclerc, Geronimo Martins, Billa, itp.

W pierwszym etapie zajęliśmy się instalacją oraz importem danych kartotekowych, konfiguracją pracy oprogramowania, integracją danych w modułach finansowo-księgowych i handloych. To wbrew pozorom był najłatwiejszy element naszej działalności. - Mówi Arkadiusz Wojtal, właściciel i szef firmy Koni Systemy IT. - O wiele bardziej trudnym i pracochłonnym zadaniem na tym etapie była rozbudowa sieci lokalnej oraz stworzenie połączenia między oddziałem firmy Malma Pasta we Wrocławiu a jej siedzibą główną w Malborku. Trudności były przede wszystkim spowodowane potrzebą zaangażowania firmy TP SA do realizacji części zadań (osobne łącze tworzące tunel VPN pomiędzy lokalizacjami, przy wykorzystaniu rozwiązań CISCO).

Etap drugi wdrożenia obejmował konfigurację programu pod kątem funkcjonalności. W programie Forte Handel wyodrębnione zostały magazyny w działach firmy, rozbudowano podstawowe typy dokumentów, stworzono osobne serie numeracyjne, których zadaniem jest ułatwianie pracy z dokumentami wytwarzanymi w poszczególnych centrach kosztowych. Istotnym elementem tego etapu było także wdrożenie zupełnie nowej jakości polityki bezpieczeństwa danych – nadanie odpowiednich uprawnień w bloku Finanse i Księgowość, stworzenie właściwego planu kont do ewidencji kosztów produkcyjnych w układzie kont zespołu „4” i „5” oraz „RW” według „5”, a także szkolenia pracowników działu księgowości. I wreszcie ustawienie wzorców płacowych w programie Symfonia Kadry i Płace.

Fazą pracochłonną i trudną ze względu na podział kosztów i różne grupy produkcyjne okazał się trzeci etap wdrożenia. Integrowane były dane kosztowe i magazynowe z modułem Forte Finanse i Księgowość. Ponadto dostosowywaliśmy schematy księgowań do stworzonego wcześniej planu kont – tłumaczy Arkadiusz Wojtal, KONI.

W ostatnim, czwartym etapie wzbogacono system w rozwiązania dodatkowe, które mają za zadanie usprawnić kontrolę rozrachunków i poprawić wymianę danych z firmami współpracującymi, zapewnić obsługę logistyki, dostaw towarów oraz umożliwić przechowywanie informacji o dacie ważności wyrobów gotowych.

W trakcie ostatniej fazy wdrożenia wykonano szereg niestandardowych usprawnień, wymaganych ze względu na specyfikę prowadzonej działalności gospodarczej przez Malma Pasta. Oprócz bowiem ustalenia tabel aktualizujących kursy walut z NBP, uproszczeniu produkcji (rozliczenie zużycia surowców, automatyzacja domyślnego płatnika dla zdefiniowanych grup odbiorców), wprowadzono także niestandardowe wydruki na potrzeby firmy Malma Pasta.

1. Dodano kilka dodatków do wynagrodzenia (np. osobisty, szkodliwy, popołudniowy), wyliczanych na podstawie określonej stawki za godzinę (dod. osobisty) a także na podstawie określonego procenta (dod. szkodliwy i popołudniowy). Do wyliczenia tzw. „Popołudniówki” została stworzona osobna klasa elementów, które wchodzą do podstawy tego dodatku.
2. Wykonano podział terminu płatności - pracownicy są podzieleni, dzięki zdefiniowaniu dwóch Wzorców, na Wypłatę w tym samym miesiącu i Wypłatę w następnym miesiącu. Okresy podstawowe utworzono się z podziałem na termin wypłaty (zaznaczając opcję: rozliczaj pracowników przypisanych wyłącznie do grupy/działu i wskazując odpowiedni wzorzec podczas dodawania nowego okresu).
3. Utworzono specjalne zdarzenie do rozliczania badań lekarskich, po realizacji którego uzupełnia się atrybuty elementu kadrowego zgrupowanego, a następnie do kalendarza pracownika wstawiane jest automatycznie zdarzenie oczekujące w dniu następnego badania.
4. Zdefiniowano kilka tzw. parametrów księgowań w Ustawieniach programu odwołujących się do elementów kadrowych z wartościami słownikowymi, w których przypisano odpowiednie konta konkretnym działom i pionom przedsiębiorstwa. Każdemu pracownikowi został przypisany konkretny dział lub pion. Schematy księgowań zostały stworzone w ten sposób, aby każde księgowanie pracownika odbywało się na konkretne konta działu lub pionu, zdefiniowane w słowniku.

Szkolenia niezbędne, lecz bardzo korzystne

Wdrożenie trwające 3 miesiące przeprowadzano na 20 stanowiskach i równorzędnie w centrali w Malborku oraz w oddziale firmy we Wrocławiu. Bazy aplikacji zostały zainstalowane w Malborku a oddział wrocławski uzyskał dostęp do sztywnego łącza. Mimo dużej skali trudności przy wdrażaniu strategicznych elementów systemu, najwięcej jednak czasu poświęcono na szkolenia produktowe. Było to spowodowane całkiem inną filozofią pracy systemu i potrzebą ugruntowania u pracowników nowych umiejętności i przyzwyczajenia ich do pracy w systemie, który znacząco różnił się od obsługiwanych dotychczasowo programów DOS, a także umożliwiał zupełnie inny sposób pracy z danymi (rozrachunki, kompensaty, cenniki, historia dostaw). Kontrakt obejmował cykl szkoleń dla pracowników firmy Malma Pasta, którzy są odpowiedzialni za prawidłowe funkcjonowanie poszczególnych modułów aplikacji.

Szkolenia odbywały się w formie ogólnej, przedstawiającej funkcjonalność globalną systemu oraz w postaci nauczania stanowiskowego z przekazywanymi instrukcjami stanowiskowymi, które stanowiły doskonała pomoc merytoryczną w przypadku rotacji pracowników bądź wykorzystania rzadko używanych funkcji systemu. Przekazano listę osób przeszkolonych w obrębie działu oraz zadań i sposobu ich wykonania w programie. W szkoleniach uczestniczyło 30 osób. – mówi Arkadiusz Wojtal.

Wsparcie i serwis gwarantowane

Firma KONI Systemy IT wspiera technicznie wdrożony system na podstawie umowy nadzoru oraz opieki posprzedażnej z firmą Malma Pasta. KONI uczestniczy w codziennych działaniach przedsiębiorstwa pomagając w rozwiązywaniu problemów natury technicznej oraz rozwija i stale ulepsza funkcjonowanie systemu. Ważnym elementem wdrożenia jest fakt, że firma wdrożeniowa zagwarantowała swojemu Klientowi pomoc także na podstawie umowy serwisowej.

Specyficzne wymagania – niestandardowe rozwiązania

Jak przyznają przedstawiciele firmy Malma Pasta, wdrożenie systemu Forte w przedsiębiorstwie było nietypowe. Specyfika i szczególny wymiar tego wdrożenia związane były z charakterem prowadzonej działalności gospodarczej, czyli produkcji spożywczej, do której m. in. zalicza się produkcja makaronów i pierogów dla odbiorców krajowych i zagranicznych. Produkcja tego typu wytworów spożywczych wymaga zastosowania we wdrażanej aplikacji szeregu nietypowych rozwiązań, specyficznego skonfigurowania aplikacji oraz wykonania dodatkowego raportowania. Począwszy od specyfiki receptury produkcyjnej przez zagadnienia jakościowe dla kupowanych komponentów, ustalenia terminów przydatności, przypisania numerów partii aż po nietypowy sposób rozliczania produkcji, czy przygotowanie modułów wymiany danych z klientami sieciowymi. Jak mówią pracownicy uczestniczący w szkoleniach: Marka produkowanych artykułów spożywczych wymaga niezawodności działania i wsparcia fabryki w logistyce dystrybucyjnej, zamówieniach komponentów itp.

Wdrożenie Systemu Zarządzania Forte przyczyniło się do osiągnięcia przez firmę Malma Pasta wielu korzyści biznesowych. Połączono pracę dwóch oddziałów przedsiębiorstwa w jeden system. Została zespolona baza danych, ujednolicone indeksy, zwiększyła się efektywność pracy i, co bardzo ważne, zmniejszyła się ilość błędów krytycznych. Obecnie informacje potrzebne zarządowi spływają w tempie błyskawicznym, a różnorodność zaproponowanych raportów w pełni satysfakcjonuje pracowników odpowiedzialnych za konkretne etapy produkcji. Usprawniono kontrolę nad produkcją i zakupami. Również w sposób prosty i szybki odbywa się raportowanie sprzedaży. Zarząd firmy, wraz z rozwojem ilościowym i asortymentowym produkcji, planuje w przyszłości rozszerzyć system o program CRM ACT! by Sage oraz o system typowej produkcji firmy KONI, tj. Maestro MRP II.

Źródło: www.sage.com.pl