Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe informacje dotyczące planu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) już w pierwszej połowie 2026 roku. Co to oznacza dla przedsiębiorców i jak mogą przygotować się na tę zmianę?
| REKLAMA |
 |
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizowania faktur elektronicznych, prowadzony przez Ministra Finansów. Umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym (XML). To realny krok w stronę automatyzacji i zwiększenia efektywności procesów księgowych w Twojej firmie.
KSeF – od kiedy? Potwierdzone terminy
12 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło plan wdrożenia systemu KSeF 2.0. Z udostępnionych danych wynika, że wystawianie e-faktur stanie się obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Wyjątkiem od tej reguły są najmniejsi podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Oni zostaną objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2027 r.
Dobre wieści na start – ułatwienia dla użytkowników
Co ważne, Ministerstwo zapowiedziało także szereg ułatwień dla przedsiębiorców, które będą obowiązywać do końca 2026 roku. Są one odpowiedzią na główne obawy firm związane z wejściem w życie nowego systemu.
Ministerstwo przede wszystkim zrezygnowało z kar za błędy wynikające z fakturowania za pośrednictwem KSeF. Utrzymało możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących. Odstąpiło także od obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP)).
Powyższe ułatwienia będą miały zastosowanie do końca 2026 roku. Ministerstwo wprowadziło jednak także usprawnienie, które będzie obowiązywać bezterminowo. Mowa o możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Tryb ten pozwoli wystawić fakturę offline i przesłać ją do systemu KSeF kolejnego dnia roboczego. To rozwiązanie będzie szczególnie przydatne w przypadku trudności technicznych, np. wynikających z braku dostępu do Internetu.
BPSC ERP gotowy na KSeF. Jak to działa?
Rozwiązanie BPSC ERP jest w pełni zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur. Już od wersji 1.4 Service Pack 5 (dostępnej od grudnia 2021 roku) nasi klienci mogą sprawnie i zgodnie z przepisami wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Zespół Forterro Polska dostosuje integrację BPSC ERP z systemem KSeF 2.0 zgodnie z harmonogramem udostępnionym przez Ministerstwo. Zakłada on dostarczenie odpowiedniej dokumentacji producentom rozwiązań ERP i finansowo-księgowych na początku lipca 2025 roku. Otwarte środowisko do testów ma być dostępne od września 2025.
Kiedy wdrożyć moduł KSeF
Choć do 1 lutego 2026 pozostało jeszcze kilka miesięcy, nie warto czekać z wdrożeniem modułu KSeF na ostatni moment! Dlaczego? Przede wszystkim dlatego że wprowadzenie e-fakturowania wymaga zmiany i dostosowania wewnętrznych procesów księgowych oraz przygotowania zespołów.
Wcześniejsze wdrożenie modułu KSeF pozwala na:
- Dostosowanie procesów księgowych bez presji czasowej oraz minimalizację ryzyka błędów i zakłóceń w działalności.
- Kompleksowe przygotowanie działów księgowych, operacyjnych i IT do nowych wymagań oraz zwiększenie efektywności pracy i uniknięcie stresu.
- Zwiększenie komfortu pracy Twojego zespołu i płynne przejście na nowe standardy.
- Możliwość bezstresowej rekonfiguracji systemu w niektórych obszarach oraz optymalizację przepływu informacji i integrację z innymi modułami BPSC ERP.
KSeF – korzyści dla przedsiębiorców
Ministerstwo Finansów zachęca, by przedsiębiorcy jak najwcześniej rozpoczęli korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur, nie czekając do momentu, w którym stanie się to obowiązkowe. Dlaczego?Stosowanie KSeF to nie tylko zmiana w pracy księgowości, ale i strategiczna decyzja biznesowa, przekładająca się na oszczędność czasu i zasobów.
Dzięki KSeF przedsiębiorca między innymi:
- Zyskuje możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni).
- Nie musi samodzielnie przechowywać i archiwizować większości faktur.
- Ma zawsze dostęp do wystawionych faktur, nie musi więc przygotowywać duplikatów dokumentów.
- Popełnia mniej błędów przy wystawianiu faktur.
- Może automatycznie wymieniać faktury z innymi przedsiębiorcami.
- Nie ma obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli.
Obowiązek korzystania z KSeF to kluczowa zmiana dla wszystkich przedsiębiorców. Jednak proces przejścia na e-fakturowanie może być płynny i bezpieczny. Wystarczy skorzystać z możliwości oferowanych przez znane i sprawdzone rozwiązania. Im wcześniej firmy zainteresują się modułem KSeF, tym więcej czasu zyskają na dostosowanie procesów i zapewnienie swoim zespołom komfortu pracy.
Chcesz wiedzieć więcej o Krajowym Systemie e-Faktur? Pobierz i przeczytaj e-book przygotowany przez Forterro Polska: KSeF | BPSC.
Najnowsze wiadomości
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku sztuczna inteligencja przestaje być ciekawostką technologiczną, a zaczyna być rozliczana z realnego wpływu na biznes. Organizacje oczekują dziś decyzji, którym można zaufać, procesów działających przewidywalnie oraz doświadczeń klientów, które są spójne w skali. W tym kontekście coraz większe znaczenie zyskuje customer-specific AI - podejście, w którym inteligencja jest osadzona w danych, procesach i regułach konkretnej firmy, a nie oparta na generycznych, uśrednionych modelach.
PROMAG S.A. rozpoczyna wdrożenie systemu ERP IFS Cloud we współpracy z L-Systems
PROMAG S.A., lider w obszarze intralogistyki, rozpoczął wdrożenie systemu ERP IFS Cloud, który ma wesprzeć dalszy rozwój firmy oraz integrację kluczowych procesów biznesowych. Projekt realizowany jest we współpracy z firmą L-Systems i obejmuje m.in. obszary finansów, produkcji, logistyki, projektów oraz serwisu, odpowiadając na rosnącą skalę i złożoność realizowanych przedsięwzięć.
SkyAlyne stawia na IFS dla utrzymania floty RCAF
SkyAlyne, główny wykonawca programu Future Aircrew Training (FAcT), wybrał IFS Cloud for Aviation Maintenance jako cyfrową platformę do obsługi technicznej lotnictwa i zarządzania majątkiem. Wdrożenie ma zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w utrzymanie floty, zasoby i zgodność, ograniczyć przestoje oraz zwiększyć dostępność samolotów szkoleniowych RCAF w skali całego kraju. To ważny krok w modernizacji kanadyjskiego systemu szkolenia załóg lotniczych.
Wykorzystanie AI w firmach rośnie, ale wolniej, niż oczekiwano. Towarzyszy temu sporo rozczarowań
Wykorzystanie sztucznej inteligencji w firmach rośnie, ale tempo realnych wdrożeń pozostaje znacznie wolniejsze od wcześniejszych oczekiwań rynku. Dane pokazują, że z rozwiązań AI korzysta dziś wciąż niewiele przedsiębiorstw, a menedżerowie coraz częściej wskazują na bariery regulacyjne, koszty oraz brak powtarzalnych efektów biznesowych. W praktyce technologia jest testowana głównie w wybranych obszarach, a kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie człowieka. Również w firmach, które wdrożyły AI, nierzadko towarzyszą temu rozczarowania.
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Europejski przemysł średniej wielkości wie, że cyfryzacja jest koniecznością, ale wciąż nie nadąża za tempem zmian. Ponad 60% firm ocenia swoje postępy w transformacji cyfrowej jako zbyt wolne, mimo rosnącej presji konkurencyjnej, regulacyjnej i kosztowej. Raport Forterro pokazuje wyraźną lukę między świadomością potrzeby inwestycji w chmurę, ERP i AI a realną zdolnością do ich wdrożenia – ograniczaną przez braki kompetencyjne, budżety i gotowość organizacyjną.
Najnowsze artykuły
5 pułapek zarządzania zmianą, które mogą wykoleić transformację cyfrową i wdrożenie ERP
Dlaczego jedne wdrożenia ERP dowożą korzyści, a inne kończą się frustracją, obejściami w Excelu i spadkiem zaufania do systemu? Najczęściej decyduje nie technologia, lecz to, jak organizacja prowadzi zmianę: czy liderzy biorą odpowiedzialność za decyzje czy tempo jest dopasowane do zdolności absorpcji oraz czy ludzie dostają klarowność ról i realne kompetencje. Do tego dochodzi pytanie: co po go-live - stabilizacja czy chaos w firmie? Poniżej znajdziesz 5 pułapek, które najczęściej wykolejają transformację i praktyczne sposoby, jak im zapobiec.
SAP vs Oracle vs Microsoft: jak naprawdę wygląda chmura i sztuczna inteligencja w ERP
Wybór systemu ERP w erze chmury i sztucznej inteligencji to decyzja, która determinuje sposób działania organizacji na lata- a często także jej zdolność do skalowania, adaptacji i realnej transformacji cyfrowej. SAP, Oracle i Microsoft oferują dziś rozwiązania, które na pierwszy rzut oka wyglądają podobnie, lecz w praktyce reprezentują zupełnie odmienne podejścia do chmury, AI i zarządzania zmianą. Ten artykuł pokazuje, gdzie kończą się deklaracje, a zaczynają realne konsekwencje biznesowe wyboru ERP.
Transformacja cyfrowa z perspektywy CFO: 5 rzeczy, które przesądzają o sukcesie (albo o kosztownej porażce)
Transformacja cyfrowa w finansach często zaczyna się od pytania o ERP, ale w praktyce rzadko sprowadza się wyłącznie do wyboru systemu. Dla CFO kluczowe jest nie tylko „czy robimy pełną wymianę ERP”, lecz także jak policzyć ryzyko operacyjne po uruchomieniu, ocenić wpływ modelu chmurowego na koszty OPEX oraz utrzymać audytowalność i kontrolę wewnętrzną w nowym modelu działania firmy.
Agentic AI rewolucjonizuje HR i doświadczenia pracowników
Agentic AI zmienia HR: zamiast odpowiadać na pytania, samodzielnie realizuje zadania, koordynuje procesy i podejmuje decyzje zgodnie z polityką firmy. To przełom porównywalny z transformacją CRM – teraz dotyczy doświadczenia pracownika. Zyskują HR managerowie, CIO i CEO: mniej operacji, więcej strategii. W artykule wyjaśniamy, jak ta technologia redefiniuje rolę HR i daje organizacjom przewagę, której nie da się łatwo nadrobić.
Composable ERP: Przewodnik po nowoczesnej architekturze biznesowej
Czy Twój system ERP nadąża za tempem zmian rynkowych, czy stał się cyfrową kotwicą hamującą rozwój? W dobie nieciągłości biznesowej tradycyjne monolity ustępują miejsca elastycznej architekturze Composable ERP. To rewolucyjne podejście pozwala budować środowisko IT z niezależnych modułów (PBC) niczym z klocków, zapewniając zwinność nieosiągalną dla systemów z przeszłości. W tym raporcie odkryjesz, jak uniknąć pułapki długu technologicznego, poznasz strategie liderów rynku (od SAP po MACH Alliance) i wyciągniesz lekcje z kosztownych błędów gigantów takich jak Ulta Beauty. To Twój strategiczny przewodnik po transformacji z cyfrowego "betonu" w adaptacyjną "plastelinę".
Customer-specific AI: dlaczego w 2026 roku to ona przesądza o realnym wpływie AI na biznes
W 2026 roku o wartości sztucznej inteligencji decyduje nie jej „nowość”, ale zdolność do dostarczan… / Czytaj więcej
Europejski przemysł cyfryzuje się zbyt wolno – ERP, chmura i AI stają się koniecznością
Ponad 60% średnich przedsiębiorstw przemysłowych w Europie uważa, że tempo ich transformacji cyfrow… / Czytaj więcej
Nowa era komunikacji biznesowej, KSeF stał się faktem
Od 1 lutego 2026 roku, w Polsce z sukcesem rozpoczęła się nowa era elektronicznej komunikacji w biz… / Czytaj więcej
Co dziś decyduje o sukcesie projektów IT?
Według danych z analizy rynku IT w 2025 roku, 59% projektów jest ukończonych w ramach budżetu, 47%… / Czytaj więcej
Przemysł w 2026 roku: od eksperymentów do zdyscyplinowanego wdrażania AI
Rok 2026 będzie momentem przejścia firm produkcyjnych od pilotaży technologicznych do konsekwentnyc… / Czytaj więcej
Hakerzy nie kradną już tylko haseł. Oni kradną Twój czas i przyszłość. Jak chronić ERP przed paraliżem?
Hakerzy coraz rzadziej koncentrują się wyłącznie na kradzieży haseł. Ich prawdziwym celem jest dziś… / Czytaj więcej
