Jak uniknąć chaosu w firmie przy wdrażaniu nowego prawa?

Zmiany w Kodeksie Pracy już w 2023 roku

Za nami kolejne dynamiczne lato dla polskiego prawodawstwa. Rozpoczęliśmy je szeroką korektą dotychczasowych zapisów Polskiego Ładu. Zmianie uległa między innymi ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zlikwidowano ulgę dla klasy średniej, a także zredukowano dotychczasową kwotę zmniejszającą podatek.

W kolejnym miesiącu spodziewaliśmy się aktualizacji zapisów Kodeksu Pracy. Finalnie jednak zmiany, początkowo planowane na 2 sierpnia, wejdą w życie wraz z początkiem 2023 roku.

Przesunięcie terminu daje polskiemu biznesowi więcej czasu na przystosowanie się do zapowiadanych roszad. Już teraz gotowość do ich wprowadzania zgłasza jednak enova365 - system ERP, który od 20 lat dostarcza oprogramowanie zawsze dostosowane do polskiego prawa.

enova365 – doświadczenie, które procentuje

Na jakość merytoryczną oprogramowania nie wpływają nawet sytuacje, w których zmiany pojawiają się nagle. System bez problemów przeszedł poważny test, związany z wprowadzaniem Polskiego Ładu czy Tarcz Antykryzysowych. Regularne aktualizacje zapewniały firmom płynność działania, mimo szybkich zmian sytuacji prawnej.

Za sprawnym działaniem w skomplikowanej, prawnej materii, stoją pracownicy firmy Soneta. Ich codziennym zadaniem jest dostarczanie produktu zawsze zgodnego z przepisami, reagującego na każdą ich planowaną zmianę. Droga do sukcesu angażuje dziesiątki osób.

Firma operuje na sprawdzonych, klarownych schematach działania, wypracowanych przez lata nieocenionego doświadczenia. W pracę nad zmianami zaangażowane są wieloosobowe zespoły, które tworzą specjaliści z zakresu:

• kadr płac,
• finansów,
• księgowości

posiadający wieloletnie doświadczenie w pracy z systemami ERP. Na co dzień to właśnie oni są odpowiedzialny za monitorowanie, analizowanie, projektowanie i wdrażanie nowych przepisów, które proponuje nam ustawodawca.

Gdzie rozpoczyna się praca dostawcy oprogramowania?

Punktem wyjścia do dalszego działania jest bieżące śledzenie zmian legislacyjnych, zarówno na poziomie krajowym, jak i europejskim. Szczególnie pożądane są wczesne zapowiedzi, wychodzące z prac komisji parlamentarnych lub posiedzeń rządu. Dzięki nim łatwiej kalkuluje się w czasie zmiany cykliczne, wprowadzane zazwyczaj w początkach roku. Przykładami mogą tu być między innymi wskaźniki związane z rosnącą co roku płacą minimalną, a także wzory formularzy PIT oraz CIT.

Dokumentacje są na bieżąco analizowane przez wyznaczone osoby z Działu Produkcji i Rozwoju. Po wstępnej analizie zapisów rozpoczyna się proces projektowania funkcjonalności.

Standardem przy pracy nad zmianami w przepisach są również wspólne działania między danymi zespołami. Często jedna aktualizacja prawna oznacza zmiany w kilku modułach systemu, co automatycznie powiększa grono osób, pracujących nad jej wprowadzeniem. enova365 – głos przedsiębiorców w konsultacjach społecznych

Przedstawiciele Sonety wykorzystują zebrane doświadczenie i analizy, przekazując swoje uwagi jednostkom administracji państwowej podczas konsultacji społecznych. Firma jest ich regularnym uczestnikiem, a jej eksperci zabierali głos podczas konsultacji nad istotnymi ustawami - m.in. zmianami w Polskim Ładzie czy w trakcie powstawania Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Na bazie zdobytych informacji i konsultacji z ustawodawcą, przygotowywane są harmonogramy wydań kolejnych wersji enova365. Sonecie zależy na tym, aby Autoryzowani Partnerzy, którzy odpowiadają za wdrażanie oprogramowania u końcowego klienta, oraz samo klienci dowiedzieli się o nich z wyprzedzeniem.





Edukacyjna odpowiedzialność za polski biznes

Wydanie wersji enova365 zawierającej zmiany w przepisach prawa poprzedzone jest również przygotowaniem materiałów edukacyjnych dla klientów. Firma dba o to, by wraz z aktualnym oprogramowanie, końcowy użytkownik wiedział, jak w praktyce z niego korzystać. W tym celu Soneta udostępnia dodatkowe materiały, takie jak ulotki informacyjne, e-booki czy broszury. Materiały powstają na bieżąco dzięki pracy Działu Marketingu oraz User Education. Na ich łamach wyjaśniane są wszystkie najważniejsze zmiany w przepisach, które zawiera dana wersja. Przy każdej aktualizacji jest uzupełniania także firmowa Baza Wiedzy.

Materiały udostępniane są bezpłatnie na stronie internetowej enova365. Takie podejście to wypracowany przez lata element polityki firmy, którą charakteryzuje odpowiedzialność za polski biznes jako całość.

Jej przykładem są między innymi materiały cykliczne, takie jak przewodnik po zmianach w przepisach, udostępniany bezpłatnie na przełomie każdego kolejnego roku. Regularnie aktualizowana jest także dokumentacja systemu oraz dział „Najczęściej zadawane pytania” – obydwa dostępne w Bazie Wiedzy enova365. Każda nowa wersja systemu opatrzona jest także ulotką informacyjną, która opisuje zmiany w niej zawarte.

O procesie tworzenia materiałów promocyjnych opowiada Karol Rajda, Junior Product Manager w dziale User Education.


Obszerne materiały dodatkowe w kluczowych sytuacjach

Dodatkową aktywność informacyjną niosą za sobą duże, obszerne aktualizacje polskiego prawa. Pracownicy Sonety tworzą wówczas specjalne, dodatkowe e-booki, poświęcone wyłącznie omówieniu zmian. Osobne materiały powstawały przy okazji:

• Polskiego Ładu,
• zmian w przepisach dotyczących koronawirusa,
• Pracowniczych Planów Kapitałowych,
• Jednolitego Pliku Kontrolnego,
• e-Teczek pracowniczych,
• mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment)

Wyczerpujące opisy, dostępne w materiałach, powstają na bazie wielokrotnego testowania nowych funkcjonalności. Przechodzi przez nie każdy nowy element, nim znajdzie się w systemie. Na tej drodze najczęściej spotykane są dwa scenariusze:

• modyfikowana jest istniejąca już funkcjonalność, która ze względu na pojawienie się nowego przepisu musi zostać zmieniona,
• zapis prawny jest całkiem nowy, więc funkcjonalność również należy stworzyć od zera.

W drugim przypadku prace nad jej powstaniem są dłuższe. Wymagają analizy i konsultacji zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej w ramach sieci Autoryzowanych Partnerów.

Szybkie zmiany prawne – jak reaguje producent?

Szczególnymi sytuacjami są okoliczności, w których odstęp czasu między zapowiedzią, a wprowadzeniem nowych zmian prawnych w życie, jest wyjątkowo krótki. Rola firmy jest wówczas jeszcze większa – czas reakcji producenta staje się kluczowy. Najważniejsze jest udostępnienie nowej wersji oprogramowania w terminie wejścia w życie przepisu.

Soneta zapobiega chaotycznemu działaniu, organizując cykliczne spotkania zespołów, odpowiedzialnych za wdrażanie nowych przepisów. Wynikiem spotkań jest ustalenie nowych funkcjonalności, które mają zostać udostępnione w systemie w najbliższym czasie. Co za tym idzie, zaktualizowany zostaje harmonogram wydania wersji. W wielu wypadkach czas od zapowiedzi zmiany do jej wejścia w życie jest na tyle krótki (np. tydzień, dwa tygodnie), że wymaga przesunięcia innych, bieżących prac. Firma wówczas koncentruje się w stu procentach na tym, by dostarczyć klientom nową wersję na czas. W szybkie działania pod presją czasu angażowane są wszystkie zasoby. Kluczowy głos odbiorcy

Po udostępnieniu wersji na rynek, Soneta analizuje informacje zwrotne od klientów oraz Autoryzowanych Partnerów. Dzięki temu zespół wie, jak najlepiej udoskonalać kolejne wersje. Szczególnie ważny jest głos klientów - to oni w codziennej pracy korzystają z enova365. Producent chce dać im gwarancję wysokiej jakości oprogramowania, które jest zgodnie z polskimi przepisami.

Zmiany w przepisach prawa udostępniane są w kolejnych wersjach enova365. W ramach gwarancji, klienci wszystkie aktualizacje otrzymują bezpłatnie. Niezależnie od licencji, użytkownik nie musi obawiać się o dostosowanie swojej organizacji do nowych realiów prawnych - oprogramowanie enova365 zapewnia wszystkie narzędzia. Za jego aktualnością stoi zespół wykwalifikowanych ludzi, który dba o to, by dostarczyć najlepszy produkt w kategorii systemów ERP.

Źródło: www.enova.pl