Od 18 kwietnia 2019 instytucje publiczne, które obowiązują przepisy Prawo Zamówień Publicznych, będą zobowiązane do korzystania z Platformy Elektronicznych Faktur (PEF) aby odebrać od odbiorców faktury. Wdrożenie e-faktur pozwoli na uproszczenie i skrócenie procesu rozliczeń, pomoże w łatwiejszym ich odszukiwaniu i wprowadzaniu do systemu ERP.

 

 

Obowiązek wprowadzenia elektronicznego fakturowania wynika z rozporządzenia 2014/55/UE. Aktem prawnym wdrażającym rozporządzenie w polskim prawie jest ustawa o elektronicznym fakturowaniu z 9 listopada 2018 roku.Kogo przepis dotyczy?Przepisy unijnego rozporządzenia 2014/55/UE oraz ustawy o elektronicznym fakturowaniu z 9 listopada 2018 roku zaczną obowiązywać od 18 kwietnia 2019 roku. Kogo obejmują nowe przepisy i musi być gotowe na zmiany?

• Zamawiający
  instytucje zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Będą to zatem m.in. organy władzy publicznej, organy kontroli państwowej, administracja rządowa i samorządowa, jednostki budżetowe, szpitale, uczelnie czy instytucje kultury.
• Wykonawcy
  organizacje realizujące usługi związane z realizacją zamówień publicznych ogłaszanymi przez zamawiających.

Uwaga! Zamawiający jest zobowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy, natomiast wykonawca nie jest obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.

Ważne daty

Nowe zapisy określają dwie daty, wedle których nowe prawo zacznie obowiązywać:

• 18 kwietnia 2019 roku dla zamówień powyżej 30 000 euro
• 1 sierpnia 2019 roku dla zamówień poniżej 30 000 euro

Do 18 kwietnia 2019 roku wszystkie podmioty podlegające pod prawo zamówień publicznych zobowiązane są do założenia konta w ramach PEF, pod adresem efaktura.gov.pl. Korzystanie z platformy jest bezpłatne.

ERP – pomoże w dostosowaniu się do zmian

Jedną z możliwości odbioru elektronicznych faktur jest integracja platformy PEF z systemami informatycznymi funkcjonującymi w instytucjach. Integracja pozwoli w pełni zautomatyzować proces fakturowania, co będzie korzystne przede wszystkim w organizacjach przetwarzających dużą liczbę dokumentów. Jednym z systemów, które mają integrację z PEF jest enova365. Co ważne, teraz będą jej potrzebować określone instytucje, ale wedle zapowiedzi ministerstwa przedsiębiorczości i technologii, od  1 listopada 2020 roku także wykonawcy zamówień publicznych będą mieć obowiązek wystawienia faktur elektronicznych.

Jak zintegrować platformę PEF z enova365?

Oprogramowanie enova365 dostarcza pełen pakiet funkcjonalności, pozwalających na integrację z platformą PEF.Platforma PEF oparta jest o dokumenty w formacie XML według specyfikacji UBL (Universal Business Language), czyli powszechnie znany standard międzynarodowy. Będzie obsługiwana niezależnie przez dwa podmioty (brokerów), którzy zapewnią dostęp do niej dla aplikacji zewnętrznych za pomocą Web API oraz dostarczą aplikacje, za pomocą których użytkownik będzie mógł tworzyć i wysyłać dokumenty.

Podmiot uczestniczący w procedurze zamówień publicznych, zobowiązany do korzystania z platformy, użytkujący enova365, będzie mógł pracować w jednym z następujących sposobów:

• Za pomocą enova365 z modułem EDI i aplikacji dostarczonej przez brokera, w trybie importu i eksportu plików. Użytkownik wystawia dokument w enova365, po czym eksportuje go do pliku XML o strukturze zgodnej z UBL. Następnie loguje się do aplikacji brokera, importuje przygotowany plik i wysyła utworzony dokument do PEF.
• Za pomocą systemu enova356 z modułem EDI zintegrowanego z PEF. Użytkownik wystawia dokument w systemie i wykonuje w nim odpowiednią czynność. enova365 komunikuje się z platformą PEF i wysyła do niej wystawiony dokument w odpowiednim formacie.

Powyżej opisano przypadek, gdy użytkownik tworzy i wysyła dokument. W przypadku pobierania dokumentów z platformy działania będą analogiczne, czyli odpowiednio:

• Po zalogowaniu do aplikacji brokera użytkownik drukuje otrzymany dokument, a następnie ręczne wprowadzenia go do enova365.
• Po zalogowaniu do aplikacji użytkownik pobiera dokument jako plik XML, po czym importuje plik do enova365 za pomocą mechanizmów EDI.

Użytkownik wykonuje odpowiednią czynność z poziomu systemu ERP, który pobiera dokument i importuje go za pomocą mechanizmów EDI.

 

Źródło: www.enova.pl